《檔案管理制度》PPT課件.ppt

部門 行政部 關(guān)于檔案 什么是檔案 檔案是機(jī)關(guān) 組織和個(gè)人在社會活動中形成的 作為歷史記錄保存起來以備查考的 文字 圖像 聲音及其它各種方式和載體的文件 人們在社會活動中形成的保存起來以備查考的文件 檔案的起源 演變 古老型載體檔案 甲骨 金石 簡牘 縑帛檔案 新型載體檔案 感光材料與磁性材料形成的檔案 如影片 照片 磁帶 磁盤 光盤等 檔案對于一個(gè)單位或個(gè)人的作用 是一個(gè)單位或個(gè)人歷史的真實(shí) 全面的反映是一個(gè)單位或個(gè)人維護(hù)自身權(quán)益的重要工具是一個(gè)單位規(guī)范管理的基礎(chǔ)是開展單位文化建設(shè)的重要素材是一個(gè)單位或個(gè)人在社會活動 生產(chǎn)經(jīng)營等方面建立和利用信用體系 獲得發(fā)展最有力的工具 我公司應(yīng)該歸檔的材料具體有哪些 檔案管理的目的是什么 檔案管理具體要求有哪些 關(guān)于檔案管理 制度要點(diǎn) 檔案管理相關(guān)職責(zé)歸檔范圍檔案管理細(xì)則歸檔要求檔案保管期限檔案的鑒定與銷毀檔案的借閱及處罰條款 為進(jìn)一步規(guī)范并細(xì)化公司檔案管理 確保檔案資料的延續(xù)性和檔案的安全性 做好檔案利用工作 特制定本制度 目的 適用于豪諾醫(yī)藥公司檔案管理工作 適用范圍 相關(guān)職責(zé) 部門經(jīng)理為本中心檔案管理的第一責(zé)任人 部門專職檔案員為第二責(zé)任人 行政部對各部門的檔案管理工作監(jiān)督和指導(dǎo) 定義 反映公司工作活動 具有參考利用價(jià)值的文件材料 應(yīng)該歸檔的具體文件是 具體管理細(xì)則 管理細(xì)則 細(xì)則 4 公共檔案由檔案室專職管理 部門檔案由各部門管理 5 部門檔案管理員須每6個(gè)月理理一次部門檔案 檔案清單上報(bào)行政部 檔案要求 3 各部門移交 借閱檔案時(shí) 要嚴(yán)格遵守相關(guān)手續(xù) 4 歸檔案卷的總要求是 遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn) 保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系 區(qū)別不同價(jià)值 便于保管和利用 保管期限及原則 永久 長期 短期 保管期限 長期為十至五十年左右 短期為十年以下 三年以上 凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的 對本公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案 列為永久保管 期限原則 凡是反映公司一般活動 在較長期時(shí)間內(nèi)對公司工作有查考利用價(jià)值的文件材料 列為長期保管 凡是較短時(shí)間內(nèi)對公司有參考價(jià)值的文件材料 列為短期保管 檔案的鑒定與銷毀 檔案的鑒定與銷毀 鑒定與銷毀 依據(jù)本制度對所保存的檔案定期進(jìn)行鑒定 經(jīng)董事長 總裁 總經(jīng)理批示后對于保存期限已滿的檔案材料 進(jìn)行銷毀 銷毀檔案材料 要由二人以上并在指定地點(diǎn)進(jìn)行監(jiān)銷 監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字 檔案的借閱 借閱事項(xiàng) 各部門因工作需要 借閱本部門的業(yè)務(wù)檔案需經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn) 方可借閱 各部門借閱非本部門的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)所屬部門同意或公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn) 方可借閱 借閱事項(xiàng) 借閱的檔案用完后 應(yīng)及時(shí)歸還 借用時(shí)間一般不得超過十天 借閱人對檔案要妥善保管 不得遺失 如有遺失 按本制度進(jìn)行處罰 凡借閱的檔案 文件一律不得私自復(fù)印 如工作需要 應(yīng)按公司有關(guān)保密規(guī)定辦理 處罰條例知多少 第二條 泄露秘密 涂改 拆散或未經(jīng)批準(zhǔn) 轉(zhuǎn)借 復(fù)印或攜帶檔案外出的 視具體情況 對其部門領(lǐng)導(dǎo)和當(dāng)事人各罰款100元 200元 并予以通報(bào)批評 附則 本制度的解釋權(quán)歸豪諾醫(yī)藥行政部門 本制度自頒布之日起施行 各項(xiàng)業(yè)務(wù)表格詳見 總經(jīng)辦共享 行政部制度