團(tuán)隊(duì)溝通交流計(jì)劃.doc

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天馬行空官方博客：http://t.qq.com/tmxk_docin ；QQ:1318241189；QQ群：175569632 項(xiàng)目管理：團(tuán)隊(duì)溝通交流計(jì)劃 不管你是否喜歡，溝通是任何一個(gè)項(xiàng)目之中最重要的成分。絕大多數(shù)項(xiàng)目的成功，不管是由一個(gè)專(zhuān)門(mén)的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)還是一個(gè)跨部門(mén)的團(tuán)隊(duì)來(lái)運(yùn)作，都取決于至關(guān)重要的溝通技能和技巧。很有趣的是，所有我所采訪過(guò)的it項(xiàng)目和開(kāi)發(fā)經(jīng)理都認(rèn)同：溝通和人際之間的互動(dòng)可以成就或是毀掉一個(gè)項(xiàng)目。 我們有時(shí)會(huì)忘記項(xiàng)目溝通指的是在項(xiàng)目工作中激發(fā)動(dòng)力，領(lǐng)導(dǎo)，委派工作并向所有的股權(quán)持有人進(jìn)行匯報(bào)時(shí)所做出的特定的行為和技巧。一旦項(xiàng)目開(kāi)工之后，項(xiàng)目經(jīng)理就需要建立三個(gè)溝通渠道（見(jiàn)圖a）。管理并改善這些溝通渠道可以顯著地提高你成功的幾率。 成功交流的關(guān)鍵是保證信息流向正確的方向 溝通影響著工作的績(jī)效，因此，如果你想有一個(gè)高績(jī)效的團(tuán)隊(duì)來(lái)做這個(gè)項(xiàng)目，你就需要確立有效的溝通來(lái)確保你能得到好的結(jié)果。缺少了良好的溝通渠道，項(xiàng)目則很可能會(huì)失敗。成功的項(xiàng)目經(jīng)理都典型地具有良好的溝通技巧，這里包括能夠有效地給出工作內(nèi)容，傾聽(tīng)反饋并采取行動(dòng)，在團(tuán)隊(duì)成員之間培養(yǎng)融洽的氣氛。 加強(qiáng)項(xiàng)目溝通 有效的溝通計(jì)劃將會(huì)： ●促進(jìn)團(tuán)隊(duì)的發(fā)展：適當(dāng)?shù)臏贤ù_實(shí)能夠?yàn)轫?xiàng)目團(tuán)隊(duì)的合作提供基礎(chǔ)并使他們理解工作目標(biāo)和任務(wù)，好的溝通就意味著好的績(jī)效。 ●應(yīng)用于整個(gè)軟件開(kāi)發(fā)過(guò)程：從確定用戶(hù)的要求到產(chǎn)品的實(shí)現(xiàn)，恰當(dāng)?shù)臏贤ㄓ?jì)劃可以幫助所有的項(xiàng)目出資人了解什么樣的溝通渠道會(huì)被用于這個(gè)項(xiàng)目之上，工作匯報(bào)的人員，頻率和類(lèi)型以及項(xiàng)目會(huì)議的形式。 ●輕松地對(duì)出資人更新信息：經(jīng)常性的溝通將會(huì)使得出資人保持與項(xiàng)目的聯(lián)系。 ●實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目文件的減少：從項(xiàng)目一開(kāi)始就實(shí)行有效的溝通措施，你就可以看到項(xiàng)目文件的減少。 制定計(jì)劃來(lái)解決關(guān)鍵性事務(wù) 我的cio最近讓我估計(jì)一下我們的最關(guān)鍵的一個(gè)電子商務(wù)項(xiàng)目是如何發(fā)生問(wèn)題的。快速評(píng)定顯示了導(dǎo)致這個(gè)項(xiàng)目失敗的原因來(lái)自于糟糕的溝通。客戶(hù)對(duì)于項(xiàng)目管理的方式非常的不滿(mǎn)意，客戶(hù)在表達(dá)他的不滿(mǎn)時(shí)說(shuō)道，“所有的項(xiàng)目經(jīng)理都要來(lái)問(wèn)我或是直接來(lái)找我，其實(shí)這個(gè)問(wèn)題早就可以解決?！贝送馑麄冞€抱怨項(xiàng)目狀況匯報(bào)的不足和項(xiàng)目不能按照客戶(hù)所需要的方式提供應(yīng)用軟件，他們收到了最初的開(kāi)工文件和一些電子郵件，但僅僅就是這些，而并沒(méi)有后續(xù)跟進(jìn)會(huì)議的開(kāi)展，客戶(hù)沒(méi)有任何方式來(lái)對(duì)工作進(jìn)展保持跟蹤?？蛻?hù)抱怨他們幾乎從沒(méi)見(jiàn)過(guò)來(lái)自項(xiàng)目工程的人員而一直無(wú)法搞清到底發(fā)生了什么。 而項(xiàng)目經(jīng)理則表示問(wèn)題在于開(kāi)發(fā)人員沒(méi)有能夠恰當(dāng)?shù)亻_(kāi)發(fā)出應(yīng)用軟件，因此使得他不得不去“玩火”。然而，我們的公司失去了一個(gè)很有價(jià)值的客戶(hù)，使得項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的成員很不愉快，并導(dǎo)致了項(xiàng)目的失敗。cio后來(lái)說(shuō)，“這可不是我想要聽(tīng)到的，為什么沒(méi)有人告訴我這是怎么回事？”一個(gè)有效的溝通計(jì)劃本可以幫助避免這些問(wèn)題的出現(xiàn)的。 有效地改善溝通 項(xiàng)目工作的溝通并不總是看起來(lái)那么容易，但它卻是一個(gè)工作基礎(chǔ)，你可以利用它來(lái)建構(gòu)你的團(tuán)隊(duì)，顯示你的領(lǐng)導(dǎo)能力并提供及時(shí)的項(xiàng)目指導(dǎo)。表a中給出的是一些項(xiàng)目/開(kāi)發(fā)經(jīng)理們可以利用的溝通工具。 通方式 類(lèi)型/方法 內(nèi)容 電子郵件 項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員之間的文本文件，音頻視頻文件的溝通 部門(mén)間的備忘錄 提供一個(gè)正式的論壇來(lái)溝通關(guān)鍵性的政策和工作程序 即時(shí)消息 使團(tuán)隊(duì)成員可以實(shí)時(shí)地溝通 項(xiàng)目狀況會(huì)議 提供項(xiàng)目狀況的更新和工作的回顧 電視電話會(huì)議 提供一個(gè)身處異地的團(tuán)隊(duì)成員參與溝通的媒介 內(nèi)部網(wǎng)，互聯(lián)網(wǎng)留言板 與全體成員進(jìn)行正式地溝通項(xiàng)目狀況，進(jìn)展和目標(biāo) 項(xiàng)目工作巡演 給出資人和用戶(hù)提供反饋信息 實(shí)地溝通 使你可以與你的團(tuán)隊(duì)和客戶(hù)面對(duì)面地溝通