前臺(tái)工作職責(zé)及具體內(nèi)容.docx

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目錄 一、 負(fù)責(zé)來(lái)訪人員接待 2 1. 公司訪客 2 2. 其他公司訪客 2 3. 會(huì)議、重大活動(dòng)訪客 2 二、 負(fù)責(zé)電話接聽(tīng) 2 三、 負(fù)責(zé)報(bào)刊信件收發(fā) 3 1. 收件 3 1.1 公司收件 3 1.2 其他公司收件 3 2. 發(fā)件 3 2.1公司發(fā)件 3 四、 負(fù)責(zé)電子宣傳屏更新 3 1西門外電子屏更新 3 2電梯口顯示屏更新 4 五、 負(fù)責(zé)辦公用品采購(gòu) 4 六、 負(fù)責(zé)部門考勤統(tǒng)計(jì) 4 七、 負(fù)責(zé)酒店、餐廳預(yù)訂及簽訂協(xié)議 4 1預(yù)定 4 2簽訂協(xié)議 5 八、 負(fù)責(zé)機(jī)票預(yù)定 5 九、 負(fù)責(zé)保安工作的管理 5 十、 負(fù)責(zé)辦理出國(guó)因公護(hù)照申請(qǐng) 5 十一、 其他 7  前臺(tái)工作職責(zé)及具體內(nèi)容 一、 負(fù)責(zé)來(lái)訪人員接待 1. 公司訪客 1.1門衛(wèi)保安人員對(duì)來(lái)訪者身份、來(lái)訪事由進(jìn)行登記，填寫《來(lái)訪人員登記表》。 1.2前臺(tái)工作人員電話通知被訪人員，經(jīng)被訪人員確認(rèn)后方可進(jìn)入辦公區(qū)；被訪人員拒絕接待的，應(yīng)請(qǐng)來(lái)訪人員留下口信或聯(lián)系方式，信息由前臺(tái)人員轉(zhuǎn)達(dá)被訪人員；被訪人員不在公司，可通知其所在部門其他同事予以接待，并將信息轉(zhuǎn)達(dá)當(dāng)事人。來(lái)訪人員在未得到被訪人員確認(rèn)和同意，謝絕進(jìn)入辦公區(qū)。未經(jīng)被訪人員同意，來(lái)訪人員如強(qiáng)行進(jìn)入辦公區(qū)，保安人員應(yīng)進(jìn)行勸阻。對(duì)勸阻不聽(tīng)挑起事端者，前臺(tái)應(yīng)立即通知部門領(lǐng)導(dǎo)，并由保安人員將來(lái)訪者強(qiáng)行請(qǐng)出公司。 2. 其他公司訪客 2.1門衛(wèi)保安人員對(duì)來(lái)訪者身份、來(lái)訪事由進(jìn)行登記，填寫《來(lái)訪人員登記表》。 2.2前臺(tái)工作人員電話通知被訪公司前臺(tái)或行政人員，經(jīng)被訪公司確認(rèn)后方可進(jìn)入辦公區(qū)； 3. 會(huì)議、重大活動(dòng)訪客 3.1遇上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)來(lái)公司指導(dǎo)、參加會(huì)議或參加重大活動(dòng)，在得到公司領(lǐng)導(dǎo)指示后可不作來(lái)訪登記，前臺(tái)人員需作好引導(dǎo)工作。 二、 負(fù)責(zé)電話接聽(tīng) 1:電話響三聲之內(nèi)接聽(tīng)接電話語(yǔ)氣“喂”的聲調(diào)最好為上升調(diào)，這樣顯得你愉悅，溫柔，禮貌 。沒(méi)有特別的事情最好這個(gè)“喂”最好省略，直接說(shuō)“你好”。例如：您好，當(dāng)升科技，請(qǐng)問(wèn)有什么可以幫您。 2：前臺(tái)采取實(shí)名制查詢電話，高管電話轉(zhuǎn)接其助理，購(gòu)買產(chǎn)品的咨詢電話，前臺(tái)直接告知銷售部電話。 3; 掛電話的時(shí)候說(shuō)結(jié)束語(yǔ)。避免莫名其妙的掛電話,掛電話一般情況是等對(duì)方掛電話后再掛電話；如果兩個(gè)人都在等對(duì)方先掛電話這時(shí)通話結(jié)束3秒后就可以掛電話。 三、 負(fù)責(zé)報(bào)刊信件收發(fā) 1. 收件 1.1 公司收件 1.1.1郵局或快遞公司送來(lái)報(bào)刊、信件，文件包裹前臺(tái)負(fù)責(zé)簽收，詳細(xì)填寫《收件登記表》，通知收件人領(lǐng)取，并簽字確認(rèn) 1.1.2字跡模糊信件殘缺無(wú)法辨認(rèn)出接收部門、接受人員的報(bào)刊、信件，此類報(bào)刊信件前臺(tái)留存7天，第8日由總經(jīng)辦經(jīng)理對(duì)此類報(bào)刊、信件進(jìn)行拆封，能夠發(fā)現(xiàn)有效身份證明的報(bào)刊、信件，通知相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行領(lǐng)取。 1.2 其他公司收件 1.2.1郵局送來(lái)其他公司報(bào)刊信件，前臺(tái)負(fù)責(zé)簽收，詳細(xì)填寫《收件登記表》（附件1 ），并通知其公司負(fù)責(zé)報(bào)刊、信件收發(fā)人員或當(dāng)事人來(lái)前臺(tái)取件，并簽字確認(rèn)。 1.2.2快遞公司送來(lái)快遞，由快遞公司通知收件人到到1樓領(lǐng)取，若快遞公司聯(lián)系不上前臺(tái)負(fù)責(zé)其公司行政人員。 2. 發(fā)件 2.1公司發(fā)件 2.1.1公司信件、快遞等發(fā)送由發(fā)件人詳細(xì)填寫《快遞發(fā)件登記表》；由前臺(tái)負(fù)責(zé)通知快遞公司來(lái)取件，并保存單據(jù)底聯(lián)，以供各部門人員備查； 2.1.2個(gè)人郵件發(fā)送費(fèi)用由個(gè)人承擔(dān)，前臺(tái)負(fù)責(zé)通知快遞公司來(lái)取件，并保存單據(jù)底聯(lián)，通知發(fā)件人前臺(tái)領(lǐng)取單據(jù)底聯(lián)備查。 四、 負(fù)責(zé)電子宣傳屏更新 1西門外電子屏更新 1.1根據(jù)公司同事的要求更新電子屏，前臺(tái)接到郵件后，按要求編輯更新內(nèi)容，內(nèi)容大多為歡迎語(yǔ)之類，多為臨時(shí)性 1.2編輯辦法：首先用美圖秀秀把文字按要求編輯成高100*長(zhǎng)800的圖片；然后打開(kāi)電子屏軟件，輸入內(nèi)容更新，最后發(fā)送成功，檢查電子屏顯示情況，通知要求更新電子屏的同事已經(jīng)完成。 1.3時(shí)間：聽(tīng)從要求更新電子屏的同事的安排。 2電梯口顯示屏更新 2.1. 會(huì)議、歡迎類更新 2.1.1根據(jù)公司同事的要求更新電子屏，前臺(tái)接到郵件后，按要求編輯更新內(nèi)容。 2.1.2編輯辦法：首先按要求制作PPT，然后把PPT文件生成增強(qiáng)型源文件，接著使用Windows Movie Maker 把生成的增強(qiáng)型源文件圖片配上音樂(lè)制作成影集，最后播放。 2.2. 日常天氣、公司動(dòng)態(tài)更新 2.2.1根據(jù)天氣變化還有公司動(dòng)態(tài)更新電子屏一周更新2次左右， 2.2.2編輯辦法：首先按要求制作PPT，然后把PPT文件生成增強(qiáng)型源文件，接著使用Windows Movie Maker 把生成的增強(qiáng)型源文件圖片配上音樂(lè)制作成影集，最后播放。 五、 負(fù)責(zé)辦公用品采購(gòu) 1. 每月25日統(tǒng)計(jì)公司各部門需要采購(gòu)的下個(gè)月辦公用品，電子版匯總整理發(fā)送給供貨商，供貨商報(bào)價(jià)回復(fù)前臺(tái)，前臺(tái)打印出來(lái)交上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批，審批通過(guò)開(kāi)始采購(gòu)。 2. 最晚每月1日采購(gòu)辦公用品，根據(jù)部門不同辦公用品分組，通知各部門辦公用品采購(gòu)負(fù)責(zé)人到總經(jīng)辦領(lǐng)取，通州還有燕郊的辦公用品通過(guò)班車送達(dá)工廠。 3. 采購(gòu)并發(fā)放完后，登記辦公用品臺(tái)賬。 六、 負(fù)責(zé)部門考勤統(tǒng)計(jì) 前臺(tái)負(fù)責(zé)總經(jīng)辦考勤統(tǒng)計(jì)，根據(jù)人力資源部提供的考勤表詳細(xì)填寫本部門人員考勤情況，打匯總表交領(lǐng)導(dǎo)審批，電子版發(fā)送人力資源部抄送孫建軍。 七、 負(fù)責(zé)酒店、餐廳預(yù)訂及簽訂協(xié)議 1預(yù)定 前臺(tái)負(fù)責(zé)酒店餐廳的預(yù)定預(yù)定，根據(jù)公司同事、領(lǐng)導(dǎo)的要求預(yù)定相關(guān)的酒店、餐廳，預(yù)訂信息以短信還有郵件的形式編輯發(fā)送至有要求的公司同事或領(lǐng)導(dǎo)。 2簽訂協(xié)議 前臺(tái)負(fù)責(zé)與周邊所有酒店餐廳簽訂優(yōu)惠協(xié)議，匯總制作成電子表格，一個(gè)月左右負(fù)責(zé)更新一次周圍酒店的相關(guān)信息。 八、 負(fù)責(zé)機(jī)票預(yù)定 1.前臺(tái)根據(jù)出差申請(qǐng)人或出差管理者郵件內(nèi)容中行程和出發(fā)時(shí)間查詢航班信息，分三次查詢，第一次查詢航空代理公司，第二次查詢攜程網(wǎng)，第三次查詢?nèi)ツ木W(wǎng)，對(duì)比價(jià)格。 2.前臺(tái)把查詢信息反饋給申請(qǐng)人。 3.申請(qǐng)人確認(rèn)行程時(shí)間以及價(jià)格都合適情況下，提供預(yù)訂機(jī)票需要的證件信息。 4.申請(qǐng)人預(yù)訂機(jī)票需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理簽字確認(rèn)后，才可以預(yù)訂機(jī)票。 5.前臺(tái)見(jiàn)到有效的簽批手續(xù)方可與票務(wù)公司預(yù)定機(jī)票； 6.前臺(tái)出票后，把客票信息以手機(jī)短信方式和郵箱的方式發(fā)送至出差管理人員或出差申請(qǐng)人；通知出差申請(qǐng)人提前校對(duì)票務(wù)信息。 7.如需退票或改簽，前臺(tái)負(fù)責(zé)辦理票務(wù)退票或改簽的業(yè)務(wù)。 九、 負(fù)責(zé)保安工作的管理 前臺(tái)每天早上上班檢查保安交接表，詢問(wèn)夜班是否一切正常，負(fù)責(zé)保安工作內(nèi)容培訓(xùn)。 十、 負(fù)責(zé)辦理出國(guó)因公護(hù)照申請(qǐng) 十一、 其他 1. 接受總經(jīng)辦主管安排的其他臨時(shí)性工作。 2. 會(huì)議通知，做好會(huì)議紀(jì)要。