管理制度公司采購管理制度

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1、管理制度 ) 公司采購管理制度 采購管理制度 1. 總則 1.1 為規(guī)范公司商務(wù)采購工作，特制定本制度。 1.2 本制度適用于公司的商務(wù)采購 / 招標(biāo)活動(dòng)（含辦公用品、工程、設(shè)備設(shè)施 維修/維護(hù)等項(xiàng)目）。 2. 采購/ 招標(biāo)原則 2.1 嚴(yán)格執(zhí)行詢議價(jià)程序 2.1.1

2、采購 / 招標(biāo)活動(dòng)，必須由項(xiàng)目需求部門擬定工程、辦公用品、項(xiàng)目的 招標(biāo)書（含項(xiàng)目完成時(shí)間、質(zhì)量要求及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等） ； 2.1.2 采購 / 招標(biāo)活動(dòng)，必須有三家之上具備合法資質(zhì)的供應(yīng)商提供報(bào)價(jià)， 同時(shí)應(yīng)圍繞供應(yīng)商資信情況進(jìn)行背景調(diào)查，且如實(shí)記錄； 2.1.3 于權(quán)衡質(zhì)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、售后服務(wù)、資信、客戶群等因素的基 礎(chǔ)上，由管理部聯(lián)合采購項(xiàng)目需求部門、財(cái)務(wù)部進(jìn)行綜合評估，且和供應(yīng)商進(jìn) 壹步議定最終價(jià)格及采購 / 招標(biāo)要求； 2.1.4 臨時(shí)性應(yīng)急采購 / 招標(biāo)的項(xiàng)目，須向公司領(lǐng)導(dǎo)電話匯報(bào)，經(jīng)授權(quán)確認(rèn) 后，能夠先予實(shí)施，但應(yīng)于項(xiàng)目實(shí)施之日起五個(gè)工作日內(nèi)，補(bǔ)充完善關(guān)聯(lián)審批 程序。

3、 2.2 采購會審、合同會簽制度 2.2.1 采購 / 招標(biāo)活動(dòng)，必須各關(guān)聯(lián)部門共同參和，調(diào)研匯總各方意見，形 成書面的評估方案，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審核，且確認(rèn)最終中標(biāo)單位； 2.2.2 采購業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人根據(jù)采購項(xiàng)目招標(biāo)書關(guān)聯(lián)要求，擬定《合作協(xié)議》 ， 報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審核； 2.2.3 采購業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人和中標(biāo)單位溝通且確認(rèn)《合作協(xié)議》 ，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批 準(zhǔn)后，予以執(zhí)行。 2.3 職責(zé)分離 2.3.1 采購人員不得單獨(dú)實(shí)施貨物、工程項(xiàng)目和服務(wù)的驗(yàn)收； 2.3.2 采購 / 招標(biāo)過程中，貨物質(zhì)量、數(shù)量、交貨等問題的解決，應(yīng)由管理 部、項(xiàng)目需求部門根據(jù)合同要求及有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，和供應(yīng)商協(xié)商完成； 2.3.3

4、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)對項(xiàng)目采購 / 招標(biāo)過程中，關(guān)聯(lián)費(fèi)用的審核及評估程序合 法性的監(jiān)控。 2.4 壹致性原則 2.4.1 采購人員采購的物品或服務(wù)必須和采購單所列要求規(guī)格、 型號、數(shù)量 相壹致； 2.4.2 于市場條件不能滿足采購部門要求或成本過高的情況下， 采購人員應(yīng) 及時(shí)反饋信息，由項(xiàng)目需求部門綜合評估，變更采購單，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后， 再次向供應(yīng)商發(fā)出采購要約。 2.5 廉潔制度 所有采購人員必須做到： 2.5.1 自覺維護(hù)公司利益，努力提高采購質(zhì)量，降低采購成本，提高采購效 率； 2.5.2 加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高認(rèn)識，增強(qiáng)法治觀念； 2.5.3 廉潔自律，不能向供應(yīng)商索取或收受回扣；

5、 2.5.4 嚴(yán)格按采購制度和程序辦事，自覺接受監(jiān)督； 2.5.5 工作認(rèn)真仔細(xì)，不出差錯(cuò)，不因自身工作失誤給公司造成損失； 2.5.6 努力學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)，廣泛掌握和采購業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)的新設(shè)備及市場信息。 3. 采購程序 3.1 供應(yīng)商的選擇 3.1.1 供應(yīng)商必須具有合法資質(zhì) （供應(yīng)商評估過程中， 參和投標(biāo)單位應(yīng)提交 營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證明、組織機(jī)構(gòu)代碼證及其他專業(yè)資質(zhì)證明） ； 3.1.2 對于經(jīng)常使用的商品或服務(wù)， 管理部應(yīng)較全面地了解掌握供應(yīng)商的管 理情況、質(zhì)量控制、運(yùn)輸、售后服務(wù)等方面的情況，建立供應(yīng)商檔案，做好記 錄，會同關(guān)聯(lián)部門對供應(yīng)商定期進(jìn)行評估和審計(jì)； 3.1.3 于選

6、擇供應(yīng)商時(shí)， 必須進(jìn)行詢議價(jià)程序和綜合評估； 供應(yīng)商為中間商 時(shí)，應(yīng)調(diào)查其信譽(yù)、技術(shù)服務(wù)能力、資質(zhì)、以往的服務(wù)對象及客戶評價(jià)情況， 供應(yīng)商的報(bào)價(jià)不能作為唯壹決定的因素； 3.1.4 為確保供應(yīng)渠道的暢通， 防止意外情況的發(fā)生， 應(yīng)有倆家或倆家之上 供應(yīng)商作為后備供應(yīng)商或于其間進(jìn)行交互采購。 3.2 采購程序 3.2.1 固定資產(chǎn)及其他零星物品的申請，由各使用部門報(bào)管理部統(tǒng)壹申請。 根據(jù)采購申請流程，由各關(guān)聯(lián)部門審核，且經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可交管理部 采購人員實(shí)施采購。 3.2.2 采購 / 招標(biāo)活動(dòng)，應(yīng)嚴(yán)格遵循采購申請流程及標(biāo)準(zhǔn)要求，由各關(guān)聯(lián)部 門審批。項(xiàng)目采購申請中如果要素不明確

7、者，應(yīng)予退回。 3.2.3 采購詢價(jià)、綜合評估、會簽合同，由管理部協(xié)調(diào)財(cái)務(wù)及采購 / 招標(biāo)項(xiàng) 目需求部門共同完成，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。項(xiàng)目需求部門負(fù)責(zé)采購物品的功能及 適用性（必要時(shí)可商請外部關(guān)聯(lián)專業(yè)人士予以協(xié)助）檢查； 3.2.4 財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)預(yù)算控制、價(jià)格調(diào)查、 合同付款條款的審核，管理部負(fù) 責(zé)合同風(fēng)險(xiǎn)條款的審查、合同條款的談判，付款申請、索賠、采購檔案的建立， 市場信息的收集。同時(shí)，和供方和生產(chǎn)廠聯(lián)系貨物接送的時(shí)間、方式、到貨情 況、質(zhì)量反饋及確認(rèn)售后服務(wù)事宜。 3.2.5 采購過程中發(fā)生變化時(shí)， 項(xiàng)目需求部門出具采購變更申請， 由公司領(lǐng) 導(dǎo)簽字確認(rèn)后，交管理部采購人員執(zhí)行。 3.2

8、.6 采購/ 招標(biāo)項(xiàng)目需求部門、管理部負(fù)責(zé)出具接收方案。 3.2.7 關(guān)聯(lián)表格后附。 3.3 付款程序 3.3.1 管理部根據(jù)付款計(jì)劃提出申請， 根據(jù)財(cái)務(wù)付款申請流程， 由部門負(fù)責(zé) 人簽字，后附付款明細(xì)單據(jù)、 《合作協(xié)議》，交給財(cái)務(wù)部審核，且經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批 準(zhǔn)后，由財(cái)務(wù)部辦理付款手續(xù)； 3.3.2 大宗采購行為（采購 / 招標(biāo)單價(jià)于 500 元之上），應(yīng)要求供應(yīng)商提供 開戶行及銀行賬號信息，優(yōu)先考慮銀行轉(zhuǎn)賬支付，原則上不予現(xiàn)金結(jié)算； 3.3.3 付款前， 必須向供應(yīng)商索要發(fā)票， 核對發(fā)票內(nèi)容是否和合同壹致，且 填寫發(fā)票明細(xì)單，部門負(fù)責(zé)人簽字，財(cái)務(wù)部審核，公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由財(cái)務(wù)部 核銷

9、 4. 違約處理 4.1 采購人員應(yīng)積極跟進(jìn)項(xiàng)目采購 / 招標(biāo)項(xiàng)目，確認(rèn)項(xiàng)目交付期，如可能出現(xiàn) 延期，管理部應(yīng)及時(shí)通知關(guān)聯(lián)部門； 4.2 貨物出現(xiàn)質(zhì)量問題后，由使用者提出書面意見，報(bào)部門負(fù)責(zé)人審核，交 管理部處理。管理部接到意見后，將情況上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)，且按投訴做緊急處理， 及時(shí)以書面形式報(bào)給供應(yīng)商，且電話通知， 要求供應(yīng)商換貨、 退貨或變更服務(wù)； 4.3《合作協(xié)議》中，應(yīng)明確合作雙方權(quán)利、義務(wù)、違約責(zé)任，及仲裁和解約 條款； 4.4 管理部和供應(yīng)商協(xié)商不成的，或造成損失的，由財(cái)務(wù)部核算損失，管理 部負(fù)責(zé)追索；追索不成，由法院裁決。 5. 審計(jì)監(jiān)督 5.1 財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)對采購全過程進(jìn)

10、行財(cái)務(wù)監(jiān)督、核查和審計(jì)； 5.2 于采購詢價(jià)、議價(jià)、合同簽訂、合同執(zhí)行和采購結(jié)算過程中，除有管理 部、采購項(xiàng)目需求部門及關(guān)聯(lián)領(lǐng)導(dǎo)參和外，財(cái)務(wù)部門要全程參和； 5.3 采購人員要自覺接受審計(jì)及針對采購活動(dòng)的監(jiān)督和質(zhì)詢；對采購人員于 采購過程發(fā)生的違犯廉潔制度的行為， 將按公司有關(guān)制度予以制裁； 情節(jié)嚴(yán)重， 觸犯法律者，移送公安機(jī)關(guān)處理 管理部 2010-7-20 附表壹、《合同報(bào)批表》： 合同報(bào)批表（付款類） 合同類別：付款類申報(bào)類別：申報(bào)時(shí)間：合同編號： 寫 稱 名 同 合 要 提 容 內(nèi) 的 標(biāo) 同 合 價(jià)格比較 壹 價(jià) 報(bào) 考 參

11、 二 價(jià) 報(bào) 考 參 三 價(jià) 報(bào) 考 參 簽約對方 合 洽談人姓名 職務(wù) 電話 業(yè)務(wù)情況 資信情況 合同責(zé)任人 簽名：年月日 以下由各部門責(zé)任人和公司領(lǐng)導(dǎo)簽署意見 使用部門意見 簽名：年月日 管理部意見 簽名：年月日 總經(jīng)理意見 簽名：年月日 注：本表須附以下材料壹且報(bào)送有關(guān)部門： 1、簽約對方單位營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、關(guān)聯(lián)資質(zhì)證明、許可證復(fù)印件等： 2、合同對方洽談人法人授權(quán)委托書。 附件二、《項(xiàng)目 /工程采購申請單》： 深圳市湘勞人力資源開發(fā)服務(wù) XX

12、公司財(cái)務(wù)管理制度 SHENZHENXIANGLAORENLIZIYUANGONGSICAIWUGUANLI 項(xiàng)目 / 工程采購申請單 申請部門 申請人 申請時(shí)間 申請事由 編號 項(xiàng)目名稱 規(guī)格 / 型號 數(shù)量/ 單位 單價(jià) 總金額 需求時(shí)間 備注 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 金額總計(jì)（元） 部門負(fù)責(zé)人意見 管理部意見 財(cái)務(wù)部意見 總經(jīng)理意見 備注： 1 、項(xiàng)目采購過程中，應(yīng)嚴(yán)格履行“先申請，后采購”的原則，未經(jīng)授權(quán)的采購行為，由 采購人員承擔(dān)全部責(zé)任； 2 、費(fèi)用報(bào)銷時(shí)，應(yīng)將本表單作為附件，附于《費(fèi)用報(bào)銷單》后，否則不予報(bào)銷。