專業(yè)秘書訓(xùn)練教程-林雨萩 培訓(xùn)講義

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1、? ? ★講師簡介 ? ? 林雨萩 ? ? ? ☆ 國際禮儀講師 ☆ 臺灣逢甲大學(xué)等多家院校和數(shù)家顧問公司的國際禮儀指導(dǎo)講師及專任講師 ☆ 臺灣多家廣播電臺、電視臺禮儀及絲巾美學(xué)主講人 ☆ 金融、百貨、服務(wù)業(yè)各公、私立企業(yè)團(tuán)體禮儀培訓(xùn)師 ☆ 深圳至登顧問公司、南京黎文斯顧問公司高級顧問師 ☆ 已出版國際禮儀、商業(yè)禮儀、絲巾美學(xué)造型等九種書籍、電子書、VCD ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ★課程對象 ——誰需要學(xué)習(xí)本課程 ? ★ 企事業(yè)單位的秘書及行政助理 ★ 有志從事秘書職業(yè)者 ★ 欲提升自我職業(yè)化素養(yǎng)者 ? ?

2、? ★課程目標(biāo) ——通過學(xué)習(xí)本課程，您將實(shí)現(xiàn)以下轉(zhuǎn)變 1. 掌握成為優(yōu)秀專業(yè)秘書的各項(xiàng)技能 2. 如何開創(chuàng)多元化秘書生涯 3. 學(xué)習(xí)國際性接待和會議禮儀 4. 掌握企劃案撰寫與公文寫作技巧 ? ? ★課程提綱 ——通過本課程，您能學(xué)到什么？ ? 第一講 秘書角色扮演與人際應(yīng)對 1．引言 2．秘書的自我定位 3．人際關(guān)系與溝通技巧 第二講 辦公室禮儀 1. 同事之間的相處之道 2. 要有敬業(yè)精神 3． 指令的接受與匯報 第三講 數(shù)字時代的檔案管理 1．檔案管理的原則及常用方式 2．檔案管理的方法 3．名片的檔案管理 4

3、．運(yùn)用電腦管理檔案 第四講 專業(yè)形象塑造 1．如何建立專業(yè)形象 2．男性的穿著藝術(shù) 3．女性專業(yè)形象塑造 第五講 訪客接待與拜訪禮儀 1．訪客接待禮儀 2．拜訪的禮儀 第六講 中餐禮儀 1．引言 2．宴會前的準(zhǔn)備工作 3．餐具的擺放與使用 4．餐桌上的形態(tài)禮儀 第七講 西餐餐桌禮儀 1．引言 2．怎樣準(zhǔn)備西餐宴會 3．西餐桌上的禮儀 4．如何成為稱職的主人和受歡迎的客人 第八講 公司內(nèi)部及國際性會議禮儀 1．會前的準(zhǔn)備 2．跨國會議的安排 3．會議上的禮節(jié) 第九講 商務(wù)活動規(guī)劃與上司行程安排

4、 1．上司出差前的準(zhǔn)備工作 2．上司出差當(dāng)中的工作處理 3．上司出差回來后的工作處理 4．陪上司出差應(yīng)擔(dān)負(fù)的職責(zé) 第十講 企劃案撰寫與公文寫作 1．企劃案的撰寫 2．公文寫作技巧 ? ? ? ? ? ★課程意義 ——為什么要學(xué)習(xí)本課程？（學(xué)習(xí)本課程的必要性） ? 開放式的市場經(jīng)濟(jì)使得職業(yè)秘書的工作內(nèi)容不斷拓展，工作理念不斷更新，這就要求職業(yè)秘書要不斷提升自己的職業(yè)化和專業(yè)化素質(zhì)。 ☆本課程針對職業(yè)秘書當(dāng)前所面臨的職業(yè)挑戰(zhàn)，為職業(yè)秘書提供了一套實(shí)用訓(xùn)練教程，將為您系統(tǒng)講授職業(yè)秘書的角色扮演與人際應(yīng)對、辦公室禮儀、商務(wù)用餐禮儀、檔案管理、會務(wù)管理、企劃案撰

5、寫與公文寫作等方面的知識。通過本課程的學(xué)習(xí)，將為職業(yè)秘書不斷實(shí)現(xiàn)自我發(fā)展奠定堅實(shí)的基礎(chǔ)。? ? ? ? ? 引言 秘書是上司的左右手，他的責(zé)任是替上司分憂解勞，減少主管無謂的干擾，所以，主管如果能獲得一個優(yōu)秀的秘書的話，就能心無旁騖拓展業(yè)務(wù)版圖。 美國一家石油公司的董事長西蒙艾瑞克，當(dāng)記者問他一生經(jīng)營企業(yè)的秘訣時，他說：“沒什么秘訣，只要請一位好秘書就對了”。 所以由此可見一斑，秘書在企業(yè)的角色有多么的重要。 秘書的自我定位 當(dāng)記者問美國一家石油公司的董事長西牟艾特，其一生經(jīng)營企業(yè)的秘訣時，他說“要請一位好秘書”，由此可見，秘書在企業(yè)中的位置有多么

6、重要。 1．秘書的工作內(nèi)容 秘書的工作非常煩雜瑣碎，公司所產(chǎn)生的任何事務(wù)性工作都可能會涉及，所以秘書需要非常細(xì)致和耐心。大致來說，秘書的工作包括以下幾個方面： ?輔助決策 當(dāng)上司面對多個選擇而猶豫不決時，秘書要為上司收集相關(guān)資料，幫助上司分析情況。 ?調(diào)查研究 當(dāng)上司接到一個新任務(wù)時，秘書應(yīng)協(xié)助上司進(jìn)行調(diào)查研究，掌握具體的第一手資料。 ?收集信息 當(dāng)今的社會已進(jìn)入信息時代，秘書必須具備信息處理能力，及時、準(zhǔn)確地收集所需要的信息。此外，還要善于運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)收集信息。 ?文書處理 文書處理包括整理資料、撰寫報告等等。一位優(yōu)秀的秘書應(yīng)該善于處理文書。 ?會務(wù)準(zhǔn)備 所謂會務(wù)

7、準(zhǔn)備既包括公司內(nèi)部的會議準(zhǔn)備，也包括對外的會議溝通，準(zhǔn)備工作主要是進(jìn)行業(yè)務(wù)匯報。 ?公關(guān)工作 公關(guān)工作包括溝通、社交、商務(wù)等方面，有時也要代表公司進(jìn)行發(fā)言，或者代表主管或老板與媒體以及同行打交道，與他們建立良好的溝通渠道。 ?檔案管理 在高科技迅速發(fā)展的今天，我們已經(jīng)擺脫了以前傳統(tǒng)的檔案管理方式，而是采用電腦來管理檔案，所以秘書應(yīng)該學(xué)會在傳統(tǒng)化與電腦化之間取得平衡。 ?工作日程安排 上司每天的工作日程一般都由秘書安排，秘書必須根據(jù)上司的時間以及事務(wù)的重要程度進(jìn)行合理的安排，如上司今天到南京出差，明天在北京參加某個會議，秘書要把握好時間，留出往返的時間空檔，保證上司能及時參加。 ?

8、查辦工作 查辦工作是指秘書對公司或部門提交的報告進(jìn)行核實(shí)，或者對一些須要重視的傳言進(jìn)行證實(shí)。 ?接待工作 當(dāng)有客人或來訪者的時候，秘書有責(zé)任做好接待工作，讓來賓感受到自己受到禮遇，產(chǎn)生賓至如歸的感覺。 ?行政事務(wù) 行政事務(wù)管理包括所有檔案的流程、生產(chǎn)線的流程、所有空間的管理，以及下對上、上對下的溝通與協(xié)調(diào)。 ?保密工作 秘書要具備保密意識，公司任何事情都要保密，包括最要好的同事詢問，也不能隨便透露。 2．秘書應(yīng)該具備的能力 秘書的工作非常繁瑣，而且經(jīng)常有突發(fā)性的事件要處理，所以秘書的能力應(yīng)該是多元化的，決不能只有單一專長。 【自檢】 以下是一些秘書在工作中的表

9、現(xiàn)，你認(rèn)為他們當(dāng)中誰是合格的秘書，誰需要改進(jìn)工作態(tài)度、提高工作能力？ （1）小王在處理其他的事務(wù)時都非常能干，但是她討厭寫報告，認(rèn)為寫報告是一件無關(guān)緊要的小事，所以沒有在寫作上下功夫。 （2）小李是財務(wù)經(jīng)理的秘書，經(jīng)常有同事或者好友向她打探別人的薪水，小李總是巧妙地回避這些話題。 （3）小張做了多年的秘書工作，一直做得很好，只是最近兩年公司引進(jìn)電腦，實(shí)行電腦化管理，小張沒有學(xué)過電腦，覺得適應(yīng)不了。 @___________________________________________________________ _________________________________

10、___________________________ ____________________________________________________________ 見參考答案1－1 人際關(guān)系與溝通技巧 認(rèn)知人際關(guān)系 1．增進(jìn)人際互動 人是一種群體動物，沒有人可以離群獨(dú)居，我們每天都要進(jìn)行人與人之間的互動。人際關(guān)系涉及各種問題，職位、地位、社會背景等都會影響到人際關(guān)系，有一句老話說得好，“先學(xué)做人，再學(xué)做事”，如果不會做人，人際關(guān)系就會一團(tuán)糟，辦事自然就會到處碰壁。 那么怎樣才能增進(jìn)人際互動呢？這要靠平時的積累。朋友不會從天而降，也不會突然出現(xiàn)，我們在

11、平常的生活、工作、團(tuán)隊(duì)活動中要有意識地結(jié)交朋友，建立人際關(guān)系網(wǎng)。 2．人際交往的流程 人與人之間從彼此生疏到彼此交往，有一個循序漸進(jìn)的過程，一般來說，這個過程可以分為八個步驟，其流程如下圖所示。 圖1－1 人際交往的流程圖 3．人際交往的四種態(tài)度 人際關(guān)系有四種交往態(tài)度： ?我不好，你好，這是大公無私的態(tài)度。 ?我不好，你也不能好，這是玉石俱焚的態(tài)度。 ?我好，不管你好不好，這是自私自利的態(tài)度。 ?我好，你也好，這是我們追求的目標(biāo)，希望大家都能夠有和諧的博愛的精神。影響人際關(guān)系的因素 1．影響人際交往的客觀因素 ?時代背景 時代不同，人們的觀念也

12、會存在差異，會有很多因素的約束使得人際關(guān)系無法突破。在以前的農(nóng)業(yè)社會中，鄰居之間的關(guān)系非常好，尤其在農(nóng)村，一家辦喜事，全村的人都出動，而在當(dāng)今的商業(yè)社會中，人們住在電梯公寓里，樓上樓下甚至都互不認(rèn)識。但是隨著現(xiàn)代高科技的發(fā)展，尤其是因特網(wǎng)的出現(xiàn)，使得空間距離已經(jīng)不是問題，為人們的交往提供了極大的便利。 ?生活壓力 人們在生活中難免會面對許多壓力，比如升學(xué)壓力、家庭壓力、經(jīng)濟(jì)壓力、工作壓力等等，這些都會影響個人的看法與想法，也會左右人們?nèi)穗H開拓的腳步。 ?環(huán)境的阻隔 環(huán)境是影響人際交往的最直接的因素之一，環(huán)境的改變可能會使親密的朋友很少有機(jī)會見面、談心，久而久之，感情就慢慢地變淡了。

13、?角色定位 在人生的舞臺上，有的人演主角，有的人演配角，甚至跑龍?zhí)?，不管怎樣，我們從戲劇的演出就可以推測出各種角色的生活面。所以我們要忠于自己的角色，如果今天我們扮演秘書的角色，就要把秘書的角色詮釋的盡善盡美，達(dá)到最高境界。 2．影響人際交往的主觀因素 ?人格特質(zhì) 有些人生性木訥，不茍言笑，朋友自然不多；有的人主動外向，總有許多人圍繞在他身旁。個性的不同，自然會帶來不同的生活面。 ?認(rèn)知的差距 對事情認(rèn)知的差異性，也會造成不同的人際距離。如兩個人相約去吃飯，一個人要吃洋蔥面，而另一個人要吃魚翅，兩人對美食的認(rèn)識不一致，以后也很難在一起吃飯。 ?態(tài)度習(xí)慣 不同的生活環(huán)境、家庭

14、教育培育出不同的習(xí)慣，每個人都有自己的處世習(xí)慣，如果習(xí)慣一致，則容易相處，所以有“物以類聚”的說法。 ?溝通協(xié)調(diào) 有效的溝通能夠拉近兩個人的距離，而失敗的溝通則恰恰相反，正所謂“話不投機(jī)半句多”。溝通的瓶頸會使人們無法和睦相處，結(jié)果產(chǎn)生彼此之間的距離。 ?利益沖突 人們之間最常見的沖突大概就是利益沖突了，朋友之間因?yàn)槔鏇_突而造成老死不相往來的現(xiàn)象并不少見，在利益的面前，需要技巧才能把獲得利益和保持友誼協(xié)調(diào)起來。 當(dāng)你總是把“我”字?jǐn)[在第一位的時候，你的朋友一定不會很多。所以，一定要兼顧每一個人的感受，善于溝通，妥善維系人際關(guān)系。 【自檢】 分析如下影響人際交往的因素，判斷哪

15、些是客觀因素？哪些是主觀因素？ Ａ人格特質(zhì) Ｂ溝通協(xié)調(diào) Ｃ時代背景 Ｄ角色定位 Ｅ利益沖突 Ｆ環(huán)境的阻隔 Ｇ認(rèn)知的差距 Ｈ生活壓力 Ｉ態(tài)度習(xí)慣 見參考答案1－2 促進(jìn)人際關(guān)系的技巧及人際交往失敗的原因 1．促進(jìn)人際關(guān)系的技巧 想要有效的增進(jìn)人際關(guān)系，需要掌握下面的一些技巧： ?守信用 做人要言而有信，才能贏得別人的尊重和信賴，在人群中建立良好的口碑。 ?說好話 心存善意，學(xué)習(xí)說話技巧，多鼓勵他人，隨時贊美身邊的朋友。懂得贊美別人的人，才是最佳的公關(guān)高手，贊美是人際關(guān)系的潤滑劑，不花一分錢，就能獲得很好的效果。 ?勇于認(rèn)錯 許多人明知犯錯，卻

16、礙于面子死不認(rèn)錯，甚至將錯就錯，喪失自己的公正性，這樣只能使自己走進(jìn)死胡同。而勇于認(rèn)錯的人，卻如冬日暖陽，令人覺得溫煦可親。 ?尊重他人 “敬人者，人恒敬之”，一個懂得尊重別人的人，必能獲得更多的尊重。我們不要因?qū)Ψ降某錾肀拔⒍蛔鹬貙Ψ?。在表達(dá)尊重的時候，要因人而異，因場合不同，選擇不同的方式。 ?欣賞別人 古人云“三人行，必有我?guī)煛?，每個人的專長不同，如果能做到不恥下問，虛心求教，就能夠不斷學(xué)習(xí)、不斷進(jìn)步。只有努力拓展狹隘的心胸，做一個欣賞他人優(yōu)點(diǎn)的鑒賞家，才能左右逢源，增加人際開拓的能力。 ?善于傾聽 很多時候，一雙善于傾聽的耳朵比一口伶牙俐齒更受人歡迎。 ?重視儀表

17、 據(jù)調(diào)查，一個人的第一印象會影響他與別人日后長期交往的意愿，所以我們必須重視儀表。一個人的容貌、衣著、談吐、肢體語言等等都能顯露其內(nèi)在涵養(yǎng)，我們應(yīng)該對成功者的個人特質(zhì)多加揣摩，建立自己的印象特質(zhì)，找出屬于自己的吸引力。 ?運(yùn)用語言表情 說話速度如連珠炮，會使人無法完全理解，溝通時就會產(chǎn)生瓶頸；談話時有氣無力，冗長無味，也沒有幾個人能夠忍受；只有音量適中、音調(diào)柔和、速度適中、用字遣詞高雅動人、搭配合宜的姿態(tài)，才能展現(xiàn)聲音表情的美學(xué)。 ?運(yùn)用肢體語言 優(yōu)雅的肢體語言就像一塊磁鐵，能緊緊地吸引別人的注意力，發(fā)言時與肢體語言相輔相成，更能帶來好的效果。 2．人際交往失敗的原因 有的人在

18、人際交往中常常會失敗，究其原因，有各方面的因素。造成人際交往失敗的原因主要有： ?習(xí)慣動作不雅，如挖鼻孔、剔牙、抓頭皮、隨地吐痰等，讓人退避三舍。 ?講粗話，言語乏味，口頭禪太多，都令人不喜親近。 ?碰觸異性身體，忸怩作態(tài)，夸張無禮等肢體語言使人生厭。 ?思想狹隘，以自我為中心，攀龍附鳳，好高鶩遠(yuǎn)，賣友求榮，都是不受歡迎的對象。 ?濃妝艷抹，或者邋遢骯臟，都無法讓人產(chǎn)生好感。 職場人際關(guān)系的建立 1．如何與上司相處 秘書在老板心目中的地位，就像公司的女主人，她與上司相處的時間甚至超過他和妻子相處的時間，所以秘書必須要了解上司的生活習(xí)慣、個性喜好，熟悉他的思想、工作方式。

19、老板對秘書的信任取決于秘書的能力，秘書對公司要忠城、任勞任怨、保密、守時、公私分明，更要有耐心、不居功諉過、愛惜公物、交辦工作要立即去做、提升工作效率、倚賴心不可太強(qiáng)、做事要明快，最重要的是對自己要有信心。 2．如何與同事互動 一般來說，同事會認(rèn)為秘書是老板的眼線，秘書與老板是站在同一陣營的，所以會處處提防秘書，秘書要想與同事建立良好的關(guān)系，就須要放下姿態(tài)，對人謙恭有禮，不倚勢欺人，對同事一視同仁，公私分明，并且欣賞同事的優(yōu)點(diǎn)，不輕易許諾、不濫用職權(quán)，不吹毛求疵，做好上司與同事之間的溝通，日久見人心，最終同事們一定會接受你，與你通力合作。 3．怎樣與客戶建立良好的關(guān)系 客戶是我

20、們的衣食父母，作為秘書一定要協(xié)助上司與客戶建立并保持良好的關(guān)系，隨時注意客戶的動態(tài)，逢年過節(jié)記得給客戶打個電話，寄張賀卡，從小事、細(xì)節(jié)處打動客戶，有時候一聲祝福就可以維持良性的經(jīng)營關(guān)系。 【本講小結(jié)】 本講介紹了秘書的角色與人際關(guān)系的處理。首先，列舉了秘書的工作內(nèi)容以及秘書應(yīng)該具備的能力；其次，講解了對人際關(guān)系的認(rèn)知，包括增進(jìn)人際互動、人際交往的流程和人際交往的四種態(tài)度；接下來，分別從客觀和主觀兩方面詳細(xì)介紹了影響人際關(guān)系的因素；然后，講解了促進(jìn)人際交往的各種技巧，并分析了造成人際交往失敗的各種原因；最后，介紹了怎樣建立職場人際關(guān)系，包括怎樣與上司相處、怎樣與同事互動、怎樣與客戶建立良

21、好的關(guān)系。通過本講的學(xué)習(xí)，我們要明確自己的職位要求，并且掌握如何在工作中處理好各種人際關(guān)系。 【心得體會】 ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ 同事之間的相處之道 與同事相處是職場的重要一課，與同事建立友好、融洽的關(guān)系是順利開展工作的基本前提

22、之一。一些人與同事相處不好，甚至彼此不講話，久而久之就會在辦公室變得孤立無援，繼而影響工作的心情和效率。 1．樹立男女平等的意識 在當(dāng)今社會，男女同工同酬，彼此之間是平等的，所以不應(yīng)認(rèn)為自己是女士，就可以讓同事幫助自己干這干那，而是應(yīng)該樹立平等、獨(dú)立的意識，自己的工作應(yīng)盡量自己獨(dú)立完成。 2．規(guī)范禮貌的稱呼 對上級要用職務(wù)來稱呼，比如“李科長”，“王經(jīng)理”，而不能因?yàn)楸舜耸煜ち?，就稱呼“老李”、“老王”。同事之間的稱呼也不能草率，一般以姓氏、名字相稱，而不要叫人外號。 上下班在電梯里遇見同事，或者在茶水間遇見同事，要禮貌地打招呼，即使是不熟悉或者不是很要好的同事，也應(yīng)該點(diǎn)

23、頭示意，不能高傲地視而不見。 如果有同事因?yàn)楸憩F(xiàn)優(yōu)異而獲得了表彰或升遷，應(yīng)該對他表示由衷的祝賀，而不是說一些尖酸刻薄的風(fēng)涼話，“嫉妒是人性最大的致命傷”，一個心懷嫉妒的人是不可能具有良好的人際關(guān)系的。 3．言行謹(jǐn)慎 不要喋喋不休，或者逢人就抱怨自己的工作太多太瑣碎，否則久而久之，同事看到你就會掉頭走開，免得聽你訴苦。 喜歡打小報告的人在辦公室里是不受歡迎的，專打同事小報告，到最后只會落得孤立無援的地步。此外，我們不可在同事背后中傷或散布謠言，傷害同事形象。 【舉例】 秘書小張早上一上班就神秘兮兮地對大家說：“你們知道我昨天在王府井看到王經(jīng)理和誰了嗎？”別人都說不知道，小張得

24、意地說：“我看到王經(jīng)理和一個女孩一起在王府井買東西，那女孩可年輕了，長的還真不錯，你們說，她是王經(jīng)理的什么人呀？”“她是我妹妹！”小張的身后有人回答。小張回頭一看，傻眼了，王經(jīng)理正站在那兒。 有的秘書因?yàn)樯纤疚痪右?，就狐假虎威，趾高氣揚(yáng)起來，逢人就講“那個做好了沒有，老板待會兒要，記得給我”，到處發(fā)號施令，儼然一幅老板的樣這樣做只會讓同事認(rèn)為你是小人得志。 4．工作積極主動 認(rèn)真工作的人總會受到大家的尊重，如果別的同事很忙，而自己比較空閑，這時就應(yīng)該主動伸出援手幫忙處理，而不能一副事不關(guān)己，高高掛起的樣子。 在工作中如果出了差錯，要主動承擔(dān)責(zé)任，一味的推卸責(zé)任只會獲得同事的鄙

25、視和回避。 【舉例】 小張是剛進(jìn)入公司的大學(xué)生，他很聰明、能干，所以也有一些傲氣。一天，由于小張沒有經(jīng)驗(yàn)，在做一個策劃案的過程中出現(xiàn)了錯誤，經(jīng)理對此很惱火，問他是怎么回事，小張不知該如何回答，這時秘書林小姐為他說了幾句話，主動承認(rèn)自己沒有及時提醒他，自己也有督導(dǎo)不周的責(zé)任，經(jīng)理這才平息了火氣，讓小張重新做一次。經(jīng)過這件事，小張非常感激秘書林小姐。 5．遵守公眾禮儀 辦公室是公眾場合，必須遵守公眾禮儀，首先，盡量不要在辦公室里抽煙，因?yàn)檗k公室的空氣本來就很渾濁，抽煙會使空氣更加惡化，影響他人的工作。其次，有的人喜歡在辦公室把鞋子脫掉，這樣做非常不雅觀，而且有的人還有腳氣，使別的同

26、事更加覺得難以忍受，如果一定需要讓腳輕松一下，可以自備一雙軟鞋在辦公室里換穿。 6．慎重對待辦公室戀情 辦公室戀情往往會招來議論紛紛，尤其是秘書容易與上司產(chǎn)生感情，當(dāng)這樣的戀情產(chǎn)生之后，一定要低調(diào)處理，不能因?yàn)樽约号c老板有了感情，就擺出一副老板娘的駕式，事實(shí)上，將來的事情誰也不能定論，給自己留一條退路才是明智之舉。 此外，感情是感情，工作是工作，辦公室戀情最忌諱的就是把工作和戀情混為一談。 【自檢】 秘書小李在工作中遇到了一些問題，請您幫小李作出正確的選擇。 （1）一位同事對秘書小李說：“小李，你能不能跟老板講一下，我都做了那么久，是不是該給我加薪了？” 回答ａ：好，沒有

27、問題，下個月就給你加薪。 回答ｂ：我會向總經(jīng)理報告你的要求，有消息的時候，我會及時地通知你。 （2）辦公室里添加了一臺打印機(jī)，送貨員把打印機(jī)送來的時候，辦公室里的其他人都在忙，只有小李剛剛寫完報告，空閑下來。 做法ａ：等其他人忙完了，叫他們把打印機(jī)搬進(jìn)去、安裝好。 做法ｂ：既然自己搬得動，就自己動手把打印機(jī)搬進(jìn)去、安裝好。 （3）小李與男朋友昨天約會的時候有些不愉快，直到今天來上班，小李的情緒還是不好，這時老板讓小李把一份資料整理好。 做法ａ：雖然心里難過，但是不應(yīng)讓感情上的情緒影響了工作，還是應(yīng)該認(rèn)真地做好工作。 做法ｂ：因?yàn)榍榫w不好，所以不想做事，讓老板把工作交給別人去做。

28、 @___________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ 見參考答案2－1 要有敬業(yè)精神 1．端正工作態(tài)度 工作是一個人的生活基礎(chǔ)，按照馬斯洛的需求理論，工作也是一個人高層次的需求。人們常說，“認(rèn)真工作的女人是最美麗的”，因此我們首先要端正工作態(tài)度，才能做到認(rèn)真工作

29、。有的秘書抱著“我只是暫時當(dāng)秘書，做到結(jié)婚就辭職”的想法，這種想法是工作上的致命傷，使得人們不能專心于工作。 事實(shí)上，在當(dāng)今社會，不少女性即使結(jié)了婚，也保持著經(jīng)濟(jì)、工作上的獨(dú)立性，而且在工作上做得非常出色。 當(dāng)然，秘書行業(yè)也有男性，一些男士當(dāng)秘書也可能會有自己的想法，那就是希望多學(xué)一點(diǎn)經(jīng)驗(yàn)，以后可以開拓自己的事業(yè)。不管怎樣，只有重視自己的工作，端正工作態(tài)度，才能把工作做好。 2．樹立專業(yè)形象 我們已經(jīng)提過秘書的形象很重要，所以建立一個專業(yè)形象是一位優(yōu)秀的秘書必須做到的事情，具體來說就是要有高雅的言談舉止，不過于做作，不流于俗套；有整潔大方的外表，不邋遢，不濃妝艷抹；有豐富的崗位

30、知識和工作經(jīng)驗(yàn)等等。 需要提醒的是，哭并不是解決問題的法寶，不少女性經(jīng)常遇到一點(diǎn)問題或者被上司稍微批評就掉眼淚，這也許是習(xí)慣，也許是想用眼淚來解決問題，不管哪種原因都不應(yīng)該用哭來解決問題。工作不順利說明自己的能力不足，能力不足就該加強(qiáng)學(xué)習(xí)。 指令的接受與匯報 指令的接受 1．接受直接上司的指令 一位有經(jīng)驗(yàn)的秘書，知道如何得體、高效地接受上司的指令。一般來說，接受指令有三個步驟： ?清晰地響應(yīng)，并即刻前往 聽到上司的招喚，應(yīng)該清晰地響應(yīng)，并即刻前往，但是如果秘書當(dāng)時正在處理賬冊或者公司的機(jī)密文檔，則應(yīng)該先把這些文檔收拾好，放進(jìn)抽屜或保險柜，以免因?yàn)樽约旱氖韬龆斐晒?/p>

31、司機(jī)密外漏。 ?向主管詢問應(yīng)辦事項(xiàng) 在進(jìn)入主管辦公室之前應(yīng)先敲門，得到回應(yīng)后，才可進(jìn)去接受指令，同時要面帶笑容，誠懇地向主管詢問：“請問您有什么事情要辦嗎？” ?逐條記錄應(yīng)辦事項(xiàng) 對于主管交代的事情，秘書應(yīng)逐條記錄下來。當(dāng)主管交待完畢后，如果仍有疑惑應(yīng)馬上請示，不可一知半解地離去，否則工作就無法順利開展。此外還應(yīng)詢問上司是否還有其他指示，并且表明：“我會馬上去辦您交待的工作，請放心。” 【舉例】 林秘書的上司交待她，明天上午有一個公司要來參觀，總共有10個人，讓林秘書準(zhǔn)備午餐。上司交待完了之后，林秘書問：“總經(jīng)理，請問這10位客人中有幾位高級主管？有沒有素食的？我們是否要準(zhǔn)備贈

32、品？”上司回答了一些問題，但有些問題上司也不知道，林秘書就自己去尋找答案，保證做到最充分的準(zhǔn)備。 表2－1 在接受指令時的注意事項(xiàng) 1 準(zhǔn)備紙筆，方便記錄重點(diǎn) 2 接受工作時，切忌精神恍惚，應(yīng)專心地聆聽 3 聽完指令以后，重復(fù)一遍以確認(rèn)要求和期限 4 如上司征詢自己的看法，應(yīng)提綱挈領(lǐng)地回答，切勿長篇大論 5 如有困難，應(yīng)立即使上司了解，爭取獲得上司的支持 6 不要與上司發(fā)生正面沖突，否則只會讓事情一團(tuán)糟 2．接受其他部門主管的指令 一個公司里有很多部門，一個部門有可能有幾位主管，有的主管可能會跨部門指派工作，如果不是自己的直接上司下指令，一般來說，秘

33、書最好先向自己的直接上司請示，如果本部門暫時沒有事情要辦，上司同意秘書去幫忙的話就可以去，如果自己部門的事務(wù)非常繁忙，則盡量不要接跨部門的工作，以免影響到自己的分內(nèi)工作，如果礙于情面勉強(qiáng)應(yīng)允，卻又不能如期完成，會讓人懷疑你的工作能力和誠信。 【自檢】 分析下面的案例，回答問題。 秘書小李最近一段時間特別忙，她的直接主管派下了超量的工作，小李每天都要加班。這天，另一個部門的主管說：“李秘書，麻煩你幫我處理這份資料好嗎？”小李硬著頭皮答應(yīng)了，只好又開夜車。 小李的做法是否正確？為什么？如果你是小李，你會怎么做？ @___________________________________

34、________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ 見參考答案2－2 指令的匯報 秘書在接受上司的指令之后，不僅要及時的落實(shí)工作，還要定期向上司匯報工作的進(jìn)展和成果，不能出現(xiàn)“黃鶴一去無音訊”的局面。 ?匯報的時間 何時進(jìn)行匯報？隔多長時間進(jìn)行匯報一次？這要根據(jù)上司的習(xí)慣來決定，如果上司喜歡了解工作過程，秘書就要經(jīng)常向上司匯報每一階段的工

35、作進(jìn)展；如果上司只重視最后結(jié)果，秘書則可以等工作告一段落后再向上司匯報。 ?匯報的方式 如果工作比較簡單，秘書可以采用口頭匯報的方式，直接向上司匯報工作的結(jié)果。如果工作比較復(fù)雜、耗時長、范圍廣、影響大，則應(yīng)進(jìn)行書面匯報，把工作成果寫成報告，供上司批閱，并存檔以便今后查閱。有時候，還要召開專門的匯報會議，這時必須事先準(zhǔn)備好充分的輔助工具，如制作投影片、幻燈片或海報等等。 表2－2 匯報工作時的注意事項(xiàng) 1 要主動進(jìn)行匯報，而不是等上司來發(fā)問 2 報告的三大重點(diǎn)：簡單、明了、具體 3 匯報時先說明結(jié)論，再敘述理由及過程，盡量簡單扼要 4 牽涉復(fù)雜的工作，應(yīng)以圖片或表

36、單來加強(qiáng)說明 5 工作報告按事實(shí)進(jìn)行說明，不可加入傳聞、推測或個人臆測 6 對于自己的任務(wù)應(yīng)自己直接向領(lǐng)導(dǎo)匯報，最好不要假他人之手，以示負(fù)責(zé) 7 對于無法如期完成的工作，要闡明原因，并請示變通方法，切勿推諉責(zé)任 【舉例】 林秘書在接受了上司的指令后，立即著手落實(shí)，下午林秘書向上司匯報說：“報告總經(jīng)理，明天的午餐我已經(jīng)定好了，在××酒店的二層××廳，這是我定的菜單，您看是否合適？此外，我已經(jīng)通知了行政部、業(yè)務(wù)部的主任，他們明天早上9點(diǎn)會準(zhǔn)時到會議室，現(xiàn)場也已經(jīng)準(zhǔn)備好了，我剛剛?cè)パ惨暳艘幌?，很干凈?！? 【本講小結(jié)】 本講介紹了辦公室禮儀。首先，講解了怎樣與同事相處，包括

37、樹立獨(dú)立意識、講究禮節(jié)、言行謹(jǐn)慎、工作積極主動、遵守公眾禮儀、小心處理辦公室戀情等方面；其次，從端正工作態(tài)度和樹立專業(yè)形象兩個角度強(qiáng)調(diào)了要有敬業(yè)精神；然后，介紹了如何接受直接上司的指令以及如何接受其他部門主管的指令；最后，提出必須要進(jìn)行匯報，分析了匯報的時間、匯報的方式，并指出匯報時的注意事項(xiàng)。在學(xué)習(xí)了本講的知識之后，要運(yùn)用于實(shí)際工作中，在辦公室里注意禮儀、講究禮儀，你將會發(fā)現(xiàn)，只是一點(diǎn)小小的改變，就會帶來很大的成果。 【心得體會】 ____________________________________________________________ _______________

38、_____________________________________________ ____________________________________________________________ 檔案管理的原則及常用方式 檔案管理在現(xiàn)代社會扮演著越來越重要的角色，因?yàn)楣镜馁Y料越來越多，只有把這些資料進(jìn)行整理、分類，在需要的時候才能隨時找到相應(yīng)的資料，而不至于翻箱倒柜，將大量時間浪費(fèi)在查找資料上面。 檔案管理的基本原則 檔案管理包括收集整理、分類、建立檢索三個步驟。收集整理是指快速且大量的收集整理相關(guān)資料；分類是指區(qū)分建檔，避免累積檔案；建立檢索是指

39、建立檢索表，通過檢索表可以迅速縮小檢索范圍，方便查找檔案。 常用的檔案管理方式 1．抽屜式直立檔案 所謂抽屜式就是立在地面上的分層的抽屜，這種方式能夠?qū)⒎N類繁多的檔案詳細(xì)地分類，而且可以上鎖，易于保密，并且使得檔案不容易毀損。抽屜式的檔案管理檢索起來比較簡便，因?yàn)槌閷侠镆话愣加写怪钡母舭?，資料層層放進(jìn)去，每部分資料上面都有一個突出的標(biāo)志，對這些檔案進(jìn)行簡要說明，圖書館里見到的檢索書目就是典型的抽屜式直立檔案。 2．開放式橫向檔案管理 所謂開放式就是我們在醫(yī)院里常見到的檔案管理方式，可能用木板，也可能用鐵柜，把所有的資料一摞一摞的排列整齊，采用這種方式的基本條件是資料比較統(tǒng)

40、一，如果有的資料夾很高，有的資料夾很矮，就會造成高的兩邊倒，矮的被擠到中間，尋找資料的時候如果用力不當(dāng)，就會損壞資料。 開放式的檔案管理常常使用顏色管理，所謂顏色管理就是把公司各部門的檔案用不同的顏色來表示，如紅色的柜子屬于會計部，藍(lán)色的屬于銷售部等等。醫(yī)院、戶籍單位最常采用這種區(qū)分方法。 【舉例】 日本的很多醫(yī)院都采用顏色區(qū)分法來管理病歷檔案，醫(yī)生的身邊有一個圓筒，在診斷結(jié)束之后，醫(yī)生把填好的病歷直接扔到圓筒里，圓筒的下面接著管子，直接通到病例室，不同的科室有不同的顏色，病例室的工作人員根據(jù)管子的顏色，就知道應(yīng)該把病歷放到哪個區(qū)域。 開放式的檔案管理一目了然，便于檢索，取資料的時

41、候比較容易，其缺點(diǎn)是任何人都可以查閱，使用頻繁，容易遺失，不適用于機(jī)密性的檔案管理。 3．穿孔式活頁夾 穿孔式的活頁夾最大的優(yōu)點(diǎn)就是易于保存資料，不必?fù)?dān)心資料次序錯亂或遺失。其缺點(diǎn)是必須先對文件資料進(jìn)行打孔作業(yè)，有孔資料需要改孔，有些檔案、樣品格式會被夾住，或被穿孔破壞，無法展現(xiàn)完整內(nèi)容。這種方式一般用來保存重要的參考目錄等。 4．檔案盒 檔案盒的一般規(guī)格是，寬315ｍｍ，高220ｍｍ，深100ｍｍ，這個標(biāo)準(zhǔn)現(xiàn)在全世界通用。這種檔案盒的特點(diǎn)是能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)單元化、分類分盒放好，適合用來存放新產(chǎn)品開發(fā)企劃書、資料影印文件、圖片、慣用表格、常用記事本等資料。 5．金屬文件夾

42、 金屬文件夾里面有一個彈簧片，可以很方便地拉起來，再扣下去，夾住資料。金屬文件夾適合于開會的時候或者批閱資料的時候使用，可以隨時取放資料，其缺點(diǎn)是不能存放太多的資料，而且容易脫落。 6．透明資料袋 透明資料袋一般被用來暫時保存文件資料，使得資料不會被弄濕、弄臟或弄丟，它的好處是方便拿取，因?yàn)橥该?，人們一眼就知道里面放的是什么資料。如果不是很重要的資料，都可以暫時用透明資料袋來保存。 7．兩層或四層資料盒 這種資料盒一般放在桌面上，人們可以隨時拿取其中的資料，像表格、便條紙或者其他經(jīng)常用到的東西，都可以放在資料盒里。 四層的資料盒一般上面兩層放本年度的相關(guān)檔案或者經(jīng)常需要查閱的

43、資料，下面兩層放去年的或其他不常用的資料，這是根據(jù)人的身體特征來設(shè)計的，四層的資料盒中，上面兩層便于拿取，所以放常用的資料，下面兩層要躬身拿取，所以放不常用的資料。 【自檢】 請做下面的連線題，把各種檔案管理方式與它們的特點(diǎn)連起來。 1．透明資料袋 ａ．易于保密，不易損壞 2．抽屜式直立檔案柜 ｂ．具有標(biāo)準(zhǔn)的尺寸 3．檔案盒 ｃ．一眼就可以判斷里面裝的是什么資料 4．金屬文件夾 ｄ．檢索方便，容易拿取 5．開放式橫向檔案柜 ｅ．可以隨時取放資料，但不能放太多 見參考答案3－1 檔案管理的方法 檔案管理要有具體的管制方法。有些檔案一旦被借

44、出，如果不能進(jìn)行有效的管理，到最后就會無從查找，不了了之，造成檔案的遺失或損壞，所以要設(shè)計完善的借出卡，在借出卡上詳細(xì)地記錄檔案的借出日期、檔名、借閱人姓名及歸還日期等信息，將每個檔案都落實(shí)到某個具體的人負(fù)責(zé)。 1．運(yùn)用顏色管理 運(yùn)用顏色來區(qū)分不同的檔案是一種直接有效的方法，通過這種方法可以一目了然地找到所需要的資料。在運(yùn)用顏色管理的時候，有如下幾個方面要注意： ?使用顏色區(qū)分時，顏色種類不宜太多，一般以紅、藍(lán)、黃、褐、綠五色為佳，中間色及粉嫩色容易造成混淆，要盡量少用。 ?檔案夾本身要用同一色系，一般不采用檔案夾的顏色來區(qū)分檔案，顏色太多，會使人眼花繚亂，不能區(qū)分。 ?應(yīng)該避免

45、同時使用過于接近的顏色，比如青色、藍(lán)色、紫藍(lán)色等，顏色太過接近，不容易一眼就區(qū)分開來。 ?顏色如果不夠用，可以增加卷標(biāo)，如貼二個紅色卷標(biāo)或粘貼一個紅色一個藍(lán)色表示不同的檔案，5種顏色互相配合，可得出若干種不同組合，應(yīng)用的范圍就更廣了。此外，還可以考慮顏色和數(shù)字的組合，比如紅1、黃2等等，使得檔案區(qū)域無限的延伸。 2．尺寸要統(tǒng)一 要想進(jìn)行高效率的檔案管理，應(yīng)該使資料具有統(tǒng)一的規(guī)格和尺寸，這樣才能便于辨認(rèn)和管理。 3．檔案堆放的技巧 檔案應(yīng)該豎起來擺放，整齊的排列，這樣相關(guān)人員尋找資料的時候就可以一目了然，而且可以很方便地取出來。如果一層層地疊放資料，上面的資料壓著下面的資料

46、，要想拿下面的資料就比較困難，需要費(fèi)力的抽出來，而且不容易找到相關(guān)資料。 4．檔案的分類方式 一般有五種檔案分類方式： ?按對象劃分 根據(jù)資料來自何人，與哪些企業(yè)有關(guān)進(jìn)行劃分。 ?按主題劃分 根據(jù)不同的主題進(jìn)行劃分，比如把資料分成技術(shù)開發(fā)領(lǐng)域的資料和銷售領(lǐng)域的資料，或者按照產(chǎn)品名稱區(qū)分資料。 ?按形式劃分 根據(jù)形式的不同進(jìn)行劃分，如適用于會議記錄的資料，或者規(guī)定格式的文檔等。 ?按項(xiàng)目劃分 項(xiàng)目也叫專案，可以針對某個具體的項(xiàng)目劃分檔案，比如要做情人節(jié)的專案，可以把歷年來情人節(jié)的專案資料進(jìn)行歸類、分析。 ?按時間劃分 按時間劃分是比較常用的分類方法，比如可將2002年

47、的資料都收集在一個資料夾里，將2003年的資料收集在另一個資料夾里。 名片的檔案管理 名片雖然小，卻是人們拓展人際關(guān)系的橋梁，所以要認(rèn)真地收集好名片，作為秘書，還要替上司管理好名片，在上司需要的時候，能隨時為他找到所需的名片。 1．管理名片的工具 我們常?？吹接行┤税衙孟鹌とθζ饋?，隨意放在抽屜里，這樣做容易造成名片的破損或丟失，我們應(yīng)該利用專門的工具來存放名片。當(dāng)名片的數(shù)量較少時，可以使用最常見的名片簿，當(dāng)名片的數(shù)量較多時，可以使用名片箱，此外，還可以使用便攜式的電子記事簿，把名片資料輸入，隨時可以查找。 2．名片的分類方法 對名片進(jìn)行分類，可以有效地管理

48、、查找名片。 3．名片的整理方法 對名片進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼?，可以便于保存和查找名片? ?對于超大型的名片，應(yīng)該將其仔細(xì)修剪成正常尺寸，或者用計算機(jī)另外打一張，也可縮小影印后再建檔。 ?收到名片后，應(yīng)在空白處記下見面日期、地點(diǎn)、談話主題和重點(diǎn)、對方特征、業(yè)務(wù)項(xiàng)目，便于以后回想。 ?對于長期中止聯(lián)絡(luò)的人的名片，可以將其過濾出來，放在固定的地方，或者丟棄，否則日積月累，名片會泛濫成災(zāi)。 ?如果客戶變更了地址、電話，秘書應(yīng)主動向客戶要張新名片，將舊名片更換掉，或者在名片上進(jìn)行更正、補(bǔ)充。 運(yùn)用電腦管理檔案 在現(xiàn)代社會中，電腦是必備的辦公工具，利用電腦來管理檔案是秘書應(yīng)該

49、掌握的技能。 1．利用文件夾管理檔案 建立專門的文件夾來管理檔案是一種科學(xué)的做法。文件夾可以根據(jù)檔案的內(nèi)容和自己的習(xí)慣進(jìn)行分組，否則檔案會越積越多。全部存在Ｃ盤或Ｅ盤同一個目錄下，當(dāng)需要某一個資料的時候，僅僅是瀏覽各個文件夾的名稱就要消耗很多的時間和精力。 【舉例】 對于專業(yè)秘書訓(xùn)練的資料，可以在總文件夾里根據(jù)內(nèi)容的不同建立各個子文件夾，比如外形包裝、社交禮儀、崗位技能等，每個文件夾里存放各類具體的培訓(xùn)教材，這樣就便于進(jìn)行尋找、修改以及管理各部分的資料。 2．定期備份檔案 備份是保證檔案不丟失的最好辦法，檔案備份的方法有以下幾種： ?最簡單的方法 直接將檔案進(jìn)行

50、復(fù)制并存到另一個檔案路徑，但是一旦硬盤發(fā)生了問題，備份的檔案也會丟失。 ?ＮＯＲＴＯＮ ＧＨＯＳＴ2002 把整個硬盤或硬盤分割扇區(qū)所有檔案做為映像文件，當(dāng)系統(tǒng)損毀時通過映像文件直接覆蓋硬盤或磁盤來恢復(fù)系統(tǒng)，并提供硬盤及磁盤的直接拷貝映像文件的檢視及編修功能。 ?數(shù)據(jù)處理器（Ｄａｔａ Ｐｒｏｃｅｓｓ Ｕｔｉｌｉｔｙ） 專門用來備份編輯中的檔案，可以針對同一件檔案進(jìn)行多份備份。 ?壓縮程序 當(dāng)檔案必須存放在磁盤時，可以通過壓縮方式進(jìn)行區(qū)分，這樣以后可以解壓縮使用。 ?Ｗｉｎｄｏｗｓ備份精靈 如果把檔案存在“我的文檔”中，就會自動把資料備份一份。 ?光盤刻錄機(jī) 可以將檔

51、案刻錄到光盤中保存，這種方式比較簡單、可靠。 3．對重要文檔進(jìn)行加密 對于一些重要的、機(jī)密的資料，人們必須具有保密意識，否則機(jī)密的泄漏會給公司、企業(yè)以及個人帶來很大的危害。要避免在無意中被別人看到機(jī)密，使用者就需要對自己的重要文檔進(jìn)行加密。 ｏｆｆｉｃｅ程序中提供了加密的功能，專業(yè)秘書應(yīng)該學(xué)會應(yīng)用該功能。Ｗｏｒｄ和Ｅｘｃｅｌ的加密步驟很類似，其具體步驟如下： 圖3－1 文檔加密步驟示意圖 【自檢】 電腦在現(xiàn)代辦公中發(fā)揮著重要的作用，您會使用電腦來管理文檔嗎？請?zhí)顚懴旅娴谋砀?。檢查自己是否已經(jīng)掌握了剛才所學(xué)的知識。 操作要求 操作方法或步驟 建立文件夾

52、備份檔案 對重要文檔加密 見參考答案3－2 【本講小結(jié)】 本講介紹了數(shù)字時代的檔案管理。首先，講解了檔案管理的基本原則和管制方法；其次，列舉了包括抽屜式直立檔案管理、開放式橫向檔案管理、穿孔活頁夾等在內(nèi)的七種常見的檔案管理方法；然后，介紹了檔案管理的技巧，即運(yùn)用顏色進(jìn)行管理、尺寸要統(tǒng)一、檔案的擺放技巧以及檔案的分類方式；接下來，提出要管理好名片，包括管理名片的工具、名片的分類方法、名片的整理方法三個方面；最后，強(qiáng)調(diào)了必須要學(xué)會用電腦來管理文檔，分別講解了建立文件夾、備份文檔、給重要文檔加密等內(nèi)容。在數(shù)字時代，一定要努力學(xué)習(xí)、勤于鉆研，做到熟練的運(yùn)用電腦來管理檔案。 【

53、心得體會】 ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ 如何建立專業(yè)形象 秘書的形象常常代表著公司的形象，所以秘書一定要注意自己的儀表。秘書的專業(yè)形象包括穿著、精神、態(tài)度、語言、動作等多方面的內(nèi)容，只有一一進(jìn)行訓(xùn)練，才能使自己的形象變得完美。 優(yōu)雅的儀態(tài)

54、能夠顯示一個人的教養(yǎng)和內(nèi)涵，使別人不由自主的對他（她）產(chǎn)生好感，所以儀態(tài)訓(xùn)練是一名優(yōu)秀秘書的必修課。 1．從容不迫的走路姿勢 模特們在舞臺上走一字步，確實(shí)很好看，但是對工作中的秘書來說，這種步法并不實(shí)用。對秘書來說，走路的姿勢要自然、穩(wěn)重、從容不迫，收腹、抬頭挺胸，兩只腳走成平行線。 2．優(yōu)雅得體的站姿 秘書在站立的時候一般采用丁字步，這樣站的好處是，因?yàn)榛《鹊膬A斜，側(cè)身的時候會有三條線：一個是臀線，一個是腰線，一個是胸線，這三條線形成一個曲線，看起來會比較優(yōu)雅。 如果采用立正式的站姿，短時間站立還可以忍受，站久了就會覺得很疲倦，因?yàn)閮芍荒_平放在地面上，久而久之雙腿會發(fā)麻

55、。而采用丁字步的站法，可以左腳在前，把重心放在右邊，過一段時間站累了，可以不露痕跡地把重心移到左邊，讓右腳輕松一下，這樣兩只腳就可以輪流休息了。 如果是男秘書，站立的時候兩腳應(yīng)稍微跨開，保持一定的距離，手輕輕地放在腹部或者貼在大腿側(cè)，要注意的是，一定要精神抖擻。 3．穩(wěn)重端莊的坐姿 坐的姿勢非常重要，因?yàn)槿藗內(nèi)粘Ｗ臅r間很長，平時工作、開會或與朋友聚會的時候，大部分時間都是坐著的，而有些人有各種不良的坐姿習(xí)慣，比如抖腿、駝腰、過于前傾或后倒等等，這些都會給人留下不好的印象。 坐的時候要保持身體的挺直，大概坐椅子的三分之二，雙手輕輕的擱在大腿中央，至于男士，可以將雙手放在大腿兩側(cè)，男

56、士也可以兩腳稍微跨開，與肩同寬。有的人習(xí)慣翹腳，同時將身體歪在一邊，這個動作會影響自己的專業(yè)形象，應(yīng)避免采用這種坐姿。 當(dāng)與他人談話或傾聽他人的意見時，身體應(yīng)輕微地向前傾，表示對對方的尊重和重視，但是不要過于前傾，否則會顯得不自然。 4．適當(dāng)?shù)闹w語言 人們在說話的時候經(jīng)常要運(yùn)用手勢，手勢運(yùn)用得當(dāng)，能夠有效地增加說話的效果，但是如果運(yùn)用不當(dāng)，則會適得其反。有的手勢在某些地方具有特定的含義，我們要先弄清楚具體含義再使用，比如在馬來西亞，豎起一根手指是罵人的動作，如果隨便使用，很有可能會引起誤會。 此外，人們還可以運(yùn)用眼神來進(jìn)行表達(dá)，尤其在面對客戶的時候，雙眼注視客戶是表示對客戶的尊重

57、和對客戶意見的重視，反之，如果眼睛到處亂看，或者一直垂下眼簾不看客戶，則會給客戶留下很不好的印象。 男性的穿著藝術(shù) 1．正裝 上班族的穿著有一個基本的原則，那就是根據(jù)場合選擇服裝，比如陪同主管去應(yīng)酬，就要穿得正式一些，如果是公司組織出去郊游，則應(yīng)該穿得休閑一些。 ?西裝 西裝分為很多款式，有單排扣的，有雙排扣的。選擇西裝款式的主要依據(jù)除了流行因素以外，就是身高了：個子比較矮小的男士，最好不要選擇雙排扣的西裝，因?yàn)殡p排扣的西裝會使腿顯得短；對于身材比較高的男士，雙排扣的西裝是一個不錯的選擇，會使你顯得更加挺拔。西裝的長度標(biāo)準(zhǔn)一般是：當(dāng)手下垂的時候，西裝外套的邊緣剛好

58、貼在手背?？傊x擇西裝的目的就是拉長身材，使自己顯得高大挺拔，而不是壓縮自己的身高。 ?襯衫 與西裝搭配可以選擇小翻領(lǐng)的襯衫，高領(lǐng)襯衫，或者豎領(lǐng)襯衫。選擇襯衫的基本原則是款式要簡潔，顏色不能過于花哨，尤其是上班時穿的襯衫，一定要大方、穩(wěn)重，這樣才能給人以可信賴的感覺。 前兩年非常流行條紋式的襯衫，近年又開始流行淺色的襯衫，如米黃色的、鵝黃色的、粉紅色的、粉紫色的等等，要注意不是所有流行的衣服都適合上班的時候穿著，對于那些過于復(fù)雜或夸張的服裝，最好留在下班以后或者休閑娛樂時再穿。 ?領(lǐng)帶 隨著時尚潮流的變化，領(lǐng)帶的寬度長了又減，減了又長，不管怎樣，選擇適合自己的領(lǐng)帶是一位男士所必備的

59、。在選擇領(lǐng)帶的時候，一般要根據(jù)當(dāng)年的流行因素選擇一兩條領(lǐng)帶，但是不要太多，因?yàn)闀r尚是經(jīng)常變化的，而且?guī)啄曛笥謺喕亍? 佩帶領(lǐng)帶時，很多時候要用領(lǐng)帶夾，領(lǐng)帶夾的使用也很有講究，男士上衣的左胸口部位一般有一個口袋，這個口袋的中間位置就是夾領(lǐng)帶夾的標(biāo)準(zhǔn)高度，如果太低會使得上半身拉長，如果太高則會凸現(xiàn)大腹便便。 2．服裝配件 服裝配件包括皮帶、皮鞋、襪子、眼鏡等等，這些配件是整體著裝的點(diǎn)睛之筆，專業(yè)秘書不但要使配件與正裝搭配得當(dāng)，而且可以通過配件來顯示自己的品味和修養(yǎng)。 3．禮服 在一些非常正式的場合，男士必需穿禮服出席，比如參加一個國際會議，舉行一個晚宴，這時禮服就是必備的服

60、裝了。 禮服又分為早禮服、晚禮服和燕尾服，下面將分別進(jìn)行介紹： ?早禮服（Ｍｏｒｎｉｎｇ Ｃｏａｔ） 早禮服盛行于18～19世紀(jì)的上流社會，適用于在早晨至下午6點(diǎn)前的典禮，一般是單排扣或者只有一粒鈕扣，禮服的下擺順著腰際斜削下來，目前只有在非常正式的場合，才會看到早禮服。 ?晚禮服（Ｆｏｒｍａｌ ｄｒｅｓｓ） 晚禮服出現(xiàn)于18世紀(jì)初期，現(xiàn)在在各種正式的宴會中最常用的就是晚禮服，晚禮服一般就是小禮服，這種禮服的衣領(lǐng)部位常常鑲綢緞，有的是絲瓜領(lǐng)，有的是標(biāo)準(zhǔn)的西裝領(lǐng)，在腰際平行裁剪，由腰側(cè)斜下往身后裁剪。 ?無尾夜禮服（Ｔｕｘｅｄｏ） 無尾夜禮服屬于夜間的半正式禮服，樣式與普通西裝

61、相似，差別在于這種禮服一般采用西裝劍領(lǐng)或絲瓜領(lǐng)上縫上絹領(lǐng)，長褲外側(cè)縫上一條絹縫邊，褲腳不反折，不系腰帶，用腰圍或吊帶，搭配小領(lǐng)結(jié)。 【自檢】 小王是一家公司的秘書，這個禮拜的星期五他要陪同上司去見客戶，星期六公司組織員工出去郊游。現(xiàn)在小王有下面的一些服裝，請你幫他搭配好這兩天應(yīng)該穿著的服裝。 西裝 牛仔褲 卡通表 尖頭皮鞋 運(yùn)動鞋 超薄手表 公文包 領(lǐng)帶 夾克 白襯衫 見參考答案4－1 女性專業(yè)形象塑造 1．發(fā)型 女士的專業(yè)形象塑造要從頭發(fā)開始，一個適合自己的發(fā)型不僅能夠使整體形象協(xié)調(diào)，而且能提升個人的氣質(zhì)，使人更加出眾。 一些女士喜歡留長

62、發(fā)，長發(fā)披肩雖然好看，但是不符合上班的要求，因?yàn)殚L發(fā)在低頭或者做其他動作的時候，往往會蓋住臉，使得行動不便，影響工作效率。 工作中的發(fā)型要以簡單、方便為原則，如果是長頭發(fā)，可以扎一個馬尾辮，或者利用發(fā)夾把頭發(fā)固定住，此外還可以把長發(fā)盤起來，使得臉龐清清爽爽地呈現(xiàn)出來。也有很多女士剪了短發(fā)，顯得干凈利落，精神抖擻。不管是長發(fā)還是短發(fā)，首先要保證頭發(fā)的清潔，這樣才能獲得別人的好感。 2．化妝 在很多時候女士化妝是表示對他人的尊重，而且得體的化妝能使人變得更加美麗、更有氣質(zhì)，也能增加自己的信心。在平常的工作場合中最好化淡妝，使人顯得清新自然，如果濃妝艷抹，反而會適得其反，讓人質(zhì)疑你的工作能

63、力。在出席宴會等正式場合的時候，妝可以畫得稍微濃一些。 化妝包括兩個部分：基礎(chǔ)保養(yǎng)和彩妝。其中，基礎(chǔ)保養(yǎng)分為潔膚、抹化妝水和潤膚霜、涂隔離霜等程序，彩妝則要運(yùn)用粉底、眼影、眼線筆、睫毛膏、眉筆、唇膏等工具。如果要使用香水，應(yīng)該把香水擦在脈搏跳動的地方，比如耳后、腋窩、手腕、腳、膝蓋后側(cè)等部位，要注意的是，有淡淡的香味就可以了，過于濃烈的香味會讓別人覺得難受。 化妝的目的是突出自己的特點(diǎn)，揚(yáng)長避短，但是不要奢求通過化妝來完全改變自己，因?yàn)榛瘖y品并不是魔棒。 【舉例】 秘書小李是一個五官端正的女孩，但是她的皮膚比較黑，她希望通過化妝來掩蓋這一點(diǎn)，所以每天上班前小李都會在臉上抹上大量的粉

64、，使得整張臉上蓋著厚厚的粉底。有一天，小李在公司里搬了一些東西，累得汗流滿面，結(jié)果臉上的粉被汗水沖出了條條溝壑！ 女士化妝的基本步驟如下，可以根據(jù)場合和需要的不同，重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)某些步驟或者省略某些步驟。 圖4－1 女士化妝步驟示意圖 3．服裝 上班時穿著的服裝要大方、端莊，街上流行的短裙、牛仔褲、高統(tǒng)靴等最好不要出現(xiàn)在辦公室，職業(yè)套裝是最保險的選擇。 如果覺得套裝過于單調(diào)，可以利用絲巾、首飾等配件來進(jìn)行裝飾，比如在黑色的西裝上佩戴一枚銀色的胸花，形成強(qiáng)烈的對比，或者在穿著單色的套裝時，系上一條彩色的絲巾，這樣會使整個人立即顯得神采煥發(fā)。 4．配件 女式服裝的配件比男士

65、更多、更復(fù)雜，也更講究，下面主要介紹一些基本的配件。 ?襪子 在上班的時候，應(yīng)盡量穿著接近皮膚顏色的絲襪，黑色的長絲襪或者網(wǎng)眼襪在辦公室里太引人注目，而且在國外有一種曖昧的意思，容易引起誤會。 此外，應(yīng)該在提包里或者辦公室里準(zhǔn)備一雙備用的絲襪，因?yàn)榻z襪一不小心就會被勾破，一旦滑了絲，應(yīng)立即換下，在辦公室內(nèi)穿著脫絲的絲襪是非常不雅觀的。 ?鞋子 現(xiàn)在女鞋的款式多得讓人眼花繚亂，但是在上班的時候，還是應(yīng)該選擇比較正式的鞋子。首先，最好選擇中跟鞋，既能顯得身材高挑，又不會把地板踩得“嘭嘭”響，如果不習(xí)慣，也可以選擇平跟鞋，盡量不要選擇很高的高跟鞋。其次，最好穿著包前包后的鞋，現(xiàn)在比較流行的

66、露出腳趾頭和腳后跟的鞋是不適合在辦公室穿著的。 ?首飾 首飾是用來點(diǎn)綴外表的，首飾的佩戴要強(qiáng)調(diào)少而精，如果把所有的首飾都戴在身上，只會讓人覺得你像一棵圣誕樹，尤其對于比較年輕的女士，一只小巧的戒指，或者一塊精致的手表就是很好的點(diǎn)綴了。 選擇首飾要根據(jù)自己的特點(diǎn)，比如臉型、身材來決定，使首飾為自己服務(wù)，幫助自己揚(yáng)長避短，而不是讓自己成為首飾的附屬物。 表4－1 首飾與臉型的搭配表 飾品臉型 項(xiàng)鏈 耳環(huán) 眼鏡 方形臉 Ｖ字型的項(xiàng)鏈，圓形墜子的項(xiàng)鏈 圓形或小墜飾的款式 橢圓框、復(fù)古框 圓形臉 長鏈或有長墜的項(xiàng)鏈 長形、垂墜式、幾何形狀 長方形、長橢圓形 心形臉 鎖鏈、圓珠頸鏈 造型夸張、圓圈狀的耳環(huán) 喇叭口造型、長方框、大橢圓形 長形臉 頸鏈或短鎖鏈狀、串珠短鏈 圓弧形、彎月狀、水鉆耳環(huán) 圓形、長橢圓形 橢圓形臉 臉蛋均勻，各種飾品皆能搭配，但個子小的人，不宜配戴太長的項(xiàng)鏈及耳環(huán)，臉蛋小的人也不適合太夸張的耳環(huán) 5禮服 在一些正式的場合，如參加晚宴或去聽音樂會，女士也要穿著禮服出席。禮服分為大禮服和小禮服，其具體的使用方法