[論高校院系檔案管理人員的教育培訓(xùn)]檔案管理制度

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1、[ 論高校院系檔案管理人員的教育培訓(xùn) ] 檔案管理制度 “檔案是人類(lèi)各項(xiàng)實(shí)踐活動(dòng)的原始記錄，是珍貴歷史文化遺產(chǎn) 的重要組成部分，是社會(huì)文明進(jìn)步的階梯?！雹贆n案工作是維護(hù) __ 歷史真實(shí)面貌的重要事業(yè)， 作為檔案工作的主體， 檔案人員素質(zhì)的高 低直接影響著檔案工作的質(zhì)量乃至整個(gè)檔案事業(yè)的發(fā)展。 高校院系檔 案工作者是檔案管理基礎(chǔ)的基礎(chǔ)， 因此， 要與時(shí)俱進(jìn)， 加強(qiáng)繼續(xù)教育， 不斷更新、 優(yōu)化自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)， 不斷提高自己的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)水 平，進(jìn)一步推動(dòng)高校的全面發(fā)展。 一、加強(qiáng)檔案人員教育培訓(xùn)的需求 1 、現(xiàn)實(shí)需求 隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，社會(huì)對(duì)各方面人才的需求，檔案工

2、作表現(xiàn)出明顯的全面化、正規(guī)化、智能化發(fā)展規(guī)律，各種新技術(shù)應(yīng)用 于檔案管理正逐步變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)并不斷推廣。 目前， 在檔案工作中推廣的 以電子計(jì)算機(jī)為核心的包括電信、 縮微復(fù)制、 聲像技術(shù)在內(nèi)的一切先 進(jìn)手段使檔案管理工作日益自動(dòng)化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。相反，就我國(guó) 高校院系現(xiàn)有檔案人員的整體水平很難應(yīng)對(duì)信息化帶來(lái)的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)， 遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)檔案管理工作的需求和發(fā)展。 從文化水平來(lái)看，我國(guó)人口基數(shù)大，從事檔案工作的人員數(shù)量 多，但整體文化水平較低， 專(zhuān)業(yè)水準(zhǔn)更是令人堪憂(yōu)。從高校發(fā)展的全 面看，重視成度欠缺，資金投入嚴(yán)重不足，據(jù)有關(guān)材料統(tǒng)計(jì)，沒(méi)有受 到過(guò)任何檔案專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，其比例達(dá)到了全部人員

3、的 40%左右。無(wú)職稱(chēng) 的人員占全部人員總數(shù)的 33%。 ② 信息時(shí)代的檔案工作正在實(shí)現(xiàn)以電子計(jì)算機(jī)等物化智能應(yīng)用為 主的檔案管理自動(dòng)化、 檔案信息資源數(shù)字化以及檔案信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化， 檔案縮微及保護(hù)水平也日益提高， 原有的那些工作經(jīng)驗(yàn)和理論已經(jīng)難 以滿(mǎn)足實(shí)際工作的需要了。 原有的管理設(shè)施早應(yīng)淘汰， 傳統(tǒng)的管理方 法與模式 已遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上時(shí)代的發(fā)展，一些上了年紀(jì)的工作人員甚至 打字還處于“一指禪”的水平，對(duì)于網(wǎng)絡(luò)管理、無(wú)紙辦公更是無(wú)從談 起，這樣的技術(shù)水平顯然無(wú)法滿(mǎn)足現(xiàn)代檔案工作的需要。 從政治素質(zhì)和職業(yè)道德水平來(lái)看，檔案工作的機(jī)要性和服務(wù)性 要求檔案人員要具備較高的政治素養(yǎng)和

4、愛(ài)崗敬業(yè)的奉獻(xiàn)精神。 但在現(xiàn) 實(shí)情況中， 由于檔案管理部門(mén)無(wú)職無(wú)權(quán)， 晉升提拔評(píng)職稱(chēng)都存在相當(dāng) 的難度， 檔案工作的職業(yè)特點(diǎn)致使一些業(yè)務(wù)人員在工作中產(chǎn)生了消極 落后的思想觀念。 比如個(gè)別檔案人員出于對(duì)物質(zhì)利益的追求， 政治立 場(chǎng)不夠堅(jiān)定， 沒(méi)有樹(shù)立起正確的是非觀念， 違背了檔案工作的基本準(zhǔn) 則，借助工作便利，私自篡改或銷(xiāo)毀檔案，泄漏機(jī)密檔案的內(nèi)容等。 還有檔案人員在工作中沒(méi)有端正工作態(tài)度， 為用戶(hù)提供服務(wù)時(shí)態(tài)度不 夠熱情。對(duì)工作應(yīng)付了事， 得過(guò)且過(guò)。以上種種行為在很大程度上影 響了檔案工作在公眾心目中的形象， 甚至違背了檔案工作維護(hù)歷史原 貌的基本原則，造成的危害是不可估量的。

5、 其次，在資金投入上嚴(yán)重不足，當(dāng)前，高校受各方面的影響， 把有限的資金往往大量投入到建高樓、建大門(mén) 、見(jiàn)實(shí)驗(yàn)室、人才引 進(jìn)等等， 在檔案管理的硬件上能拖則拖、 能應(yīng)付則應(yīng)付， 舍不得投資。 再者，高校的院系甚至沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的檔案室，也沒(méi)有專(zhuān)職的管理人員， 許多是辦公室人員、教務(wù)員兼職，更談不上配備正規(guī)先進(jìn)的設(shè)施。 2 、理論需求 科學(xué)發(fā)展觀的第一要義就是發(fā)展，檔案管理工作也是如此，首 先要設(shè)立正規(guī)的管理機(jī)構(gòu)和正式的人員編制。領(lǐng)導(dǎo)重視，編制合理， 配備完善，才能不斷發(fā)展， 才能促進(jìn)檔案事業(yè)的科學(xué)發(fā)展。隨著檔案 工作的不斷發(fā)展， 檔案人員自身的知識(shí)與技能也應(yīng)當(dāng)經(jīng)常擴(kuò)大和更新， 因

6、此應(yīng)當(dāng)為檔案人員在職業(yè)生涯中需要學(xué)習(xí)的各個(gè)階段提供多種多 樣的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)， 這就需要為在職人員提供各種形式的教育培訓(xùn)以滿(mǎn)足 需要。 其次“人本管理”思想是加強(qiáng)檔案人員教育培訓(xùn)的出發(fā)點(diǎn)。以 人為本也是科學(xué)發(fā)展觀的核心。 人是檔案工作中最基本、 最關(guān)鍵的因 素。這就要求各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)重視這項(xiàng)工作，給管理人員創(chuàng)造良好的環(huán)境、 良好的出路，調(diào)動(dòng)其積極性。人本管理的出發(fā)點(diǎn)是人，歸宿也是人， 其目標(biāo)就在于人的發(fā)展。 加強(qiáng)檔案人員的教育培訓(xùn)和創(chuàng)造良好的出路 正是以“人本管理”思想為出發(fā)點(diǎn)，充分重視檔案人員在檔案工作中 主體地位的體現(xiàn)。 二、對(duì)加強(qiáng)檔案人員教育培訓(xùn)的幾點(diǎn)建議 1 、加強(qiáng)師資和教材

7、建設(shè) 面對(duì)當(dāng)前檔案人員的整體組成、素質(zhì)、以及業(yè)務(wù)水平的現(xiàn)實(shí)， 教育培訓(xùn)閑的尤為重要， 檔案管理人員的培訓(xùn)不同于一般的學(xué)習(xí)深造， 受教育者有其自身的特點(diǎn)。 由于接受教育培訓(xùn)的學(xué)習(xí)者大都是處于檔 案管理、科研第一線(xiàn)的在職人員，因此教育培訓(xùn)要求理論聯(lián)系實(shí)際， 學(xué)以致用，既要反映當(dāng)前新知識(shí)、新方法、新內(nèi)容，具有理論性和先 進(jìn)性，又要切合實(shí)際情況，具有針對(duì)性和實(shí)用性。要達(dá)到這一點(diǎn)，一 要精心組織，配備高水平的教師，或聘請(qǐng)專(zhuān)家。既對(duì)當(dāng)前情況進(jìn)行詳 細(xì)的講解， 又要善于解答工作中遇到的問(wèn)題。 二要有切合實(shí)際的教材。 就師資而言， 目前主要有兩個(gè)， 一是聘請(qǐng)經(jīng)驗(yàn)豐富的有一定知識(shí)水平 的在職

8、或離職的本行業(yè)人員， 一是借助高校的師資優(yōu)勢(shì)， 聘請(qǐng)專(zhuān)職教 師。確保教育培訓(xùn)的師資質(zhì)量，切實(shí)做到可行、管用。教育培訓(xùn)的教 材也應(yīng)做到緊密聯(lián)系實(shí)際。 由于參與培訓(xùn)的人員情況各有不同， 因此 編寫(xiě)適合以自學(xué)為主的實(shí)用 要考慮到學(xué)員的整體特點(diǎn)和整體水平。 性強(qiáng)的教材，同時(shí)要注重行業(yè)新熱點(diǎn)、新動(dòng)態(tài)，涵蓋一些前沿內(nèi)容， 滿(mǎn)足檔案工作向前推進(jìn)、向前發(fā)展的需要。 2 、為檔案人員的教育培訓(xùn)提供制度和資金保障 要想做到這一點(diǎn)，首先重要的一點(diǎn)是領(lǐng)導(dǎo)重視，把此項(xiàng)工作納 入重要工作日程。計(jì)劃的制定、領(lǐng)導(dǎo)的組織、實(shí)施的措施，都要做到 精心嚴(yán)密。 針對(duì)檔案工作和檔案工作人員的實(shí)際情況， 建立健全針對(duì)

9、 檔案人員教育培訓(xùn)的一套規(guī)章制度。 一方面， 可以保障檔案工作人員 接受繼續(xù)教育的基本要求， ， 為其個(gè)人專(zhuān)業(yè)和業(yè)務(wù)發(fā)展提供一定的空 間，滿(mǎn)足個(gè)人發(fā)展的需要 ; 必要時(shí)，推薦和輸送到高級(jí)別院校和科研 院所進(jìn)行深造， 另一方面可以使檔案部門(mén)人力資源的質(zhì)量得到不斷提 升， 培養(yǎng)更多的專(zhuān)業(yè)人才， 特別是為年輕工作人員創(chuàng)造更好的環(huán)境和 成長(zhǎng)機(jī)會(huì)以便推動(dòng)檔案工作更好的發(fā)展。 再就是舍得資金投入， 配備 全必需的和高性能的硬件設(shè)施，逐步向高智能、網(wǎng)絡(luò)化上發(fā)展。 3 、結(jié)合個(gè)單位實(shí)際情況，采取靈活多樣、適合本單位實(shí)際的教 育培訓(xùn)形式 檔案人員教育培訓(xùn)的形式有許多種，從時(shí)間上看，有長(zhǎng)期培訓(xùn)

10、 和短期培訓(xùn) ; 從內(nèi)容上看有專(zhuān)業(yè)理論培訓(xùn)和工作技能培訓(xùn) ; 從培訓(xùn)手 段上看，有講授、自學(xué)、研討交流、進(jìn)修等等。各級(jí)檔案部門(mén)應(yīng)當(dāng)從 實(shí)際出發(fā)， 根據(jù)本單位的人員水平和實(shí)際情況， 采取靈活多樣的教育 培訓(xùn)形式。 參加培訓(xùn)的多是在職的檔案業(yè)務(wù)人員， 一方面他們有一定 的學(xué)習(xí)和分析能力， 另一方面， 他們是在職人員， 有自己的工作要做。 針對(duì)檔案人員自身的特點(diǎn)， 一般應(yīng)當(dāng)采取以自學(xué)和短期培訓(xùn)班、 進(jìn)修 為主、其他培訓(xùn)方式為輔的培訓(xùn)形式。另外，組織定期或不定期的參 觀、交流。舉辦專(zhuān)家講座、學(xué)術(shù)交流等等。總之，在條件允許的情況 下， 積極妥善的安排好教育培訓(xùn)， 以保證檔案業(yè)務(wù)人員的水平

11、和素質(zhì) 不斷的提高。 4 、 根據(jù)實(shí)際需要，拓展教育培訓(xùn)的內(nèi)容 目前高等院校檔案人員教育培訓(xùn)的主要內(nèi)容還局限于專(zhuān)業(yè)理論 和業(yè)務(wù)技能兩大部分。 事實(shí)上， 一個(gè)合格的檔案工作者不僅需要具有 較高的理論水平和扎實(shí)的業(yè)務(wù)能力， 還應(yīng)該具備良好的職業(yè)道德， 一 定的創(chuàng)新能力以及愛(ài)崗敬業(yè)、 無(wú)私奉獻(xiàn)精神等多方面的素質(zhì)。 檔案管 理人員崗位雖然光榮，但一般無(wú)職無(wú)權(quán)，更不分管錢(qián)物。因此，檔案 人員的教育培訓(xùn)不僅要實(shí)現(xiàn)更新擴(kuò)充知識(shí)、 強(qiáng)化提高技能的目標(biāo)， 還 要拓寬培訓(xùn)內(nèi)容的口徑，增強(qiáng)職工的事業(yè)心、責(zé)任感，要教育職工耐 得住寂寞，經(jīng)得住誘惑。扎實(shí)工作，甘于奉獻(xiàn)。因此，高等院校為塑 造復(fù)合型

12、高素質(zhì)檔案人才，必須搭建一個(gè)更廣闊的平臺(tái)。 第一，要重視職業(yè)道德的教育培訓(xùn)。只有同時(shí)具備良好的專(zhuān)業(yè) 素質(zhì)和職業(yè)道德的檔案工作者才能做好檔案工作， 因此應(yīng)在教育培訓(xùn) 中加強(qiáng)職業(yè)道德教育和愛(ài)崗敬業(yè)教育。 第二， 強(qiáng)化檔案專(zhuān)業(yè)人員創(chuàng)新 意識(shí)和創(chuàng)新能力的培養(yǎng)。 在知識(shí)激增和知識(shí)老化同時(shí)加快的今天， 檔 案專(zhuān)業(yè)教育培訓(xùn)既需要不斷傳授最新的科技知識(shí)和技能， 又必須不斷 地培養(yǎng)和提高專(zhuān)業(yè)人員立足本職崗位的自主創(chuàng)新能力。 第三， 加強(qiáng)檔 案專(zhuān)業(yè)人員的外語(yǔ)運(yùn)用能力。 隨著出入境人員的增多， 涉外檔案的大 量涌現(xiàn)、檔案工作的國(guó)際交流日益密切，例如外文的學(xué)習(xí)成績(jī)及 __ 等， 需要我們的檔案人員具

13、備一定的外語(yǔ)運(yùn)用能力。 這就要求我們充 分利用各方面的有利條件， 適時(shí)地開(kāi)設(shè)不同層次的外語(yǔ)輔導(dǎo)班進(jìn)行基 礎(chǔ)外語(yǔ)和專(zhuān)業(yè)外語(yǔ)的培訓(xùn)和強(qiáng)化， 使其能夠達(dá)到基本的交流需要， 能 夠勝任或基本勝任工作的需要。第四，加強(qiáng)檔案人員的團(tuán)隊(duì)意識(shí)。一 方面， 各單位的檔案部門(mén)自身是一個(gè)有機(jī)整體， 檔案人員之間應(yīng)當(dāng)本 著團(tuán)結(jié)互助的協(xié)作精神，共同搞好檔案工作。另一方面，檔案部門(mén)的 工作人員應(yīng)當(dāng)協(xié)同其他部門(mén)人員的工作， 積極協(xié)調(diào)有關(guān)部門(mén)和有關(guān)人 員，做好檔案的收集和歸檔工作，共同推動(dòng)檔案工作的發(fā)展。 如果沒(méi)有檔案與檔案管理，整個(gè)社會(huì)的統(tǒng)一性和整體連續(xù)性就 不能得到很好的維系 ; 社會(huì)歷史和整個(gè)事件情況

14、就不能得到很好的研 究與論證， 特別是對(duì)我們高校的發(fā)展來(lái)講， 更具有現(xiàn)實(shí)和不可替代的 作用， 而如果沒(méi)有高素質(zhì)的檔案人才， 檔案管理工作就不能得到很好 的繼承和發(fā)展。因此加強(qiáng)檔案人員的教育培訓(xùn)，培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)知識(shí)過(guò)硬、 業(yè)務(wù)能力扎實(shí)、 具有創(chuàng)新精神的復(fù)合型檔案人才， 不斷總結(jié)檔案人員 教育培訓(xùn)的經(jīng)驗(yàn)和不足， 摸索出一條適合我們高校的檔案人員教育培 訓(xùn)之路應(yīng)當(dāng)引起我們的足夠重視。 注釋 : ①馮惠玲、張輯哲：《檔案學(xué)概論》，北京：中國(guó)人民大學(xué)出版 社，xx:135 ?143. ②傅華 : 《在數(shù)字繁榮的背后——我國(guó)檔案工作人員的狀況分 析》，《浙江檔案》，xx年第1期:10?13. 內(nèi)容僅供參考