《公司檔案管理制度》

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1、 公司檔案管理制度 修訂記錄 日 期 修訂狀態(tài) 修改內(nèi)容 修改人 審核人 批準(zhǔn)人 目錄 第一章 總則 …………………………………………………………………………3 第二章 檔案歸檔 ……………………………………………………………………4 第三章 檔案整理 ……………

2、………………………………………………………5 第四章 檔案保管 ……………………………………………………………………5 第五章 檔案開發(fā)與利用 …………………………………………………………… 6 第六章 檔案鑒定與銷毀 …………………………………………………………… 7 第七章 獎(jiǎng)懲 …………………………………………………………………………7 第八章 附則 …………………………………………………………………………8  檔案管理制度 第一章 總則 第一條 目的 為加強(qiáng)集團(tuán)檔案管理工作，有效的保護(hù)及利用檔案，更好地為集團(tuán)各項(xiàng)工作服務(wù)，特制定本

3、制度。 第二條 釋義 本制度所稱檔案是指公司過(guò)去和現(xiàn)在的各部門及員工從事生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等活動(dòng)中，所形成的對(duì)企業(yè)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、憑證、報(bào)表、技術(shù)資料、聲像、照片、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。 第三條 管理原則 （一） 集中統(tǒng)一管理原則。 （二） 維護(hù)檔案完整與安全原則。 （三） 便于利用原則。 第四條 適用范圍：本制度適用于集團(tuán)所有單位的檔案管理。 第五條 管理職責(zé) （一） 總部：總部行政部為集團(tuán)檔案的歸口管理部門，負(fù)責(zé)： 1. 建立與完善管理制度、工作標(biāo)準(zhǔn)與流程； 2. 監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查各事業(yè)部檔案工作； 3. 總部檔案的收集、保管和開發(fā)利用。

4、 （二） 事業(yè)部人事行政部為本事業(yè)部檔案的管理部門，負(fù)責(zé)： 1. 制定檔案工作計(jì)劃并組織實(shí)施； 2. 監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查本事業(yè)部各職能部門及片區(qū)的檔案工作； 3. 本事業(yè)部檔案的收集、保管和開發(fā)利用； 4. 各事業(yè)部每月定期向總部檔案管理員提交一次檔案臺(tái)賬。 （三） 各片區(qū)須指定檔案管理部門，負(fù)責(zé)： 1. 制定檔案工作計(jì)劃并組織實(shí)施； 2. 指導(dǎo)各部門文件材料的形成、積累、整理及歸檔工作； 3. 按規(guī)定向事業(yè)部檔案室移交檔案。 （四） 各中心、職能部門應(yīng)按規(guī)定向檔案室移交檔案。 （五） 檔案管理人員 1. 各級(jí)行政管理部門負(fù)責(zé)人為本單位檔案管理責(zé)任人，負(fù)責(zé)規(guī)劃管理本單位檔案

5、建設(shè)工作。 2. 總部行政部設(shè)專職檔案管理員，負(fù)責(zé)集團(tuán)檔案管的綜合管理工作，包括： 2.1 總部檔案的管理。 2.2 監(jiān)督、檢查并推動(dòng)各事業(yè)部檔案建設(shè)工作。 2.3 檔案管理體系的建設(shè)與完善。 2.4 檔案管理人員的培訓(xùn)與指導(dǎo)。 3. 總部各中心、各事業(yè)部、片區(qū)均應(yīng)配置兼職檔案管理員，負(fù)責(zé)本單位或部門的檔案管理工作。 4. 檔案管理人員應(yīng)熟知公司業(yè)務(wù)和公司歷史沿革，并保持相對(duì)穩(wěn)定。 第二章 檔案歸檔 第六條 檔案歸檔范圍 公司各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存、利用價(jià)值的各種形式的文件材料均須歸檔。 外埠?jiǎn)挝粰n案管理部門須將本單位的各類資質(zhì)證件、政府批復(fù)文件等向事業(yè)部檔案室歸檔，

6、有多份原件的歸檔原件，只有一份原件的歸檔復(fù)印件。 第七條 歸檔時(shí)間 （一） 經(jīng)營(yíng)管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類文件材料每半年歸檔一次，移交時(shí)間為每年三月份、九月份。 （二） 基本建設(shè)類文件材料由部門負(fù)責(zé)人審定后，于工程竣工后3個(gè)月內(nèi)歸檔。 （三） 財(cái)務(wù)檔案：當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由財(cái)務(wù)部門保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由財(cái)務(wù)部門編制移交清冊(cè)，移交檔案室統(tǒng)一保管。 （四） 涉及薪酬明細(xì)、調(diào)薪明細(xì)、年終獎(jiǎng)明細(xì)、勞動(dòng)合同等人事管理類的涉密文件材料，須于每年6月30日之前以密封形式向檔案室移交。 （五） 項(xiàng)目文件：連同配套照片、磁帶、光盤等，在工作結(jié)束后1個(gè)月內(nèi)歸檔。 （六） 其他

7、未特別說(shuō)明的文件材料， 應(yīng)隨時(shí)歸檔。 第八條 歸檔要求 （一） 歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，請(qǐng)示和批復(fù)、印本和底稿、正本和副本必須立在一起。 （二） 歸檔文件、資料的密級(jí)、保管期限劃分須準(zhǔn)確；分類清楚、歸類準(zhǔn)確、組卷合理、編目清晰；案卷排列方法必須一致，并保持案卷之間的聯(lián)系。 （三） 外埠?jiǎn)挝坏臋n案原件由本單位自行保管， 交事業(yè)部檔案室電子掃描件及臺(tái)帳備案。 （四） 每年形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由財(cái)務(wù)部門按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。 上交檔案室保管的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊(cè)的封裝。個(gè)別需要拆封重新整理的，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)會(huì)同財(cái)務(wù)部門和經(jīng)辦人

8、員共同拆封整理，以分清責(zé)任。 （五） 各種實(shí)物檔案（獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)隆⒆C書、牌匾等）歸檔必須有原件，并保持其完好無(wú)損。 聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、 地點(diǎn)、主要人物、背景，歸檔聲像資料必須清晰、完整。 （六） 歸檔時(shí)交接雙方根據(jù)移交清單清點(diǎn)核對(duì)歸檔文件，并在移交清冊(cè)上簽字確認(rèn)。移交清單一式二份，雙方簽字后各執(zhí)一份。 第三章 檔案整理 具體見附件《檔案整理細(xì)則》。 第四章 檔案保管 第九條 檔案保管規(guī)定 （一） 各類檔案均須按制度向檔案管理部門移交，集中保管。任何單位和個(gè)人不得私自留存檔案。 （二） 大北京區(qū)域所有單位形成的檔案由所屬事業(yè)部檔案室統(tǒng)一保管。外埠企

9、業(yè)檔案由所屬片區(qū)的檔案管理部門統(tǒng)一保管。 （三） 具有永久保管價(jià)值的檔案原件須進(jìn)行掃描備份，重要檔案須異地備份保存。 （四） 電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行抽樣檢查，發(fā)觀問(wèn)題應(yīng)及時(shí)采取進(jìn)行修復(fù)。 （五） 圖紙須平放在專用柜內(nèi)保存。 （六） 密級(jí)檔案須存放在加鎖檔案柜中保管。 第五章 檔案開發(fā)與利用 第十條 檔案管理部門每年須對(duì)檔案信息進(jìn)行專題匯編，形成大事記、制度、專題文件、企業(yè)榮譽(yù)、重要活動(dòng)圖片等匯編。 檔案管理人員須編制各類檔案信息檢索目錄，提高檔案檢索效率與利用水平。 第十一條 檔案借閱 （一） 借閱檔案要認(rèn)真執(zhí)行檔案管理辦法和保密制度的規(guī)定，確保公司機(jī)密不外泄，檔案借閱期間的保密

10、與安全事宜由借閱人負(fù)責(zé)。 （二） 借閱檔案電子掃描件及原件需申請(qǐng)OA流程，待流程通過(guò)后掃描件由檔案管理員直接發(fā)送，原件可選擇直接借取或班車發(fā)送，借閱原件由檔案管理員填寫《檔案借出登記表》。 （三） 企業(yè)員工可直接查閱屬本部門業(yè)務(wù)工作范圍內(nèi)的檔案資料。密級(jí)檔案利用須填寫《密級(jí)檔案查借閱審批表》，經(jīng)檔案歸檔部門分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。絕密級(jí)與機(jī)密級(jí)檔案須在檔案閱覽室查閱，禁止復(fù)印或借出。 （四） 檔案借閱期限一般不得超過(guò) 7 個(gè)工作日，到期歸還。如需再借，須辦理續(xù)借手續(xù)。續(xù)借最長(zhǎng)期限不得超過(guò) 30 個(gè)工作日。 （五） 檔案使用者須按照檔案密級(jí)對(duì)檔案內(nèi)容保密，并對(duì)檔案安全、完整負(fù)責(zé)，不得標(biāo)記

11、、污損、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。 （六） 檔案歸還時(shí)，經(jīng)檔案管理員核查無(wú)誤后，及時(shí)入庫(kù)。如發(fā)現(xiàn)有涂改、缺頁(yè)、損毀、遺失等問(wèn)題要及時(shí)報(bào)告。 （七） 員工調(diào)動(dòng)、離職時(shí)，須將所借閱的檔案全部歸還檔案管理部門，方可辦理相應(yīng)手續(xù)。 第六章 檔案鑒定與銷毀 第十二條 各級(jí)檔案管理部門須按照規(guī)定的流程和審批權(quán)限銷毀檔案，任何人不得隨意銷毀任何形式的檔案材料。 第十三條 對(duì)保管期滿，確無(wú)保管、利用價(jià)值的檔案，須由檔案管理部門組織鑒定小組確認(rèn)是否需要銷毀。鑒定小組成員包括檔案管理員及部門領(lǐng)導(dǎo)、存檔部門領(lǐng)導(dǎo)。 第十四條 經(jīng)鑒定小組評(píng)審確需銷毀的檔案，由檔案管理部門編制《檔案銷毀清冊(cè)》，《檔案銷毀清冊(cè)》需注明：

12、銷毀檔案目錄、檔案管理員簽章、監(jiān)銷人簽章、銷毀時(shí)間?！稒n案銷毀清冊(cè)》需永久保管。 第十五條 銷毀文件必須在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并指派專人監(jiān)銷，嚴(yán)禁將銷毀的文件作為它用。銷前，按照清冊(cè)清點(diǎn)；銷后，銷毀人、監(jiān)銷人須在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，并將監(jiān)銷情況報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人。檔案銷毀后，要確保他人無(wú)法通過(guò)銷毀后的檔案獲得檔案原始信息。 第十六條 保管期限已滿但仍不能銷毀的檔案如：未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)、未了事項(xiàng)、經(jīng)核定仍有保存參考價(jià)值者，應(yīng)單獨(dú)抽出立卷，直到事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。 第七章 獎(jiǎng)懲 第十七條 總部檔案管理部門對(duì)各單位檔案管理情況進(jìn)行不定期檢查與評(píng)估。 第十八條 對(duì)有下列行為的單位或個(gè)人，按《員工獎(jiǎng)懲辦法

13、》給予處罰： （一） 檔案管理不符合要求，管理混亂； （二） 不按規(guī)定歸檔或者不按期移交檔案，致使檔案資料損壞、流失； （三） 涂改、偽造、損毀、丟失、故意隱藏檔案； （四） 明知所保存的檔案面臨危險(xiǎn)而不采取措施，造成檔案損失； （五） 借閱檔案超過(guò)歸還期限，未按時(shí)歸還檔案； （六） 借閱、復(fù)印檔案時(shí)涂畫、拆封、抽換和篡改檔案； （七） 泄露檔案秘密，給企業(yè)造成損失； （八） 擅自銷毀檔案。 第八章 附則 第十九條 本制度由總部人力資源中心負(fù)責(zé)解釋、修訂。 第二十條 本制度自發(fā)布之日起開始實(shí)施。 附件： 附件1：檔案整理細(xì)則 附件2：檔案整理流程 附件3

14、：檔案室管理制度 附件4：歸檔范圍及期限附件 附件5：檔案移交表 附件6：檔案借閱登記表 附件7：密級(jí)檔案查借閱審批表 附件8：卷內(nèi)目錄 附件9：檔案銷毀審批表 附件10：檔案銷毀清冊(cè) 附件1:檔案整理細(xì)則 第一條 名詞解釋 （一） 整理 按照一定的原則和方法，對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行系統(tǒng)的分類、組合、排列、編號(hào)和科學(xué)編目，使之系統(tǒng)化、有序化的工作。 （二） 分類 指依據(jù)一定的標(biāo)準(zhǔn)，按照檔案來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式特征的異同點(diǎn)，對(duì)檔案進(jìn)行有層次的區(qū)分，并組成一定的體系。 （三） 全宗 指一個(gè)獨(dú)立的

15、機(jī)構(gòu)、組織或人物在社會(huì)活動(dòng)中形成的檔案的有機(jī)整體。 （四） 檔號(hào) 檔案編號(hào)的簡(jiǎn)稱。是以檔案的類別及其相互關(guān)系編寫的代號(hào)，包括全宗號(hào)、目錄號(hào)、卷號(hào)、件號(hào) （五） 立卷 立卷是指把辦理完畢，具有保存價(jià)值的文件 ，按照一定的原則和方法 ，組成一組有聯(lián)系的案卷。包括：組卷、擬寫案卷標(biāo)題、卷內(nèi)文件排列與編號(hào)、填寫卷內(nèi)目錄與備考表、封面的裝訂等。 （六） 著錄 在編制檔案目錄時(shí)，對(duì)歸檔文件材料的內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過(guò)程。 （七） 編目 指編制檔案案卷目錄和卷內(nèi)目錄，提供檔案檢索方式，方便檔案查詢利用。 （八） 案卷目錄 是指案卷的名冊(cè)，是先將裝訂好的一個(gè)年度的案卷

16、按一定的方法排列，然后再根據(jù)其排列順序逐一編號(hào)登陸而成的。 第二條 檔案整理工作的原則 （一） 保持文件之間的歷史聯(lián)系。文件之間的歷史聯(lián)系，指文件在產(chǎn)生和處理過(guò)程中所形成的內(nèi)部相互關(guān)系，包括文件在來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式上的聯(lián)系。 （二） 便于檔案的保管和利用。 第三條 檔案分類 檔案按內(nèi)容分為5個(gè)一級(jí)類目，即：經(jīng)營(yíng)管理類、基本建設(shè)類、行政管理類、財(cái)務(wù)管理類、人事管理類。 （一） 全宗內(nèi)檔案分類 一般按“年度—類別”分類，即將一個(gè)全宗內(nèi)的檔案，先按年度分開，每個(gè)年度內(nèi)再按一級(jí)類目分類、排列。 （二） 不同類別檔案的分類 經(jīng)營(yíng)管理類、行政管理類、財(cái)務(wù)類、人事類檔案按內(nèi)容結(jié)合形成時(shí)

17、間、重要程度進(jìn)行分類；基本建設(shè)類檔案按工程項(xiàng)目分類。 （三） 須嚴(yán)格遵守分類規(guī)則，不得私自改動(dòng)，以保證分類規(guī)則的一致性。 第四條 確定密級(jí)與保管期限 （一） 確定檔案密級(jí) 檔案密級(jí)由低到高劃分為秘密、機(jī)密和絕密，沒有密級(jí)的檔案為公開（集團(tuán)內(nèi)部）。 絕密是指與公司生存、生產(chǎn)、科研、經(jīng)營(yíng)、人事有重大利益關(guān)系，一旦泄露會(huì)使公司的安全和利益遭受特別嚴(yán)重?fù)p害的事項(xiàng)，主要包括以下內(nèi)容: 1. 公司股份構(gòu)成，投資情況，新產(chǎn)品、新技術(shù)的開發(fā)研制資料。 2. 公司總體發(fā)展規(guī)劃、經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略、營(yíng)銷策略、商務(wù)談判內(nèi)容及載體，正式合同和協(xié)議文書。 3. 公司重要會(huì)議紀(jì)要。 機(jī)密是指與本公司的生存

18、、生產(chǎn)、科研、經(jīng)營(yíng)、人事有重要利益關(guān)系，一旦泄露會(huì)使公司安全和利益遭受嚴(yán)重?fù)p害的事項(xiàng)，主要包括以下內(nèi)容： 1. 尚未確定的公司重要人事調(diào)整及安排情況，人力資源部對(duì)管理人員的考評(píng)材料。 2. 公司薪金制度，財(cái)務(wù)專用印簽、賬號(hào)，保險(xiǎn)柜密碼，月度、季度、年度財(cái)務(wù)預(yù)、決算報(bào)告及各類財(cái)務(wù)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表，重要磁盤、磁帶的內(nèi)容及其存放位置。 3. 公司大事記。 4. 原材料標(biāo)準(zhǔn)、成品及半成品檢測(cè)報(bào)告、進(jìn)口設(shè)備儀器圖紙和相關(guān)資料。各類工程相關(guān)的資料。 5. 外事活動(dòng)中內(nèi)部掌握的原則和政策。 秘密是指與本公司生存、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、科研、人事有較大利益關(guān)系，一旦泄露會(huì)使公司的安全和利益遭受損害的事項(xiàng)，

19、主要包括以下內(nèi)容： 1. 消費(fèi)層次調(diào)查情況，市場(chǎng)潛力調(diào)查預(yù)測(cè)情況，未來(lái)新產(chǎn)品的市場(chǎng)預(yù)測(cè)情況及其載體。 2. 廣告企劃、營(yíng)銷企劃方案。 3. 各類設(shè)備圖紙、說(shuō)明書、基建圖紙、各類儀器資料、各類技術(shù)通知及文件等。 4. 各種檢查表格和檢查結(jié)果。 文件材料歸檔時(shí)，歸檔人員須確定歸檔文件材料的密級(jí)，檔案管理人員根據(jù)已確定的密級(jí)進(jìn)行密級(jí)標(biāo)識(shí)，確保密級(jí)檔案與公開檔案分別組卷、不同密級(jí)檔案分別組卷。 （二）劃定保管期限 劃分為短期（15 年以下）、長(zhǎng)期（16-50年）、永久（50 年以上）。 1. 永久保存：反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的文件材料，主要包括;公司處理重要問(wèn)題形成的文件

20、材料、召開重要會(huì)議的文件材料、重要請(qǐng)示、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、機(jī)構(gòu)演變、公司領(lǐng)導(dǎo)人任免、重大項(xiàng)目的協(xié)議、合同等。 2. 長(zhǎng)期保存：在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考價(jià)值的文件材料,主要包括:公司層面一般問(wèn)題的文件材料,一般會(huì)議的文件材料、一般經(jīng)濟(jì)往來(lái)形成的合同、協(xié)議等。 3. 短期保存：在短期內(nèi)對(duì)公司工作有查考價(jià)值的文件材料，主要包括:中心或部門計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)表。 第五條 檔案立卷 立卷工作的內(nèi)容包括組成案卷單位、卷內(nèi)文件的排列與編號(hào)、填寫卷內(nèi)目錄與備考表、填寫案卷封面及案卷裝訂。 （一） 組成案卷單位 指把內(nèi)容相近、聯(lián)系較緊密的文件材料組合在一起，組成一卷或若干卷。 （二） 卷內(nèi)文件排列與編號(hào)

21、 1. 案卷內(nèi)文件的排列： 案卷內(nèi)文件材料按文件重要程度、時(shí)間的先后次序及責(zé)任者、問(wèn)題進(jìn)行排列，具體排列為： 1.1正文在前，附件在后；批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正本在前，定稿在后；定稿在前，歷次重要討論稿在后；結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。 1.2 基建工程圖紙，按總體和局部關(guān)系結(jié)合專業(yè)排列。 1.3 圖文混合的案卷，文字材料在前，圖紙?jiān)诤蟆? 1.4 同一問(wèn)題的文件材料組成一個(gè)案卷時(shí)，按文件形成的時(shí)間先后順序排列；幾個(gè)問(wèn)題組成一卷時(shí)，先按問(wèn)題分開，再按時(shí)間順序排列。 2. 卷內(nèi)文件編號(hào)： 編制案卷號(hào)（或盒號(hào)、件號(hào)）：用三位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，從“001”開始依次排列。 2.1 按卷裝

22、訂，案卷號(hào)填在案卷封面上。 2.2 以盒保管，盒號(hào)填在卷盒上。 2.3 以件保管的紙質(zhì)文件，件號(hào)填在文件右上角。 2.4 光盤、錄像帶、磁帶等編號(hào)后貼在檔案裝具上。 2.5 獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯等實(shí)物檔案貼于實(shí)物上，盡量保持美觀。 3. 編制頁(yè)碼： 案卷內(nèi)文件材料系統(tǒng)排列后，對(duì)文字材料逐頁(yè)編號(hào)，正面在右上角編頁(yè)號(hào)，背面在左上角編頁(yè)號(hào)，每頁(yè)有字跡的紙張均須編號(hào)。大張圖紙折疊后，編一個(gè)頁(yè)號(hào)。裝訂的案卷要填寫本卷總頁(yè)數(shù)。 （三） 填寫卷內(nèi)目錄與備考表 1. 卷內(nèi)目錄 卷內(nèi)目錄排在案卷內(nèi)封面之后。 1.1 編寫順序號(hào) 按卷內(nèi)文件的排列順序，給每份文件編一個(gè)順序號(hào)，用阿拉伯?dāng)?shù)字從1起依次標(biāo)注

23、，裝訂文件以件為單位編順序號(hào)，散裝文件（圖紙）以頁(yè)為單位編序號(hào)。原稿、附件與正本合編一個(gè)順序號(hào)；被轉(zhuǎn)發(fā)件與轉(zhuǎn)發(fā)件編一個(gè)順序號(hào)；請(qǐng)示與批復(fù)要分別編順序號(hào)。 1.2 填寫責(zé)任者 填寫文件制發(fā)部門或個(gè)人名稱，可用通用、確切的簡(jiǎn)稱。 1.3 填寫文件編號(hào) 填寫文件的文號(hào)或圖樣的圖號(hào)，（包括部門代字、年號(hào)、順序號(hào)），按文件原有字號(hào)填寫齊全。 1.4 填寫文件題名 填寫文件題名時(shí)，文件的正副標(biāo)題要原文照錄。原文標(biāo)題不能揭示文件內(nèi)容的，原標(biāo)題照錄，再依據(jù)文件內(nèi)容另擬題名附后，并加“[ ]”。 1.5 填寫文件形成日期 案卷起止日期或每件文件的形成時(shí)間。填寫時(shí)可省略“年、月、日”字，在表示

24、年、月的右下角加“.”號(hào)。 1.6 填寫文件頁(yè)號(hào) 填寫文件頁(yè)號(hào)時(shí)，用阿拉伯?dāng)?shù)字。填寫每份文件材料首頁(yè)上標(biāo)注的頁(yè)號(hào)。卷內(nèi)最后一份文件要標(biāo)注起止頁(yè)號(hào)。 1.7 備注 用于填寫歸檔文件需要補(bǔ)充和說(shuō)明的情況。包括密級(jí)、缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等等。如果有些條目須說(shuō)明的情況較多，備注欄難以填寫時(shí)，可在備注欄中加注“*”號(hào)，將具體內(nèi)容填寫入備考表中。 2. 卷內(nèi)備考表 備考表置于盒內(nèi)所有歸檔文件之后，用以對(duì)盒內(nèi)歸檔文件進(jìn)行必要的注釋說(shuō)明。備考表上設(shè)置的項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件情況說(shuō)明、整理人、檢查人和日期。 2.1 卷（盒）內(nèi)文件情況說(shuō)明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀情況。 2.2

25、 整理人：負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名。 2.3 檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。 2.4 立卷時(shí)間：歸檔文件整理完畢的日期。 （四） 填寫案卷封面 案卷封面包括下列內(nèi)容：全宗名稱、類目名稱、案卷題名、編制單位、編制日期、保管期限、密級(jí)。 1. 檔案裝訂 案卷須裝訂成冊(cè)，某些特殊珍貴的手稿、照片等，采用卷盒、卷袋、相冊(cè)等保管，在卷盒、卷袋上填寫同于案卷封皮的各項(xiàng)。案卷裝訂的做法和要求是： 1.1 案卷裝訂前，去除文件材料上的書釘、回形針、大頭針等金屬物，以防日后銹蝕文件材料。 1.2 對(duì)于破損的文件材料須進(jìn)行必要修補(bǔ)裱糊，對(duì)未留裝訂線位置或裝訂線上有字跡的文件材料須

26、用無(wú)字白紙加邊托裱。 1.3 大張文件須折疊，使長(zhǎng)短不齊的文件右下沿齊整。 1.4 文件裝訂前須沿左下角對(duì)齊。 1.5 文書檔案采用三孔一線裝訂法。裝訂位置在左側(cè)中部，距訂口邊 15 毫米。裝訂時(shí)須使用線繩勒緊結(jié)牢，結(jié)頭打在背面，無(wú)倒置、脫漏的張頁(yè)，不壓字跡，不損壞文件，不妨礙閱讀。 1.6 圖紙采用散裝，折疊成 A4 紙大小后放入卷盒保存。 第六條 裝盒排架 （一） 案卷裝盒 將歸檔檔案按案卷號(hào)，件號(hào)按編號(hào)順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項(xiàng)目。 （二） 案卷排架 1. 按“年度—內(nèi)容—保管期限”的排列方法。 2. 檔案排列以每個(gè)二級(jí)類目為一個(gè)大流水號(hào)，并分別

27、建立案卷目錄。 3. 聲像、實(shí)物或其他非紙質(zhì)載體形成的檔案分類方法與紙質(zhì)檔案等同，單獨(dú)建立案卷目錄登記本，并加標(biāo)識(shí)符以示區(qū)別。 4. 案卷排列可采用不同色標(biāo)或其它標(biāo)識(shí)符號(hào)來(lái)分別標(biāo)明永久、長(zhǎng)期、短期三種保管期限，使不同保管期限的案卷一目了然，便于案卷鑒定移出。 第七條 檢索管理 （一） 編號(hào)方法：公司檔案的編號(hào)采用年度—類別分類編號(hào)法 （二） 類別代號(hào)：經(jīng)營(yíng)管理類--JG ; 基本建設(shè)類—JJ ; 行政管理類—XZ : 財(cái)務(wù)管理類—CW;人事管理類--RS。 （三） 檔案編號(hào)編制： 用12位代碼代表，即年度（4位）+類別（4位）+保管期限（1位）+盒號(hào)（3位）； 如：2012

28、JG011003——2012年經(jīng)營(yíng)管理類證照類永久保存檔案，盒號(hào)003 2012—年度 / JG—類別代碼 / 01—證照類 / 1 —永久 / 003—盒號(hào)  附件2:檔案整理流程 收藏有保存價(jià)值應(yīng)歸檔資料 根據(jù)總公司檔案整編規(guī)則擬定分類方案，劃分大類和小類 分 類 案卷編目 案卷排架 將分類后的資料裝入卷盒 案卷組合 按重要程度、時(shí)間或類別等對(duì)卷內(nèi)文件進(jìn)行有序排列 卷內(nèi)文件排列、編號(hào) ? 編件、頁(yè)號(hào) 填寫卷內(nèi)目錄、備考表，并在備考表上簽字蓋章 擬寫案卷題名 填寫案

29、卷封面和脊背 ? 編制案卷目錄 附件三：檔案室管理規(guī)定 第一條 檔案室實(shí)行專人管理，非管理人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。如工作確實(shí)需要其他人員進(jìn)入庫(kù)房時(shí)，必須有檔案管理員陪同并始終相伴。 第二條 保管檔案必須設(shè)置堅(jiān)固適用的專用檔案室，配備專業(yè)檔案保管設(shè)備。庫(kù)房應(yīng)做到“八防”即：防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵、防盜，保持檔案室內(nèi)清潔，每周至少全面清掃一次。 第三條 檔案室對(duì)接收的檔案應(yīng)進(jìn)行科學(xué)的分類、加工、整理、排列上架，并進(jìn)行妥善的保管。 第四條 檔案室建立檔案登記、統(tǒng)計(jì)制度，設(shè)置登記本、統(tǒng)計(jì)薄，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。檔

30、案管理員應(yīng)認(rèn)真完成檔案統(tǒng)計(jì)表填報(bào)任務(wù)。 第五條 在整理、搬移、上架和提供利用檔案過(guò)程中，要輕拿輕放，保持檔案整潔。認(rèn)真辦理檔案入庫(kù)和查閱、借閱登記手續(xù)。案卷歸還后，及時(shí)放回原處。 第六條 檔案人員須每年對(duì)庫(kù)藏檔案進(jìn)行檢查核對(duì)，掌握檔案保管情況，做到帳物相符。對(duì)破損和變質(zhì)的檔案，要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。 26 附件4 歸檔范圍及期限 一級(jí)類目名稱及代碼 二級(jí)類目名稱及代碼 歸檔范圍（內(nèi)容） 保管期限及代碼 經(jīng)營(yíng)管理類JG 證照類01 營(yíng)業(yè)執(zhí)照及各類證照，各類資質(zhì)、注冊(cè)資料、年檢資料、公司章程等 永久 1 文書類02 外來(lái)文件（政府與公司各部

31、門的往來(lái)文件）和內(nèi)部文件 長(zhǎng)期 2 內(nèi)部文件如年度計(jì)劃及總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要、公司名義對(duì)內(nèi)的文件或黨務(wù)、紀(jì)檢、客服等各項(xiàng)工作形成的文件材料 長(zhǎng)期 2 制度類03 管理制度匯編 永久 1 合同類04 分內(nèi)部經(jīng)營(yíng)管理合同和業(yè)務(wù)合同兩種 永久 1 其他類05 其他需保存重要資料 長(zhǎng)期 2 基本建設(shè)類JJ 證照類01 五證一本及其他證件 永久 1 文書類02 政府往來(lái)文件、開工文件、竣工文件等 永久 1 設(shè)計(jì)文件03 圖紙、變更、洽商等文件 永久 1 合同04 施工、監(jiān)理、技術(shù)服務(wù)等合同 永久 1 報(bào)告05 檢測(cè)報(bào)告、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工報(bào)告等 永久 1

32、 儀器設(shè)備06 儀器設(shè)備相關(guān)資料 永久 1 其他類07 其他需保存重要資料 長(zhǎng)期 2 行政管理類XZ 文書類01 外來(lái)文件或內(nèi)部文件，各種信函、通知、各類裝修工程報(bào)告等 長(zhǎng)期 2 制度類02 各類行政制度匯編 永久 1 合同、協(xié)議03 購(gòu)買、租賃、保潔、綠植等合同，各類協(xié)議 永久 1 企業(yè)文化類04 企業(yè)獲得的各種榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、錦旗等 永久 1 企業(yè)的宣傳報(bào)刊、照片、聲像資料等 永久 1 企業(yè)宣傳品，產(chǎn)品樣品，科技成果等物品 永久 1 其他類05 其他需保存重要資料 長(zhǎng)期 2 財(cái)務(wù)管理類CW 會(huì)計(jì)憑證

33、01 原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會(huì)計(jì)憑證 15年 3 財(cái)務(wù)報(bào)告02 月、季度財(cái)務(wù)報(bào)告 3年 3 年度財(cái)務(wù)報(bào)告(預(yù)、決算) 永久 1 其他財(cái)務(wù)報(bào)告(含稅收、經(jīng)營(yíng)、管理等統(tǒng)計(jì)表) 15年 3 會(huì)計(jì)清冊(cè)03 會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè) 15年 3 會(huì)計(jì)檔案保管、銷毀清冊(cè)、 永久 1 合同04 融資合同、驗(yàn)資報(bào)告、各類付款合同 永久 1 其他05 銀行余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單 5年 3 固定資產(chǎn)明細(xì)帳(卡片) 固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年 3 財(cái)務(wù)管理類CW 其他05（續(xù)） 其他需保存重要資料 長(zhǎng)期 2 人事管理類RS 文書類01 身份證、戶口本等身

34、份證明文件的復(fù)印件 員工離職后保存兩年 3 學(xué)歷和評(píng)聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料 履歷材料（包括個(gè)人的簡(jiǎn)歷資料）； 鑒定、考核、考察材料，獎(jiǎng)勵(lì)及處分材料； 錄用、任免、異動(dòng)、離職材料； 薪酬福利、社保等相關(guān)資料 永久 1 合同 02 勞動(dòng)合同 員工離職后保存兩年 3 其他類03 其他需保存重要資料 長(zhǎng)期 2 附件5： 片區(qū)、部門： 檔 案 移 交 表 序號(hào) 類別 文件名稱 密級(jí) 保存期限 移交形式 份數(shù) 每份頁(yè)數(shù) 有無(wú)復(fù)印件（份數(shù)）

35、 移交人簽字： 接收人簽字： 移交日期 ： 部門負(fù)責(zé)人簽字： 附件6： 檔案借閱登記表 使用日期 文件名稱 歸檔號(hào) 使用部門 使用人 資料份數(shù) 每份頁(yè)數(shù) 使用用途 使用方式 歸還時(shí)間 確認(rèn)

36、簽字 查閱、借閱、復(fù)印、調(diào)出 附件7： 密級(jí)檔案查借閱審批表 檔案號(hào) 名稱 密級(jí) 使用方式 使用部門 使用人 本 部 門 意 見 檔案主管部門領(lǐng)導(dǎo)意見 借閱日期 年 月 日 返還日期 年 月

37、日 經(jīng)辦人： 備 注 注：1.借閱絕密資料需經(jīng)所領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn) 2.使用方式有(1)查閱； (2)摘抄； (3)外借。 公司檔案管理制度 編號(hào)：HXZB-2-0-XZ-16-0-A12 版號(hào)：A 附件8： 卷 內(nèi) 目 錄 序號(hào) 責(zé) 任 者 文件編號(hào) 文件題名 日期 頁(yè)數(shù) 備注

38、  附件9： 檔案銷毀審批表 檔案種類 保管期限 立卷日期 立卷部門 密 級(jí) 銷毀日期 銷毀原因： 檔案銷毀清冊(cè)：（如數(shù)目多可后附清冊(cè)） 1. 2. 3. 4. 銷毀人簽字： 年 月 日 監(jiān)毀人簽字： 年 月 日 檔案主管部門負(fù)責(zé)人審核： 年 月 日 公司總經(jīng)理意見：

39、 年 月 日  附件10： 序號(hào) 文件名稱 案卷編號(hào) 歸檔日期 份數(shù) 備注 銷毀原因 檔案員意見 主管領(lǐng)導(dǎo)意見 檔案銷毀清冊(cè) 銷毀人簽名： 監(jiān)銷人簽名： 銷毀時(shí)間： 銷毀地點(diǎn)： — END —