《會計電算化順利進行研究》由會員分享，可在線閱讀，更多相關《會計電算化順利進行研究（3頁珍藏版）》請在裝配圖網上搜索。
1、會計電算化順利進行研究
利用電子計算機進行會計核算和管理，實現會計電算化，是會計工作現代化的重要組成局部。各單位假設想由手工會計系統(tǒng)到會計電算化系統(tǒng)的順利過渡，必須做好初始準備工作。如果這項工作做不好，會使會計工作不能很好地進行下去，甚至作廢整個會計電算化系統(tǒng)。筆者認為做好初始準備工作，應從以下幾方面著手：
一、建立會計電算化工作的有關制度
俗話說：“沒有規(guī)矩，不成方圓〞，基層單位實現會計電算化后，首先要做的工作就是建立健全相應的各項管理制度。具體包括：
〔一〕建立崗位責任制度。
按照會計電算化的要求，該制度應分別對各崗位的工作范圍、具體權責做出具體規(guī)定，應與崗位任職資格、定期考評與
2、輪換、會計內部核算制度以及整個單位的崗位責任制結合起來，以真正發(fā)揮其作用。建立健全會計電算化崗位責任制，一方面可以加強內部牽制，保護系統(tǒng)財產物資的平安；另一方面可以提高會計電算化工作效率。由于各單位性質不同，管理特點、會計業(yè)務不同，其機構和崗位分工也不完全一樣，具體崗位設置，要根據本單位的實際情況進行安排，目標是有利于會計電算化工作的管理，有利于系統(tǒng)的正常運行，有利于企業(yè)推進計算機的應用。一般來說，各單位應設置：系統(tǒng)管理員，由單位總會計師或部門領導、會計主管來擔任。操作員、系統(tǒng)維護員、會計檔案資料保管員、財務管理員。
〔二〕操作管理制度。
實現會計電算化后，操作管理是保證系統(tǒng)正常、平安、有
3、效運行的關鍵。如果單位的操作管理制度不健全或實施不力，都會給各種非法舞弊行為帶來可乘之機；如果操作不正確會造成系統(tǒng)內的數據的破壞或喪失，影響系統(tǒng)的正常運行；如果數據不能及時備份，可能造成會計工作不能正常進行。操作管理制度主要包括：①操作權限管理：各類人員可分別運行本人權限控制范圍內的功能，不在現崗以及與系統(tǒng)無關人員不得使用系統(tǒng)。為了保證系統(tǒng)平安運行，應由會計部門負責人授權并經系統(tǒng)管理員具體操作，為所有系統(tǒng)操作人員分別設置操作權限和相應的密碼，密碼不能泄露、遺忘或告訴他人；②操作規(guī)程管理：操作規(guī)程主要指操作運行系統(tǒng)中應注意的事項。應按各個崗位分別制定，詳細規(guī)定各個崗位人員的業(yè)務處理范圍、操作次序
4、、操作標準。
〔三〕維護管理制度。
系統(tǒng)維護是整個系統(tǒng)生命周期中最重要最費時的環(huán)節(jié)，它貫穿系統(tǒng)的整個生命周期。維護費用在整個系統(tǒng)建立與運行中的比例也愈來愈大，占到60%。硬件維護主要由銷售廠家負責，單位一般只負責一些簡單的日常維護工作，故一般不設置專職硬件維護員由軟件維護員兼任即可，軟件維護包括操作性維護和應用軟件維護。
〔四〕機房管理制度。
應設立會計專用機房，給計算機設備創(chuàng)造一個良好的運行環(huán)境；防止各種無關人員進入機房使用、盜竊、和破壞軟硬件資料。
〔五〕檔案管理制度。
電算化會計信息系統(tǒng)的檔案主要是指打印輸出的各種帳簿、報表、憑證、存儲會計數據和程序的存儲介質，系統(tǒng)開發(fā)運行中
5、編制的各種文檔以及其他會計資料。良好的會計檔案管理是在會計電算化后，會計工作連續(xù)進行的保障；是電算化會計信息系統(tǒng)維護的保證；是保證系統(tǒng)內數據信息平安、完整的關鍵環(huán)節(jié)，也是會計信息得以充分利用、更好地為管理效勞的保證。數據存儲方式發(fā)生了變化，會計檔案的內容、保存期限、存放要求、保管復制方法和相應的借閱權限也發(fā)生了很大的變化。檔案管理的任務是負責系統(tǒng)內各類文檔資料存檔，平安保管和保密工作，一般通過制定與實施檔案管理制度來實現的。檔案管理制度一般包括以下內容：①存檔的手續(xù)；②各種平安保證措施；③檔案管理人員的職責與權限；④檔案的分類管理方法；⑤檔案使用的各種審批手續(xù)；⑥各類文檔的保存期限及銷毀手續(xù)；
6、⑦檔案的保密規(guī)定。
二、人員培訓
單位實現會計電算化，需要不同知識結構與層次的人才，不僅需要會計、計算機專門人才，更需要既懂會計又懂計算機技術的雙向式人才。好的系統(tǒng)需要好的人員來操作，才能有好的結果。需要培訓的人員有：組織領導人員、系統(tǒng)操作人員、維護人員以及與系統(tǒng)有關的相關部門的人員。按其從事的工作崗位來確定培訓的類別和具體對象，分門別類地確定每個人的培訓目標、培訓方式、學習內容、時間，根據考核成績來確定是否勝任該崗位工作，并作為職稱晉升的參考條件之一。
職位職責知識結構
硬件維護人員計算機房、計算機及其輔助設備的維護與管理工作計算機原理、匯編語言、操作系統(tǒng)、無線電根底
軟件維護人員
7、應用軟件維護財會業(yè)務、企業(yè)管理、數據庫技術、數據結構、系統(tǒng)開發(fā)與程序設計、網絡知識
操作員系統(tǒng)日常運行、打印輸出、簡單的故障排除、數據錄入財會業(yè)務、計算機使用、漢字輸入技術
數據錄入員錄入數據財會業(yè)務根底
系統(tǒng)管理員參與系統(tǒng)開發(fā)、系統(tǒng)運行管理財會業(yè)務、企業(yè)管理、系統(tǒng)開發(fā)、計算機知識、數據處理知識、工程管理
三、會計業(yè)務的標準化
(一)會計核算步驟和流程的標準化。
是指會計部門各崗位之間的處理步驟、先后次序、數據和信息的傳遞流程，都要進行合理的組織和統(tǒng)籌安排，使各項核算和管理工作有條不紊的進行。
〔二〕會計數據編碼的標準化。
會計科目及其編碼的設置要求是：①符合會計制度的要求；②
8、滿足核算的要求；③滿足報表數據生成的要求，報表數據應能從賬上自動生成，報表上的各個要素應能在各級科目中找到；④滿足管理的要求，應根據管理的需要來設置明細科目，使他們具有一定的規(guī)律以便查找和技藝；⑤符合軟件的要求；⑥可擴展性，會計科目體系一經設定，其代碼結構就無法改變。修改結構只能通過重新建帳實現，而重新建帳將喪失已輸入的所有初始化數據和已輸入的憑證資料。因此在設計代碼時一定要充分考慮各方面的要求。總帳科目編碼長度由所選會計制度來決定通常為3～4位，而確定某一級明細科目的代碼長度通常是以上級科目中所含明細科目最大可能到達的個數來確定的，以二級明細科目為例，總帳科目為其上級科目，銀行存款、應收帳款
9、、銷售收入、管理費用等總帳科目都有二級明細科目，銀行存款通常以開戶銀行及帳號為明細科目，少那么二三個，多那么二三十個，銷售收入、管理費用等科目下設的二級明細科目一般都不會超過九十九個，兩位長的代碼應能滿足以后添加同級科目的需求，而應收帳款等往來科目通常以客戶或單位為來設置明細科目，明細科目的數量不同單位差異很大，少那么幾十個，多那么成百上千，兩位碼長難以滿足要求，要增至三位甚至更長，由于同級科目必須使用等長的科目編碼，其他總帳科目下的二級科目也要使用三位或更長的科目編碼。如果設定的分段代碼位數較長而絕大多數上級科目所包含的明細科目個數不多時，其他科目的憑證輸入速度勢必會受到影響，與簡潔性相矛盾
10、。為了解決這一矛盾，可將明細科目先分類，按分類設置二級科目，然后再設置下級明細科目。
會計科目編碼通常用阿拉伯數字0~9編制，采用層次碼的編碼方式即分段組合編碼，從左到右分成數段，每一段設有固定的位數表示不同層次的會計科目。如第一段表示總帳科目，第二段表示二級明細科目，第三段表示三級明細科目。
科目代碼是會計數據處理的依據，因此必須嚴格按該軟件的編碼規(guī)那么來設置，并且必須保證每一科目及其代碼的唯一性；每一科目必須按其級次的先后順序建立。設置好的科目及其編碼應打印成一覽表輸出，以供有關人員隨時查閱。
其他如部門、職工、材料、固定資產、產品、往來單位等會計數據也要進行標準化整理，因為它們在計
11、算機處理時將最為分類標準，必須根據會計軟件的要求合理確定其編碼體系〔級次、每級位數、每位代碼的意義、允許使用的字符等〕和編碼方法，這是將來會計數據處理的根底。
四、準備會計初始資料
〔一〕清理帳目
在系統(tǒng)使用之前，要做到賬賬相符、賬實相符、賬證相符和賬表相符。要搞好往來賬和銀行存款的清理，查清呆賬、長期拖欠及未達賬項的原因并按規(guī)定報批處理；查清查實貨幣資金實存數額；清點各項財產物資，核實各賬目期初余額，以保證系統(tǒng)各賬目初始數據的準確性。
〔二〕準備核算初始數據
1．準備科目余額。會計核算中，不同會計期間的銜接是通過科目余額實現的，企業(yè)由手工處理方式向電算化處理方式的轉換也是通過科目余額銜接的。這里的科目余額，是指各個科目在開始使用賬務處理軟件時的本年年初余額，假設開始使用軟件時間不是年初，還需準備從本年年初至開始使用前各月各科目的借貸方發(fā)生額。
2．準備各賬戶的未達賬項。主要包括：銀行日記賬的未達賬項、銀行對賬單的未達賬項、各往來賬的未達賬項等。
會計電算化順利進行研究
