《公文寫(xiě)作基礎(chǔ)知識(shí)》PPT課件.ppt

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第二章公文寫(xiě)作基礎(chǔ)知識(shí),第一節(jié)公文概述第二節(jié)公文規(guī)范第三節(jié)公文格式,第二章公文寫(xiě)作基礎(chǔ)知識(shí),第一節(jié)公文概述,一、公文的定義,公文的定義有廣義和狹義之分：廣義公文即公務(wù)文書(shū)，泛指黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位等社會(huì)合法組織在處理公務(wù)時(shí)形成和使用的各類應(yīng)用文書(shū)。包括通用公文和專用公文。狹義公文特指《條例》和《辦法》規(guī)定使用的相關(guān)文書(shū)。亦稱“法定公文”、“黨政公文”或“通用公文”。,第二章第一節(jié),狹義公文定義1.在《條例》中，中共中央辦公廳將黨的機(jī)關(guān)的公文定義為：“是黨的機(jī)關(guān)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)，處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范格式的文書(shū)，是傳達(dá)貫徹黨的路線、方針、政策，指導(dǎo)、布置和商洽工作，請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題，報(bào)告和交流情況的工具。”,第二章第一節(jié),2.在《辦法》中，國(guó)務(wù)院將行政機(jī)關(guān)的公文定義為：“是行政機(jī)關(guān)在行政管理活動(dòng)中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書(shū)，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具。”行政公文,二、公文的特點(diǎn),（一）法定性1.作者的法定性2.效用的法定性3.制發(fā)程序的法定性（二）工具性：是進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的工具（三）規(guī)范性：內(nèi)容；形式（格式、程序）（四）時(shí)效性（時(shí)代性；及時(shí)性；時(shí)限性）,第二章第一節(jié),三、公文的作用,1.指揮和指導(dǎo)作用2.規(guī)范行為作用3.聯(lián)系協(xié)調(diào)作用4.宣傳教育作用5.憑據(jù)記載作用,第二章第一節(jié),五、公文的分類,（一）按使用范圍分1.通用公文即《辦法》、《條例》中規(guī)定的公文。又稱為“一般公文”、“法定公文”。2.專用公文指有關(guān)職能機(jī)關(guān)或行業(yè)專用的公文。如外交文書(shū)、軍事文書(shū)、司法文書(shū)等。,第二章第一節(jié),（二）按發(fā)文機(jī)關(guān)所屬組織系統(tǒng)分1.黨的機(jī)關(guān)公文《條例》規(guī)定的公文文種14種：決議、決定、指示、意見(jiàn)、通知、通報(bào)、公報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、條例、規(guī)定、函、會(huì)議紀(jì)要2.行政機(jī)關(guān)公文《辦法》規(guī)定的公文文種13種：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見(jiàn)、函、會(huì)議紀(jì)要,第二章第一節(jié),（三）按行文方向分1.上行文：下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的公文。如報(bào)告、請(qǐng)示。部分意見(jiàn)可以上行。2.下行文：上級(jí)機(jī)關(guān)向下級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)送的公文。如命令、決定、指示、決議、條例、規(guī)定、批復(fù)、通告、公告、多數(shù)會(huì)議紀(jì)要、多數(shù)通知、部分意見(jiàn)與函等。3.平行文：向平級(jí)和不相隸屬機(jī)關(guān)傳遞的公文。如函、議案。部分意見(jiàn)、通知、會(huì)議紀(jì)要可以平行?！铮ㄒ庖?jiàn)、部分通知、部分會(huì)議紀(jì)要，行文方向有特殊之處）,第二章第一節(jié),（四）按涉密程度分普通公文、秘密公文、機(jī)密公文、絕密公文按閱讀范圍：對(duì)外公開(kāi)件、國(guó)內(nèi)公開(kāi)件、內(nèi)部使用件等（五）按處理時(shí)限分平件、急件、特急件等；如以電報(bào)方式傳送分平急件、加急件、特急件、特提件,第二章第一節(jié),第二章公文寫(xiě)作基礎(chǔ)知識(shí),第二節(jié)公文規(guī)范,具體地講，我國(guó)現(xiàn)階段的公文的規(guī)范，主要是指《條例》和《辦法》中有關(guān)公文的若干標(biāo)準(zhǔn)以及由國(guó)家技術(shù)監(jiān)督局制定的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》中的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)；再加上長(zhǎng)期社會(huì)實(shí)踐，探索和總結(jié)的一些已經(jīng)被公認(rèn)的原則和規(guī)律。以上這些，構(gòu)成了我國(guó)現(xiàn)代公文應(yīng)遵循的規(guī)范。,第二章第二節(jié),一、公文文種的規(guī)范,（一）文種選用的原則1.按組織系統(tǒng)的職能范圍選用文種（如通告）2.按組織的級(jí)別權(quán)限選用文種（條例）3.按組織之間的工作關(guān)系選用文種（上、平、下行文）4.按公文的適用范圍選用文種,第二章第二節(jié),1.公報(bào)——適用于公開(kāi)發(fā)布重要決定或者重大事件。如《中國(guó)——阿爾巴尼亞聯(lián)合公報(bào)》》2.決議——適用于經(jīng)會(huì)議討論通過(guò)的重要決策事項(xiàng)。如《關(guān)于中華人民共和國(guó)國(guó)歌的決議》3.指示——適用于對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)布置工作，提出開(kāi)展工作的原則和要求。如《中共中央、國(guó)務(wù)院關(guān)于制止亂砍濫伐森林的緊急指示》4.條例——適用于黨的中央組織制定規(guī)范黨組織的工作、活動(dòng)和黨員行為的規(guī)章制度。如《中國(guó)共產(chǎn)黨基層組織選舉工作暫行條例》,5.規(guī)定——適用于對(duì)特定范圍內(nèi)的工作和事務(wù)制定帶有約束力的行為規(guī)范。如《關(guān)于畢業(yè)論文的相關(guān)規(guī)定》6.命令（令）——適用于依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布實(shí)施重大強(qiáng)制性行政措施；嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位和人員。如《中華人民共和國(guó)主席令》7.決定——適用于對(duì)重大事項(xiàng)或者重大行動(dòng)作出安排，嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位和人員，變更或者撤消下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。如《八屆全國(guó)人大五次會(huì)議關(guān)于批準(zhǔn)設(shè)立重慶直轄市的決定》8.公告——適用于向國(guó)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。,第二章第二節(jié),9.通告——適用于公布社會(huì)各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。10.通知——適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文、轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文；傳達(dá)上級(jí)機(jī)關(guān)的指示；發(fā)布規(guī)章；傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者共同執(zhí)行的事項(xiàng)；任免和聘用干部。11.通報(bào)——適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況。,第二章第二節(jié),12.議案——適用于各級(jí)人民政府按照法律程序向同級(jí)人民代表大會(huì)或人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)提請(qǐng)審議事項(xiàng)。13.報(bào)告——適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)。14.請(qǐng)示——適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。15.批復(fù)——適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示事項(xiàng)。,第二章第二節(jié),16.意見(jiàn)——適用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法。17.函——適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題；請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。18.會(huì)議紀(jì)要——適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。,第二章第二節(jié),（二）避免文種混亂現(xiàn)象1.混用公文文種2.生造公文文種3.誤用公文文種,第二章第二節(jié),二、公文行文的規(guī)范,（一）行文精簡(jiǎn)的規(guī)則（二）按權(quán)限行文的規(guī)則（三）職能部門(mén)行文的規(guī)則,第二章第二節(jié),（四）聯(lián)合行文的規(guī)則1.同級(jí)政府可以聯(lián)合行文。如：省政府與省政府之間；市政府與市政府之間2.同級(jí)政府各部門(mén)之間可以聯(lián)合行文。如：省政府所屬各廳、局級(jí)之間3.上級(jí)政府部門(mén)可以和下一級(jí)人民政府聯(lián)合行文。如：國(guó)務(wù)院各部委與同一行政級(jí)別的省政府之間,第二章第二節(jié),4.政府與同級(jí)黨委、軍事機(jī)關(guān)可以聯(lián)合行文。5.上級(jí)政府部門(mén)與下一級(jí)黨委、軍事機(jī)關(guān)如處于同一行政級(jí)別，可以聯(lián)合行文。6.政府部門(mén)與同級(jí)人民團(tuán)體和具有行政職能的事業(yè)單位可以聯(lián)合行文。如：政協(xié)、工會(huì)、等等,第二章第二節(jié),（五）文件抄送的規(guī)則（六）協(xié)商一致的規(guī)則（七）向上級(jí)請(qǐng)示的規(guī)則（八）報(bào)刊發(fā)布公文的規(guī)則（九）文件退回的規(guī)則,第二章第二節(jié),三、公文語(yǔ)言的規(guī)范,千百年來(lái)，在公文的形成和發(fā)展中，形成了公文語(yǔ)言的特殊語(yǔ)體，即公文語(yǔ)體。其特點(diǎn)是：準(zhǔn)確、簡(jiǎn)明、樸實(shí)、莊重（一）準(zhǔn)確是公文語(yǔ)言的第一要素。后面的三個(gè)特點(diǎn)是以它為基礎(chǔ)、前提和條件。,第二章第二節(jié),1.精選同義詞準(zhǔn)確達(dá)意。如“公布”與“發(fā)布”。2.巧用附加語(yǔ)限定語(yǔ)意。3.善用關(guān)聯(lián)詞彰顯文脈。4.適用模糊語(yǔ)勾勒概略。,（二）簡(jiǎn)明簡(jiǎn)明即簡(jiǎn)潔明確。1.遣詞用其基本意。2.組詞酌用文言詞。如“悉”、“頃”“務(wù)”“當(dāng)”“毋”等。3.常用縮略語(yǔ)。（1）力求規(guī)范。（2）先全后簡(jiǎn)。,（三）樸實(shí)即質(zhì)樸、平實(shí)，淺近而不雕琢、夸張、古奧。1.切記雕琢堆砌。2.言說(shuō)直陳其事。,（四）莊重即嚴(yán)肅、鄭重。1.冷靜、客觀的文風(fēng)。2.使用具有普適性的書(shū)面語(yǔ)。3.使用規(guī)范化、模式化詞語(yǔ)。,四、公文其他規(guī)范,（一）文字排列規(guī)范（二）用紙規(guī)范（三）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)規(guī)范（四）引用規(guī)范（五）數(shù)字使用規(guī)范,第二章公文寫(xiě)作基礎(chǔ)知識(shí),第三節(jié)公文格式,一、公文格式的含義,按照《條例》《辦法》中的規(guī)定，公文的格式項(xiàng)目可以分為：指定性格式項(xiàng)目——如標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、成文日期、印章等選擇性格式項(xiàng)目——版頭、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、秘密等級(jí)、保密期限、緊急程度、份號(hào)、附注、附件等等,第二章第三節(jié),二、公文格式的制作,（一）眉首部分（又稱“文頭部分”）1.公文份號(hào)（1）概念：印制份數(shù)順序號(hào)（2）適用范圍：“絕密”、“機(jī)密”公文應(yīng)標(biāo)明份號(hào)（3）標(biāo)注：用七位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，如0000123（4）位置：文件首頁(yè)左上角,第二章第三節(jié),2.秘密等級(jí)和保密期限（1）性質(zhì)：是公文涉密程度的標(biāo)志，密級(jí)分為“絕密”、“機(jī)密”和“秘密”（2）適用范圍：涉及國(guó)家機(jī)密的公文（3）標(biāo)識(shí)方法：絕密★十年（4）位置：文件首頁(yè)右上角頂格寫(xiě),3.緊急程度（1）性質(zhì)：是對(duì)公文送達(dá)和辦理的時(shí)間要求。行政公文分為：特急急件。黨的公文分為：特急加急。（2）適用范圍：緊急公文（3）標(biāo)識(shí)方法：用漢字標(biāo)明“特急”，中間空一字（4）位置：眉首部分右上角、密級(jí)下方,4.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)（版頭）（1）是發(fā)文機(jī)關(guān)的標(biāo)志，具有法定性、權(quán)威性和效用性。（2）用套紅大字居中印在公文首頁(yè)上部（紅頭文件），以示莊重。（3）形式：A“發(fā)文機(jī)關(guān)名稱”+“文件”；如《國(guó)務(wù)院文件》。B“發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱”；如《中共中央文件》,C聯(lián)合行文時(shí)，可用“主辦機(jī)關(guān)名稱”+“文件”，如《黑龍江省人事廳文件》；也可用“幾個(gè)同級(jí)機(jī)關(guān)名稱”+“文件”，但“主辦機(jī)關(guān)”排列在前，“文件”位于“發(fā)文機(jī)關(guān)名稱”右側(cè)，上下居中排布；例如：《黑龍江省人事廳、黑龍江省科學(xué)技術(shù)委員會(huì)、黑龍江省財(cái)政廳文件》。如果聯(lián)合行文機(jī)關(guān)過(guò)多，必須保證公文首頁(yè)顯示正文。,5.發(fā)文字號(hào)（是發(fā)文機(jī)關(guān)為制發(fā)公文所依次編排的文號(hào)）（1）組成：“機(jī)關(guān)代字+發(fā)文年份+發(fā)文順序號(hào)（2）注意：年份、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)；年份標(biāo)全稱，用方括號(hào)[]括入；序號(hào)不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。如◆渝委[2008]3號(hào)◆國(guó)辦發(fā)[2009]21號(hào),第二章第三節(jié),◆渝府[2004]5號(hào)◆渝工商大[2005]9號(hào)（3）位置：位于發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下空兩行，居中排布（4）一般必備,（5）關(guān)于“發(fā)文字號(hào)”要注意的幾個(gè)問(wèn)題：①聯(lián)合行文，只標(biāo)注主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。②機(jī)關(guān)代字用簡(jiǎn)稱，比較固定，不能隨便亂用。③“國(guó)發(fā)”的這個(gè)“發(fā)”字，有上級(jí)發(fā)下來(lái)文件的意思，一般單位不能隨意使用。如對(duì)上級(jí)行文不能用“發(fā)”字④“命令”（令）和“公告”，走單獨(dú)的發(fā)文序號(hào)。（如第207號(hào)）,第二章第三節(jié),⑤批復(fù)和函，可在發(fā)文代字中標(biāo)注文種“批”和“函”?！粲逦痆2004]5號(hào)6、簽發(fā)人（1）概念：代表機(jī)關(guān)核準(zhǔn)并簽發(fā)公文的領(lǐng)導(dǎo)人。（2）適用范圍：僅供上行文使用（3）標(biāo)注方法：平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)，發(fā)文字號(hào)居左空一字，簽發(fā)人居右空一字。簽發(fā)人后用全角冒號(hào)，冒號(hào)后標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名，如簽發(fā)人：王利。,第二章第三節(jié),（4）注意：如有多個(gè)簽發(fā)人，所有單位批準(zhǔn)該文發(fā)出的負(fù)責(zé)人均需簽名。主辦單位簽發(fā)人姓名放在第一列，其他簽發(fā)人從第二行起在主辦單位簽發(fā)人之下按發(fā)文機(jī)關(guān)順序依次順排，應(yīng)使最后的簽發(fā)人與發(fā)文字號(hào)平行排列。,（二）公文的主體部分（文身部分）公文的主體部分又稱“內(nèi)文”，這是公文實(shí)質(zhì)性內(nèi)容的部分。由于公文內(nèi)容的長(zhǎng)短不同，主體部分的位置經(jīng)常變動(dòng)。1.公文的標(biāo)題（1）完整式的標(biāo)題由“發(fā)文機(jī)關(guān)+發(fā)文事由+文種”構(gòu)成（又稱標(biāo)題三要素）◆中共中央關(guān)于經(jīng)濟(jì)體制改革的決定發(fā)文機(jī)關(guān)發(fā)文事由文種◆國(guó)務(wù)院關(guān)于大力推進(jìn)職業(yè)教育改革與發(fā)展的決定發(fā)文機(jī)關(guān)發(fā)文事由文種,第二章第三節(jié),（2）非完整式：或省略發(fā)文機(jī)關(guān)或省略事由，留用兩項(xiàng)。◆關(guān)于加強(qiáng)對(duì)企業(yè)國(guó)有、集體產(chǎn)權(quán)管理有關(guān)問(wèn)題的意見(jiàn)（省略發(fā)文機(jī)關(guān)）★紅頭文件；機(jī)關(guān)內(nèi)部文件；個(gè)人的行文等可省發(fā)文機(jī)關(guān)◆深圳市人民政府通知（省略事由）★內(nèi)容簡(jiǎn)單或復(fù)雜的公文；或“公告”“通告”等可省事由公文標(biāo)題前面的兩項(xiàng)可以省略，最不可以省略的是文種這一項(xiàng)。,第二章第三節(jié),（4）標(biāo)題中的介詞“關(guān)于”A公文標(biāo)題中使用“關(guān)于”，把發(fā)文機(jī)關(guān)與事由部分隔離，因?yàn)槭掠刹糠值男袨橹黧w與發(fā)文機(jī)關(guān)不一致。如果沒(méi)有“關(guān)于”，不僅語(yǔ)法結(jié)構(gòu)欠嚴(yán)密，且易使人誤解。如《xx部關(guān)于嚴(yán)格執(zhí)行會(huì)議費(fèi)規(guī)定的通知》和《xx部嚴(yán)格執(zhí)行會(huì)議費(fèi)規(guī)定的通知》意思明顯不同。B在批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)或發(fā)布性通知中，因事由部分的行為主體與發(fā)文機(jī)關(guān)一致，可省“關(guān)于”。,★（5）標(biāo)題中，除了法規(guī)、規(guī)章名稱加書(shū)名號(hào)以外，一般不使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。但有時(shí)，不使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)會(huì)引起誤會(huì)時(shí)，可以使用。◆國(guó)務(wù)院關(guān)于“九五”期間深化科學(xué)技術(shù)體制改革的決定◆“三八”婦女節(jié)◆“一二九”運(yùn)動(dòng),第二章第三節(jié),（6）公文標(biāo)題在公文首頁(yè)橫隔線之下，正文之上各空一行居中排列。公文標(biāo)題可據(jù)情況一行或多行排列。多行排列時(shí)應(yīng)注意對(duì)稱、美觀，分行不破詞，“的”字不排行首。,第二章第三節(jié),改錯(cuò)題：A儀南鄉(xiāng)政府通知春耕生產(chǎn)要認(rèn)真抓好改：儀南鄉(xiāng)人民政府關(guān)于認(rèn)真抓好春耕生產(chǎn)的通知B重慶市教委關(guān)于印發(fā)重慶市高校學(xué)生學(xué)籍管理辦法的通知改：重慶市教委印發(fā)《重慶市高校學(xué)生學(xué)籍管理辦法》的通知C關(guān)于青山縣教委對(duì)山區(qū)中小學(xué)教師實(shí)行生活補(bǔ)貼的請(qǐng)示報(bào)告改：青山縣教委關(guān)于山區(qū)中小學(xué)教師實(shí)行生活補(bǔ)貼的請(qǐng)示,2.主送機(jī)關(guān)又稱“抬頭”，是公文的主要受理機(jī)關(guān)，對(duì)該公文負(fù)有直接的辦理責(zé)任。①主送機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)標(biāo)明主送機(jī)關(guān)的全稱、規(guī)范化簡(jiǎn)稱、同類型機(jī)關(guān)的統(tǒng)稱?！簟案鲄^(qū)人民政府”，◆“市政府直屬各單位”,第二章第三節(jié),②上行文的主送機(jī)關(guān)只能有一個(gè)，不要多頭主送。下行文如“指示”“通知”“通報(bào)”等需要所屬各機(jī)關(guān)都了解、執(zhí)行的，可以有兩個(gè)以上的主送機(jī)關(guān)。張貼性需廣大群眾周知的公文，如“公告”“通告”等，不標(biāo)主送機(jī)關(guān)。,③有多個(gè)主送機(jī)關(guān)時(shí)，同一性質(zhì)、同一系列的機(jī)關(guān)單位排在一起，不同機(jī)關(guān)單位名稱用頓號(hào)隔開(kāi)，不同性質(zhì)、不同系列的機(jī)關(guān)、單位名稱用逗號(hào)隔開(kāi)，例如“各省、自治區(qū)、直轄市人民政府，國(guó)務(wù)院各部委、各直屬機(jī)構(gòu)”④主送機(jī)關(guān)名稱位于公文標(biāo)題下空一行，左側(cè)頂格寫(xiě)，回行繼續(xù)頂格寫(xiě)，末尾加冒號(hào)。,第二章第三節(jié),3.正文是公文的核心部分。用來(lái)表述公文的內(nèi)容，一份公文的質(zhì)量如何，主要體現(xiàn)在這一部分。一般由開(kāi)頭、主體和結(jié)尾組成。不同種類的公文，正文的篇幅長(zhǎng)短不同，格式寫(xiě)法也不同。位于主送機(jī)關(guān)之下，空兩格書(shū)寫(xiě)。,第二章第三節(jié),4.附件（1）附件是附屬于正文的其他公文或材料。它是該公文的一個(gè)組成部分，如無(wú)專門(mén)說(shuō)明，其效用與正文相同?；蚴钦牡难a(bǔ)充說(shuō)明、或是正文內(nèi)容的延伸，是正文內(nèi)容的補(bǔ)充部分，與正文具有同等效力。（2）適用范圍：A、正文只起批準(zhǔn)、發(fā)布“印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)”的作用，主要內(nèi)容是附件。如《XX市人民政府轉(zhuǎn)發(fā)市勞動(dòng)局關(guān)于XX銅絲廠濫發(fā)實(shí)物問(wèn)題的處理意見(jiàn)的通報(bào)》。,第二章第三節(jié),B、用于補(bǔ)充說(shuō)明主件某一方面內(nèi)容的附件。如有關(guān)的圖表、名單、計(jì)劃、調(diào)查報(bào)告等專項(xiàng)材料。（3）標(biāo)注：在正文下一行左空兩字，先寫(xiě)“附件”，后標(biāo)冒號(hào)和附件名稱。附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件如有幾件，每件占一行，平行排列。★如“附件：1.XXXXXX”如“附件：2.XXXXXX”,5.發(fā)文機(jī)關(guān)署名（落款）（1）指制發(fā)公文并對(duì)文件負(fù)責(zé)的作者，可表明文件的責(zé)任者及法定權(quán)威性。（2）一般用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱，標(biāo)示在正文后面右下方。（3）政府機(jī)關(guān)發(fā)文，可用機(jī)關(guān)印章代替；有的公文如“令”也可不標(biāo)發(fā)文機(jī)關(guān)署名而由主要領(lǐng)導(dǎo)簽名，如”省長(zhǎng)：XXX”;聯(lián)合行文時(shí)，主辦機(jī)關(guān)在前，一個(gè)發(fā)文機(jī)關(guān)占一行。,6.成文日期（1）成文日期是公文生效的時(shí)間標(biāo)志。（2）成文日期根據(jù)以下情況確定：A、一般公文以機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。B、法規(guī)、規(guī)章類公文以依法批準(zhǔn)的日期為準(zhǔn),第二章第三節(jié),C、會(huì)議類公文以會(huì)議正式通過(guò)日期為準(zhǔn)，標(biāo)在標(biāo)題下方居中位置（題注）。D、張貼、公布、告示類公文，以公布之日為準(zhǔn)。E、聯(lián)合行文，以最后一位機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)。F、以電報(bào)形式發(fā)出的公文，以發(fā)出日期為準(zhǔn)。,第二章第三節(jié),（3）成文日期的寫(xiě)法：A、行政公文要用漢字，年、月、日寫(xiě)全?！舳柀柸晔辉掳巳铡舳柀査哪暌辉率眨ā癌枴辈荒軐?xiě)成“零”，不能用阿拉伯?dāng)?shù)字的“0”，不能用英文字母的“O”代替。）B、黨的公文的成文日期可以寫(xiě)成阿拉伯?dāng)?shù)字?！?004年11月8日,第二章第三節(jié),（4）成文日期的位置，有三種情況：1）一個(gè)機(jī)關(guān)行文的，規(guī)定標(biāo)在右空4字，離正文的距離是加蓋印章后不到一行，具體看印章的大小。2）兩個(gè)單位聯(lián)合發(fā)文的，將成文日期拉開(kāi)，左右各空7字，離正文的距離與單一行文的要求相同。3）三個(gè)以上單位聯(lián)合行文的，成文日期在最后一排印章之下空一行的位置，右空2字。,第二章第三節(jié),7.印章（1）印章是公文生效的標(biāo)志。公文加蓋印章，既保證公文的效力和信用，也是發(fā)文機(jī)關(guān)以示負(fù)責(zé)。（2）根據(jù)現(xiàn)行公文法規(guī)規(guī)定，公文除“會(huì)議紀(jì)要”和以電報(bào)形式發(fā)出的公文外，都必須加蓋公章。（3）印章要端正、清晰地印在成文日期上，做到上不壓正文，下覆蓋成文年月日中間偏上四至七個(gè)字，這叫“騎年蓋月”章。（4）聯(lián)合上報(bào)的公文，由主辦機(jī)關(guān)加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)都應(yīng)加蓋印章，印章之間不相交和相切。見(jiàn)例文。,第二章第三節(jié),（7）附注用以說(shuō)明正文中其他的一些事項(xiàng)。比如：發(fā)放范圍、使用注意事項(xiàng)，等等。常見(jiàn)的有：◆（此件發(fā)至縣、團(tuán)級(jí)）◆（此件可自行翻印）◆（此件至X月X日對(duì)外公開(kāi)）等等附注在成文日期的下一行，用圓括號(hào)括入，左空2個(gè)字格。,第二章第三節(jié),（三）版記部分（文尾部分）1.主題詞（1）主題詞：經(jīng)過(guò)規(guī)范化處理的、用來(lái)標(biāo)引公文主題內(nèi)容、表述公文的性質(zhì)和類屬的高度概括的便于檢索查詢的規(guī)范詞。（2）標(biāo)引的要求：通常由公文制發(fā)機(jī)關(guān)的最高行政主管機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)制定和發(fā)布。如：國(guó)務(wù)院辦公廳制發(fā)的《國(guó)務(wù)院主題詞表》，所屬行政機(jī)關(guān)的公文標(biāo)注主題詞，必須按它來(lái)制作，來(lái)標(biāo)準(zhǔn)。,第二章第三節(jié),（3）標(biāo)引方法：主題詞由規(guī)范化名詞或名詞性詞組構(gòu)成，一般由“類別詞”（反映該公文主要類別）、“類屬詞”（屬于類別詞以下的詞，反映公文的主要內(nèi)容）和“文種詞”3個(gè)層次組成。,第二章第三節(jié),（4）標(biāo)引的順序：A、先標(biāo)類別詞。B、再標(biāo)類屬詞C、最后標(biāo)引表示文件文種的詞?！魢?guó)務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)水土保持工作的通知農(nóng)業(yè)水土保持通知類別詞類屬詞文種,第二章第三節(jié),（5）一份文件如有兩個(gè)以上主題內(nèi)容，先對(duì)一個(gè)主題內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)引，再標(biāo)引第二個(gè)。◆“國(guó)務(wù)院關(guān)于在若干城市試行國(guó)有企業(yè)兼并破產(chǎn)和職工再就業(yè)有關(guān)問(wèn)題的通知”◆經(jīng)濟(jì)管理企業(yè)破產(chǎn)勞動(dòng)就業(yè)通知第一主題第二主題,第二章第三節(jié),（6）一份文件的標(biāo)引，一般3—5個(gè)詞，詞與詞之間空一個(gè)字格，不加標(biāo)點(diǎn)。（7）位于文尾的抄送機(jī)關(guān)之上，通常排一行。頂格標(biāo)注：主題詞：XXXXXXXXXXXX。,第二章第三節(jié),2.抄送機(jī)關(guān)（1）指除主送機(jī)關(guān)以外的其他需要告知公文內(nèi)容的上、下級(jí)和不相隸屬機(jī)關(guān)。（2）抄送機(jī)關(guān)名稱應(yīng)用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。（3）一般抄送的范圍：,第二章第三節(jié),A、受雙重領(lǐng)導(dǎo)單位之間行文，行文前征得同意，須抄送。B、特殊情況越級(jí)行文，被越過(guò)的直接上級(jí)或下級(jí)機(jī)關(guān)需要抄送。C、批復(fù)某一機(jī)關(guān)而另一機(jī)關(guān)要照此辦理的，需要抄送。D、行文中涉及另一機(jī)關(guān)職權(quán)，行文前會(huì)簽，行文中要抄送。E、除主送外，需要閱知的，要抄送備案。,第二章第三節(jié),（4）抄報(bào)、抄送和抄發(fā)（行文關(guān)系）的定義及標(biāo)注順序A、抄送給上級(jí)機(jī)關(guān)的叫“抄報(bào)”（上）B、抄送給下級(jí)機(jī)關(guān)的叫“抄發(fā)”（下）C、抄送給同級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的叫“抄送”（中）★抄送機(jī)關(guān)一般按級(jí)別高低排列，同級(jí)機(jī)關(guān)按黨、政、軍、群次序排列；不同級(jí)別或同一級(jí)別不同性質(zhì)的單位之間用逗號(hào)，同一級(jí)別、同一性質(zhì)的單位之間用頓號(hào)。,（6）標(biāo)注方法：標(biāo)注在公文主題詞之下、印發(fā)機(jī)關(guān)和時(shí)間之上。左空一字先標(biāo)識(shí)“抄送”兩字，后加冒號(hào)，依次排列抄送機(jī)關(guān)名稱，在最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)后標(biāo)句號(hào)。,3.印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期（1）印發(fā)機(jī)關(guān)：一般是公文印制的主管部門(mén)，不是公文的發(fā)文機(jī)關(guān)。一般是直屬于上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的辦公廳（室）、文秘部門(mén)。（校長(zhǎng)辦公室、中央辦公廳、秘書(shū)處等等）他們負(fù)責(zé)文件的辦理和印發(fā)等具體工作。（2）印發(fā)日期：以公文付印的日期為準(zhǔn)。（3）在同一行，印發(fā)機(jī)關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字，用完全的阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)。,第二章第三節(jié),■版記中各要素之下均加一條黑線隔開(kāi)，以示區(qū)別?！霭嬗洸糠值膸讉€(gè)項(xiàng)目雖屬選擇項(xiàng)目，但一般都應(yīng)具備。,請(qǐng)將下列各要素逐一抄寫(xiě)在公文版式圖的適當(dāng)位置，共10分國(guó)慶后，我校發(fā)燒病人數(shù)量急劇上升……附件：發(fā)燒病人隔離治療實(shí)施辦法各學(xué)院，各處（室）：重慶工商大學(xué)文件重工商大[2009]50號(hào)二00九年十月十二日（?。┲貞c工商大學(xué)校長(zhǎng)辦公室2009年10月12日印發(fā)抄送：各位校領(lǐng)導(dǎo)關(guān)于進(jìn)一步做好甲流H1N1流感防控工作的通知主題詞：甲流感防控通知,重慶工商大學(xué)文件重工商大[2009]50號(hào)關(guān)于進(jìn)一步做好甲流H1N1流感防控工作的通知各學(xué)院，各處（室）：國(guó)慶后，我校發(fā)燒病人數(shù)量急劇上升……附件：發(fā)燒病人隔離治療實(shí)施辦法二00九年十月十二日（印）主題詞：甲流感防控通知抄送：各位校領(lǐng)導(dǎo)重慶工商大學(xué)校長(zhǎng)辦公室2009年10月12日印發(fā),,,,,三、公文的特定格式,根據(jù)現(xiàn)代公文處理的需要，公文中還規(guī)定了信函、命令、會(huì)議紀(jì)要三種特定的格式。他們?cè)诎媸皆O(shè)計(jì)、項(xiàng)目安排和標(biāo)識(shí)方法上，有特殊的要求。1.信函格式2.命令格式3.會(huì)議紀(jì)要格式,第二章第三節(jié),四、公文平頭文件的格式,平頭文件——是指沒(méi)有發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)的文件。（相對(duì)于紅頭文件而言）在制發(fā)過(guò)程中，不用文頭和文尾部分，但是文頭部分的發(fā)文字號(hào)要提下來(lái)放在標(biāo)題的下方平頭文件格式一般用于單位內(nèi)部發(fā)文、教材例文也采用這種格式。,第二章第三節(jié),平頭文件的格式：1.標(biāo)題2.發(fā)文字號(hào)（把發(fā)文字號(hào)從文頭部分，調(diào)到標(biāo)題正下方或右下方）3.主送機(jī)關(guān)4.正文5.附件6.發(fā)文機(jī)關(guān)7.成文日期,第二章第三節(jié),