《采購管理手冊》word版.docx

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1、采購管理手冊修訂記錄時間內(nèi)容提交人/職務(wù)審批人/職務(wù)目錄1目的和適用范圍52采購職責(zé)53采購流程與規(guī)定5a)采購分工5i.采購經(jīng)理5ii.采購工程師5iii.采購專員5iv.采購助理6v.運輸員6b)采購權(quán)限6i.審批權(quán)（單位：人民幣）6ii.保密等級6c)采購申請和緊急采購流程7i.采購申請流程7ii.緊急采購流程7d)詢價7i.詢價原因7ii.詢價流程7e)合同要求和條款84供應(yīng)商選擇和管理9a)供應(yīng)商的選擇和認(rèn)證9i.供應(yīng)商選擇的原因9ii.供應(yīng)商認(rèn)證流程9b)供應(yīng)商的管理9i.供應(yīng)商分級10ii.供應(yīng)商考核流程和優(yōu)勝劣汰規(guī)則105意見反饋和內(nèi)部監(jiān)督10a)供應(yīng)商意見反饋10b)相關(guān)部門

2、意見反饋11c)內(nèi)部監(jiān)督11附錄：采購物流部門日常工作細(xì)則12a)采購周、月計劃的編制和實施12b)供應(yīng)商評估和考核12c)供應(yīng)商回訪機(jī)制12d)成績考核機(jī)制12e)獎懲機(jī)制131 目的和適用范圍此文件旨在建立物品采購流程和供應(yīng)商管理流程，確保公司所采購的物品滿足質(zhì)量要求，并保證供應(yīng)、降低采購成本、合理優(yōu)化庫存與資金的使用。公司除辦公室用品外的物品采購，皆以此手冊為準(zhǔn)，詳見附錄。2 采購職責(zé)采購人員負(fù)責(zé)歸口采購業(yè)務(wù)的管理與實施，為各需求部門尋找物美價廉、高性價比的物品，合理保持庫存量并努力減少庫存。采購人員代表公司行使采購權(quán)和供應(yīng)商管理權(quán)。3 采購流程與規(guī)定a) 采購分工依據(jù)“供應(yīng)商管理、采購

3、執(zhí)行、部門管理和內(nèi)部監(jiān)督不為同一人”原則和崗位責(zé)任制，分工如下；i. 采購經(jīng)理1. 管理采購部門內(nèi)部分工和制度流程，確保各項采購任務(wù)順利完成；2. 協(xié)調(diào)部門間的溝通和協(xié)作；3. 向分管副總報告采購計劃、進(jìn)度并執(zhí)行公司的決議；ii. 采購工程師1. 按照流程，組織和管理供應(yīng)商的選擇、評估、考核和更替；2. 采購協(xié)議談判；3. 更新供應(yīng)商信息卡和認(rèn)證供應(yīng)商名錄；4. 尋找和開發(fā)供應(yīng)商；iii. 采購專員1. 編制采購計劃；2. 采購訂單處理a) 對于簽署采購協(xié)議的供應(yīng)商，根據(jù)協(xié)議內(nèi)容，下單采購；b) 對于沒有簽署采購協(xié)議的供應(yīng)商，進(jìn)行詢價或價格談判，通過審批后簽署合同；c) 追蹤供貨進(jìn)度；d) 處

4、理緊急采購。3. 貨到后通知庫管入庫； 4. 處理退貨、索賠；5. 付款管理；iv. 采購助理1. 編制、整理合同和報告；2. ERP系統(tǒng)錄入和校對；3. 內(nèi)部監(jiān)督；4. 處理一般的中英文互譯；5. 安排、接待來訪供應(yīng)商；v. 運輸員1. 承擔(dān)本地采購的搬運和運輸工作；2. 物品出入庫的搬運工作。b) 采購權(quán)限i. 審批權(quán)（單位：人民幣）1. 分管副總審批月采購計劃、采購協(xié)議和緊急采購計劃；2. 采購協(xié)議下的訂單審批：a) 定義：如果公司與供應(yīng)商簽署在某一時期內(nèi)定價采購協(xié)議，即在規(guī)定時期內(nèi)采購價格和服務(wù)不發(fā)生變化，或價格按照雙方協(xié)商的固定模式變化，此種情況下發(fā)生的采購即為協(xié)議采購。b) 審批：

5、采購專員根據(jù)采購計劃，直接下訂單。3. 非采購協(xié)議下的合同審批：a) 定義：公司與供應(yīng)商沒有簽署采購協(xié)議，每次購買都需要進(jìn)行詢價的采購即為非協(xié)議采購；b) 審批：a） 單筆合同金額在二千元以下，由采購專員與供應(yīng)商簽署合同并生效；b） 單筆合同金額在二千元以上（含二千元）且五萬元以下，由采購專員與供應(yīng)商確認(rèn)合同內(nèi)容，再由采購物流經(jīng)理審批合同并簽字生效；c） 單筆合同金額在五萬元以上（含五萬元），由采購專員與供應(yīng)商確認(rèn)合同內(nèi)容，再由采購經(jīng)理首先復(fù)核，再交由分管副總審批并簽字生效。4. 每年初，需根據(jù)采購預(yù)算和人員分配，重新分配合同審批權(quán)。 ii. 保密等級1. 范圍：供應(yīng)商信息、原材料規(guī)格和質(zhì)量要

6、求、供應(yīng)商生產(chǎn)原材料的工具和流程、采購價格、最小訂貨量、供貨期、采購合同、供應(yīng)商評價內(nèi)容和考核表現(xiàn)等2. 一級權(quán)限：其他部門有權(quán)得知，自己部門需求物品的以上信息，除價格； 采購工程師和采購專員有權(quán)得知，只與自己職責(zé)范圍相關(guān)的以上信息；3. 二級權(quán)限：采購經(jīng)理和采購報告鏈的上級領(lǐng)導(dǎo)有權(quán)得知所有采購產(chǎn)品以上所有信息。c) 采購申請和緊急采購流程i. 采購申請流程1. 各部門根據(jù)需求，參考由采購物流部提供的“訂單周期和緩沖時間”，由專人在每月第三個工作日把采購需求以表格的形式通過電子郵件傳達(dá)給采購物流部；2. 采購物流部根據(jù)需求，在三個工作日內(nèi)編制月采購計劃和付款預(yù)算，提交分管副總審批；3. 修改采

7、購計劃，直到分管副總審批通過；4. 之后，將審批后的采購計劃傳遞給財務(wù)部并申請備用金；5. 采購物流經(jīng)部把月計劃分解為各周計劃，按內(nèi)部分工，執(zhí)行采購。ii. 緊急采購流程1. 定義：a) 各部門在月采購計劃外的采購申請；b) 各部門要求到貨期小于供應(yīng)商承諾的供貨期； 2. 流程：a) 各部門由專人以電子郵件的形式向采購物流部遞交緊急采購申請單；b) 采購物流部制定緊急采購計劃；c) 分管副總審批緊急采購計劃；d) 將審批后的采購計劃傳遞給財務(wù)部并申請備用金；e) 采購物流部按計劃執(zhí)行采購；d) 詢價i. 詢價原因1. 對于沒有簽訂采購協(xié)議或采購協(xié)議已經(jīng)到期，需重新簽訂采購協(xié)議的物品，通過詢價，

8、尋找最有競爭力的供應(yīng)商；2. 潛在供應(yīng)商評價時，通過詢價來衡量其價格的競爭力。 ii. 詢價流程1. 在大于或等于兩家供應(yīng)商的情況下，采購專員須以競標(biāo)的形式，把完全相同的采購內(nèi)容以電子郵件的形式告知供應(yīng)商，設(shè)置統(tǒng)一時間作為回復(fù)期限，選擇最有競爭力的供應(yīng)商。在經(jīng)過符合合同金額的審批后，簽訂合同。采購專員須保留過程中所有郵件。a) 在競標(biāo)期間，采購專員不得與其中一家供應(yīng)商單獨接觸，更不可泄漏其他供應(yīng)商的報價等信息；b) 若有供應(yīng)商在詢價期限過后，報出更為合理的價格和服務(wù)。采購專員在尚未簽訂合同的情況下，須把情況告知采購物流經(jīng)理，由采購物流經(jīng)理決定是否進(jìn)行二次詢價；2. 在認(rèn)證供應(yīng)商名錄里只有一家可

9、選供應(yīng)商時，采購專員須與供方進(jìn)行價格談判，在經(jīng)過審批后，簽訂合同；3. 在認(rèn)證供應(yīng)商名錄中已有供應(yīng)商不配合報價或報價過高的情況下，采購專員須及時將情況告知采購物流部經(jīng)理。若屬實，由采購經(jīng)理甚至分管副總親自約談供應(yīng)商； 4. 在認(rèn)證供應(yīng)商名錄中沒有可選供應(yīng)商時，采購專員須報告采購物流部經(jīng)理。由采購物流部經(jīng)理指派采購工程師選擇新供應(yīng)商。e) 合同要求和條款采購合同是買賣雙方進(jìn)行交易的法律依據(jù)和規(guī)則約定。原則上所有原材料定額采購都需簽訂合同并具備以下主要條款：i. 商品的品種、規(guī)格和數(shù)量ii. 商品的質(zhì)量、質(zhì)保期和包裝iii. 商品的價格和結(jié)算方式iv. 交貨期限、地點和發(fā)送方式v. 商品驗收辦法v

10、i. 違約責(zé)任1. 不按合同規(guī)定的商品數(shù)量、品種、規(guī)格供應(yīng)商品;2. 不按合同中規(guī)定的商品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)交貨;3. 逾期發(fā)送商品。vii. 合同的變更和解除條件此外，增加以下補(bǔ)充規(guī)定，使簽訂的合同更切實際，行之有效。1. 賣方若因不可抗力以外的原因不能按期交貨，賣方須在交貨期前至少7天通知買方，以使買方有時間減少損失。若貨品在承諾的交貨期后到貨，7天以內(nèi)含7天，買方按合同金額1%收取損失費用，7天以后，每增加7天，增加收取1%損失費。最多累計收取合同金額5%的損失費。若賣方在承諾的交貨期30天后仍未交貨，買方有權(quán)選擇解除合同，賣方須交還買方的預(yù)付款或定金等，并賠償合同金額的5%。2. 由于賣方生產(chǎn)或

11、運輸中造成的包裝破裂、產(chǎn)品損壞等所有產(chǎn)品不合格情況，須由賣方承擔(dān)更換、維修，以及給買方造成其他所有損失的費用。3. 買方將產(chǎn)品售出后，若因賣方的產(chǎn)品質(zhì)量或使用年限不達(dá)標(biāo)，造成買方的產(chǎn)品在客戶端的產(chǎn)品質(zhì)量或使用年限不達(dá)標(biāo)。賣方須賠償買方和買方客戶的相關(guān)的一切損失。4. 買方產(chǎn)品的規(guī)格、材質(zhì)、數(shù)量、價格、質(zhì)量要求、供貨期、供貨合同等信息都是買方機(jī)密信息。賣方須保守秘密。否則賣方須承擔(dān)由于賣方泄密給買方帶來的一切損失。5. 外包裝的標(biāo)簽至少需包含名稱、規(guī)格、生產(chǎn)廠家、出廠日期、數(shù)量等信息。6. 對于有售后服務(wù)要求的材料，須在合同注明售后服務(wù)時間和內(nèi)容。7. 對于有質(zhì)保金要求的材料，須與供應(yīng)商談定金額

12、并在合同中寫明。8. 解決合同糾紛的方式：由需方所在地的仲裁機(jī)構(gòu)或法院判決。4 供應(yīng)商選擇和管理a) 供應(yīng)商的選擇和認(rèn)證i. 供應(yīng)商選擇的原因1. 相關(guān)部門申請采購新材料、設(shè)備、工具、物品等；2. 原材料若只有一個供應(yīng)商，須選擇第二家；3. 某原材料的供應(yīng)商產(chǎn)能若不足，須選擇第二家、第三家等等，直到產(chǎn)能滿足公司生產(chǎn)需求；4. 選擇更有競爭力的供應(yīng)商來淘汰相對落后的供應(yīng)商ii. 供應(yīng)商認(rèn)證流程1. 采購工程師通過行業(yè)網(wǎng)站、業(yè)內(nèi)人士介紹等途徑，尋找潛在供應(yīng)商；2. 采購工程師向潛在供應(yīng)商介紹公司情況和對產(chǎn)品的需求。之后，要求潛在供應(yīng)商填寫供應(yīng)商信息卡并填寫供應(yīng)商評價表，進(jìn)行自評；3. 采購工程師根

13、據(jù)潛在供應(yīng)商的自評，篩選目標(biāo)供應(yīng)商；4. 采購工程師和研發(fā)部、設(shè)計部、質(zhì)量部人員組成認(rèn)證小組，實地訪問目標(biāo)供應(yīng)商；5. 采購工程師和研發(fā)部、設(shè)計部、質(zhì)量部人員填寫供應(yīng)商評價表，并依此選擇最有競爭力的供應(yīng)商。（研發(fā)部、設(shè)計部、質(zhì)量部人員對產(chǎn)品質(zhì)量有一票否決權(quán)；）；6. 對于我方有試用要求的產(chǎn)品，須質(zhì)量部提供試用報告后，對質(zhì)量做判斷；7. 采購物流經(jīng)理審批供應(yīng)商評價表，決定是否將該供應(yīng)商納入認(rèn)證供應(yīng)商名錄。若否，采購工程師須重新尋找和認(rèn)證其他供應(yīng)商。b) 供應(yīng)商的管理i. 供應(yīng)商分級1. A級別 伙伴型供應(yīng)商如果供應(yīng)商對我方采購業(yè)務(wù)重視程度高，供應(yīng)商可替代性低，而且供應(yīng)的原材料是我方重要的零部件，

14、則該供應(yīng)商定級為A。2. B級別 優(yōu)先型供應(yīng)商如果供應(yīng)商對我方采購業(yè)務(wù)重視成度高，但供應(yīng)商可替代性較高，且供應(yīng)的原材料或物品是我方一般零部件或與生產(chǎn)不相關(guān)的物品，則該供應(yīng)商定級為B。3. C級別 商業(yè)型供應(yīng)商如果供應(yīng)商對我方采購業(yè)務(wù)重視程度一般，且供應(yīng)商可替代性較高，且供應(yīng)的原材料或物品是我方一般零部件或與生產(chǎn)不相關(guān)的物品，則該供應(yīng)商定級為C。4. D級別 淘汰型供應(yīng)商如果供應(yīng)商對我方采購業(yè)務(wù)重視程度低，且供應(yīng)商可替代性較高，且供應(yīng)的原材料或物品是我方一般零部件或與生產(chǎn)不相關(guān)的物品，則該供應(yīng)商定級為D。ii. 供應(yīng)商考核流程和優(yōu)勝劣汰規(guī)則1. 每年，由采購工程師收集供應(yīng)商的表現(xiàn)狀況，填寫供應(yīng)商

15、考核表；2. 采購經(jīng)理須復(fù)核供應(yīng)商考核表并簽字；3. 采購工程師組織采購專員和質(zhì)量部、生產(chǎn)部人員跟供應(yīng)商開會，總結(jié)一年來供應(yīng)商表現(xiàn)情況，提出改善意見；4. 供應(yīng)商會后十個工作日內(nèi)提交改善方案。采購工程師和采購專員在接下來的三個月內(nèi)監(jiān)督供應(yīng)商改善行動的執(zhí)行和有效性；5. 每年初，綜合供應(yīng)商考核成績、可替代性和原材料重要性，由采購工程師和采購專員一起為供應(yīng)商評級，決定維持原級別、升級或降級，經(jīng)采購經(jīng)理批準(zhǔn)后生效；6. 對于D級別的供應(yīng)商且其改善方案無效，在采購經(jīng)理同意后，由采購工程師尋找更有競爭力的供應(yīng)商作為替代；7. 對于A級別供應(yīng)商，由采購物流經(jīng)理根據(jù)經(jīng)費情況，擇優(yōu)以獎狀或獎金的方式，予以獎勵

16、。5 意見反饋和內(nèi)部監(jiān)督a) 供應(yīng)商意見反饋采購人員在供應(yīng)商管理或詢價過程中，如果發(fā)生不尊重供應(yīng)商的情況，如污言穢語、人身攻擊等，或發(fā)生不公開、不公正、泄漏供應(yīng)商機(jī)密信息或收賄索賄等情況，供應(yīng)商在掌握證據(jù)后，可以越級反映給采購物流經(jīng)理或分管副總。一經(jīng)查實，公司處以調(diào)離崗位，解除勞務(wù)合同，甚至移送司法機(jī)關(guān)處理。b) 相關(guān)部門意見反饋其他部門若對采購工作有意見和建議，可隨時向采購物流經(jīng)理反映。c) 內(nèi)部監(jiān)督i. 采購助理每天須檢查1. 庫管的出入庫單據(jù)和簽字是否完整，信息是否及時輸入ERP;2. 物流的單據(jù)和簽字是否完整，信息是否及時輸入ERP;3. 采購專員的采購信息是否及時輸入ERP，是否及時

17、申請付款。ii. 采購助理每周、月匯總?cè)缦滦畔?，交采購物流?jīng)理審批1. 周、月采購計劃；2. 周、月采購計劃完成報告；iii. 采購物流經(jīng)理直接監(jiān)督1. 緊急采購計劃；2. 距離到貨期小于或等于三天，還沒到貨的物品；附錄：采購物流部門日常工作細(xì)則a) 采購周、月計劃的編制和實施a) 采購專員確定下單數(shù)量（下單數(shù)量=計劃入庫量-現(xiàn)有庫存量+安全庫存量）；b) 采購專員確定下單時間（下單時間=要求到貨時間-認(rèn)證周期-訂單周期-緩沖時間）；c) 采購專員根據(jù)采購協(xié)議或向供應(yīng)商詢價提供預(yù)算；d) 采購助理匯總、整理采購計劃，提交給采購物流經(jīng)理審閱；e) 采購物流經(jīng)理審閱后，提交分管副總；f) 若有問題

18、，重新制作計劃，直到通過審批；g) 采購專員將月計劃分解為周計劃，由采購助理匯總、整理，交給采購經(jīng)理審閱。h) 采購專員每周最后一個工作日，提交當(dāng)周采購實施報告，包括價格、到貨期是否在計劃內(nèi)，質(zhì)量是否良好等信息；i) 對于距離最后期限小于或等于三天還沒有到貨的原材料，采購專員須向采購經(jīng)理每日報告供貨進(jìn)度及預(yù)計到達(dá)時間；j) 若供應(yīng)商不能按時交貨，影響到我方生產(chǎn)。采購專員須及時向采購物流經(jīng)理報告情況。采購物流經(jīng)理須向分管副總報告并安排專人駐廠催貨；b) 供應(yīng)商評估和考核a) 年底，由采購工程師和采購專員組織各供應(yīng)商考核，交采購物流經(jīng)理審批；b) 年初，由采購工程師和采購專員為各供應(yīng)商評級，交采購

19、物流經(jīng)理審批；c) 供應(yīng)商回訪機(jī)制每年初，由采購助理向各供應(yīng)商發(fā)送和收集調(diào)查問卷，內(nèi)容包括對相關(guān)采購工程師和采購專員的滿意度、對公司采購模式的建議等。d) 成績考核機(jī)制a) 每年初，根據(jù)公司發(fā)展規(guī)劃和股東要求等，由分管副總制定采購任務(wù)，可能包含如下指標(biāo)i. 年采購預(yù)算控制；ii. 年平均資金使用效率；iii. 對于生產(chǎn)原材料，雙供應(yīng)商比例；iv. 其他部門對采購物流部投訴數(shù)量；v. 月采購計劃按時完成率；vi. 緊急采購計劃按時完成率；vii. 庫存總額控制；viii. 物流運輸按時完成率；ix. 原材料質(zhì)量合格率；（質(zhì)量部按月提供數(shù)據(jù)）x. 采購物流部門員工滿意度和離職率控制；b) 采購物流經(jīng)理接到采購任務(wù)后，按崗位分配給相應(yīng)的負(fù)責(zé)人。按月統(tǒng)計達(dá)成度。e) 獎懲機(jī)制a) 采購物流部，面向全公司，設(shè)置年度采購物流流程創(chuàng)新獎和年度優(yōu)秀供應(yīng)商推薦獎；根據(jù)經(jīng)費情況，以獎金或獎狀形式予以獎勵。b) 采購物流經(jīng)理根據(jù)部門個人每年對自己業(yè)績的完成情況及公司其他規(guī)章制度的遵守程度，分配加薪和獎金額度；c) 對于屢次業(yè)績不達(dá)標(biāo)的個人，由采購物流經(jīng)理安排專人培訓(xùn)指導(dǎo)。若業(yè)績?nèi)匀徊贿_(dá)標(biāo)，采購物流經(jīng)理須得到分管副總的批準(zhǔn)后，為該員工在公司內(nèi)部推薦更適合自身技能的崗位；若該員工的能力不能達(dá)到公司的要求并且培訓(xùn)后無效，可以考慮合同到期后不續(xù)簽。13