電子文檔管理辦法

寧波波導(dǎo)股份有限公司電子文檔管理辦法Q/BIRD-質(zhì)管-27-2002第2版(2002)第0次修改第 4 頁(yè) 共 4 頁(yè)1. 目的隨著公司辦公自動(dòng)化、無(wú)紙化的普及，公司內(nèi)外部文件交流逐漸使用電子文檔形式，為促進(jìn)和規(guī)范公司辦公自動(dòng)化、商務(wù)電子化的進(jìn)程，確保所使用的電子文檔的充分性、適用性和有效性，并對(duì)電子文檔進(jìn)行有效控制，特制訂電子文檔管理辦法。2. 適用范圍適用于公司服務(wù)器上部門(mén)共享的電子文檔、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的電子文檔以及個(gè)人計(jì)算機(jī)上的電子文檔。3. 相關(guān)文件文件控制程序記錄控制程序4. 職責(zé)4.1 信息工程部負(fù)責(zé)公司個(gè)人計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)使用的技術(shù)支持及維護(hù)。4.2 各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)內(nèi)的電子文檔管理。4.3 質(zhì)量管理部負(fù)責(zé)質(zhì)量手冊(cè)、程序文件等質(zhì)量管理體系電子版文件的管理。5. 名詞解釋辦公自動(dòng)化系統(tǒng)：公司所使用的NOTES系統(tǒng)及其包含電子審批系統(tǒng)、eMIS系統(tǒng)、K3系統(tǒng)等辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。6. 工作程序6.1各部門(mén)在公司服務(wù)器上共享文件的管理。6.1.1部門(mén)在公司服務(wù)器上共享文件的存放地址為：“/Bird_domino/部門(mén)名稱(chēng)/文件夾名稱(chēng)”6.1.2 各部門(mén)可根據(jù)需要向信息工程部申請(qǐng)?jiān)诜?wù)器上建立部門(mén)共享文件夾，信息工程部給申請(qǐng)部門(mén)分配一個(gè)服務(wù)器的登錄用戶(hù)名和密碼，并設(shè)置文件夾權(quán)限，確保只有使用該用戶(hù)名登陸服務(wù)器，才可擁有對(duì)該申請(qǐng)部門(mén)的共享文件夾具有完全控制權(quán)限。6.1.3 各部門(mén)對(duì)本部門(mén)的服務(wù)器用戶(hù)名及密碼進(jìn)行管理，防止其外泄和廣泛知曉，并確保知曉本部門(mén)用戶(hù)名及密碼的人員是有限的并經(jīng)過(guò)許可的。 6.1.3 服務(wù)器上共享文件的類(lèi)型由各部門(mén)自行規(guī)定，通常包括：“質(zhì)量體系文件”、“公司或部門(mén)規(guī)章制度”、“工藝文件”等需要使較大范圍內(nèi)員工了解的文件。6.1.4 文件共享前應(yīng)由所在部門(mén)經(jīng)理批準(zhǔn)后方可共享，電子文檔可以NOTES的方式批準(zhǔn)發(fā)布，然后由文件制定者用NOTES的方式通知所要發(fā)放的人員。6.2 NOTES系統(tǒng)上電子文檔的管理6.2.1 NOTES系統(tǒng)帳戶(hù)的申請(qǐng)，公司內(nèi)部員工如因工作需要可向信息工程部申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后由信息工程部新開(kāi)帳戶(hù)。6.2.2 NOTES系統(tǒng)安裝和維護(hù)由信息工程部負(fù)責(zé)提供技術(shù)支持。6.2.3 NOTES系統(tǒng)上文件的管理內(nèi)容6.2.3.1各類(lèi)重要信息和通知郵件內(nèi)容超過(guò)一頁(yè)（A4紙）者，須使用附件的形式傳送。6.2.3.2 為提高工作效率，便于查找文件，公司計(jì)算機(jī)用戶(hù)須根據(jù)實(shí)際需要建立各類(lèi)文件夾，文件夾的形式可以為“會(huì)議紀(jì)要”、“通知”、“報(bào)表”、“體系文件”、“管理制度”、“日常工作”、“設(shè)備管理”、“生產(chǎn)計(jì)劃”等，總體原則是按照各自工作內(nèi)容進(jìn)行分類(lèi)。6.2.3.3 NOTES用戶(hù)在NOTES系統(tǒng)中也應(yīng)建立比較適用的分類(lèi)文件夾，將收件箱中不能拆離的文件分類(lèi)轉(zhuǎn)移到相應(yīng)的文件夾中。6.2.3.4 為節(jié)約公司服務(wù)器資源和出于安全目的，用戶(hù)須在本地計(jì)算機(jī)硬盤(pán)上配合NOTES建立專(zhuān)門(mén)的文件夾，在此文件夾中依據(jù)實(shí)際需要建立分類(lèi)文件夾，用戶(hù)應(yīng)將NOTES上能拆離的文件分類(lèi)拷貝到相應(yīng)的文件夾中。6.2.3.5 用戶(hù)NOTES系統(tǒng)上所有無(wú)用信息及已拆離到本地硬盤(pán)上的郵件必須從收件箱中刪除，以減輕公司服務(wù)器的壓力，收件箱中需要留作證明性的文件除外，例如各類(lèi)需保存的批復(fù)信息；其它證明性文件原則上以發(fā)件箱中文件作為證明材料。6.3 電子文檔的受控6.3.1 電子文檔的識(shí)別受控文件應(yīng)通知資料室進(jìn)行文件編號(hào)，定稿后的文件由制定部門(mén)發(fā)一份到資料室備份存檔，同時(shí)應(yīng)附帶文件發(fā)放的地址；其中管理性文件(公司及各部門(mén)制定的現(xiàn)行使用的有效版本的規(guī)定、大綱、制度等等)由綜合管理部資料室負(fù)責(zé)，質(zhì)量體系文件、技術(shù)性文件由研究開(kāi)發(fā)部資料室負(fù)責(zé)，質(zhì)量記錄由質(zhì)量管理部質(zhì)量計(jì)劃處負(fù)責(zé)。文件的分類(lèi)方法依據(jù)“文件控制程序”5.1.1條規(guī)定。對(duì)于常用記錄的電子文檔，在文件命名或發(fā)送時(shí)應(yīng)包含日期信息。6.3.2 電子文檔的批準(zhǔn)、發(fā)布可采用NOTES的形式批準(zhǔn)發(fā)布，經(jīng)相應(yīng)的批準(zhǔn)后，由制定部門(mén)發(fā)布，批準(zhǔn)權(quán)限參照“文件控制程序”執(zhí)行。6.3.3 電子文檔的發(fā)布方式可采用下述方法，通過(guò)NOTES發(fā)送或服務(wù)器共享文件方式發(fā)布，并依據(jù)需要設(shè)定電子文檔的文件打開(kāi)密碼，使用NOTES或電話(huà)告知相關(guān)已授權(quán)人員該密碼，由此達(dá)到受控目的。6.3.4 電子文檔的更改文件的修改、修訂由文件的原制定部門(mén)負(fù)責(zé)，由原批準(zhǔn)人員或授權(quán)人員批準(zhǔn)，修改后的文件應(yīng)通知所有使用該文件的人員，收到通知的人員應(yīng)及時(shí)更新各自計(jì)算機(jī)上保留的相應(yīng)文件；對(duì)于NOTES中發(fā)送的電子文檔，應(yīng)在主題中注明“更正”等字樣，收到此類(lèi)文檔的人員應(yīng)及時(shí)刪除原有作廢文檔，以防止作廢電子文檔的非預(yù)期使用。6.3.5 電子文檔的歸檔可按一定規(guī)律建立相應(yīng)的分級(jí)文件夾對(duì)電子文檔進(jìn)行分類(lèi)存放、歸檔。因電子文檔按文件夾歸檔、存放的方式本身就具有易于檢索的特點(diǎn)，故可不要求制作文件或記錄的歸檔清單。6.3.6 電子文檔的作廢參照“文件控制程序”執(zhí)行，但相關(guān)申請(qǐng)、審批、通知手續(xù)可在NOTES上實(shí)行，收到電子文檔作廢通知的人員應(yīng)及時(shí)刪除服務(wù)器或個(gè)人計(jì)算機(jī)上的作廢文件或標(biāo)識(shí)“廢止”字樣。 6.4凡是在任何場(chǎng)合有需要使用紙張版受控質(zhì)量體系文件，該文件的書(shū)面文件需相應(yīng)授權(quán)人員審批，并在資料室加蓋受控章進(jìn)行受控。 6.5 電子文檔的防護(hù)對(duì)存放電子文檔的公司服務(wù)器、個(gè)人計(jì)算機(jī)應(yīng)采取相應(yīng)的病毒防范措施，防止電子文檔的意外損壞、丟失。在公司服務(wù)器上的電子文檔防護(hù)工作由信息工程部負(fù)責(zé)；個(gè)人計(jì)算機(jī)上的電子文檔防護(hù)工作由該計(jì)算機(jī)用戶(hù)負(fù)責(zé)，個(gè)人計(jì)算機(jī)出現(xiàn)故障應(yīng)及時(shí)向信息工程部反饋。6.6 電子文檔的移交當(dāng)發(fā)生工作調(diào)動(dòng)或更換計(jì)算機(jī)時(shí)，要做好電子文件檔的移交工作。特別是因工作調(diào)動(dòng)時(shí)，需向交接人員說(shuō)明電子文檔存放情況，并做好電子文件檔的移交工作。6.7電子文檔的定期清理公司計(jì)算機(jī)用戶(hù)須定期清理各自計(jì)算機(jī)上的電子文檔，及時(shí)將過(guò)期、無(wú)效文件刪除。