企業(yè)檔案管理制度金融公司客戶資料管理

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精選資料 公司檔案管理制度 第一章總 則 第一條為了加強公司系統(tǒng)的檔案管理，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、制度化、更好地為 公司各項工作服務，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《集團企業(yè)文化內(nèi)部規(guī)章管理制度》有關規(guī)定，結(jié)合公司實際情況，特制定本辦法。 第二條凡集團總公司各部門、下屬公司（下稱單位）在工作活動中形成的，具有查考利用價值的文件材料，必須按規(guī)定定期向總公司進行檔案移交，集中管理，任何單位和個人不得據(jù)為已有。 第三條各單位的領導應重視本單位文件資料的管理和文書立卷工作，配備專職或兼職人員負責此項工作。 第四條 公司系統(tǒng)的文書立卷工作和檔案管理工作由集團總公司人事行政部負責監(jiān)督和指導。 第二章歸檔范圍 第五條凡是反映公司工作活動、具有查考利用價值的文件材料（公文、電報、傳真、圖表、書信、報刊、錄音、錄像、光碟等）均屬歸檔范圍。 第六條上級機關文件材料應歸檔的有。 （一）上級機關頒發(fā)的需要公司貫徹執(zhí)行的文件材料； （二）黨和國家領導人及上級機關有關領導視察、檢查公司工作時的重要指示、講話。題詞、照片和有特殊保存價值的錄音、錄像等聲像材料及登載相關內(nèi)容的報刊。 （三）代上級機關草擬并被采用為文件的定稿和印本。 （四）其他文件材料。 第七條公司文件材料應歸檔的有。 （一）公司頒發(fā)的（包括轉(zhuǎn)發(fā)及其他單位聯(lián)合頒發(fā)的）各種正式文件的簽發(fā)稿、印本、重要文件的修改稿。 （二）公司的請求與上級機關的批復文件，各部門、各公司及其他各所屬企業(yè)的請求與本公司的批復文件； （三）公司及各部門的工作計劃、總結(jié)、報告； （四）公司召開的各種會議的全套文件以及會議形成的聲像材料； （五）公司領導公務活動形成的重要文件、電報、電話記錄，從外單位帶回的與公司有關的文件材料； （六）公司領導或各部門有關負責人代表公司對電視臺、廣播電臺及報刊記者的新聞發(fā)布稿和聲像材料、撰寫專題文章及在外單位重要講話的稿本； （七）反映公司經(jīng)營和管理的專業(yè)文件材料，如實業(yè)投資項目、貿(mào)易、證券、信貸、擔保、典當、保險、租賃、轉(zhuǎn)貸等業(yè)務中產(chǎn)生的各種文件、資料、合同、樣票等； （八）公司或公司匯總的統(tǒng)計報表和統(tǒng)計分析資料（包括計算機盤片等）； （九）公司及各部門、各專業(yè)公司成立、啟用印章及其組織機構、人員編制等文件材料； （十）公司及各部門、各專業(yè)公司制定的規(guī)章制度等； （十一）公司的歷史沿革（包括公司簡介）、大事記、年鑒，反映公司重要活動、事件的剪報、聲像材料，榮譽獎勵證書，有紀念意義和憑證性的實物及展覽照片、錄音、錄像等文件材料； （十二）公司編印的公司要聞、簡報等刊物的定稿和印本，編輯出版物的定稿、樣本； （十三）公司及各部門、各專業(yè)公司干部任免、調(diào)配、培訓、專業(yè)技術職務評定、職工的錄用、轉(zhuǎn)正、定級、調(diào)資退職、退休、醫(yī)療、扶恤、死亡、獎懲等工作形成的文件材料； （十四）公司干部、工人、黨員、團員名冊、報表； （十五）公司干部、工人轉(zhuǎn)移工資、行政、黨、團關系的介紹信存根； （十六）公司外事活動中形成的請示、報告、計劃、考察總結(jié)、重要簡報、會議紀要、會談記錄、聲像材料、有參考價值的材料、互贈禮品清單、工作來往文件等； （十七）公司解決法律糾紛問題形成的文件材料； （十八）公司或部門、專業(yè)公司與有關單位簽訂的各種合同、協(xié)議書等文件材料； （十九）公司固定資產(chǎn)登記，財產(chǎn)，物資、檔案等移交憑證； （二十）公司購置大型設備和基建工作中形成的憑證、協(xié)議合同、圖紙文件材料。 第八條同級機關和非隸屬機關文件材料應歸檔的有： （一）同級機關和非隸屬機關頒發(fā)的非本公司經(jīng)營范圍但需要執(zhí)行的法規(guī)性文件； （二）有關業(yè)務機關檢查本公司工作形成的重要文件； （三）同級機關和非隸屬機關與本公司聯(lián)系、協(xié)商工作的來往文件。 第三章立卷歸檔要求 第九條公司各單位應在每年3月底以前將上年度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷，向集團總公司人事行政部辦公室移交。 第十條各單位必須嚴格遵守歸檔制度，不得無故延期或不交應歸檔的文件材料，如有些材料還需使用，也應先按立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù)。 第十一條各單位向總公司辦公室移交檔案時，要嚴格履行移交手續(xù)。 第十二條歸檔案卷的總要求是：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管和利用。具體應做到下述幾點： （一）歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整。歸檔的項目檔案應包括如下文件：項目建議書、可行性研究報告、立項批復、項目評估報告、批準項目文件、協(xié)議、合同、營業(yè)執(zhí)照（復印件）、章程、項目人員任兔文件，有關項目業(yè)務的各種意向書、紀要、備忘錄、電話記錄、請示、報告、批復及其它有關項目業(yè)務的音像制品、計算機盤片等。 （二）在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起，不得分開；文電應全在一立卷。 （三）卷內(nèi)文件材料應區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后； （四）卷內(nèi)文件材料應按排列順序依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷，應統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號；不裝訂的案卷，應在卷內(nèi)每份文件材料的右上方編號，圖表和聲像材料等也應在圖表上或聲像材料的背面編號。 （五）永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化；沒有題名應擬寫題名，有的雖有題名無實質(zhì)內(nèi)容的也應重新擬寫：沒有責任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關項內(nèi)；卷內(nèi)文件目錄放在卷目。 （六）聲像材料應用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內(nèi)容和責任者。 （七）本公司各部門及各專業(yè)公司立卷所需的案卷封皮、卷內(nèi)文件目錄表由人事行政部辦公室統(tǒng)一發(fā)放。 檔案管理清單 序號 檔案編號 檔案名稱 所屬部門 歸檔處 備注 1 2 3 檔案資料種類登記 序號 種類名稱 原件 復印件 備注 1 2 3 檔案申請使用表 使用人 所屬部門 申請日期 使用目的 檔案名稱 使用人簽字 部門經(jīng)理簽字 批準人簽字 第四章檔案保管期限 第十三條文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。長期為十六至五十年左右，短期為十五年以下，三年以上。 第十四條確定公司檔案保管期限的原則 （一）凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對本公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。 （二）凡是反映公司一般活動，在較長期時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的文件材料，列為長期保管。 （三）凡是在較短時間內(nèi)對公司有參考價值的文件材料，列為短期保管。 第五章檔案的鑒定與銷毀 第十五條集團人事行政部對所保存的檔案定期進行鑒定，對于保存期限已滿的檔案材料，按規(guī)定進行銷毀。 第十六條檔案鑒定工作由人事行政部主持，有關部門參加，組成檔案鑒定小組，對被鑒定的檔案進行逐件審查，提出存毀意見。 第十七條檔案材料鑒定小組審定，并經(jīng)公司有關領導批準后，方可銷毀。 第十八條銷毀檔案材料，要由二人以上并在指定地點進行監(jiān)銷，監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字。 第六章 檔案的借閱 第十九條公司各部門因工作需要，借閱本部門的業(yè)務檔案需經(jīng)本部門領導批準，然后到人事行政部填寫檔案借閱單，方可借閱。 第二十條公司各部門借閱非本部門的業(yè)務檔案須經(jīng)檔案所屬部門同意或公司領導批準。 第二十一條借閱檔案必須嚴格履行登記手續(xù)，歸還的檔案要進行檢查、清點，并在登記薄上注銷。 第二十二條借閱檔案的同志，不得泄密、涂改、折散、轉(zhuǎn)借復印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時，須經(jīng)辦公室主任批準。 第二十三條借閱的檔案用完后，應及時歸還，借用時間一般不得超過十天。 第二十四條借閱人對檔案要妥善保管，不得遺失，如有遺失，按本制度第七章第三十一條進行處罰。 第二十五條凡借閱的檔案、文件一律不得私自復印，如工作需要，應按公司有關保密規(guī)定辦理。 第七章罰則 第二十六條公司各單位凡違反制度第三章第九條，無故延期或不交應歸檔的文件材料的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，限期上交，經(jīng)催交仍拖延不交的，除責令其文件負責人和單位領導寫出書面檢查外，各罰款100元～500元，并予以通報批評。 第二十七條公司各單位凡違反制度第六章第十四條，泄露秘密，按《公司保密工作條例）進行處理。對涂改、拆散或未經(jīng)辦公室領導批準轉(zhuǎn)借、復印或攜帶檔案外出的；視具體情況，對其單位領導和當事人各罰款500元～1000元，并予以通報批評。 第二十八條公司各單位凡違反本制度第六章第二十五條，不按借閱期限歸還的，限期歸還并責令其當事人寫出書面檢查。 第二十九條公司各單位凡違反本制度第六章第二十六條，遺失檔案的，應立即報告。因遺失檔案，泄露秘密的，按《公司保密工作條例》進行處理。 第八章附則 第三十條本辦法由集團人事行政部負責解釋。 第三十一條各子公司應根據(jù)本辦法，結(jié)合本單位的實際情況，制定具體實施細則。 第三十二公司以往的相關規(guī)定與本辦法不一致的，以本辦法為準。 附件1： 諾德金融集團客戶檔案管理方案 一、 基本內(nèi)容 客戶業(yè)務檔案是指我公司與客戶辦理業(yè)務過程中形成的記錄和反映業(yè)務情況的重要文件盒原始憑據(jù)，例如：相關合同及憑證、擔保申請人、反擔保人的基本資料和擔保業(yè)務資料。 二、 控制措施 1、 信貸、擔保、典當、保險等檔案的管理要做到萬無一失，建立檔案交接登記臺賬，、信貸、擔保、典當、保險檔案的管理要做到內(nèi)容有效、形式規(guī)范，檔案入庫要做到及時、責任明確、管理合規(guī)。 2、 信貸、擔保、典當、保險等檔案的調(diào)閱、提取要做手續(xù)規(guī)范。外來人員查閱客戶檔案要經(jīng)總經(jīng)理批準，不準將檔案帶離現(xiàn)場，保證檔案的安全。 3、 檔案管理員要對業(yè)務檔案妥善保管，嚴格遵守保密制度，不得違章借出業(yè)務檔案或檔案內(nèi)容。 三、 工作流程 1、 業(yè)務發(fā)生后，業(yè)務經(jīng)理在7個工作日內(nèi)整理好業(yè)務原始資料，移交檔案管理員。 2、 檔案管理員審查檔案資料是否完整、規(guī)范。對內(nèi)容不全的，應督促業(yè)務經(jīng)理補齊資料或移交清單上注明情況。 3、 交接雙方在擔保檔案交接臺賬上簽字確認后，業(yè)務經(jīng)理將全部資料移交檔案管理員。 4、 檔案管理員在規(guī)定的時間內(nèi)完成業(yè)務檔案的整理工作；定期對檔案的保管情況進行檢查，確保檔案內(nèi)容的連續(xù)性、完整性和有效性。 5、 客戶業(yè)務檔案的保管期限：有業(yè)務關系客戶的檔案永久保存；結(jié)清全部業(yè)務的客戶，從最后結(jié)清之日起保管3年。  THANKS !!! 致力為企業(yè)和個人提供合同協(xié)議，策劃案計劃書，學習課件等等 打造全網(wǎng)一站式需求 歡迎您的下載，資料僅供參考 6、 可修改編輯