辦公室管理形考答案

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1、真誠為您提供優(yōu)質(zhì)參考資料，若有不當(dāng)之處，請指正。 《辦公室管理》形成性考核冊作業(yè)參考 為幫助同學(xué)們更好復(fù)習(xí)，現(xiàn)將一下題作一提示性的解答和評講，供同學(xué)們參考。7 r8 @: L: n$ v+ `) T6 X8 F! q$ [# Y 以下彩色字體部分為問題的參考答案，其他為問題和對問題的分析與評講。請同學(xué)們在答題時(shí)加以注意。 / s+ e% P2 j+ I# M; N! l一、將辦公室實(shí)務(wù)工作的簡要內(nèi)容填入下列表格，內(nèi)容基本相同的填在一行中。 9 z; h( a; l0 \% ]本題主要考核本課程的第一章第2點(diǎn)的“辦公室實(shí)務(wù)的范圍和內(nèi)容”這一知識點(diǎn)。 2 }8 I( H$ v; t

2、%辦公室實(shí)務(wù)工作一覽表 序號 國內(nèi)一般性 國外一般性 國內(nèi)企業(yè)（含外企） 1 文書撰寫 . Q( U" v# W2 C5 k4 J5 I4 H 按上司的口頭或書面指示完成信函。! T6 H; M4 z# F% b5 [! v* B 記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容。3 ]3 z$ S G8 e7 T5 rL2 ~& y { 2 文書XXX 1 K- g L. ]* c+ h 復(fù)印資料。# ~: m+ P7 Z; ~( d7 m2 P" W 打印文稿及表格。 M- y3 w: v+ r3 B% x* Q: Q 3 文書處理 * ~1 v: E- c k4 B0 Y:

3、 C3 [ 在權(quán)限內(nèi)按自己的意思發(fā)出信函。. L T; P3 k3 h. \ 信函和郵件的處理。7 o5 L) r6 P5 L% A 4 檔案管理 + J# [ }6 \& i$ w 檔案管理。 R% E0 w- h ]1 w, ?/ o x8 ?3 k) l4 P) i v 5 會議組織 [- B9 O9 ~0 V% [# T4 A8 g* _& I! \ 安排會議事務(wù)，并做會議記錄或綱要。6 Q: O) x; T: i7 b# f5 ` X! k 記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容。 : c1 |" D4 T. p$ v; o 6 調(diào)查研究: z3 x# x m)

4、 L, @ 協(xié)助上司準(zhǔn)備書面的財(cái)務(wù)報(bào)告、研究報(bào)告。! L/ y- e. e4 | ~9 Z : g0 l9 |) s+ c: j4 H9 U) x3 S 7 信息資料 . f! J" A2 M; l. j: q 準(zhǔn)備好公司要公開的資料； 1 c}* w1 h# q/ Y" Q替上司收集演講或報(bào)告的資料；5 J/整理并組織好粗略的資料。3 t, _+ O- O }7 H* V 收集及整理各種信息。5 o1 @ ?% S) F0 U+ m 8 信訪工作- a{% n7 Z1 _ 替上司接洽外界人士。例如記者、工會職員等。x. b# O6 ] Z+ x 接待賓客和員工的來

5、訪。/ u( X7 s9 j; q5 S, N) \ 9 接待工作 : |9 P; r5 u/ ?; A. m" |% j8 U 接待來訪賓客； + |9 v5 I3 y) a替公司賓客訂飯店的房間、訂機(jī)位、發(fā)電報(bào)、打電話。3 V7 Z# R @" F3 @9 m 10 協(xié)調(diào)工作: n6 l h! V6 V$ _5 X( Z 以電話往來維持和外界的良好公共關(guān)系。3 J# c! z( ]7 Q) w# p5 r( S0 e0 | 8 e. |5 Q% n8 Kj. C 11 督查工作 2 t- m+ l+ l: A3 D4 ~% H 督導(dǎo)一般職員或速記員。 0 {M,

6、 X8 S% p0 r% v8 _* f ! K! t1 G7 Y7 L2 T. n 12 日程安排 5 @: D8 Lz8 r2 f 替上司定約會并做好記錄；9 r h4 {2 f6 H 為上司安排旅行或考察。5 R$ C$ U* a3 e/ V1 b( [ / ]+ {, zO2 m" s( A0 @8 _ 13 日常事務(wù)/ p6 k7 F3 G1 ?+ p 閱讀并分類信件；0 u% q2 I5 U7 d5 K 自動處理例行的事務(wù)；/ h8 C* z, n/ R, N 替上司保管私人的、財(cái)務(wù)的或其他的記錄。3 p) {* x: RM7 F/ d 通訊事務(wù)、電話；

7、 # T- Q R) E) r& x/ g: OH5 [1 ^照料上司身邊的瑣事。 - l1 B" d# H* g9 ]- N4 wb# ~% {" p 14 辦公室管理 1 x2 U# E?0 q 0 v6 O+ J5 t$ p4 s/ p 辦公室環(huán)境的布置和整理；9 保管辦公室設(shè)備及用品。9 o* B, e# Yq+ a! G9 J 15 其他臨時(shí)交辦的事項(xiàng)6 _. \$ q, u! f9 H8 v 以速記記下上司交待的事項(xiàng)； 2 ]* }6 h$ X1 t% Y8 b" d執(zhí)行上司留在錄音機(jī)中的吩咐。 " i0 u4 B$ d/ ^3 ? 執(zhí)行上司交辦事項(xiàng)。,

8、 F, j4 e* V! f9 Z8 u 16 . P* z" n3 `- R4 G 替上司申報(bào)交納所得稅及辦理退稅。3 a$ G" }+ R* \ Z3 M8 Q 0 k) ^% k0 G8 C/ ` 17 % u+ M: D4 y5 O 外出辦事，如銀行、郵局等。" N" s* M* i0 Z8 p: _+ B 18 / f T% z) m2 o: E% ~+ e2 h b) { Z& a! H/ z2 `U: n% H/ D 同學(xué)們在做本題時(shí)，要注意分析哪些是內(nèi)容基本相同的，要放在一起。大多數(shù)同學(xué)因?yàn)闆]有把內(nèi)容基本相同的放在一起而失分。 9 c) t% @

9、. V7 L- f7 {在分析這個(gè)問題時(shí)，有些內(nèi)容似乎模棱兩可。比如：記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容一項(xiàng)，它既可以是文書撰寫的內(nèi)容，也可以是會議組織的內(nèi)容；這種情況，可以將兩欄都填上這一項(xiàng)。還有些內(nèi)容要分開來寫。比如：通訊事務(wù)、電話、信函和郵件處理一項(xiàng)，前兩項(xiàng)是日常事務(wù)的內(nèi)容，后兩項(xiàng)則是文書處理的內(nèi)容。 j1 {. r. S% w. |, @; d二、辦公用易耗品主要包括哪些？ , J* ?$ Y% n6 U4 D本題主要考核本課程的第一章第5點(diǎn)的“辦公用品的種類”這一知識點(diǎn)。 . |/ T6 U Y I% {8 D辦公用易耗品主要有：" K( X: m: N/ E2 b/ vw: H/

10、P 1．信封、紙張；* t- U G" H1 Z O) W4 { 2．軟盤、光盤等；5 Q# h4 D; _4 M" G 3．鉛筆； / p; _7 F* W# k M* F4．圓珠筆；9 Q, i! R! K- r 5．簽字筆或鋼筆；4 w+ O, g- K" i4 Z# r, L4 Q 6．修正液或修正帶；5 q8 L e, T" Nl$ R7 k( n 7．印盒；7 |, x5 X c8 e1 ^0 ?2 ] 8．各種小型機(jī)器，如訂書機(jī)（包括訂書針）、打孔機(jī)、裝訂機(jī)（包括裝訂線）、日期號碼機(jī)、切紙機(jī)、計(jì)算機(jī)、拆信器、碎紙機(jī)等；* }* ]. H: }1 }9 A# g

11、9．小刀；3 Z1 P, N7 i0 x- K" F; u* B) \ 10．日歷等；5 p6 b5 R1 a6 ]! K0 R 11．其他，如標(biāo)簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大頭針、紙夾等。+ |6 p2 o4 @4 B/ W 本題在書上有明確答案，得分率很高。主要認(rèn)真閱讀教材，就能答對。 ! h2 R, c3 @. Y X- e8 V+ x]三、簡要闡述文員工作的三個(gè)步驟，相互關(guān)系如何？ ; n5 a# H8 N) H5 w本題主要考核本課程的第二章第1點(diǎn)的“文員工作指導(dǎo)思想”這一知識點(diǎn)。$ M$ j) h2 d, FM 文員工作分為三個(gè)步驟：計(jì)劃、

12、實(shí)施和檢查。 ( ?- Et+ D/ c5 W( u1．計(jì)劃的步驟，要充分了解即將開始的工作內(nèi)容，并思考以什么方法進(jìn)行效率會最佳。* a- j/ M- k" Q# M- | 2．實(shí)施的步驟，要注意：同時(shí)檢查是否按照當(dāng)初所擬定的順序進(jìn)行；上司所指示的工作無論是哪一種，都要正確地實(shí)施；配合上司預(yù)期的期限。c `2 c8 C) z6 E9 J* ~ 3．檢查的步驟，要分析計(jì)劃和實(shí)績的差異，并把以前進(jìn)行過的工作或別人做過的工作和目前自己所從事相同性質(zhì)的工作加以比較分析。 % c- _ ^$ b$ ^( g, _三者的關(guān)系為： # n- {) RG* T先作計(jì)劃，付諸實(shí)施，然后檢查結(jié)果，圍繞“

13、計(jì)劃——實(shí)施——檢查”這樣一個(gè)滾動的過程開展。三者相互XXX形成一個(gè)循環(huán)。) b, C/ v, o" y$ Z6 E7 i O( U6 a! E 文員首先要仔細(xì)制定計(jì)劃，然后根據(jù)這個(gè)計(jì)劃去實(shí)施，并嚴(yán)格檢查其結(jié)果，使得這個(gè)結(jié)果對下一次的計(jì)劃有所幫助和啟示。 9 m: C5 }6 r* Z8 u3 o同學(xué)們在回答這道題時(shí)，需要注意本題一共有兩個(gè)問題。不僅要求你闡述三個(gè)步驟是什么，而且還要說明三者之間的關(guān)系如何。. a6 p9 C7 {- {5 J4 A( @* a5 d 本題雖然在書上有現(xiàn)成的答案，但是還是需要同學(xué)們進(jìn)行一定的歸納再答題。 " V( e$ k9 K; B6 B; Y! d"

14、四、按照“優(yōu)先順序”處理工作原則，虛擬一份半天或一天工作（或家務(wù)）計(jì)劃書。 本題主要考核本課程的第二章第1點(diǎn)的“按照‘優(yōu)先順序’處理工作”這一知識點(diǎn)。 ; h# }% `4 P2 B" E* X在按照“優(yōu)先順序”制定計(jì)劃書時(shí)，要按以下三個(gè)步驟進(jìn)行：/ q) c. D2 ~) \ 1．將自己要做的事情分為：A.是否應(yīng)該做的事？B.是否做或不做都無所謂的事？C.是否不可以做的事？對于A要集中精力做，對于B和C可以從計(jì)劃中刪掉。 y/ c$ a" {0 @$ z, _, D2 L, Y2．對于A類事情再進(jìn)行分類，分為： 1 W/ n, H/ K W8 h3 j重要并且緊急的事（優(yōu)先做）；緊

15、急但是并不重要的事（第二做）；重要但是并不緊急的事（第三做）；雖有做的價(jià)值，但是既不重要也不緊急的事（可以請他人代勞）。9 ]1 h- v v" u. B/ Oo% g( U H 3．與上司形成默契，可以直接找上司商量、請示。 ) p/ z+ ?: `* e3 E" q2 v本題的例子請同學(xué)們見教材第28頁。同學(xué)們可以參照教材上的例子，自己制定一份計(jì)劃書，不要抄襲。 m V M7 a# f( P;五、從下列文員工作方法中，任意選擇一種或兩種，談?wù)勀愕墓ぷ黧w會或?qū)Υ斯ぷ鞣椒ǖ恼J(rèn)識。 1．請示方法和報(bào)告方法； 2．計(jì)劃方法和總結(jié)方法； 3．受意方法； 4．傳達(dá)方法； 5．進(jìn)言方法

16、； 6．變通方法和擋駕方法； 7．分工方法與合作方法。 本題主要考核本課程的第二章第3點(diǎn)的“文員的工作方法”這一知識點(diǎn)。下面我舉一個(gè)例子，同學(xué)們按照這個(gè)思路作答即可：# f* Q3 [) _# M1 P/ v: r; L 1．首先簡要說明此種方法： 9 k, z a+ W! H. d: }" l受意就是文員接受和領(lǐng)會上司的意圖?？梢苑譃橹苯邮芤猓搭I(lǐng)會上司在會議講話、文件批示、工作部署或與文員談話時(shí)，直接就某一問題或某項(xiàng)工作所發(fā)表的意見和想法等，易于文員判斷和領(lǐng)會）和間接受意（即上司在平時(shí)隨便交談的情況下，或與其他人員談話種就某一問題、某項(xiàng)工作發(fā)表的意見和看法等）。; R- u/ D

17、; t,受意方法要注意：+ ?; C: b1 _1 I7 a （1）善于領(lǐng)會上司意圖，不要曲解上司意圖；$ ]9 u, j! G- e/ h. S9 a" j! L. @ （2）備好記錄本，記錄下指示要點(diǎn)；5 M( L8 q; N0 R" j i* M （3）注意傾聽，用心判斷指示的用意； 7 A/ g3 A% z) ]7 J3 G% `" E" R P（4）必要時(shí)可以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話；1 y: I3 W# l! H) \0 P （5）如有不同意見，可以公開提出，但要言之成理，并要注意方式、態(tài)度； 1 o; x2 ~3 p P6 O（6）接受指示后，要不失時(shí)機(jī)

18、地貫徹實(shí)施。" W# ], j3 j9 \" Y* ^ 2．結(jié)合實(shí)際談體會。J% }. T8 b8 z4 QM 我曾經(jīng)經(jīng)歷過一件事情，使我充分認(rèn)識到，在受意時(shí)，充分做好記錄的重要性。% ~ E5 S0 k( _- e. M1 u 才開始工作時(shí)，我到一家房地產(chǎn)公司當(dāng)文員。有一天，總經(jīng)理把我叫到辦公室讓我寫一份公司的簡介，內(nèi)容要包括四個(gè)部分——公司的歷史、公司的現(xiàn)狀、公司的硬件和軟件配備、公司取得的成績。當(dāng)時(shí)，我沒有經(jīng)驗(yàn)，沒有帶上記錄本，記錄下指示的要點(diǎn)；事后，又怕顯得自己沒有能力，而沒有去請示總經(jīng)理。只好憑自己大腦中的記憶寫，結(jié)果寫出來的簡介根本就不行。后來，我再次向總經(jīng)理詢問，并備好了記

19、錄本做好了記錄，根據(jù)總經(jīng)理的授意，才寫出了各方滿意的公司簡介。s) R u8 }# t7 ?* \1 X x0 u5 M* H8 _ 從這個(gè)事情中，我體會到了在受意時(shí)，做好記錄的重要性。 . m s6 a1 T( y% Z) i& [同學(xué)們在回答這道題的時(shí)候，可以只選擇其中一個(gè)題目進(jìn)行回答。但是要注意按照以上的思路作答；而且要注意結(jié)合教材，XXX實(shí)際作答。既要簡要說明教材中的相關(guān)知識點(diǎn)，又要結(jié)合實(shí)際談?wù)勛约旱捏w會。本題失分的原因大多是不結(jié)合實(shí)際談自己的感受，同學(xué)們在回答本題時(shí)要加以注意。8 Z2 M! j$ o* k3 ] 《辦公室管理》重難點(diǎn)(2) 一、從文員工作的角度對比說明打電話

20、和接聽電話的異同。 ( e d t7 j. @$ }- NV4 d本題主要考核本課程的第三章第1點(diǎn)的“電話接打”這一知識點(diǎn)。以下為參考答案： , u# L- h/ Z* j( b Y同： m/ F1 ]$ k: n- p1．都應(yīng)先問好，再傳達(dá)自己的信息； : `2 h( J5 `/ w( R5 j; h2．都應(yīng)保持耐性、熱情的態(tài)度；4 w2 S" E, _8 Q1 n U- Z6 O( c 3．通話結(jié)束，應(yīng)讓對方感受到自己愉快的心情；( C3 ]: J$ a7 K/ u/ c7 y3 u$ e" b 4．都應(yīng)簡明扼要表達(dá)自己的意思。) R0 N! K+ c0 m 異：6 U, f

21、0 P$ {: G 1．打電話應(yīng)首先查清楚對方的電話號碼；接電話應(yīng)等電話鈴響2—4聲就接聽。 . {0 h! P* b, P( u. e" E3 i C2．打電話應(yīng)將重點(diǎn)部分在掛電話之前再確認(rèn)一遍；接電話則沒有這一步。 d_; P) Nw% w | 本題需要同學(xué)們根據(jù)教材內(nèi)容和實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行分析再作答。以上內(nèi)容只是給同學(xué)們做參考，同學(xué)們還可以自己歸納一些要點(diǎn)。 " \ Q- i* {9 z: u二、了解“電視會議”、“交互式電話會議”的基本用途，比較其與一般會議的不同，談各自的優(yōu)劣或應(yīng)注意的地方。4 J3 L+ Q! F! y$ D 本題主要考核本課程的第三章第3點(diǎn)的“電視會議”和

22、“交互式電話會議”這兩個(gè)知識點(diǎn)，并對這兩個(gè)知識點(diǎn)進(jìn)行比較。本題答題思路如下：" a. i+ s. d2 t- r 1．基本用途：0 M- Q- o1 ^6 }" K “電視會議”主要用途是使相隔較遠(yuǎn)的雙方可以面對面地交談，共享文件、圖表、錄象帶等資料。# N F( @5 b0 o% f$ dg “交互式電話會議”的基本用途是使單位或個(gè)人可以在任意一部電話機(jī)上組織多方的國際、國內(nèi)或本市的電話會議，聲音清晰宛如一室。 , Y! {8 ~1 e7 S Y7 Y j0 j2．兩者與一般會議的不同：7 B- f4 m0 N: v8 s3 ^1 L# f* t 可以消除時(shí)空上的局限性。 2 g

23、 ~! K# t; o) o/ L" u$ q3．各自的優(yōu)劣：6 H |+ d: |0 w |: D! e p “電視會議”——2 G S1 f5 w4 M) V5 O- f# [3 E% w0 H 優(yōu)：通達(dá)范圍廣，消除時(shí)空上的局限性，生動形象；劣：技術(shù)上的要求較高。6 k/ b3 o5 B; ]5 h4 w0 E* F4 g “交互式電話會議”——6 x; R+ w9 Y0 S* A% E 優(yōu)：方便、省時(shí)、高效，消除時(shí)空上的局限性，具有保密功能、報(bào)數(shù)功能和歡迎詞播放功能；劣：費(fèi)用高，技術(shù)含量高。7 a( n3 I6 M5 s0 V! \ 本題得分率很低，因?yàn)樾枰瑢W(xué)們對書上的知識進(jìn)

24、行分析和歸納。以上只是本題的參考答案，同學(xué)們也可以有自己的看法，言之成理即可。/ `2 u: A) G# u% c# y, q% W$ n7 _ 三、簡要回答郵件分揀的一般標(biāo)準(zhǔn)。 2 _2 ~8 ^# [. \5 A C K6 o本題主要考核本課程的第四章第2點(diǎn)的“郵件的分揀”這一知識點(diǎn)。 # V, V$ i4 R5 P4 k（1）按照收件人的姓名分揀； 9 z I0 `" E* h/ E/ K- b! ]（2）按照郵件的重要性分揀；! z* z* @6 L T6 m （3）按照收件部門的名稱分揀。* t9 C+ i* P* h# A4 M, M- k 本題在書上有明確的答案，得分

25、率很高。 - T E% B r" p: r要注意的是，以上只是本題的答題要點(diǎn)，需要進(jìn)行說明和闡述，不能只回答要點(diǎn)，否則會失分。. C* ]9 [, P5 \; }" g 四、怎樣處理上司不在時(shí)的郵件？ 本題主要考核本課程的第四章第5點(diǎn)的“上司不在時(shí)郵件的處理”這一知識點(diǎn)。 7 k# v0 J6 @. ^ ir: {本題的答案請同學(xué)們見教材第72頁。教材上有明確的答案，在此不再詳細(xì)說明。 / c3 a5 t3 ~4 N* v% r5 o, Z% ~*五、怎樣妥善處理上司拒絕接見的來訪者的來訪？ 本題主要考核本課程的第五章第3點(diǎn)的“上司拒絕接見來訪者的做法”這一知識點(diǎn)。本題從5個(gè)方面進(jìn)

26、行回答： : }4 j9 p8 g* t5 o1．上司正在開會時(shí)； 2．上司繁忙時(shí)；3．上司即將外出時(shí)； ) m0 u7 ?6 ]0 s5 b: f; j) X4．遠(yuǎn)道來訪或有重要事情的來訪時(shí)。5 W# e8 m/ G1 {7 X 本題在教材上第88頁有明確的答案，在此不再詳細(xì)說明，請同學(xué)們照以上的要點(diǎn)按教材上的詳細(xì)說明回答即可。6 @: \+ n+ }$ {( B5 J 《辦公室管理》重難點(diǎn) (3) 一、日程安排計(jì)劃表的種類大致有幾種？試以其中一種為例，編制一份預(yù)定表。 ) F7 _3 \ m7 G6 `" e本題主要考核本課程的第八章第4點(diǎn)的“日程安排計(jì)劃表的種類和管理”這一知

27、識點(diǎn)。以下為參考答案：" s: t0 b0 1．日程安排計(jì)劃表的種類： " i3 X* w% Q1 n（1）年預(yù)定表。是企業(yè)在每年度例行的主要業(yè)務(wù)活動，及有關(guān)公司的活動事項(xiàng)一覽表，所記載的活動事項(xiàng)有股東大會、董事會、公司創(chuàng)立紀(jì)念日、年休假等。一般于年初將整個(gè)年度的活動事項(xiàng)整理成表，再通知各部門。 1 u$ f. W0 d* w! m! n w（2）月預(yù)定表、周預(yù)定表、日預(yù)定表。 ( R; U# x9 r0 ] @4 S, x- x7 @月預(yù)定表是從年預(yù)定表中抽出一個(gè)月的預(yù)定計(jì)劃，以一個(gè)月為單位，填寫該月要進(jìn)行的會議、面談、出差、訪問等預(yù)定計(jì)劃。* R! `) K5 f2 d8 H! h

28、 周預(yù)定表是一個(gè)月預(yù)定計(jì)劃中的一周計(jì)劃，此預(yù)定計(jì)劃比月預(yù)定表更詳細(xì)。?# t/ q g a2 [! m- df 日預(yù)定表則是從周預(yù)定表里寫出一天的預(yù)定計(jì)劃，進(jìn)一步以時(shí)間為單位，詳細(xì)地預(yù)定從早到晚的業(yè)務(wù)活動。2．各種預(yù)定表的編制請同學(xué)們參照教材P.166—P.170上的例子，編寫。5 t; Z! ]; q% M$ e4 k/ ?# R 本題考察同學(xué)們對知識點(diǎn)的靈活運(yùn)用能力，同學(xué)們要對以上四種類型的預(yù)定表理解和掌握之后，再結(jié)合自己的實(shí)際情況回答本題。 . U0 \ q6 Y4 y8 s二、文秘人員對上司主要工作的輔佐主要包括哪些方面？ 3 `5 i1 q$ S6 h7 h, F5 w9 q

29、( k本題主要考核本課程的第十章第3點(diǎn)的“文秘人員對上司主要工作的輔佐”這個(gè)知識點(diǎn)，本題答題思路如下：" \ 1．提神醒腦的服務(wù)。 上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文員可適時(shí)端些飲料或準(zhǔn)備濕毛巾使上司消除工作疲勞、舒緩心情，使上司能精神煥發(fā)地工作。 z! n- W# z" q! S協(xié)助的方法應(yīng)視實(shí)際情況，其一是與業(yè)務(wù)有關(guān)的部分，另外是上司身邊的純粹私事： 9 |% C$ ?$ pg- q1 B8 h（1）特別指示事項(xiàng)的時(shí)候——雖然是上司的私事，但以為關(guān)系到上司的形象問題，所以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事，使上司得到充分的便利。7 ]8 G @) o0 F3

30、 W! Y3 m （2）純私人性請求時(shí)——遇到這種情形，就把它當(dāng)作上司利用文秘人員是下屬同事的關(guān)系來協(xié)助他解決私人的事務(wù)。6 A8 C$ B# ]8 f0 n+ e- ^! C) R 3．財(cái)物管理。包括： ! |/ y) Q; b7 c3 J" C" N（1）薪金收入管理——薪金收入達(dá)到一定的金額，或有兩種以上收入來源者，以及薪金以外有超額的收入，都需要按稅法申報(bào)。特別是稿費(fèi)、版稅、演講費(fèi)等副業(yè)收入多的時(shí)候，由文秘人員保管單據(jù)，以備申報(bào)所得，或直接替上司辦理申報(bào)手續(xù)。/ Z O, `1 Q! m （2）支票往來的管理——最主要的是保管支票簿、支票專用印章。文秘人員應(yīng)將支票簿與印章分別收

31、藏，以避免被盜用冒領(lǐng)。a3 Ez- YW+ N 4．其他。如每年的各種節(jié)日，上司收到禮物，有時(shí)要文秘人員代寫致謝函，并做紀(jì)念保管。; i3 T" o5 w7 q o! P 本題在教材上的答案非常明確，只需要同學(xué)們進(jìn)行一定的歸納即可。9 X+ y3 ?8 W! C 另：第三題主要是給同學(xué)們提供了一個(gè)編寫“工作任務(wù)單”的范本，同學(xué)們可以學(xué)習(xí)一下。最好能夠根據(jù)這個(gè)范本，結(jié)合自己的工作實(shí)踐，編寫一個(gè)“工作任務(wù)單”。 * c4 Q+ k$ @( p, R《辦公室管理》重難點(diǎn) (4) 一、簡單闡述口頭語言的基本特征及敬語應(yīng)用的一般場合。6 T, q% @6 [ T2 d: G& b7 a% b)

32、 T 本題主要考核本課程的第十二章第1點(diǎn)的“口頭語言的特征”和第2點(diǎn)的“敬語的用法”這兩個(gè)知識點(diǎn)。以下為參考答案：1 }, `8 o% S. H 1．口頭語言的基本特征：2 y2 p7 ?; c, cU （1）語音聽過就立即消失，但語義讓人明白了，可能留在記憶中；所以發(fā)聲要清楚，盡可能說得通俗、生動、規(guī)范，使人一聽就明白，并留下印象。# o, Z2 p7 f2 C( a( }8 |9 c （2）有重音。口語中，需要強(qiáng)調(diào)的成分，都是通過重音表達(dá)的。6 h Y$ X8 n7 X$ ~ （3）有歧義。因?yàn)闈h字一音多字。+ \- `1 ^- L+ f- x) f0 b （4）口頭語言視時(shí)間

33、、場合、對象的不同而有所不同。比如，莊重的場合，口語應(yīng)規(guī)范、簡明些；休息時(shí)間，口語可生動些，語調(diào)也可輕松、愉快些。 : j# u1 d; ^ G, y2．敬語使用的一般場合： 1 {, L9 v; s/ {( i; B; Z: c（1）對于自己尊敬的人，當(dāng)然會使用敬語。 , L4 I/ H" O$ a（2）與并非熟悉的人或是在正式場合（生意場合或婚喪喜慶時(shí)的致詞及談話）也需要使用敬語。 C" ~! ~) `4 `1 n- |（3）敬語一般針對：- p" ?0 M6 Y" C% h0 \6 C# O 年長或比自己輩分高者；具有較高職務(wù)、職稱或社會地位者；給（給過）自己恩惠者；有求于對

34、方，或希望得到對方幫助，或好感者。 j G4 fPJ$ q! Y 同學(xué)們要注意，本題有兩個(gè)問題：一是口頭語言的基本特征；二是敬語應(yīng)用的一般場合。其中第二個(gè)問題實(shí)際上就是考察“敬語的用法”這個(gè)知識點(diǎn)。! w4 `, k) \# e+ `4 C, i1 G 二、簡要闡述社交話題的選擇。 [* ^0 D2 Wq. p- FW) c本題主要考核本課程的第十二章第6點(diǎn)的“社交話題的選擇”這個(gè)知識點(diǎn)，本題答題思路如下： , u4 V; X" C+ U w& G/ e1．合適的話題包括：$ E7 ? Q( J+ p Q1 G （1）談話雙方都感興趣的、有共同利益的話題，如合作意向等； % e-

35、?. ~3 _6 sJ4 E3 a# x（2）一般人喜聞樂見的話題，如天氣、時(shí)事新聞、體育報(bào)道等；k$ p+ q3 q+ M6 x( V0 D （3）顯示地方或民族色彩的話題，如本地的經(jīng)濟(jì)建設(shè)、風(fēng)景名勝、歷史名人、風(fēng)土人情等； 8 n2 X* I8 {. A$ n* M- J- q5 O l+ d（4）比較高雅的話題，如古典音樂、書法、繪畫、中外名著、展覽會、新聞任務(wù)等；4 KH O- C: P/ O （5）積極、健康的生活體驗(yàn)的話題； $ S( Z; ax w4 e- g/ I/ `: p) h（6）風(fēng)趣、幽默的小故事，無傷大雅的笑話，有時(shí)也能活躍氣氛。( C$ r8 I2 T8 O

36、8 c8 O9 _ 2．不合適的話題包括： 9 T- i F- E% j6 |2 z0 M3 Y（1）應(yīng)當(dāng)忌諱的話題。如個(gè)人私生活等。 8 V1 K! r2 W: C（2）令人不快的話題。如疾病、殘疾、死亡、兇殺、丑聞、慘案等。9 J5 @1 I7 {9 G/ D （3）過于敏感的話題。如個(gè)人的特殊的生活習(xí)慣、宗教信仰和政治觀點(diǎn)的分歧等。 N) r. T9 h/ ` r+ ]（4）自己不甚熟悉的話題。如對于專業(yè)問題略知皮毛就不應(yīng)隨意發(fā)揮。% J6 H5 i3 c6 e+ S S0 a; Y! D （5）夸耀自己的話題。 * f1 y5 E5 V% ?- x（6）庸俗的、色情的話題

37、。 . Q4 w- X- t3 ]2 H9 k) B M（7）不宜談?wù)摰谋Ｃ艿脑掝}。如涉及商業(yè)機(jī)密的話題。 : ~% W" a1 R: @2 c b本題在教材上有明確的答案，得分率很高。8 lg" e1 M# U% ^ 三、印章的使用主要有哪幾種形式，其中落款章、騎縫章、更正章的使用范圍如何？ , ?7 D, d% E) S3 G1 D/ }本題主要考核本課程的第十三章第1點(diǎn)的“印章的使用”這一知識點(diǎn)。j/ L+ ~1 _- H 1．印章的使用的主要形式為： 7 D* G0 ^5 d+ }（1）落款章；（2）更正章；（3）證見章；（4）騎縫章；（5）騎邊章；（6）密封章；（7）封存

38、章。 ) l9 u6 _6 o8 e! F: U( G0 u2．落款章、騎縫章、更正章的使用范圍： . e# q/ o* A" [, L( R$ C! |4 M（1）落款章加蓋于文書XXX的落款處，用來表明XXX的法定性和文件的有效性。 i) i% K8 ]1 C1 l0 m; B（2）騎縫章用于帶有存根的公函、介紹信，加蓋在正本和存根連接處的騎縫線上。; _7 K$ \ j* [# ]0 [ （3）更正章用于文書書寫中的錯字、脫字、冗字、倒字進(jìn)行改正后，作為法定XXX自行更正的憑信。# k4 B( A _# we/ } I. E 本題在教材上有明確的答案，得分率很高。 , c%

39、L7 {# m. |% iO要注意的是，以上只是本題的答題要點(diǎn)，需要進(jìn)行說明和闡述，不能只回答要點(diǎn)，否則會失分。, K7 @ l# |. K/ d9 F7 J+ zr 四、簡要闡述收文處理的程序及分送的基本原則。 本題主要考核本課程的第十四章第3點(diǎn)中的“收文處理”這一知識點(diǎn)。/ i r) K6 N8 H9 f8 J4 WT1 P 1．收文處理的程序： 8 S) a. M3 x2 g, X4 @" ]簽收和拆封——登記——分送——擬辦——批辦——承辦——催辦——注辦。6 X) v+ u1 I, Q" q( z9 O 2．分送的基本原則： 8 W9 _( U) d c5 l（1）屬于方

40、針政策性的，關(guān)系本機(jī)關(guān)工作全局的指揮性文件或重大問題的請示、報(bào)告之類的文件，均應(yīng)先送辦公部門負(fù)責(zé)人或機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱或處理； " R+ m* t" f3 x（2）屬于機(jī)關(guān)日常事務(wù)性的已有明確分工的文件，或早有批示規(guī)定和有規(guī)可循的例行公文，按主管業(yè)務(wù)的分工范圍分送給有關(guān)部門或承辦人閱辦； / S1 ~; u1 N" w. k5 k2 K+ ^: _（3）分送給機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批的文件，要先填好“公文處理單”，連同文件一并送批； , z( {3 ?! Y @; U8 P( S: m（4）便函、請柬、介紹信、廣告、啟事等，不作登記，直接交具體負(fù)責(zé)人辦理；7 DY- V: I+ ? （5）在文件份數(shù)少時(shí)

41、，閱辦閱知部門（或領(lǐng)導(dǎo)）多的情況下，應(yīng)按先辦理、后閱知，先主辦、后協(xié)辦，先正職、后副職的次序分別審閱處理，并以秘書為軸心，進(jìn)行輪輻式傳閱。 7 L: e! o: z; v* z, Z本題在教材上有明確的答案，得分率很高。要注意的是應(yīng)對收文處理的程序中的每一個(gè)要點(diǎn)進(jìn)行一定的說明。 " T9 j; U2 t4 e五、按照文書立卷特征立卷，主要有哪幾種類型？簡要說明按照問題特征立卷的基本含義。 本題主要考核本課程的第十四章第6點(diǎn)中的“文書立卷標(biāo)準(zhǔn)”這一知識點(diǎn)。 % u( Q4 VN5 \9 M7 ~; X1．類型： , w2 i* |" v0 u2 l9 _1 j- l（1）按問題特征立卷

42、；（2）按XXX特征立卷；（3）按文種特征立卷；（4）按時(shí)間特征立卷；（5）按地區(qū)特征立卷；（6）按通訊者特征立卷。+ ` e; Z, B2 ~. k _9 K9 | 2．按問題特征立卷的含義： 7 ]6 h* V h! o將反映同一問題的文書組成案卷，這種方法能反映對某一方面或某一具體問題的相互XXX和處理情況，運(yùn)用最廣泛。2 s0 I- s B* y- d _) Q 同學(xué)們回答第一個(gè)問題時(shí)，應(yīng)在以上要點(diǎn)的基礎(chǔ)上進(jìn)行一定的說明和闡述?；卮鸬诙€(gè)問題時(shí)，應(yīng)舉例說明。 ! Q9 l L+ \H3 i% {1 j0 p3 A+ X+六、通過檔案利用的途徑和方式，談?wù)剻n案利用的意義。 本題

43、主要考核本課程的第十四章第7點(diǎn)中的“檔案的利用”這一知識點(diǎn)。8 x( m6 u$ g( o, y# L" dV 1．通過設(shè)置檔案室，可以提供檔案原件或復(fù)制件，方便借閱或直接閱讀； ) [7 J5 K$ U9 ] P" c) a C1 C2．通過一定的制度和手續(xù)，如借閱證制度、催還續(xù)借制度和調(diào)離認(rèn)可制度等，可以提供檔案外借； 9 U. B. T9 l2 F* m3．根據(jù)檔案原件制發(fā)各種復(fù)制本，實(shí)行檔案的有償交流，可以提高檔案的利用率； 8 A/ e6 B1 F( M4 X0 Y F/ V4．利用所藏檔案中的有關(guān)記載和資料，可以對申請者提供核實(shí)某種事實(shí)的書面證據(jù)； z Y- \# b)

44、N/ t) }( V3 b5．以檔案為依據(jù)，文秘和檔案人員可以對查詢者的有關(guān)問題進(jìn)行專業(yè)性的解答，提供咨詢服務(wù)； 1 vP5 j, O/ j4 `! h, jr6．將檔案目錄印制成冊，分發(fā)到有關(guān)部門，可以交流信息；5 ~w a% N5 W$ z4 b9 C 7．通過舉辦檔案展覽，以充分發(fā)揮檔案的作用。 `7 }4 l1 ~. L* r: E$ s, S同學(xué)們在回答本題時(shí)，一定要注意審題，本題實(shí)際上只有一個(gè)問題——“通過檔案利用的途徑和方式，談?wù)剻n案利用的意義”，本題實(shí)際上就是要回答“檔案利用的意義”。 - W7 s7 I( W! J0 _5 |$ }弄清楚了這一點(diǎn)，同學(xué)們就能在教材上找到明確的答案了。 10 / 10