基于可定制工作流的OA系統(tǒng)的開發(fā)策略

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1、基于可定制工作流的OA系統(tǒng)的開發(fā)策略 　 　　0引言 　　20世紀80-90年代，辦公自動化系統(tǒng)開始在世界各國得到較快發(fā)展【1】。 　　它的出現(xiàn)實現(xiàn)了日常辦公由傳統(tǒng)的紙上辦公到電子化的轉(zhuǎn)變，使企業(yè)內(nèi)部人員能夠方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作。隨著科學技術(shù)的發(fā)展，基于工作流的辦公產(chǎn)品也開始出現(xiàn)。 　　西安市人才服務(wù)中心是負責全市人才交流和人事代理的專業(yè)服務(wù)機構(gòu)，近年來，人才流量大，日常辦公業(yè)務(wù)的信息量也隨之不斷增加，許多業(yè)務(wù)流程隨之也變得更加復(fù)雜，以往的部分業(yè)務(wù)靠紙張?zhí)顚?，人工處理的方式越來越不方便，不僅浪費人力、資源、時間，也不利于查詢統(tǒng)計，而且人為失誤多，工作效率低下；部分已經(jīng)實

2、現(xiàn)計算機化的業(yè)務(wù)也因為流程的變化，不能根據(jù)現(xiàn)有需求對系統(tǒng)進行靈活變通，對企事業(yè)單位的正常運轉(zhuǎn)造成了很大影響。為此，開發(fā)一套面向中心內(nèi)部工作人員，不限辦公時間和辦公地點，采用工作流技術(shù)，通過網(wǎng)絡(luò)發(fā)布消息、提交文檔、審核文件，有利于日常辦公維護和適應(yīng)復(fù)雜多變業(yè)務(wù)流程的辦公自動化系統(tǒng)己刻不容緩，系統(tǒng)中的各個審批等業(yè)務(wù)需要各個部門的不同角色通力合作，通過定制不同的流程來完成【2】。 　　1工作流相關(guān)概念 　　工作流是實現(xiàn)日常工作具體業(yè)務(wù)的步驟和規(guī)則，它被當作是業(yè)務(wù)流 　　程的一個同義詞。工作流就是一類能夠完全或者部分由計算機自動執(zhí)行的業(yè)務(wù)過程，在此過程中，文檔、信息或任務(wù)按照預(yù)定的規(guī)則傳遞，企業(yè)

3、人員、應(yīng)用軟件之間協(xié)調(diào)工作，以實現(xiàn)企業(yè)業(yè)務(wù)流程所要達到的整體目標【3】。工作流注重的是完成一項活動的過程，它需要依靠工作流管理系統(tǒng)來實現(xiàn)【4】。 　　工作流管理聯(lián)盟（WfMC，Workflow Management Coalition）給出的關(guān)于工作流管理系統(tǒng)的定義是【6】：工作流管理系統(tǒng)是一個軟件系統(tǒng)，它完成工作流的定義和管理，并按照在計算機中預(yù)先定義好的工作流邏輯推進工作流實例的執(zhí)行。這個軟件通過它們的信息流來支持業(yè)務(wù)流程。換句話說，工作流管理系統(tǒng)能夠確保正確的信息，在合適的時間傳遞給合適的人，或者是在適當?shù)臅r候提交正確的計算機應(yīng)用程序【5】。因此，工作流管理系統(tǒng)不需要實際執(zhí)行任何一個過

4、程中的任務(wù)。它的優(yōu)點是軟件通用，因此可以在許多情況下使用；它的弱點是通常實際應(yīng)用軟件也需要。工作流管理系統(tǒng)已成為實現(xiàn)BRP的理想工具。 　　工作流管理系統(tǒng)都由以下3個模塊組成【6】 ：①建立流程模塊，通過該模塊用戶可以根據(jù)自己的業(yè)務(wù)流程處理需求來定義一個工作流程；②執(zhí)行流程模塊，該模塊也簡稱為工作流引擎模塊，它的主要功能是根據(jù)用戶定義的流程和用戶操作產(chǎn)生的數(shù)據(jù)環(huán)境來執(zhí)行流程；③用戶和工作流系統(tǒng)的交互模塊。 　　2可定制工作流設(shè)計 　　系統(tǒng)中有很多子系統(tǒng)都需要有審批的流程，在調(diào)研過程中發(fā)現(xiàn)這些流程情況復(fù)雜，以請銷假為例，請銷假管理主要功能是實現(xiàn)請假、銷假的電子化管理，按 　　照中心實際實

5、施的《請銷假制度》設(shè)計實施。主要功能包括：①請假申請（個人填寫請假申請表單、起止時間、請假事由等等，提交申請）；②請假審批（系統(tǒng)根據(jù)審批流程轉(zhuǎn)有審批權(quán)限的審批人進行審批）；③跨級審批（當某一審批人不在時，高一級領(lǐng)導(dǎo)人可代替其審批）；④銷假（員工請假歸來必須進行銷假，填寫實際請假起始時間）；⑤請假撤銷（請假已經(jīng)審批通過，但因某種原因不請假了）；⑥請假信息統(tǒng)計分析（部長可以看到本部門的請假情況，分管主任可以看到所分管的部門請假情況，主任和人事代理部門的人員可以看到整個人才中心的請假情況，以便于月統(tǒng)計或年統(tǒng)計）。 　　根據(jù)請假人身份（崗位職務(wù)）的不同、請假事由（病假、婚假、產(chǎn)假等等）的不同、請假時

6、間長短的不同等都會進入到不同的審批流程，如圖1所示。 　　如果把審批流程在程序中固定下來，設(shè)計開發(fā)過程雖然可以省一些事，但是一旦實際審批流程發(fā)生了變化，或者有了新的情況，則會出現(xiàn)問題。因此，為了更好地適應(yīng)將來可能出現(xiàn)的需求變化，專門設(shè)計了審批工作流子系統(tǒng)來解決這個問題。具體的審批流程由系統(tǒng)管理員根據(jù)《請銷假制度》通過審批工作流子系統(tǒng)制定。 　　審批工作流子系統(tǒng)的主要任務(wù)就是對各種審批操作流程進行定制管理，管理員可以靈活自由地定制各種審批流程及各個環(huán)節(jié)的審批人，可以將權(quán)限分配給部門或科室，也可以具體到某一個崗位和人。 　　當請求者需要創(chuàng)建新的過程實例或者需要修改當前已有的過程實例時，系統(tǒng)首

7、先會對請求者的身份進行驗證，如果系統(tǒng)對此人分配了審批工作流子系統(tǒng)的權(quán)限，則該請求者具有創(chuàng)建審批流程的權(quán)限。在了解了具體的業(yè)務(wù)流程之后，確定該過程實例的每一步審批流程，從而確定過程定義表。根據(jù)過程定義表實例化每一步辦理步驟，并為每一步驟選擇具有審批權(quán)限的部門、崗位或者人員，并設(shè)置工作流的流轉(zhuǎn)條件，為下一步的流程走向限定條件，從而創(chuàng)建一條記錄，并將該條記錄存儲到審批工作流表中，這條記錄將貫穿于整個業(yè)務(wù)流程的始終，用以描述活動的運行情況【7】。 　　3可定制工作流實現(xiàn) 　　本系統(tǒng)用到工作流的子系統(tǒng)包括：請假申請、出差申請、出外勤申請、加班申請、會議室申請、車輛申請。請假申請是使用最頻繁的，以下以

8、請銷假申請為例。 　　3.1過程定義表示 　　工作流過程定義是將日常實際業(yè)務(wù)流程按照一定的模型標準進行形式化描述的過程，是實際工作流程中過程邏輯的表達 。 　　根據(jù)本系統(tǒng)的業(yè)務(wù)需求，可將員工按照申請時間長短分為兩天以上請假、兩天以內(nèi)請假、五天以上需主任審批的請假。不同類型的請假，審批流程也是不一樣的，了解了具體的業(yè)務(wù)流程，我們可通過分支語句來解決業(yè)務(wù)流程的變化，從而確定該過程實例的每一步審批流程。將員工請假流程整體抽象為一個"過程定義";，如圖2所示。 　　3.2流程定制 　　根據(jù)以上過程定義，就可創(chuàng)建審批流程?？梢钥闯?，申請文件由員工起草，由各級領(lǐng)導(dǎo)進行審批，再由員工進行銷假，根據(jù)

9、工作流的定義，可以預(yù)先定義申請審批的過程，這些過程是相互獨立又相互聯(lián)系的任務(wù)節(jié)點，通過為各個結(jié)點分配不同的用戶角色，實現(xiàn)不同部門不同用戶之間的分工與合作。 　　如圖3，首先可以選擇要創(chuàng)建的工作流過程實例所屬的工作流類型，輸入流程名稱，選擇該流程名稱的前一流程，由此可確定流程的走向，并選擇審批意見為同意，設(shè)置具有權(quán)限審批此條流程的參與者，即對哪些單位、崗位、員工可用。點擊保存按鈕，完成創(chuàng)建之后就可在此表單前一流程這一欄看到已經(jīng)添加好的流程名稱，如圖4。在審批工作流查詢中還可以對已經(jīng)添加好的審批流程進行刪除或修改。 　　3.3審批 　　審批流程設(shè)置分為傳統(tǒng)和比例計算兩種審批模式。傳統(tǒng)模式就是

10、某個審批流程被指定的審批人通過之后，才可走向下一環(huán)節(jié)。比例計算模式就是某個流程可被多個審批人審批，只有這個審批人數(shù)不小于預(yù)先設(shè)定好的比例，才可通過。本系統(tǒng)主要采用傳統(tǒng)模式。 　　一般都是由用戶觸發(fā)來決定流程。用戶申請請假，首先填好表單提交申請，系統(tǒng)會根據(jù)申請的起始時間判斷該申請將進入哪項工作流，此時每一步的審批流程和下一步走向也已經(jīng)知曉。根據(jù)過程定義，如果有審批權(quán)限的參與者登錄系統(tǒng)，將會在待辦事務(wù)列表看到需要處理的任務(wù)，點擊任務(wù)名稱將進入申請詳情界面，點擊否決，則終止該流程；點擊同意，則流程將繼續(xù)導(dǎo)入下一個任務(wù)節(jié)點，一級一級地往上審批傳遞，直到工作流中的所有審批流程被執(zhí)行完成才結(jié)束該過程實例

11、。在執(zhí)行過程中，系統(tǒng)會給用戶自動返回每一步的審批詳情，讓用戶或者企業(yè)高層能夠及時了解審批動態(tài)。如圖5所示。 　　4結(jié)語 　　本方案可自行定制工作流流程，適應(yīng)了復(fù)雜多變的業(yè) 　　務(wù)流程，特別是專門設(shè)計的跨級審批，為申請人和審批人提供了更多方便，使系統(tǒng)的設(shè)計更人性化，提高了工作效率。可定制工作流也在很大程度上提高了系統(tǒng)的可維護性和擴展性，避免了二次開發(fā)，成為企業(yè)成本控制的重要途徑之一，具有很好的實際意義。 　　參考文獻： 　　【1】段欣， 董蕾.辦公自動化應(yīng)用教程.北京：電子工業(yè)出版社，2008 . 　　【2】竇戰(zhàn)偉.基于WorkFlow與MVC的OA系統(tǒng)設(shè)計與實現(xiàn)：蘭州：蘭州大學，2

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