工作分析 、工作說明書與工作規(guī)范

工作分析、工作說明書與工作規(guī)范在人力資源管理中，工作分析、工作說明書與工作規(guī)范的設(shè)計是一項非常重要的工作。工作分析是確定完成各項工作所需技能、責(zé)任和知識的系統(tǒng)過程。它是一種重要而普通的人力資源管理技術(shù)。工作分析的目的是為了解決以下6個重要的問題： 工人完成什么樣的體力和腦力勞動？ 工作將在什么時候完成？ 工作將在哪里完成？ 工人如何完成此項工作？ 為什么要完成此項工作？ 完成工作需要哪些條件？ 以下三種情況才需要工作分析。第一，當(dāng)新組織建立，工作分析首次被正式引進(jìn)；第二，當(dāng)新的工作產(chǎn)生時；第三，當(dāng)工作由于新技術(shù)、新方法、新工藝新系統(tǒng)的產(chǎn)生而發(fā)生重要變化時。當(dāng)工作性質(zhì)發(fā)生變化時，最需要進(jìn)行工作分析。工作分析可幫助組織察覺環(huán)境正發(fā)生變化這一事實工作說明書是一份提供有關(guān)任務(wù)、職責(zé)信息的文件（工作的內(nèi)容是什么）。工作規(guī)范包含了一個人完成某項工作所必備的基本素質(zhì)和條件（雇傭什么樣的人來從事這一工作）。 如果招聘者不知道勝任某項工作所必須的資格條件，那么員工的招聘和選擇就將是漫無目的的。如果缺少適時的工作說明和工作規(guī)范，就會在沒有一個清楚的指導(dǎo)性文件的情況下去招聘、選擇員工，而這樣做的結(jié)果將是很糟的。實際上，當(dāng)企業(yè)在獲取原材料、供貨或設(shè)備這些資源時，這種做法也是不曾聽說的。例如。即使在訂購一臺復(fù)印機時，采購部門通常也會提出精確的說明。當(dāng)然，在尋求企業(yè)最有價值的資產(chǎn)（人力資源）時，也應(yīng)采用同樣的邏輯。 工作規(guī)范中的信息在確定人力資源開發(fā)需求方面常常是很有用的。如果工作規(guī)范指出某項工作需要特殊的知識、技能或能力，而在該職位上的人又不具備所要求的條件，那么培訓(xùn)和開發(fā)可能就是不必要的了。這種培訓(xùn)應(yīng)該旨在幫助工人履行現(xiàn)有工作說明所規(guī)定的職責(zé)，并且?guī)椭麄優(yōu)樯w到更高的工作職位做好準(zhǔn)備。至于績效評價，應(yīng)根據(jù)員工完成工作說明中規(guī)定的職責(zé)的好壞進(jìn)行。如果一名經(jīng)理評價員工根據(jù)的不是工作說明中包括的因素，則這種評價在很大程度上就會帶有不公正性 作為一名主管人員或人事管理專業(yè)人員，你通常需要通過進(jìn)行工作分析來搜集以下的某一類或某幾類信息：1、工作活動。 2、工作中人的行為。 3、工作中所使用的機器、工具、設(shè)備以其他輔助工作用具。 工作的績效標(biāo)準(zhǔn)。 4、工作背景。 5、工作對人的要求。 你所進(jìn)行的工作分析（不是根據(jù)那些雇員自己報告說他們的工作職責(zé)有哪些，而是根據(jù)你自己對這些工作應(yīng)該完成哪些任務(wù)的了解所做出的判斷）就發(fā)現(xiàn)了一些必須被分派到人頭上但卻被所有人都忽略了的職責(zé)。像這一類被忽略的工作職責(zé)常?？梢酝ㄟ^工作分析被挖掘出來。這樣，工作分析在挽救可能因此（如沒有人對庫存管理負(fù)責(zé)）而造成的嚴(yán)重后果方面就能夠起到積極的作用。在做工作分析時，應(yīng)當(dāng)按照以下六個步驟來進(jìn)行。 1、 確定工作分析信息的用途。2、 搜集與工作有關(guān)的背景信息 組織圖不僅確定了每一職位的名稱，而且用相互聯(lián)結(jié)的直線明確表明了誰應(yīng)當(dāng)向誰匯報工作，以及工作的承擔(dān)者將同誰進(jìn)行信息交流等等。工作流程圖則提供了與工作有關(guān)的更為詳細(xì)的信息。3、 選擇有代表性的工作進(jìn)行分析。4、 搜集工作分析的信息。5、 同承擔(dān)工作的人共同審查所搜集到的工作信息。6、 編寫工作說明書和工作規(guī)范 大多數(shù)情況下，在完成了工作分析之后都要編寫工作說明書和工作規(guī)范。工作說明書就是對有關(guān)工作職責(zé)、工作活動、工作條件以及工作對人身安全危害程度等工作特性方面的信息所進(jìn)行的書面描述。工作規(guī)范則是全面反映工作對從人員的品質(zhì)、特點、技能以及工作背景或經(jīng)歷等方面要求的書面文件。有時侯，工作說明書和工作規(guī)范書分成兩份文件來寫，有時侯則合并在一份工作說明書之中。搜集工作分析信息的工作通常由實際承擔(dān)工作的人員、工作承擔(dān)人員的直接上級主管，以及一名人力資源管理專家來共同進(jìn)行。通常的做法是：首先由人力資源管理專家(人力資源管理者、工作分析專家或咨詢?nèi)藛T等)觀察和分析正在被進(jìn)行中的工作，然后編寫出一份工作說明書和一份工作規(guī)范。雇員及其直接上級主管出要參與此項工作訪談法是搜集工作分析信息的方法之一，一般可以使用以下三種訪談法：（1）對每個雇員進(jìn)行個人訪談；（2）對做同種工作的雇員群體進(jìn)行的群體訪談；（3）對完全了解被分析工作的主管人員進(jìn)行的主管人員訪談。訪談法可能是最廣泛運用以確定工作任務(wù)和責(zé)任為目的的工作分析方法，它的廣泛應(yīng)用程度正是其優(yōu)點的最好表現(xiàn)之一。更為重要的是，通過與工作承擔(dān)者進(jìn)行面談，還可以發(fā)現(xiàn)一些在情況下不可能了解到的工作活動和行為。訪談法的最主要問題之一是：搜集上來的信息有可能是被扭曲的。這種信息的扭曲可能是由于被訪談?wù)咴跓o意中造成的，也可能是因為被訪談?wù)哂幸庵圃斓?。由于工作分析?jīng)常被作為改變工資主的依據(jù)。 工作分析人員將根據(jù)以下7項要素來分別對每一項任務(wù)進(jìn)行分析：1）知識要求。2）技術(shù)要求。3）能力要求。4）工作中所包含的身體活動。5）工作的特定環(huán)境條件。 6）典型工作事件。7）對雇員興趣的要求。量化的工作分析方法無疑是最好的。兩種最為常用的量化分析方法是職位分析問卷法和功能性工作分析法。 職位分析問卷法的優(yōu)點在于，它將工作按照五個基本領(lǐng)域進(jìn)行并提供了一種量化的分?jǐn)?shù)順序或順序輪廓。這五個基本領(lǐng)域是：（1）是否負(fù)有決策溝通社會方面的責(zé)任；（2）是否執(zhí)行熟練的技能性活動；（3）是否伴隨有相應(yīng)的身體活動；（4）是否操縱汽車設(shè)備；（5）是否需要對信息進(jìn)行加工。因而，職位分析問卷的真正優(yōu)勢在于：它對工作進(jìn)行了等級劃分。換言之，職位分析問卷法使你根據(jù)決策、熟練性活動、身體活動、汽車設(shè)備操縱以及信息加工等特點對于每一項工作分配一個量化的分?jǐn)?shù)。于是，你就可以運用職位分析問卷法所得出的結(jié)果對工作進(jìn)行對比，以確定比如說哪一種工作更富有挑戰(zhàn)性，然后你可以依據(jù)這一信息來確定每一種工作的或工資等級。功能性工作分析法：（1）功能性工作分析法不僅僅是依據(jù)信息、人、物三個方面工作進(jìn)行分類，它對工作的分類還考慮以下四個因素：在執(zhí)行工作時需要得到多大程度的指導(dǎo)；執(zhí)行工作時需要運用的推理和判斷能力應(yīng)達(dá)到什么程度；完成工作所要求具備的數(shù)學(xué)能力有多高；執(zhí)行工作時所要求的口頭及評議表達(dá)能力如何。（2）功能性工作分析還確定工作的績效標(biāo)準(zhǔn)以及工作對任職者的培訓(xùn)要求。因此，運用功能性工作分析法來對工作進(jìn)行分析，使你可以回答下面的問題："為了完成這項任務(wù)并達(dá)到新的績效標(biāo)準(zhǔn)，需要對雇員進(jìn)行何種培訓(xùn)？"工作說明中經(jīng)常使用的術(shù)語如下： 1. 應(yīng)履行的主要職責(zé) 2. 在各項職責(zé)上所耗費時間的百分比 3. 應(yīng)達(dá)到的業(yè)績標(biāo)準(zhǔn)4. 工作條件和可能產(chǎn)生的危險 5. 完成工作的人員數(shù)和接受其匯報的人數(shù) 6. 工作中使用的機器和設(shè)備 工作說明中使用最廣泛的內(nèi)容是：（1）工作識別；（2）工作分析日期；（3）工作小結(jié)；（4）履行的職責(zé)。 工作識別部分包括工作名稱、部門、匯報關(guān)系和工作編號。一個好的工作名稱將很接近工作內(nèi)容的性質(zhì)，并能把一項工作與其他工作區(qū)別開來。但遺憾的是，工作名稱常常使人產(chǎn)生誤會（一些書籍中居然提倡這種做法，如把輪胎檢查搬運員稱之為地區(qū)服務(wù)經(jīng)理助理等）。 應(yīng)力圖避免在工作綜述中出現(xiàn)如"執(zhí)行需要完成的其他任務(wù)"這樣籠統(tǒng)描述。雖然這樣的描述可以秋主管人員分派工作提供更大的靈活度，但一些專家明確認(rèn)為，如果一項經(jīng)?？梢钥吹降墓ぷ鲀?nèi)容不被明確寫進(jìn)工作說明書，而只是用像"所分配的其他任務(wù)"一類的語言，就很可能會成為逃避責(zé)任的一種托辭，因為這使得對工作的性質(zhì)以及雇員需要完成的工作的敘述出現(xiàn)了漏洞。工作說明書的另外一部分是善于工作責(zé)任和工作任務(wù)的詳細(xì)羅列。 工作說明書中還應(yīng)當(dāng)界定工作承擔(dān)者的權(quán)限范圍，包括決策的權(quán)限、對其他人實施監(jiān)督的權(quán)限以經(jīng)費預(yù)算的權(quán)限等。 有些工作說明書還包括一部分有關(guān)工作績效標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)容。這部分內(nèi)容說明雇主期望雇員在執(zhí)行工作說明書中的每一項任務(wù)時所達(dá)到的標(biāo)準(zhǔn)是什么樣的。確定績效標(biāo)準(zhǔn)的一個最為直接的方法是只要把下面的話補充完整就可以了："如果你，我會對你的工作完全滿意。"如果對于工作說明書中的每一職責(zé)和任務(wù)都能按照這句話敘述完整，那么就形成了一套完整的績效標(biāo)準(zhǔn)。工作規(guī)范以工作說明書的內(nèi)容為依據(jù)來回答這樣一個問題，那就是："要做好這項工，職位承擔(dān)者必須具備什么樣的特點和經(jīng)驗？"通常情況下，都把它放在工作說明書的背面建立完整的、能及時反映雇員最新情況的技能庫。有一種辦法可以使雇員用于更新技能庫內(nèi)容的時間縮短到最少，這就是在實際輸入資料之前，每隔一段時間發(fā)給雇員一張硬卡片，上面標(biāo)明他們的技能內(nèi)容。技能的內(nèi)容至少在每一年進(jìn)行績效評價的時侯要重新評估一次。 由雇員廣泛參與、積極鼓勵雇員更新技能、隨時使雇員了解晉升機會的技能庫系統(tǒng)的建立，很自然地會有利于挽留住優(yōu)秀的雇員。 只有花大力氣編寫工作說明書并制定一整套標(biāo)準(zhǔn)和程序來告訴大家應(yīng)該做些什么以及如何去做，才能使問題得到緩解。