《excel使用技巧》PPT課件.ppt

Excel使用技巧,163種技巧,目 錄,一、基本方法 1.快速選中全部工作表 2.快速啟動Excel 3.快速刪除選定區(qū)域數(shù)據(jù) 4.給單元格重新命名 5.在Excel中選擇整個單元格范圍 6.快速移動/復(fù)制單元格 7.快速修改單元格式次序 8.徹底清除單元格內(nèi)容 9.選擇單元格 10.為工作表命名 11.一次性打開多個工作簿 12.快速切換工作簿,13.選定超級鏈接文本 14.快速查找 15.修改默認文件保存路徑 16.指定打開的文件夾 17.在多個Excel工作簿間快速切換 18.快速獲取幫助 19.創(chuàng)建幫助文件的快捷方式 20.雙擊單元格某邊移動選定單元格 21.雙擊單元格某邊選取單元格區(qū)域 22.快速選定不連續(xù)單元格 23.根據(jù)條件選擇單元格 24.復(fù)制或移動單元格,目錄一、基本方法,目 錄,25.完全刪除Excel中的單元格 26.快速刪除空行 27.回車鍵的粘貼功能 28.快速關(guān)閉多個文件 29.選定多個工作表 30.對多個工作表快速編輯 31.移動和復(fù)制工作表 32.工作表的刪除 33.快速選擇單元格 34.快速選定Excel區(qū)域 35.備份工件簿 36.自動打開工作簿,37.快速瀏覽長工作簿 38.快速刪除工作表中的空行 39.繪制斜線表頭 40.繪制斜線單元格 41.每次選定同一單元格 42.快速查找工作簿 43.禁止復(fù)制隱藏行或列中的數(shù)據(jù) 44.制作個性單元格,目錄一、基本方法,目 錄,二、數(shù)據(jù)輸入和編輯技巧 1.在一個單元格內(nèi)輸入多個值 2.增加工作簿的頁數(shù) 3.奇特的F4鍵 4.將格式化文本導(dǎo)入Excel 5.快速換行 6.巧變文本為數(shù)字 7.在單元格中輸入0值 8.將數(shù)字設(shè)為文本格式 9.快速進行單元格之間的切換 10.在同一單元格內(nèi)連續(xù)輸入多個測試值 11.輸入數(shù)字、文字、日期或時間 12.快速輸入歐元符號,13.將單元格區(qū)域從公式轉(zhuǎn)換成數(shù)值 14.快速輸入有序文本 15.輸入有規(guī)律數(shù)字 16.巧妙輸入常用數(shù)據(jù) 17.快速輸入特殊符號 18.快速輸入相同文本 19.快速給數(shù)字加上單位 20.巧妙輸入位數(shù)較多的數(shù)字 21.將WPS/Word表格轉(zhuǎn)換為Excel工作表 22.取消單元格鏈接 23.快速輸入拼音 24.插入“”,目錄二、數(shù)據(jù)輸入和編輯技巧,目 錄,25.按小數(shù)點對齊 26.對不同類型的單元格定義不同的輸入法 27.在Excel中快速插入Word表格 28.設(shè)置單元格字體 29.在一個單元格中顯示多行文字 30.將網(wǎng)頁上的數(shù)據(jù)引入到Excel表格 31.取消超級鏈接 32.編輯單元格內(nèi)容 33.設(shè)置單元格邊框 34.設(shè)置單元格文本對齊方式 35.輸入公式 36.輸入人名時使用“分散對齊”,37.隱藏單元格中的所有值 38.恢復(fù)隱藏列 39.快速隱藏/顯示選中單元格所在行和列 40.徹底隱藏單元格 41.用下拉列表快速輸入數(shù)據(jù) 42.快速輸入自定義短語 43.設(shè)置單元格背景色 44.快速在多個單元格中輸入相同公式 45.同時在多個單元格中輸入相同內(nèi)容 46.快速輸入日期和時間 47.將復(fù)制的單元格安全地插入到現(xiàn)有單元格之間 48.在Excel中不丟掉列標(biāo)題的顯示,目錄二、數(shù)據(jù)輸入和編輯技巧,目 錄,49.查看與日期等效的序列數(shù)的值 50.快速復(fù)制單元格內(nèi)容 51.使用自定義序列排序 52.快速格式化Excel單元格 53.固定顯示某列 54.在Excel中快速編輯單元格 55.使用自動填充快速復(fù)制公式和格式 56.為單元格添加批注 57.數(shù)據(jù)自動輸入 58.在Excel中快速計算一個人的年齡 59.快速修改單元格次序 60.將網(wǎng)頁上的數(shù)據(jù)引入到Excel表格中,目錄二、數(shù)據(jù)輸入和編輯技巧,目 錄,目錄三、圖形和圖表編輯技巧,三、圖形和圖表編輯技巧 1.在網(wǎng)上發(fā)布Excel生成的圖形 2.創(chuàng)建圖表連接符 3.將Excel單元格轉(zhuǎn)換成圖片形式插 入到Word中 4.將Word內(nèi)容以圖片形式插入到 Excel表格中 5.將Word中的內(nèi)容作為圖片鏈接插 入Excel表格中 6.在獨立的窗口中處理內(nèi)嵌式圖表 7.在圖表中顯示隱藏數(shù)據(jù) 8.在圖表中增加文本框 9.建立文本與圖表文本框的鏈接,10.給圖表增加新數(shù)據(jù)系列 11.快速修改圖表元素的格式 12.創(chuàng)建復(fù)合圖表 13.對度量不同的數(shù)據(jù)系列使用不 同坐標(biāo)軸 14.將自己滿意的圖表設(shè)置為自定 義圖表類型 15.復(fù)制自定義圖表類型 16.旋轉(zhuǎn)三維圖表 17.拖動圖表數(shù)據(jù)點改變工作表中 的數(shù)值 18.把圖片合并進你的圖表,目 錄,目錄三、圖形和圖表編輯技巧,19.用圖形美化工作表 20.讓文本框與工作表網(wǎng)格線合二為一 21.快速創(chuàng)建默認圖表 22.快速創(chuàng)建內(nèi)嵌式圖表 23.改變默認圖表類型 24.快速轉(zhuǎn)換內(nèi)嵌式圖表與新工作表圖表 25.利用圖表工具欄快速設(shè)置圖表 26.快速選取圖表元素 27.通過一次按鍵創(chuàng)建一個Excel圖表 28.繪制平直直線,目 錄,目錄四、函數(shù)和公式編輯技巧,四、函數(shù)和公式編輯技巧 1.巧用IF函數(shù)清除Excel工作表中的0 2.批量求和 3.對相鄰單元格的數(shù)據(jù)求和 4.對不相鄰單元格的數(shù)據(jù)求和 5.利用公式來設(shè)置加權(quán)平均 6.自動求和 7.用記事本編輯公式 8.防止編輯欄顯示公式 9.解決SUM函數(shù)參數(shù)中的數(shù)量限制 10.在絕對與相對單元引用之間切換 11.快速查看所有工作表公式 12.實現(xiàn)條件顯示,目 錄,目錄五、數(shù)據(jù)分析和管理技巧,五、數(shù)據(jù)分析和管理技巧 1.管理加載宏 2.在工作表之間使用超級連接 3.快速鏈接網(wǎng)上的數(shù)據(jù) 4.跨表操作數(shù)據(jù) 5.查看Excel中相距較遠的兩列數(shù)據(jù) 6.如何消除縮位后的計算誤差 7.利用選擇性粘貼命令完成一些特殊的計算 8.Web查詢 9.在Excel中進行快速計算 10.自動篩選前10個 11.同時進行多個單元格的運算 12.讓Excel出現(xiàn)錯誤數(shù)據(jù)提示 13.用“超級連接”快速跳轉(zhuǎn)到其它文件,目 錄,目錄六、設(shè)置技巧,六、設(shè)置技巧 1.定制菜單命令 2.設(shè)置菜單分隔線 3.備份自定義工具欄 4.共享自定義工具欄 5.使用單文檔界面快速切換工作簿 6.自定義工具欄按鈕,一、基本方法,1、快速選中全部工作表 右鍵單擊工作窗口下面的工作表標(biāo)簽，在彈出的菜單中選擇“選定全部工作表”命令即可。,一、基本方法,一、基本方法,2、快速啟動Excel 如果想在啟動系統(tǒng)自動運行Excel，可以這樣操作: 1.雙擊“我的電腦”圖標(biāo)，進入Windows目錄，依次打開“Start MenuPrograms啟動”文件夾; 2.打開Excel所在的文件夾，用鼠標(biāo)將Excel圖標(biāo)拖到“啟動”文件夾，這時Excel的快捷方式就被復(fù)制到“啟動”文件夾中，下次啟動Windows就可快速啟動Excel了。 如果Windows系統(tǒng)已啟動，你可用以下方法快速啟動Excel: 方法一:單擊“開始文檔”命令里的任一Excel工作簿即可。 方法二:用鼠標(biāo)從“我的電腦”中將Excel應(yīng)用程序拖到桌面上，然后從快捷菜單中選擇“在當(dāng)前位置創(chuàng)建快捷方式”，以后啟動時只需雙擊快捷方式即可。,一、基本方法,3、快速刪除選定區(qū)域數(shù)據(jù) 如果用鼠標(biāo)右鍵向上或向左(反向)拖動選定單元格區(qū)域的填充柄時，沒有將其拖出選定區(qū)域即釋放了鼠標(biāo)右鍵，則將刪除選定區(qū)域中的部分或全部數(shù)據(jù)(即拖動過程中變成灰色模糊的單元格區(qū)域，在釋放了鼠標(biāo)右鍵后其內(nèi)容將被刪除)。,一、基本方法,4、給單元格重新命名 Excel給每個單元格都有一個默認的名字，其命名規(guī)則是列標(biāo)加橫標(biāo)，例如D3表示第四列、第三行的單元格。如果要將某單元格重新命名，可以采用下面兩種方法: 1.只要用鼠標(biāo)單擊某單元格，在表的左上角就會看到它當(dāng)前的名字，再用鼠標(biāo)選中名字，就可以輸入一個新的名字了。 2.選中要命名的單元格，單擊“插入名稱定義”命令，顯示“定義名稱”對話框，在“在當(dāng)前工作簿中的名稱”框里輸入名字，單擊“確定”按鈕即可。 注意:在給單元格命名時需注意名稱的第一個字符必須是字母或漢字，它最多可包含255個字符，可以包含大、小寫字符，但是名稱中不能有空格且不能與單元格引用相同。,一、基本方法,5、在Excel中選擇整個單元格范圍 在Excel中，如果想要快速選擇正在處理的整個單元格范圍，按下“Ctrl+Shift+ *”。 注意:該命令將選擇整個列和列標(biāo)題，而不是該列表周圍的空白單元格你將得到所需的單元格。這一技巧不同于全選命令，全選命令將選擇工作表中的全部單元格，包括那些你不打算使用的單元格。,一、基本方法,6、快速移動/復(fù)制單元格 先選定單元格，然后移動鼠標(biāo)指針到單元格邊框上，按下鼠標(biāo)左鍵并拖動到新位置，然后釋放按鍵即可移動。若要復(fù)制單元格，則在釋放鼠標(biāo)之前按下Ctrl即可。,一、基本方法,7、快速修改單元格式次序 在拖放選定的一個或多個單元格至新位置的同時，按住Shift鍵可以快速修改單元格內(nèi)容的次序。方法為:選定單元格，按下Shift鍵，移動鼠標(biāo)指針至單元格邊緣，直至出現(xiàn)拖放指針箭頭，然后進行拖放操作。上下拖拉時鼠標(biāo)在單元格間邊界處會變成一個水平“工”狀標(biāo)志，左右拖拉時會變成垂直“工”狀標(biāo)志，釋放鼠標(biāo)按鈕完成操作后，單元格間的次序即發(fā)生了變化。,一、基本方法,8、徹底清除單元格內(nèi)容 先選定單元格，然后按Delete鍵，這時僅刪除了單元格內(nèi)容，它的格式和批注還保留著。要徹底清除單元格，可用以下方法:選定想要清除的單元格或單元格范圍，單擊“編輯清除”命令，這時顯示“清除”菜單，選擇“全部”命令即可，當(dāng)然你也可以選擇刪除“格式”、“內(nèi)容”或“批注”中的任一個。,一、基本方法,9、選擇單元格 選擇一個單元格，將鼠標(biāo)指向它單擊鼠標(biāo)左鍵即可; 選擇一個單元格區(qū)域，可選中左上角的單元格，然后按住鼠標(biāo)左鍵向右拖曳，直到需要的位置松開鼠標(biāo)左鍵即可; 若要選擇兩個或多個不相鄰的單元格區(qū)域，在選擇一個單元格區(qū)域后，可按住Ctrl鍵，然后再選另一個區(qū)域即可; 若要選擇整行或整列，只需單擊行號或列標(biāo)，這時該行或該列第一個單元格將成為活動的單元格; 若單擊左上角行號與列標(biāo)交叉處的按鈕，即可選定整個工作表。,一、基本方法,10、為工作表命名 為了便于記憶和查找，可以將Excel的sheet1、sheet2、sheet3工作命名為容易記憶的名字，有兩種方法:1.選擇要改名的工作表，單擊“格式工作表重命名”命令，這時工作表的標(biāo)簽上名字將被反白顯示，然后在標(biāo)簽上輸入新的表名即可。 2.雙擊當(dāng)前工作表下部的名稱，如“Sheet1”，再輸入新的名稱。,一、基本方法,利用下面的方法可以快速打開多個工作簿: 方法一 打開工作簿(*.xls)所在的文件夾，按住Shift鍵或Ctrl鍵，并用鼠標(biāo)選擇彼此相鄰或不相鄰的多個工作簿，將它們?nèi)窟x中，然后按右鍵單擊，選擇“打開”命令，系統(tǒng)則啟動Excel 2002，并將上述選中的工作簿全部打開。 方法二 將需要一次打開的多個工作簿文件復(fù)制到C:WindowsApplication DataMicrosoftExcelXLSTART文件夾中，以后啟動Excel 2002時，上述工作簿也同時被全部打開。,11、一次性打開多個工作簿,一、基本方法,方法三 啟動Excel 2002，單擊“工具選項”命令，打開“選項”對話框，點擊“常規(guī)”標(biāo)簽，在“啟動時打開此項中的所有文件”后面的方框中輸入一個文件夾的完整路徑(如d:Excel)，單擊“確定”退出。然后將需要同時打開的工作簿復(fù)制到上述文件夾中，以后當(dāng)啟動Excel 2002時，上述文件夾中的所有文件(包括非Excel格式的文檔)被全部打開。 方法四 在Excel 2002中，單擊“文件打開”命令，按住Shift鍵或Ctrl鍵，在彈出的對話框文件列表中選擇彼此相鄰或不相鄰的多個工作簿，然后按“打開”按鈕，就可以一次打開多個工作簿。 方法五 用上述方法，將需要同時打開的多個工作簿全部打開，再單擊“文件保存工作區(qū)”命令，打開“保存工作區(qū)”對話框，取名保存。以后只要用Excel 2002打開該工作區(qū)文件，則包含在該工作區(qū)中的所有工作簿即被同時打開。,一、基本方法,12、快速切換工作簿 對于少量的工作簿切換，單擊工作簿所在窗口即可。要對多個窗口下的多個工作簿進行切換，可以使用“窗口”菜單。“窗口”菜單的底部列出了已打開工作簿的名字，要直接切換到一個工作簿，可以從“窗口”菜單選擇它的名字?！按翱凇辈藛巫疃嗄芰谐?個工作簿，若多于9個，“窗口”菜單則包含一個名為“其他窗口”的命令，選用該命令，則出現(xiàn)一個按字母順序列出所有已打開的工作簿名字的對話框，只需單擊其中需要的名字即可。,一、基本方法,13、選定超級鏈接文本 如果需要在Excel中選定超級鏈接文本而不跳轉(zhuǎn)到目標(biāo)處，可在指向該單元格時，單擊并按住可選定單元格。,一、基本方法,14、快速查找 在執(zhí)行查找操作之前，可以將查找區(qū)域確定在某個單元格區(qū)域、整個工作表（可選定此工作表內(nèi)的任意一個單元格）或者工作簿里的多個工作表范圍內(nèi)。在輸入查找內(nèi)容時，可以使用問號（？）和星號（*）作為通配符，以方便查找操作。問號（？）代表一個字符，星號（*）代表一個或多個字符。需要注意的問題是，既然問號（？）和星號（*）作為通配符使用，那么如何查找問號（？）和星號（*）呢？只要在這兩個字符前加上波浪號()就可以了。,一、基本方法,15、修改默認文件保存路徑 啟動Excel 2002，單擊“工具選項”命令，打開“選項”對話框，在“常規(guī)”標(biāo)簽中，將“默認文件位置”方框中的內(nèi)容修改為你需要定位的文件夾完整路徑。以后新建Excel工作簿，進行“保存”操作時，系統(tǒng)打開“另存為”對話框后直接定位到你指定的文件夾中。,一、基本方法,16、指定打開的文件夾 我們可以指定打開文件的文件夾，方法如下: 單擊“開始運行”，輸入regedit命令，打開“注冊表編輯器”，展開HKEY_CURRENT_USERSoftwareMicrosoft Office10.0CommonOpen FindPlacesUserDefinedPlaces，在下面新建主鍵，名稱為“mydoc”，然后在該主鍵中新建兩個“字符串值”，名稱分別是“Name”和“Path”，值分別為“我的文件”(可以隨意命名)和“d:mypath”(定位文件夾的完整路徑)，關(guān)閉“注冊表編輯器”，重啟電腦。以后在Excel 2002中進行“打開”操作時，打開對話框左側(cè)新添了“我的文件”這一項目，點擊該項目，即可進入“d:mypath”文件夾。,一、基本方法,17、在多個Excel工作簿間快速切換 按下“Ctrl+Tab”可在打開的工作簿間切換。,一、基本方法,18、快速獲取幫助 對于工具欄或屏幕區(qū)，按組合鍵“ShiftF1”，鼠標(biāo)變成帶問號的箭頭，用鼠標(biāo)單擊工具欄按鈕或屏幕區(qū)，它就彈出一個幫助窗口會顯示該元素的詳細幫助信息。,一、基本方法,19、創(chuàng)建幫助文件的快捷方式 Excel幫助文件是編譯的HTML幫助文件Xlmain10.chm，存放在安裝目錄Office102052目錄中，單擊并拖拉此文件到Windows快速啟動工具欄上。此后，不管Excel是否在運行，而且也不用調(diào)用Office助手，單擊Windows快速啟動工具欄上的這個圖標(biāo)將引出Excel幫助。,一、基本方法,20、雙擊單元格某邊移動選定單元格 在工作表內(nèi)移動選定單元格有一種快捷方法:將鼠標(biāo)指針放置于選定單元格的一邊，注意要選擇與移動方向相關(guān)的一邊，即要向下移動，就將鼠標(biāo)指針放置于單元格的底部;如果要向右移動，就將鼠標(biāo)指針放置于單元格的右邊;依此類推。這時鼠標(biāo)指針變?yōu)榘咨^的形狀，雙擊選擇單元格的某邊，鼠標(biāo)指針將沿選定的方向移動到特定的單元格中。如果此方向相鄰單元格為空白單元格，則將移動到連續(xù)最遠的空白單元格中;如果此方向相鄰單元格為非空白單元格，則將移動到連續(xù)最遠的非空白單元格中。,一、基本方法,21、雙擊單元格某邊選取單元格區(qū)域 與上一技巧類似，如果在雙擊單元格邊框的同時按下Shift鍵，根據(jù)此方向相鄰單元格為空白單元格或非空白單元格選取從這個單元格到最遠空白單元格或非空白單元格的區(qū)域。,一、基本方法,22、快速選定不連續(xù)單元格 按下組合鍵“Shift+F8”，激活“添加選定”模式，此時工作簿下方的狀態(tài)欄中會顯示出“添加”字樣，以后分別單擊不連續(xù)的單元格或單元格區(qū)域即可選定，而不必按住Ctrl鍵不放。,一、基本方法,23、根據(jù)條件選擇單元格 單擊“編輯定位”命令，在打開的“定位”對話框中單擊“定位條件”按鈕，根據(jù)你要選中區(qū)域的類型，在“定位條件”對話框中選擇需要選中的單元格類型，例如“常量”、“公式”等，此時還可以復(fù)選“數(shù)字”、“文本”等項目，單擊“確定”按鈕后符合條件的所有單元格將被選中。,一、基本方法,24、復(fù)制或移動單元格 把單元格從一個位置復(fù)制或移到另一個位置，其方法為:選擇源單元格，單擊“編輯”菜單中的“剪切”或“復(fù)制”命令，選定目標(biāo)單元格，從“編輯”菜單中選擇“粘貼”命令，則源單元格便被移動或復(fù)制到目標(biāo)單元格中了。,一、基本方法,25、完全刪除Excel中的單元格 想將某單元格（包括該單元格的格式和注釋）從工作表中完全刪除嗎？只要選擇需要刪除的單元格，然后按下“Ctrl+ -（減號）”，在彈出的對話框中選擇單元格移動的方式，周圍的單元格將移過來填充刪除后留下的空間。,一、基本方法,26、快速刪除空行 有時為了刪除Excel工作簿中的空行，你可能會將空行一一找出然后刪除，這樣做非常不方便。你可以利用自動篩選功能來實現(xiàn)，方法是:先在表中插入新的一行(全空)，然后選擇表中所有的行，單擊“數(shù)據(jù)篩選自動篩選”命令，在每一列的頂部，從下拉列表中選擇“空白”。在所有數(shù)據(jù)都被選中的情況下，單擊“編輯刪除行”，然后按“確定”，所有的空行將被刪去。 注意:插入一個空行是為了避免刪除第一行數(shù)據(jù)。,一、基本方法,27、回車鍵的粘貼功能 回車鍵也有粘貼功能，當(dāng)復(fù)制的區(qū)域還有閃動的復(fù)制邊框標(biāo)記時(虛線框)，按下回車鍵可以實現(xiàn)粘貼功能。 注意:不要在有閃動的復(fù)制邊框標(biāo)記時使用回車鍵在選定區(qū)域內(nèi)的單元格間進行切換，此時你應(yīng)該使用Tab鍵或方向鍵進行單元格切換。,一、基本方法,28、快速關(guān)閉多個文件 按住Shift鍵，打開“文件”菜單，單擊“全部關(guān)閉”命令，可將當(dāng)前打開的所有文件快速關(guān)閉。,一、基本方法,29、選定多個工作表 若選擇一組相鄰的工作表，可先選第一個表，按住Shift鍵，再單擊最后一個表的標(biāo)簽;若選不相鄰的工作表，要按住Ctrl鍵，依次單擊要選擇的每個表的標(biāo)簽;若要選定工作簿中全部的工作表，可從表標(biāo)簽快捷菜單中選擇“選定全部工作表”命令。,一、基本方法,30、對多個工作表快速編輯 如果想一次操作多張相同的工作表，省略以后的復(fù)制、粘貼操作，可采用以下方法。 按住Shift鍵或Ctrl鍵并配以鼠標(biāo)操作，在工作簿底部選擇多個彼此相鄰或不相鄰的工作表標(biāo)簽，就可以實行多方面的批量處理。一般情況下，進行的操作主要有如下幾種: 1.頁面設(shè)置，可快速對選中工作表設(shè)置相同的頁面。 2.輸入相同的數(shù)據(jù)，可快速在多個工作表中輸入相同的數(shù)據(jù)。 3.快速操作，在多個工作表中進行一系列相同操作，如設(shè)置字號、字體、顏色，進行單元格的合并撤銷等。 4.輸入公式，快速輸入相同的公式，進行公式汁算。,一、基本方法,31、移動和復(fù)制工作表 不僅可以在一個工作簿里移動和復(fù)制工作表，還可以把表移動或復(fù)制到其它工作簿里。若要移動工作表，只需用鼠標(biāo)單擊要移動的表的標(biāo)簽，然后拖到新的位置即可。若要復(fù)制工作表，只需先選定工作表，按下Ctrl鍵，然后拖動表到新位置即可。當(dāng)然，用這種方法可以同時移動和復(fù)制幾個表。移動后，以前不相鄰的表可變成相鄰表。,一、基本方法,32、工作表的刪除 單擊“編輯刪除工作表”命令，然后單擊“確定”按鈕，則這個表將從工作簿中永久刪除。 注意:“刪除工作表”命令是不能還原的，刪除的工作表將不能被恢復(fù)。,一、基本方法,33、快速選擇單元格 在選擇單元格(行，列)時，同時按住Shift鍵可以選中連續(xù)的單元格(行、列)。 在選擇單元格(行、列)時，同時按住Ctrl鍵可以選中不連續(xù)的單元格(行、列)。,一、基本方法,34、快速選定Excel區(qū)域 在Excel中，要想在工作簿中快速選定某塊區(qū)域，只需單擊想選定的區(qū)域的左上角單元格，同時按住Shift鍵不放，再單擊想選定的區(qū)域的右下角單元格即可。另外:按住Ctrl鍵再用鼠標(biāo)可任意選定多個不相鄰的區(qū)域。 事實上選定區(qū)域和順序無關(guān)，只需首先選定矩形區(qū)域的一個角的單元格，在按下Shift的同時單擊對角單元格。,一、基本方法,35、備份工件簿 單擊“文件保存”命令，打開“另存為”對話框，按右上角的“工具”旁的下拉按鈕，單擊“常規(guī)選項”，在隨后彈出的對話框中，選中“生成備份”選項，單擊“確定”按鈕保存。以后修改該工作簿后再保存，系統(tǒng)會自動生成一份備份工作簿，且能直接打開使用。,一、基本方法,36、自動打開工作簿 我們只要將某個需要自動打開的工作簿的快捷方式放到C:Prograrn FilesMicrosoft OfficeOffice10XLStart文件夾中，以后每次啟動時，Excel都會自動打開相應(yīng)工作簿。,一、基本方法,37、快速瀏覽長工作簿 當(dāng)你瀏覽一個有很長內(nèi)容的表格時，按下“Ctri+Home”鍵可以回到當(dāng)前工作表的左上角(即A1單元格)，按下“Ctrl+End”鍵可以跳到工作表含有數(shù)據(jù)部分的右下角。另外，如果你選取了一些內(nèi)容，那么你可以通過重復(fù)按“Ctrl+.（句號）”在所選內(nèi)容的4個角單元格上按順時針方向移動。,一、基本方法,38、快速刪除工作表中的空行 如果用戶想刪除Excel工作表中的空行，一般的方法是需要將空行都找出來，然后逐行刪除，但這樣做操作量非常大，很不方便。下面提供一種快速刪除工作表中的空行的方法:首先打開要刪除空行的工作表，在打開的工作表中單擊“插入列”命令，從而插入一新的列X，在X列中順序填入整數(shù)，然后根據(jù)其他任何一列將表中的行排序，使所有空行都集中到表的底部。刪去所有空行中X列的數(shù)據(jù)，以X列重新排序，然后刪去X列。,一、基本方法,39、繪制斜線表頭 一般情況下在Excel中制作表頭，都把表格的第一行作為表頭，然后輸入文字。不過，這樣的表頭比較簡單，更談不上斜線表頭了。能不能在Excel中可以實現(xiàn)斜線表頭，下面就是具體的方法: 由于作為斜線表頭的單元格都要比其他單元格大，所以首先將表格中第一個單元大小調(diào)整好。然后單擊選中單元格，單擊“格式單元格”命令，彈出“單元格格式”窗口，選擇“對齊”標(biāo)簽，將垂直對齊的方式選擇為“靠上”，將“文本控制”下面的“自動換行”復(fù)選框選中，再選擇“邊框”標(biāo)簽，按下“外邊框”按鈕，使表頭外框有線，接著再按下面的“斜線”按鈕，為此單元格添加一格對角線，設(shè)置好后，單擊“確定”按鈕，這時Excel的第一個單元格中將多出一個對角線?，F(xiàn)在雙擊第一單元格，進入編輯狀態(tài)，并輸入文字，如“項目”、“月份”，接著將光標(biāo)放在“項”字前面，連續(xù)按空格鍵，使這4個字向后移動(因為我們在單元格屬性中已經(jīng)將文本控制設(shè)置為“自動換行”，所以當(dāng)“月份”兩字超過單元格時，將自動換到下一行)?，F(xiàn)在單擊表格中任何一處，退出第一單元格看看，一個漂亮的斜線表頭就完成了。,一、基本方法,40、繪制斜線單元格 利用Excel“邊框”選項卡的兩個斜線按鈕，可以在單元格中畫左、右斜線。如果想在單元格中畫多條斜線，就必須利用“繪圖”工具，方法是:打開Excel的“繪圖”工具，單擊“直線”按鈕，待光標(biāo)變成小十字后拖動光標(biāo)，即可畫出需要的多條斜線。只要畫法正確，斜線可隨單元格自動伸長或縮短。至于斜線單元格的其他表格線，仍然按上面介紹的方法添加。當(dāng)然，斜線單元格的數(shù)據(jù)輸入要麻煩一些，通常的做法是讓數(shù)據(jù)在單元格內(nèi)換行(按“Alt+回車鍵”)，再添加空格即可將數(shù)據(jù)放到合適位置。,一、基本方法,41、每次選定同一單元格 有時，為了測試某個公式，需要在某個單元格內(nèi)反復(fù)輸入多個測試值。但每次輸入一個值后按下Enter鍵查看結(jié)果，活動單元格就會默認移到下一個單元格上，必須用鼠標(biāo)或上移箭頭重新選定原單元格，極不方便。如果你按“Ctrl+Enter”組合鍵，則問題會立刻迎刃而解，既能查看結(jié)果，當(dāng)前單元格也仍為活動單元格。,一、基本方法,42、快速查找工作簿 你可以利用在工作表中的任何文字進行搜尋，方法為: 1.單擊工具欄中的“打開”按鈕，在“打開”對話框里，輸入文件的全名或部分名，可以用通配符代替; 2.在“文本屬性”編輯框中，輸入想要搜尋的文字; 3.單擊“開始查找”即可。,一、基本方法,43、禁止復(fù)制隱藏行或列中的數(shù)據(jù) 如果你復(fù)制了包含隱藏列(或行)的一個數(shù)據(jù)區(qū)域，然后把它粘貼到一個新的工作表，那么Excel把隱藏列也粘貼過來了。要想避免這種情況，可以選取你要復(fù)制的數(shù)據(jù)區(qū)域，然后選擇“編輯定位”命令，單擊“定位條件”按鈕，出現(xiàn)“定位條件”對話框，選中“可見單元格”選項，再復(fù)制和粘貼這個選定區(qū)域就會得到你所希望的結(jié)果。,一、基本方法,44、制作個性單元格 如果你的表格需要菱形、三角形之類的特殊單元格，可用以下方法實現(xiàn):先在單元格內(nèi)輸入數(shù)據(jù)，然后打開“繪圖”工具欄，在“自選圖形基本形狀”子菜單中找到需要的圖形。單擊后光標(biāo)變成一個小十字，由單元格左上角向右下角拖動，即可畫出所需形狀的單元格。如果單元格的內(nèi)容被覆蓋，可用鼠標(biāo)右擊剛剛畫出的單元格，選擇快捷萊單中“設(shè)置自選圖形格式”命令。將“設(shè)置自選圖形格式”和“顏色與線條”選項卡打開，選中“顏色填充”下拉列表下“無填充顏色”，“確定”后單元格內(nèi)的原有內(nèi)容即會顯示出來。如果你將“屬性”選項卡中的“大小、位置均隨單元格而變”選項選中，它還會隨單元格自動改變大小。,二、數(shù)據(jù)輸入和編輯技巧,二、數(shù)據(jù)輸入和編輯技巧,1、在一個單元格內(nèi)輸入多個值 我們有時需要在某個單元格內(nèi)連續(xù)輸入多個數(shù)值，以查看引用此單元格的其他單元格的效果。但每次輸入一個值后按回車鍵，活動單元格均默認下移一個單元格，非常不便。其實可以采用以下方法:單擊鼠標(biāo)選定單元格，然后按住Ctrl鍵再次單擊鼠標(biāo)選定此單元格，此時，單元格周圍將出現(xiàn)實線框，再輸入數(shù)據(jù)，敲回車鍵就不會移動了。,二、數(shù)據(jù)輸入和編輯技巧,2、增加工作簿的頁數(shù) 單擊“插入工作表”命令，即可在底部看到一個新名稱的工作表。一個工作簿最多可以有255張工作表。,二、數(shù)據(jù)輸入和編輯技巧,3、奇特的F4鍵 Excel中有一個快捷鍵的作用極其突出，那就是F4鍵。作為“重復(fù)”鍵，F(xiàn)4鍵可以重復(fù)前一次操作，在很多情況下起作用，比如在工作表內(nèi)加入或刪除一行，然后移動插入點并按下F4鍵以加入或刪除另一行，根本不需要使用菜單。,二、數(shù)據(jù)輸入和編輯技巧,4、將格式化文本導(dǎo)入Excel 1.在Windows“記事本”中輸入格式化文本，每個數(shù)據(jù)項之間會被空格隔開，當(dāng)然你也可以用逗號、分號、Tab鍵作為分隔符。輸入完成后，保存此文本文件并退出; 2.在Excel中打開剛才保存的文本文件，出現(xiàn)“文本導(dǎo)入向?qū)?3步驟之1”對話框，選擇“分隔符號”，單擊“下一步”; 3.在“文本導(dǎo)人向?qū)?3步驟之2”對話框中選擇文本數(shù)據(jù)項分隔符號，Excel提供了Tab鍵、分號、逗號以及空格等供你選擇。注意，這里的幾個分隔符號選項應(yīng)該單選。你在“預(yù)覽分列效果”中可以看到豎線分隔的效果。單擊“下一步”; 4.在“文本導(dǎo)人向?qū)?3步驟之3”對話框中，你可以設(shè)置數(shù)據(jù)的類型，一般不需改動，Excel自動設(shè)置為“常規(guī)”格式?！俺Ｒ?guī)”數(shù)據(jù)格式將數(shù)值轉(zhuǎn)換為數(shù)字格式，日期值轉(zhuǎn)換為日期格式，其余數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為文本格式。單擊“完成”按鈕即可。,二、數(shù)據(jù)輸入和編輯技巧,5、快速換行 我們在使用Excel制作表格時經(jīng)常會遇到需要在一個單元格輸入一行或幾行文字的情況，如果輸入一行后敲回車鍵就會移到下一單元格，而不是換行，有一個簡便實用的操作方法可以實現(xiàn)換行:在選定單元格輸入第一行內(nèi)容后，在換行處按“Alt+回車鍵”，即可輸入第二行內(nèi)容，再按“Alt+回車鍵”輸入第三行以此類推。,二、數(shù)據(jù)輸入和編輯技巧,6、巧變文本為數(shù)字 在工作中，發(fā)現(xiàn)一些通過文本文件或其它財務(wù)軟件的數(shù)據(jù)導(dǎo)入Excel中后居然是以文本形式存在的(數(shù)字默認是右對齊，而文本是左對齊的)，即使是重新設(shè)置單元格格式為數(shù)字也無濟于事。有一個辦法可以快速地將這些文件轉(zhuǎn)變回數(shù)字:在空白的單元格中填人數(shù)字1，然后選中這個單元格，執(zhí)行“復(fù)制”命令，然后再選中所要轉(zhuǎn)換的范圍，選擇“選擇性粘貼”中的“乘”，你就會發(fā)現(xiàn)它們都變?yōu)閿?shù)字了。,二、數(shù)據(jù)輸入和編輯技巧,7、在單元格中輸入0值 一般情況下，在Excel表格中輸入諸如“05”、“4.00”之類數(shù)字后，只要光標(biāo)一移出該單元格，格中數(shù)字就會自動變成“5”、“4”，Excel默認的這種做法讓人使用非常不便，我們可以通過下面的方法來避免出現(xiàn)這種情況:先選定要輸入諸如“05”、“4.00”之類數(shù)字的單元格，鼠標(biāo)右鍵單擊，在彈出的快捷菜單中單擊“設(shè)置單元格格式”，在接著出現(xiàn)的界面中選“數(shù)字”標(biāo)簽頁，在列表框中選擇“文本”，單擊“確定”。這樣，在這些單元格中，我們就可以輸入諸如“05”、“4.00”之類的數(shù)字了。,二、數(shù)據(jù)輸入和編輯技巧,8、將數(shù)字設(shè)為文本格式 不論是否對含有數(shù)字的單元格應(yīng)用了文本格式，Excel都會將數(shù)字保存為數(shù)字數(shù)據(jù)。若要使Excel將類似零件號碼的數(shù)字解釋為文本，首先應(yīng)將空白單元格設(shè)置成文本格式，然后鍵入數(shù)字。如果已經(jīng)輸入了數(shù)字，那么也可以將它更改成文本形式。方法是: 1.選擇含有要設(shè)置成文本格式的數(shù)字單元格; 2.單擊“格式單元格”命令，然后單擊“數(shù)字”選項卡; 3.在“分類”列表中，單擊“文本”，然后再單擊“確定”; 4.單擊每個單元格，按F2鍵，然后再按Enter鍵重新輸入數(shù)據(jù)。,二、數(shù)據(jù)輸入和編輯技巧,9、快速進行單元格之間的切換 在Excel中,可以用以下方法實現(xiàn)在一個區(qū)域內(nèi)的快速輸入而不用鼠標(biāo)來進行單元格之間的切換。方法如下:用鼠標(biāo)圈定一定區(qū)域后，按Tab鍵可使目標(biāo)單元格向后移，按“Shift+Tab”可向前移。這樣就可以在鍵盤上連續(xù)輸入一組數(shù)據(jù)而不需用鼠標(biāo)，從而提高輸入速度。 提示:事實上，采用此方法最大的好處是，在一行的最后一個單元格，繼續(xù)按Tab，則可以轉(zhuǎn)到下一行開始的單元格;在選定區(qū)域最后一行的最后一個單元格繼續(xù)按Tab則會回到選定區(qū)域第一行第一個單元格。同樣用Enter可以按列輸入數(shù)據(jù)。,二、數(shù)據(jù)輸入和編輯技巧,10、在同一單元格內(nèi)連續(xù)輸入多個測試值 一般情況下，當(dāng)我們在單元格內(nèi)輸入內(nèi)容后按回車鍵，鼠標(biāo)就會自動移到下一單元格，如果我們需要在某個單元格內(nèi)連續(xù)輸入多個測試值以查看引用此單元格的其他單元格的動態(tài)效果時，就需要進行以下操作:單擊“工具選項編輯”，取消選中“按Enter鍵后移動”選項，從而實現(xiàn)在同一單元格內(nèi)輸人多個測試值。,二、數(shù)據(jù)輸入和編輯技巧,11、輸入數(shù)字、文字、日期或時間 單擊需要輸入數(shù)據(jù)的單元格，鍵入數(shù)據(jù)并按Enter或Tab鍵即可。如果是時間，用斜杠或減號分隔日期的年、月、日部分，例如，可以鍵入 9/5/96 或 Jun-96。如果按12小時制輸入時間，請在時間數(shù)字后空一格，并鍵入字母 a(上午) 或 p(下午)，例如，9:00 p。否則，如果只輸入時間數(shù)字，Excel將按 AM(上午)處理。,二、數(shù)據(jù)輸入和編輯技巧,12、快速輸入歐元符號 先按下Alt鍵，然后利用右面的數(shù)字鍵盤(俗稱小鍵盤)鍵入0128這4個數(shù)字，松開Alt鍵，就可以輸入歐元符號。,二、數(shù)據(jù)輸入和編輯技巧,13、將單元格區(qū)域從公式轉(zhuǎn)換成數(shù)值 有時，你可能需要將某個單元格區(qū)域中的公式轉(zhuǎn)換成數(shù)值，常規(guī)方法是使用“選擇性粘貼”中的“數(shù)值”選項來轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)。其實，有更簡便的方法:首先選取包含公式的單元格區(qū)域，按住鼠標(biāo)右鍵將此區(qū)域沿任何方向拖動一小段距離(不松開鼠標(biāo))，然后再把它拖回去，在原來單元格區(qū)域的位置松開鼠標(biāo) (此時，單元格區(qū)域邊框變花了)，從出現(xiàn)的快捷菜單中選擇“僅復(fù)制數(shù)值”。,二、數(shù)據(jù)輸入和編輯技巧,14、快速輸入有序文本 如果你經(jīng)常需要輸入一些有規(guī)律的序列文本，如數(shù)字（1、2）、日期（1日、2日）等，可以利用下面的方法來實現(xiàn)其快速輸入:先在需要輸入序列文本的第1、第2兩個單元格中輸入該文本的前兩個元素（如“甲、乙”）。同時選中上述兩個單元格，將鼠標(biāo)移至第2個單元格的右下角成細十字線狀時（我們通常稱其為“填充柄”），按住鼠標(biāo)左鍵向后（或向下）拖拉至需要填入該序列的最后一個單元格后，松開左鍵，則該序列的后續(xù)元素（如“丙、丁、戊”）依序自動填入相應(yīng)的單元格中。,二、數(shù)據(jù)輸入和編輯技巧,15、輸入有規(guī)律數(shù)字 有時需要輸入一些不是成自然遞增的數(shù)值（如等比序列:2、4、8），我們可以用右鍵拖拉的方法來完成:先在第1、第2兩個單元格中輸入該序列的前兩個數(shù)值（2、4）。同時選中上述兩個單元格，將鼠標(biāo)移至第2個單元格的右下角成細十字線狀時，按住右鍵向后（或向下）拖拉至該序列的最后一個單元格，松開右鍵，此時會彈出一個菜單，選“等比序列”選項，則該序列（2、4、8、16）及其“單元格格式”分別輸入相應(yīng)的單元格中（如果選“等差序列”，則輸入2、4、6、8）。,二、數(shù)據(jù)輸入和編輯技巧,16、巧妙輸入常用數(shù)據(jù) 有時我們需要輸入一些數(shù)據(jù)，如單位職工名單，有的職工姓名中生僻的字輸入極為困難，如果我們一次性定義好“職工姓名序列”，以后輸入就快多了。具體方法如下:將職工姓名輸入連續(xù)的單元格中，并選中它們，單擊“工具選項”命令打開“選項”對話框，選“自定義序列”標(biāo)簽，先后按“導(dǎo)入”、“確定”按鈕。以后在任一單元格中輸入某一職工姓名（不一定非得是第一位職工的姓名），用“填充柄”即可將該職工后面的職工姓名快速填入后續(xù)的單元格中。,二、數(shù)據(jù)輸入和編輯技巧,17、快速輸入特殊符號 有時候我們在一張工作表中要多次輸入同一個文本，特別是要多次輸入一些特殊符號（如），非常麻煩，對錄入速度有較大的影響。這時我們可以用一次性替換的方法來克服這一缺陷。先在需要輸入這些符號的單元格中輸入一個代替的字母（如X，注意:不能是表格中需要的字母），等表格制作完成后，單擊“編輯替換”命令，打開“替換”對話框，在“查找內(nèi)容”下面的方框中輸入代替的字母“X”，在“替換為”下面的方框中輸入“”，將“單元格匹配”前面的鉤去掉（否則會無法替換），然后按“替換”按鈕一個一個替換，也可以按“全部替換”按鈕，一次性全部替換完畢。,二、數(shù)據(jù)輸入和編輯技巧,18、快速輸入相同文本 有時后面需要輸入的文本前面已經(jīng)輸入過了，可以采取快速復(fù)制（不是通常的“Ctrl+C”、“Ctrl+X”、“Ctrl+V”）的方法來完成輸入: 1.如果需要在一些連續(xù)的單元格中輸入同一文本（如“有限公司”），我們先在第一個單元格中輸入該文本，然后用“填充柄”將其復(fù)制到后續(xù)的單元格中。 2.如果需要輸入的文本在同一列中前面已經(jīng)輸入過，當(dāng)你輸入該文本前面幾個字符時，系統(tǒng)會提示你，你只要直接按下Enter鍵就可以把后續(xù)文本輸入。 3.如果需要輸入的文本和上一個單元格的文本相同，直接按下“CtrlD（或R）”鍵就可以完成輸入，其中“Ctrl+D”是向下填充，“Ctrl+R”是向右填充。 4.如果多個單元格需要輸入同樣的文本，我們可以在按住Ctrl鍵的同時，用鼠標(biāo)點擊需要輸入同樣文本的所有單元格，然后輸入該文本，再按下“Ctrl+Enter”鍵即可。,二、數(shù)據(jù)輸入和編輯技巧,19、快速給數(shù)字加上單位 有時我們需要給輸入的數(shù)值加上單位（如“立方米”等），少量的我們可以直接輸入，而大量的如果一個一個地輸入就顯得太慢了。我們用下面的方法來實現(xiàn)單位的自動輸入:先將數(shù)值輸入相應(yīng)的單元格中（注意:僅限于數(shù)值），然后在按住Ctrl鍵的同時，選取需要加同一單位的單元格，單擊“格式單元格”命令，打開“單元格格式”對話框，在“數(shù)字”標(biāo)簽中，選中“分類”下面的“自定義”選項，再在“類型”下面的方框中輸入“#”“立”“方”“米”，按下確定鍵后，單位（立方米）即一次性加到相應(yīng)數(shù)值的后面。,二、數(shù)據(jù)輸入和編輯技巧,20、巧妙輸入位數(shù)較多的數(shù)字 大家知道，如果向Excel中輸入位數(shù)比較多的數(shù)值（如身份證號碼），則系統(tǒng)會將其轉(zhuǎn)為科學(xué)計數(shù)的格式，與我們的輸入原意不相符，解決的方法是將該單元格中的數(shù)值設(shè)置成“文本”格式。如果用命令的方法直接去設(shè)置，也可以實現(xiàn)，但操作很慢。其實我們在輸入這些數(shù)值時，只要在數(shù)值的前面加上一個小“”就可以了（注意:必須是在英文狀態(tài)下輸入）。,二、數(shù)據(jù)輸入和編輯技巧,21、將WPS/Word表格轉(zhuǎn)換為Excel工作表 有時需要將WPSWord編輯過的表格轉(zhuǎn)換成 Excel工作表，可利用Excel的數(shù)據(jù)庫操作、宏操作等功能進行分析、處理，轉(zhuǎn)換方法非常簡單: 1.啟動WPSWord，打開WPSWord文檔，拖動鼠標(biāo)，選擇整個表格，再在“編輯”菜單中選擇“復(fù)制”命令; 2.啟動Excel，打開Excel工作表，單擊目標(biāo)表格位置的左上角單元格，再在“編輯”菜單中選擇“粘貼”命令。 注:若需將老版本的WPS表格轉(zhuǎn)換為Excel工作表，應(yīng)先將其用WPS97WPS2000WPS Office或Word打開，再進行轉(zhuǎn)換。,二、數(shù)據(jù)輸入和編輯技巧,22、取消單元格鏈接 將鏈接單元格格式更改為數(shù)值格式就可以取消單元格鏈接，方法如下:選擇包含鏈接的單元格，然后單擊“復(fù)制”按鈕，保持該格處于選中狀態(tài)，單擊鼠標(biāo)右鍵選擇“選擇性粘貼”命令選擇“數(shù)值”后單擊“確定”，單元格內(nèi)容就被單元格實際數(shù)值替代，與其它源文件的鏈接就刪除了。,二、數(shù)據(jù)輸入和編輯技巧,23、快速輸入拼音 選中已輸入漢字的單元格，然后單擊“格式拼音信息顯示或隱藏”命令，選中的單元格會自動變高，再單擊“格式拼音信息編輯”命令，即可在漢字上方輸入拼音。單擊“格式拼音信息設(shè)置”命令，可以修改漢字與拼音的對齊關(guān)系。,二、數(shù)據(jù)輸入和編輯技巧,24、插入“” 首先選擇要插入“”的單元格，在字體下拉列表中選擇“Marlett”字體，輸入a或b，即在單元格中插入了“”。,二、數(shù)據(jù)輸入和編輯技巧,25、按小數(shù)點對齊 有以下兩種方法使數(shù)字按小數(shù)點對齊: 1.選中位數(shù)少的單元格，根據(jù)需要單擊格式工具欄上的“增加小數(shù)位數(shù)”按鈕多次，將不足位數(shù)補以0。 2.選中位數(shù)少的單元格，右鍵單擊選擇“設(shè)置單元格格式”命令，在彈出的窗口中單擊“數(shù)字”標(biāo)簽，選中“數(shù)值”，在右面的“小數(shù)位數(shù)”中輸入需要的），程序就會自動以0補足位數(shù)。同樣，對于位數(shù)多的單元格，如果設(shè)置了較少的小數(shù)位數(shù)，程序會自動去掉后面的數(shù)字。,二、數(shù)據(jù)輸入和編輯技巧,26、對不同類型的單元格定義不同的輸入法 在一個工作表中，通常既有數(shù)字，又有字母和漢字。于是，我們在編輯不同類型的單元格時，需要不斷地切換中英文輸入法，這不但降低了編輯效率，而且讓人覺得麻煩。下面的方法能讓Excel針對不同類型的單元格，實現(xiàn)輸入法的自動切換: 1.選擇需要輸入漢字的單元格區(qū)域，單擊“數(shù)據(jù)有效性”命令，在“數(shù)據(jù)有效性”對話框中選擇“輸入法模式”選項卡，在“模式”下拉列表中選擇“打開”，單擊“確定”按鈕; 2.同樣，選擇需要輸入字母或數(shù)字的單元格區(qū)域，單擊“數(shù)據(jù)有效性”命令，選擇“輸入法模式”選項卡，在“模式”下拉列表中選擇“關(guān)閉(英文模式)”，單擊“確定”按鈕。 此后，當(dāng)插入點處于不同的單元格時，Excel會根據(jù)上述設(shè)置，自動在中英文輸入法間進行切換，從而提高了輸入效率。,二、數(shù)據(jù)輸入和編輯技巧,27、在Excel中快速插入Word表格 1.打開Word表格所在的文件; 2.打開要處理Word表格的Excel文件，并調(diào)整好兩窗口的位置，以便看見表格和要插入表格的區(qū)域; 3.選中Word中的表格; 4.按住鼠標(biāo)左鍵，將表格拖到Excel窗口中，松開鼠標(biāo)左鍵將表格放在需要的位置即可。,二、數(shù)據(jù)輸入和編輯技巧,28、設(shè)置單元格字體 選定要格式化的全部單元格或單個單元格中的指定文本，單擊“格式單元格”命令，在“字體”框中，單擊所需字體，在“字號”框中，單擊所需的字體大小即可。 另外，如果某一單元格中的少量數(shù)據(jù)不可見，那么可減小這些數(shù)據(jù)字體的大小，而不用調(diào)整列的寬度，以顯示單元格中所有數(shù)據(jù)。,二、數(shù)據(jù)輸入和編輯技巧,29、在一個單元格中顯示多行文字 選定要設(shè)置格式的單元格，單擊“格式單元格”命令，在打開的單元格格式對話框中選中“對齊”選項卡下的“自動換行”復(fù)選框即可。,二、數(shù)據(jù)輸入和編輯技巧,30、將網(wǎng)頁上的數(shù)據(jù)引入到Excel表格 網(wǎng)頁上表格形式的信息可以直接從瀏覽器上復(fù)制到Excel中，而且效果極佳。你可以選中信息并復(fù)制它，然后將信息粘貼到Excel中，或者可以選中信息并將其拖放到Excel中。使用這種“拖放”方法傳輸和處理任何基于網(wǎng)絡(luò)的表格數(shù)據(jù)會顯得非常簡單并且異常快捷。在Excel 2002中，你可以像使用Excel工作表那樣打開Html文件，并獲得同樣的功能、格式及編輯狀態(tài)。,二、數(shù)據(jù)輸入和編輯技巧,31、取消超級鏈接 下面介紹兩個方法，讓你方便地取消Excel中的超級鏈接。 1.如果正在輸入URL或E-mail地址，在輸入完畢后敲回車鍵，剛才輸入的內(nèi)容會變成藍色，此時單擊智能標(biāo)記選擇“撤消超鏈接”命令即可。 2.如果在工作表中已存在超級鏈接，右鍵單擊單元格，在快捷菜單中選擇“取消超鏈接”命令即可。,二、數(shù)據(jù)輸入和編輯技巧,32、編輯單元格內(nèi)容 雙擊要鍵入數(shù)據(jù)的單元格，直接輸入數(shù)據(jù)或?qū)ζ渲袃?nèi)容進行修改，完成后若要確認所做的改動，按Enter鍵即可;若取消所做的改動，按Esc鍵。另外，你還可以單擊單元格，再單擊工作表上邊的編輯欄，你就可以在編輯欄中編輯單元格中的數(shù)據(jù)了。,二、數(shù)據(jù)輸入和編輯技巧,33、設(shè)置單元格邊框 選擇要添加邊框的所有單元格，單擊“格式單元格”命令，選擇“邊框”選項卡，然后在“樣式”中選中所需的線型樣式，同時可以在“顏色”中指定不同的顏色，再單擊“外邊框”按鈕，最后單擊“確定”按鈕即可。 要設(shè)置含有旋轉(zhuǎn)文本的選定單元格的樣式，單擊“格式單元格”命令，選擇“邊框”選項卡，然后使用“預(yù)置”下的“外邊框” 和“內(nèi)部”按鈕，邊框應(yīng)用于單元格的邊界，它會和文本旋轉(zhuǎn)同樣的角度。,二、數(shù)據(jù)輸入和編輯技巧,34、設(shè)置單元格文本對齊方式 選擇要設(shè)置文本對齊的單元格，單擊“格式單元格”命令，單擊“對齊”標(biāo)簽，然后根據(jù)需要設(shè)置文本對齊方式即可。,二、數(shù)據(jù)輸入和編輯技巧,35、輸入公式 單擊將要在其中輸入公式的單元格，然后鍵入(等號)，若單擊了“編輯公式”按鈕或“粘貼函數(shù)”按鈕，Excel將插入一個等號，接著輸入公式內(nèi)容，按Enter鍵。,二、數(shù)據(jù)輸入和編輯技巧,36、輸入人名時使用“分散對齊” 在Excel表格中輸入人名時為了美觀，我們一般要在兩個字的人名中間空出一個字的間距。按空格鍵是一個辦法，但是我們這里有更好的方法。我們以一列為例，將名單輸入后，選中該列，點擊“格式單元格對齊”，在“水平對齊”中選擇“分散對齊”，最后將列寬調(diào)整到最合適的寬度，整齊美觀的名單就做好了。,二、數(shù)據(jù)輸入和編輯技巧,37、隱藏單元格中的所有值 有時候，我們需要將單元格中所有值隱藏起來，這時你可以選擇包含要隱藏值的單元格。單擊“格式單元格”命令，選擇“數(shù)字”選項卡，在“分類”列表中選擇“自定義”，然后將“類型”框中已有的代碼刪除，鍵入“;”(3個分號)即可。 提示:你也許奇怪為什么會這樣，其實單元格數(shù)字的自定義格式是由正數(shù)、負數(shù)、零和文本4個部分組成。這4個部分用3個分號分隔，哪個部分空，相應(yīng)的內(nèi)容就不會在單元格中顯示?，F(xiàn)在都空了，當(dāng)然就都不顯示了。,二、數(shù)據(jù)輸入和編輯技巧,38、恢復(fù)隱藏列 通常，選擇隱藏列兩邊列上的單元格，然后選擇“格式列取消隱藏”菜單項可以恢復(fù)隱藏的列。其實恢復(fù)隱藏列還有一種快捷方法:將鼠標(biāo)指針放置在列標(biāo)的分割線上，例如，若隱藏B列，則將鼠標(biāo)指針放置在列A和列C的分割線上，輕輕地向右移動鼠標(biāo)指針，直到鼠標(biāo)指針從兩邊有箭頭的單豎變?yōu)閮蛇呌屑^的雙豎杠，此時拖動鼠標(biāo)就可以打開隱藏的列。,二、數(shù)據(jù)輸入和編輯技巧,39、快速隱藏/顯示選中單元格所在行和列 在Excel中隱藏行或列, 通?？梢酝ㄟ^格式菜單中的行或列選項中的隱藏來實現(xiàn), 或者是選中行號或列標(biāo)后通過鼠標(biāo)右鍵的快捷菜單來完成, 對于分散的單元格區(qū)域, 可以這樣快速隱藏: 快速隱藏選中單元格所在行:“Ctrl + 9” 快速隱藏選中單元格所在列:“Ctrl + 0” 取消行隱藏:“Ctrl+Shift+9” 取消行隱藏:“Ctrl+Shift+0”,二、數(shù)據(jù)輸入和編輯技巧,40、徹底隱藏單元格 在很多時候我們會將一些行或列的內(nèi)容隱藏起來不讓別人查看，但是如果用戶復(fù)制包含隱藏行或列的區(qū)域，這樣隱藏的內(nèi)容就會在粘貼的新的工作表中出現(xiàn)，降低了隱藏效果。如果要想避免這種情況，我們可以先選中要復(fù)制的區(qū)域，然后單擊“編輯定位”命令，在打開的對話框中點擊“定位條件”按鈕，在定位條件對話框中選中“可見單元格”選項），這樣就可以避免上面所發(fā)生的情況了。,二、數(shù)據(jù)輸入和編輯技巧,41、用下拉列表快速輸入數(shù)據(jù) 如果某些單元格區(qū)域中要輸入的數(shù)據(jù)很有規(guī)律，如學(xué)歷(小學(xué)、初中、高中、中專、大專、本科、碩士、博士)、職稱(技術(shù)員、助理工程師、工程師、高級工程師)等，你希望減少手工錄入的工作量，這時我們就可以設(shè)置下拉列表實現(xiàn)選擇輸入。具體方法為: 選取需要設(shè)置下拉列表的單元格區(qū)域，單擊“數(shù)據(jù)有效性”命令，從“數(shù)據(jù)有效性”對話框中選擇“設(shè)置”選項卡，在“允許”下拉列表中選擇“序列”，在“來源”框中輸入我們設(shè)置下拉列表所需的數(shù)據(jù)序列，如“技術(shù)員、助理工程師、工程師、高級工程師”，并確保復(fù)選框“提供下拉箭頭”被選中，單擊“確定”按鈕即可。這樣在輸入數(shù)據(jù)的時候，就可以單擊單元格右側(cè)的下拉箭頭選擇輸入數(shù)據(jù)，從而加快了輸入速度。,二、數(shù)據(jù)輸入和編輯技巧,42、快速輸入自定義短語 使用該功能可以把經(jīng)常使用的文字定義為一條短語，當(dāng)輸入該條短語時，“自動更正”便會將它更換成所定義的文字。定義“自動更正”項目的方法如下:單擊“工具自動更正選項”命令，在彈出的“自動更正”對話框中的“替換”框中鍵入短語，如“電腦報”，在“替換為”框中鍵入要替換的內(nèi)容，如“電腦報編輯部”，單擊“添加”按鈕，將該項目添加到項目列表中，單擊“確定”退出。以后只要輸入“電腦報”，則“電腦報編輯部”這個短語就會輸?shù)奖砀裰小?二、數(shù)據(jù)輸入和編輯技巧,43、設(shè)置單元格背景色 選擇要設(shè)置背景色的單元格，單擊“格式單元格”命令，然后單擊“圖案”選項卡，要設(shè)置帶有圖案的背景色，請在“顏色”框中單擊選中一種顏色，然后單擊“圖案”下拉菜單，選擇所需的圖案樣式和顏色即可。,二、數(shù)據(jù)輸入和編輯技巧,44、快速在多個單元格中輸入相同公式 先選定一個區(qū)域，再鍵入公式，然后按“Ctrl+Enter”組合鍵，可以在區(qū)域內(nèi)的所有單元格中輸入同一公式。,二、數(shù)據(jù)輸入和編輯技巧,45、同時在多個單元格中輸入相同內(nèi)容 選定需要輸入數(shù)據(jù)的單元格，單元格可以是相鄰的，也可以是不相鄰的，然后鍵入相應(yīng)數(shù)據(jù)，按“Ctrl+Enter”鍵即可。,二、數(shù)據(jù)輸入和編輯技巧,46、快速輸入日期和時間 當(dāng)前日期 選取一個單元格，并按“Ctrl+;” 當(dāng)前時間 選取一個單元格，并按“Ctrl+Shift+;” 當(dāng)前日期和時間 選取一個單元格，并按“Ctrl+;”，然后按空格鍵，最后按“Ctrl+Shift+;” 注意:當(dāng)你使用這個技巧插入日期和時間時，所插入的信息是靜態(tài)的。要想自動更新信息，你必須使用TODAY和NOW函數(shù)。,二、數(shù)據(jù)輸入和編輯技巧,47、將復(fù)制的單元格安全地插入到現(xiàn)有單元格之間 如果你想要將一塊復(fù)制的單元格插入到其他行或列之間而不是覆蓋這些行或列可以通過下面這個簡單的操作來完成: 選擇你將要復(fù)制的單元格，單擊編輯菜單上的復(fù)制，在工作表上選擇將要放置被復(fù)制單元格的區(qū)域，然后按下“Ctrl+Shift+ +”，在插入對話框中單擊周圍單元格的轉(zhuǎn)換方向，然后單擊“確定”?，F(xiàn)在，復(fù)制的單元格將插入到合適的位置，而你無需擔(dān)心它們覆蓋原有的信息。,二、數(shù)據(jù)輸入和編輯技巧