EXCEL培訓(xùn)材料

使用與技巧培訓(xùn)EXCEL 第一部分 快速輸入、修改技巧一、輸入各種格式的數(shù)據(jù)在 Excel 工作表的單元格中，可以使用兩種最基本的數(shù)據(jù)格式：常數(shù)和公式。常數(shù)是指文字、數(shù)字、日期和時(shí)間等數(shù)據(jù)，還可以包括邏輯值和錯(cuò)誤值，每種數(shù)據(jù)都有它特定的格式和輸入方法，要來(lái)介紹一下在Excel 中輸入的方法和技巧。大量含小數(shù)點(diǎn)的數(shù)字輸入大量帶有小數(shù)位的數(shù)字時(shí)，按照普通的輸入方法，例如 0.05 這個(gè)數(shù)字，我們會(huì)原樣輸入到表格中，這樣工作量會(huì)變大，輸入效率會(huì)降低。其實(shí)，我們可以使用 Excel 中的小數(shù)點(diǎn)自動(dòng)定位功能，讓小數(shù)點(diǎn)自動(dòng)定位，從而快速提高輸入速度。用鼠標(biāo)依次單擊 “工具”/“選項(xiàng)”/“編輯”標(biāo)簽， 在彈出的對(duì)話框中選中“自動(dòng)設(shè)置小數(shù)點(diǎn)”復(fù)選框，然后在“位數(shù)”微調(diào)編輯框中鍵入需要顯示在小數(shù)點(diǎn)右面的位數(shù)就可以了。 以后我們?cè)佥斎霂в行?shù)點(diǎn)的數(shù)字時(shí)，直接輸入數(shù)字，而小數(shù)點(diǎn)將在回車(chē)鍵后自動(dòng)進(jìn)行定位。例如，要在某單元格中鍵入0.06 ，可以在上面的設(shè)置中，讓“位數(shù)”選項(xiàng)為2 ，然后直接在指定單元格中輸入6，回車(chē)以后，該單元格的數(shù)字自動(dòng)變?yōu)椤?.06” 。怎么樣，簡(jiǎn)單吧？輸入分?jǐn)?shù)幾乎在所有的文檔中，分?jǐn)?shù)格式通常用一道斜杠來(lái)分界分子與分母，其格式為“分子/分母”，在Excel 中日期的輸入方法也是用斜杠來(lái)區(qū)分年月日的，比如在單元格中輸入“ 1/2” ，按回車(chē)鍵則顯示“ 1 月 2 日” ，為了避免將輸入的分?jǐn)?shù)與日期混淆，我們?cè)趩卧裰休斎敕謹(jǐn)?shù)時(shí)，要在分?jǐn)?shù)前輸入“0” （零）以示區(qū)別，并且在“0”和分子之間要有一個(gè)空格隔開(kāi)，比如我們?cè)谳斎?1/2時(shí)，則應(yīng)該輸入“ 0 1/2”。如果在單元格中輸入“ 8 1/2” ，則在單元格中顯示“8 1/2” ，而在編輯欄中顯示“ 8.5” 。貨幣符號(hào)Excel 幾乎支持所有的貨幣值，用戶(hù)可以很方便地在單元格中輸入各種貨幣值， Excel 會(huì)自動(dòng)套用貨幣格式，在單元格中顯示出來(lái)，如果用要輸入人民幣符號(hào)，可以按住Alt 鍵，然后再數(shù)字小鍵盤(pán)上按“ 0165 ”即可。日期Excel 是將日期和時(shí)間視為數(shù)字處理的，它能夠識(shí)別出大部分用普通表示方法輸入的日期和時(shí)間格式。用戶(hù)可以用多種格式來(lái)輸入一個(gè)日期，可以用斜杠“/”或者“- ”來(lái)分隔日期中的年、月、 日部分。 比如要輸入 “ 2001 年 12 月 1 日” ， 可以在單元各種輸入 “ 2001/12/1 ” 或者 “ 2001 -12-1” 。如果要在單元格中插入當(dāng)前日期，可以按鍵盤(pán)上的 Ctrl+; 組合鍵。時(shí)間小時(shí)制輸入，這兩種輸入的表示12 小時(shí)制輸入，也可以按24 中輸入時(shí)間時(shí)，用戶(hù)可以按Excel在方法是不同的，比如要輸入下午2 時(shí) 30 分 38 秒，用 24 小時(shí)制輸入格式為： 2:30:38 ，而用 12小時(shí)制輸入時(shí)間格式為：2:30:38 p,注意字母“ p”和時(shí)間之間有一個(gè)空格。如果要在單元格中插入當(dāng)前時(shí)間，則按Ctrl+Shift+; 鍵。二、使用文本文件導(dǎo)入功能依次用鼠標(biāo)單擊菜單“數(shù)據(jù)/獲取外部數(shù)據(jù)/ 導(dǎo)入文本文件”，然后在導(dǎo)入文本會(huì)話窗口選擇要導(dǎo)入的文本文件，再按下“導(dǎo)入”鈕以后，程序會(huì)彈出一個(gè)文本導(dǎo)入向?qū)?duì)話框，您只要按照向?qū)У奶崾具M(jìn)行操作，就可以把以文本格式的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成工作表的格式了。在 Excel 的單元格中輸入文本時(shí)，按一下回車(chē)鍵卻表示結(jié)束當(dāng)前單元格的輸入，光標(biāo)會(huì)自動(dòng)移到當(dāng)前單元格的下一個(gè)單元格， 出現(xiàn)這種情況時(shí)， 如果你是想在單元格中分行， 則必須在單元格中輸入硬回車(chē)，即按住Alt 鍵的同時(shí)按回車(chē)鍵。三、輸入大量相同數(shù)據(jù)如果你希望在不同的單元格中輸入大量相同的數(shù)據(jù)信息，那么你不必逐個(gè)輸入。具體方法為：首先同時(shí)選中需要填充數(shù)據(jù)的單元格。若某些單元格不相鄰，可在按住 Ctrl 鍵的同時(shí)，點(diǎn)擊鼠標(biāo)左鍵，逐個(gè)選中；其次輸入要填充的某個(gè)數(shù)據(jù)。按住Ctrl 鍵的同時(shí)，按回車(chē)鍵，則剛才選中的所有單元格同時(shí)填入該數(shù)據(jù)。還可以借助 Excel 的“宏”功能，來(lái)記錄首次輸入需要重復(fù)輸入的數(shù)據(jù)的命令和過(guò)程，然后將這些 命令和過(guò)程賦值到一個(gè)組合鍵或工具欄的按鈕上，當(dāng)按下組合鍵時(shí)，計(jì)算機(jī)就會(huì)重復(fù)所記錄的操作。四、中英文輸入法切換一張工作表常常會(huì)既包含有數(shù)字信息， 又包含有文字信息， 要錄入這樣一種工作表就需要我們不斷地在中英文之間反復(fù)切換輸入法， 非常麻煩， 為了方便操作， 我們可以用以下方法實(shí)現(xiàn)自動(dòng)切換：首先用鼠標(biāo)選中需要輸入中文的單元格區(qū)域， 然后在輸入法菜單中選擇一個(gè)合適的中文輸入法；接著打開(kāi) “有效性” 對(duì)話框， 選中 “輸入法模式” 標(biāo)簽， 在 “模式” 框中選擇打開(kāi)， 單擊 “確定”按鈕；然后再選中輸入數(shù)字的單元格區(qū)域，在“有效數(shù)據(jù)”對(duì)話框中，單擊“輸入法模式”選項(xiàng)卡，在“模式”框中選擇關(guān)閉（英文模式） ；最后單擊“確定”按鈕，這樣用鼠標(biāo)分別在剛才設(shè)定的兩列中選中單元格，五筆和英文輸入方式就可以相互切換了。五、刪除工作表中空行在打開(kāi)的工作表中單擊菜單欄中的“插入”菜單項(xiàng)，并從下拉菜單中選擇“列” ，從而插入一新的列X ,在X列中順序填入整數(shù)； 然后根據(jù)其他任何一列將表中的行排序，使所有空行都集中到表的底部。刪去所有空行中X列的數(shù)據(jù)，以X列重新排序，然后刪去X列。按照這樣的刪除方法，無(wú)論工作表中包含多少空行，您就可以很快地刪除了。六、快速處理多個(gè)工作表無(wú)論打開(kāi)多少工作表， 在某一時(shí)刻我們只能對(duì)一個(gè)工作表進(jìn)行編輯， 那么能夠同時(shí)處理多個(gè)工作表鍵并配以鼠標(biāo)操作，在工作簿底部選擇多個(gè)彼此相甥？抄璉汲鍵或甥？抄桓晚另么？您可采用以下方法：首先按住鄰或不相鄰的工作表標(biāo)簽，然后就可以對(duì)其實(shí)行多方面的批量處理了。在選中的工作表標(biāo)簽上按右鍵彈出快捷菜單， 進(jìn)行插入和刪除多個(gè)工作表的操作； 然后在 “文件”菜單中選擇“頁(yè)面設(shè)置”，將選中的多個(gè)工作表設(shè)成相同的頁(yè)面模式；再通過(guò)“編輯”菜單中的有關(guān)選項(xiàng)，在多個(gè)工作表范圍內(nèi)進(jìn)行查找、替換、定位操作；通過(guò)“格式”菜單中的有關(guān)選項(xiàng)，將選中的多個(gè)工作表的行、列、單元格設(shè)成相同的樣式以及進(jìn)行一次性全部隱藏操作；接著在“工具”菜單中選擇“選項(xiàng)”，在彈出的菜單中選擇“視窗”和“編輯”按鈕，將選中的工作表設(shè)成相同的視窗樣式和單元格編輯屬性； 最后選中上述工作表集合中任何一個(gè)工作表，并在其上完成我們所需要的表格， 則其它工作表在相同的位置也同時(shí)生成了格式完全相同的表格。7、快速清除單元格的內(nèi)容首先用鼠標(biāo)選定該單元格, 然后按住鍵盤(pán)上的Delete 鍵，此時(shí)你會(huì)發(fā)現(xiàn)你只是刪除了單元格內(nèi)容 , 它的格式和批注還保留著。那么如何才能徹底清除單元格呢 ,請(qǐng)看下面的兩種操作步驟：A、選定想要清除的單元格或單元格范圍；B 、選擇“編輯”菜單中的“清除”命令,這時(shí)顯示“清除”菜單；C、選擇要清除的命令，可以選擇“全部”、“格式”、“內(nèi)容”或“批注”中的任一個(gè)。8、快速修改單元格次序在實(shí)際操作的過(guò)程中， 我們有時(shí)需要快速修改單元格內(nèi)容的次序。 在拖放選定的一個(gè)或多個(gè)單元格至新的位置的同時(shí)，按住Shift 鍵可以快速修改單元格內(nèi)容的次序。具體方法如下：A 、首先用鼠標(biāo)選定單元格，同時(shí)按下鍵盤(pán)上的Shift 鍵；B 、接著移動(dòng)鼠標(biāo)指針到單元格邊緣，直至出現(xiàn)拖放指針箭頭，然后進(jìn)行拖放操作。上下拖拉時(shí)鼠標(biāo)在單元格間邊界處會(huì)變成一個(gè)水平“工”狀標(biāo)志，左右拖拉時(shí)會(huì)變成垂直“工”狀標(biāo)志，釋放鼠標(biāo)按鈕完成操作后，單元格間的次序即發(fā)生了變化。第二部分 Excel 文件的加密與隱藏如果你不愿意自己的 Excel 文件被別人查看，那么你可以給它設(shè)置密碼保護(hù)，采用在保存文件時(shí)用加密的方法就可以實(shí)現(xiàn)保護(hù)目的，在這里要特別注意的是，自己設(shè)定的密碼一定要記住。1、給文件加密的具體方法為 ：A 、 單擊 “文件” 菜單欄中的 “保存或者（另存為） ” 命令后， 在彈出的 “保存或者 （另存為） ” 的對(duì)話框中輸入文件名；B 、再單擊這個(gè)對(duì)話框中“工具”欄下的“常規(guī)選項(xiàng)”按鈕，在彈出的“保存選項(xiàng)”的對(duì)話框中輸入自己 的密碼；這里要注意， 它提供了兩層保護(hù)， 如果你也設(shè)置了修改權(quán)限密碼的話， 那么即使文件被打開(kāi)也還需要輸入修改權(quán)限的密碼才能修改。C 、單擊“確定”按鈕，在彈出的密碼確認(rèn)窗口中重新輸入一遍密碼，再點(diǎn)擊“確認(rèn)”，最后點(diǎn)“保存” 完成文件的加密工作。當(dāng)重新打開(kāi)文件時(shí)就要求輸入密碼，如果密碼不正確，文件將不能打開(kāi)。2、對(duì)單元格進(jìn)行讀寫(xiě)保護(hù)單元格是 Excel 執(zhí)行其強(qiáng)大的計(jì)算功能最基本的元素，對(duì)單元格的讀寫(xiě)保護(hù)是Excel 對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行安全管理的基礎(chǔ)。 對(duì)單元格的保護(hù)分為寫(xiě)保護(hù)和讀保護(hù)兩類(lèi)， 所謂寫(xiě)保護(hù)就是對(duì)單元格中輸入信息加以限制，讀保護(hù)是對(duì)單元格中已經(jīng)存有信息的瀏覽和查看加以限制。對(duì)單元格的寫(xiě)保護(hù)有兩種方法：A 、 對(duì)單元格的輸入信息進(jìn)行有效性檢測(cè)。 首先選定要進(jìn)行有效性檢測(cè)的單元格或單元格集合，然后從數(shù)據(jù)菜單中選擇“有效數(shù)據(jù)”選項(xiàng)，通過(guò)設(shè)定有效條件、顯示信息和錯(cuò)誤警告，控制輸入單元格的信息要符合給定的條件。B 、設(shè)定單元格的鎖定屬性，以保護(hù)存入單元格的內(nèi)容不能被改寫(xiě)?？煞譃橐韵虏襟E：（ 1）選定需要鎖定的單元格或單元格集合；（ 2）從格式菜單中選擇“單元格”選項(xiàng)；（ 3）在設(shè)置單元格格式的彈出菜單中選擇“保護(hù)”標(biāo)簽，在彈出的窗口中，選中“鎖定”；（ 4）從工具菜單中選擇“保護(hù)”選項(xiàng)，設(shè)置保護(hù)密碼，即完成了對(duì)單元格的鎖定設(shè)置。對(duì)單元格的讀保護(hù)有三種方法：A、通過(guò)對(duì)單元格顏色的設(shè)置進(jìn)行讀保護(hù)。例如：將選定單元格或單元格集合的背景顏色與字體顏色同時(shí)設(shè)為白色， 這樣， 從表面看起來(lái)單元格中好像是沒(méi)有輸入任何內(nèi)容， 用戶(hù)無(wú)法直接讀出單元格中所存儲(chǔ)的信息。B 、用其他畫(huà)面覆蓋在需要保護(hù)的單元格之上，遮住單元格的本來(lái)面目，以達(dá)到讀保護(hù)目的。例如：使用繪圖工具，畫(huà)一不透明矩形覆蓋在單元格之上，從格式菜單中選定矩形的“鎖定”選項(xiàng)，然后保護(hù)工作表，以保證矩形不能被隨意移動(dòng)。這樣，用戶(hù)所看到的只是矩形，而看不到單元格中所存儲(chǔ)的內(nèi)容。C、通過(guò)設(shè)置單元格的行高和列寬，隱藏選定的單元格，然后保護(hù)工作表，使用戶(hù)不能直接訪問(wèn)被隱藏的單元格，從而起到讀保護(hù)的作用3、共享工作簿單擊“工具”菜單，選擇“共享工作簿” ，在出現(xiàn)的“共享工作簿”窗口中，復(fù)選 “允即可。 如果想給共享后的工作簿也設(shè) 確定 許多用戶(hù)同時(shí)編輯， 同時(shí)允許工作簿合并” ，置一個(gè)保護(hù)密碼，可單擊“工具”菜單，選擇“保護(hù)-保護(hù)并共享工作簿”，復(fù)選“以追蹤修訂方式共享” ，并設(shè)置密碼即可。第三部分 利用 WORD 2000 實(shí)現(xiàn)批量打印工資領(lǐng)取單為了實(shí)現(xiàn)快速批量打印工資領(lǐng)取單， 我們必須利用 WORD 2000 中的郵件合并功能來(lái)幫助完成工作。1、建立文檔。啟動(dòng)WORD 2000 新建一空白文檔，按規(guī)定格式編輯好工資領(lǐng)取單中的固定內(nèi)容，設(shè)置好頁(yè)面格式。2、郵件合并。” 窗口； 選項(xiàng)， 進(jìn)入 “郵件合并幫助器選擇工具菜單中 “郵件合并” 點(diǎn)擊 “主文檔” 中“創(chuàng)建”下拉菜單中的“分類(lèi)”按鈕，在彈出窗口中選擇“活動(dòng)窗口” ；然后點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)源”中“獲取數(shù)據(jù)”下拉菜單中的“打開(kāi)數(shù)據(jù)源”按鈕，彈出“打開(kāi)數(shù)據(jù)源”窗口，找到相應(yīng)excel 文件，點(diǎn)擊“打開(kāi)” ；在隨后彈出的窗口中點(diǎn)擊“確定”,在接著彈出的窗口中點(diǎn)擊“編輯主文檔”按鈕來(lái)進(jìn)行給主文件添加合并域的工作。第四部分 讓Excel的格式自動(dòng)變化作為會(huì)計(jì)人員，經(jīng)常要對(duì)一些金額進(jìn)行控制。比如預(yù)算、開(kāi)支等。但怎么讓表格自動(dòng)計(jì)算并提醒你，那些項(xiàng)目快要超出預(yù)算或己經(jīng)超支呢？或是，你經(jīng)常要交總結(jié)材料給部長(zhǎng)，對(duì)于表格上的一些項(xiàng)目，需突出顯示它們的區(qū)別，以便引起老板注意，你是否每次都是不辭勞苦的對(duì)些單元格格式進(jìn)行反復(fù)設(shè)置？。的條件格式，可讓你一勞永逸。請(qǐng)看下面的一個(gè)例子（圖一）Excel其實(shí)，利用圖一在圖一中，筆者的目地是要對(duì)每天的開(kāi)支進(jìn)行控制。于是用 SUMIF函數(shù)對(duì)在另一張工作表中 的日常開(kāi)支明細(xì)進(jìn)行匯總。對(duì)于匯總后的結(jié)果， 筆者利用條件格式，對(duì)每天不同的開(kāi)支數(shù)量用不同的格式顯示，如果日開(kāi)支等于0,則將字符顏色設(shè)成跟底色一樣，以免看到 0;如開(kāi)支小于50元，用缺省格式，如果在50-100之間，則用黃底紅字，如超過(guò)100元以上，則用紅底黑字顯示， 以示警告。（具體的設(shè)置情況如圖二。）圖二這樣，電腦根據(jù)不同的匯總結(jié)果，便顯示不同的效果，一眼看上去，便知哪項(xiàng)預(yù)算又嚴(yán)重超支了。條件格式是支持拖拉填充的，所以，只要設(shè)好B1單元格的公式及條件格式，然后往下一拖即成。簡(jiǎn)單快速。條件格式的設(shè)置方法為：1 .選中要設(shè)置條件格式的單元格；2 .選擇菜單“格式” /"條件格式”，系統(tǒng)彈出“條件格式”設(shè)置對(duì)話框。見(jiàn)下圖三。在缺省 情況下，最多可按鈕?！碧砑印叭绱蠹乙髮?duì)多種情況進(jìn)行判斷并作相應(yīng)格式設(shè)置，可按對(duì)話框 只顯示一種情況，有三種邏輯判斷（參見(jiàn)圖二），因?yàn)檫€存在一種以上三種情況都不是的情形，所以，真正來(lái)說(shuō)，它可以設(shè)置四種狀態(tài)下的格式。如上面的例子中，開(kāi)支在 0-50元的情況便是系統(tǒng)需進(jìn)行的第四 種判斷；圖三3 .系統(tǒng)預(yù)設(shè)為對(duì)該單元格的值進(jìn)行判斷，根據(jù)實(shí)際情況可選擇大于、介于、小于等，然后在其后面的輸入框中輸入條件。在條件輸入框中可以直接內(nèi)容也可以輸入單元格名稱(chēng)參照，以讓系統(tǒng)對(duì)該單元格的實(shí)際內(nèi)容進(jìn)行比較。另外，點(diǎn)擊“單元格數(shù)值”可選擇判斷條件為公式。當(dāng)選擇條件為公式時(shí)，其后的邏輯判斷框變成公式輸入框。請(qǐng)注意：在輸入公式時(shí)，請(qǐng)用“=”號(hào)開(kāi)頭。對(duì)于公式，系統(tǒng)按公式返回的值是否為“真”進(jìn)行邏輯判斷。4 .設(shè)好條件后，按“格式/按鈕，便進(jìn)入格式設(shè)置畫(huà)面。（參見(jiàn)圖四）根據(jù)自己的喜好，選擇相應(yīng)的格式。然后按“確定”返回。這時(shí)可在對(duì)話框中間看到格式預(yù)覽。圖四5 .依次設(shè)置其他條件格式，最后按“確定”返回編輯窗口，條件格式設(shè)置完畢。這時(shí)你在該單 元格輸入不同的內(nèi)容，其格式便會(huì)隨著你定義的條件而自動(dòng)變化。6 .大家可利用格式刷將條件格式快速套用到其它地方。條件格式的刪除如需要對(duì)己設(shè)置的條件格式進(jìn)行刪除，可用下面的方法進(jìn)行刪除：1 .選擇要?jiǎng)h除條件格式的單元格；2 .選擇菜單“格式”/"條件格式”，在系統(tǒng)彈出“條件格式”設(shè)置對(duì)話框中按“刪除”按鈕?；蛘?. 選擇沒(méi)有設(shè)置條件格式的單元格；2. 按下工具列的格式刷，對(duì)要?jiǎng)h除條件格式的單元格進(jìn)行格式復(fù)制。如要?jiǎng)h除工作表中全部或部分相同條件格式，可先按“Ctrl+G ” ，之后在對(duì)話框中按“定位條件” ，系， ”相同“或”全部“，之后，根據(jù)需要選擇”條件格式“，在該框中，選擇統(tǒng)顯示定位 條件對(duì)話框（參見(jiàn)圖五） 再按“確定” ，回到編輯窗口，這時(shí)，所有設(shè)置了條件格式的單元格都被選中，再按上面所講的第一種刪除方法刪除即可。圖五第五部分 Excel 排序方法排序是數(shù)據(jù)處理中的經(jīng)常性工作， Excel 排序有序數(shù)計(jì)算（類(lèi)似成績(jī)統(tǒng)計(jì)中的名次）和數(shù)據(jù)重排兩類(lèi)。本文以幾個(gè)車(chē)間的產(chǎn)值和名稱(chēng)為例，介紹 Excel 2000 的數(shù)據(jù)排序方法。一、數(shù)值排序1 .RANK 函數(shù)RANK 函數(shù)是 Excel 計(jì)算序數(shù)的主要工具，它的語(yǔ)法為 :RANK （ number， ref ， order ） ，其中 number 為參與計(jì)算的數(shù)字或含有數(shù)字的單元格， ref 是對(duì)參與計(jì)算的數(shù)字單元格區(qū)域的絕對(duì)引用， order 是用來(lái)說(shuō)明排序方式的數(shù)字 （如果 order 為零或省略， 則以降序方式給出結(jié)果， 反之按升序 方式） 。例如 E2 、 E3 、 E4 單元格存放一季度的總產(chǎn)值，計(jì)算各車(chē)間產(chǎn)值排名的方法是:在F2 單元格內(nèi)輸入公式“ =RANK （ E2， $E$2: $E$4 ）”，敲回車(chē)即可計(jì)算出鑄造車(chē)間的產(chǎn)值排名是2。再將F2中的公式復(fù)制到剪貼板，選中 F3 、 F4 單元格按 Ctrl+V ，就能計(jì)算出其余兩個(gè)車(chē)間的產(chǎn)值排名 為 3 和 1。如果 B1 單元格中輸入的公式為“ =RANK （E2， $E$2:$E$4 ， 1 ）” ，則計(jì)算出的序數(shù)按 升序方式排列，即 2 、 1 和 3。需要注意的是: 相同數(shù)值用 RANK 函數(shù)計(jì)算得到的序數(shù)（名次）相同，但會(huì)導(dǎo)致后續(xù)數(shù)字的序數(shù)空缺。假如上例中 F2 單元格存放的數(shù)值與F3 相同，則按本法計(jì)算出的排名分別是3 、 3 和 1（降序時(shí)） 。2 .COUNTIF 函數(shù)COUNTIF 函數(shù)可以統(tǒng)計(jì)某一區(qū)域中符合條件的單元格數(shù)目，它的語(yǔ)法為COUNTIF （ range，criteria） 。其中range 為參與統(tǒng)計(jì)的單元格區(qū)域， criteria 是以數(shù)字、表達(dá)式或文本形式定義的條件。其中數(shù)字可以直接寫(xiě)入，表達(dá)式和文本必須加引號(hào)。仍以上述為例， F2 單元格內(nèi)輸入的公式為“=COUNTIF （$E$2:$E$4 ， >&E2 ） +1” 。計(jì)算各車(chē)間產(chǎn)值排名的方法同上，結(jié)果也完全相同， 2 、1 和 3。此公式的計(jì)算過(guò)程是這樣的 :首先根據(jù) E2 單元格內(nèi)的數(shù)值， 在連接符 & 的作用下產(chǎn)生一個(gè)邏輯表達(dá)式， 即“>176.7 ”、“>167.3” 等。 COUNTIF 函數(shù)計(jì)算出引用區(qū)域內(nèi)符合條件的單元格數(shù)量，該結(jié)果加一即可得到該數(shù)值的名次。 很顯然， 利用上述方法得到的是降序排列的名次， 對(duì)重復(fù)數(shù) 據(jù)計(jì)算得到的結(jié)果與RANK 函數(shù)相同。3.IF 函數(shù)Excel 自身帶有排序功能， 可使數(shù)據(jù)以降序或升序方式重新排列。 如果將它與IF 函數(shù)結(jié)合， 可以計(jì)單元格，根E2 選中 :單元格的產(chǎn)值排序?yàn)槔唧w做法是E4 、 E3 、 E2 算出沒(méi)有空缺的排名。上例中據(jù)排序需要，單擊Excel 工具欄中的“降序排序”或“升序排序”按鈕，即可使工作表中的所有數(shù)據(jù)按要求重新排列。假如數(shù)據(jù)是按產(chǎn)值由大到?。ń敌颍┡帕械?，而您又想賦予每個(gè)車(chē)間從 1 到 n（ n 為自然數(shù)）的排名。 可以在 G2 單元格中輸入 1， 然后在 G3 單元格中輸入公式 “=IF（E3=E2 ， G3,G3+1 ）” ， 只要將公式復(fù)制到 G4 等單元格，就可以計(jì)算出其他車(chē)間的產(chǎn)值排名。二、文本排序選舉等場(chǎng)合需要按姓氏筆劃為文本排序， Excel 提供了比較好的解決辦法。 如果您要將數(shù)據(jù)表按車(chē)間名稱(chēng)的筆劃排序，可以使用以下方法: 選中排序關(guān)鍵字所在列（或行）的首個(gè)單元格（如A1 ） ，單擊 Excel “數(shù)據(jù)”菜單下的“排序”命令，再單擊其中的“選項(xiàng)”按鈕。選中“排序選項(xiàng)”對(duì)話框“方法”下的“筆畫(huà)排序” ，再根據(jù)數(shù)據(jù)排列方向選擇“按行排序”或“按列排序” ，“確定”后回到“排序”對(duì)話框。如果您的數(shù)據(jù)帶有標(biāo)題行（如“單位”之類(lèi)） ，則應(yīng)選中“有標(biāo)題行” （反之不選） ，然后打開(kāi)“主要關(guān)鍵字”下拉列表，選擇其中的“單位” ，選中排序方式（“升序”或“降序” ）后“確定” ，表中的所有數(shù)據(jù)就會(huì)據(jù)此重新排列。此法稍加變通即可用于“第一名” 、 “第二名”等文本排序，請(qǐng)讀者自行摸索。三、自定義排序如果您要求Excel 按照 “金工車(chē)間” 、“鑄造車(chē)間” 和“維修車(chē)間” 的特定順序重排工作表數(shù)據(jù)，前面介紹的幾種方法就無(wú)能為力了。這類(lèi)問(wèn)題可以用定義排序規(guī)則的方法解決: 首先單擊 Excel“工具” 菜單下的 “選項(xiàng)” 命令， 打開(kāi) “選項(xiàng)” 對(duì)話框中的 “自定義序列” 選項(xiàng)卡。 選中左邊 “自定義序列”下的“新序列” ，光標(biāo)就會(huì)在右邊的“輸入序列”框內(nèi)閃動(dòng)，您就可以輸入“金工車(chē)間” 、 “鑄造車(chē)間”等自定義序列了，輸入的每個(gè)序列之間要用英文逗號(hào)分隔， 或者每輸入一個(gè)序列就敲回車(chē)。 如果序列已經(jīng)存在于工作表中， 可以選中序列所在的單元格區(qū)域單擊“導(dǎo)入” ，這些序列就會(huì)被自動(dòng)加入“輸入序列”框。無(wú)論采用以 上哪種方法，單擊“添加”按鈕即可將序列放入“自定義序列”中備用。使用排序規(guī)則排序的具體方法與筆劃排序很相似，只是您要打開(kāi)“排序選項(xiàng)” 對(duì)話框中的“自定義排序次序”下拉列表，選中前面定義的排序規(guī)則，其他選項(xiàng)保持不動(dòng)?；氐健芭判颉睂?duì)話框后根據(jù)需要選擇“升序”或“降序” ， “確定”后即可完成數(shù)據(jù)的自定義排序。需要說(shuō)明的是: 顯示在“自定義序列”選項(xiàng)卡中的序列（如一、二、三等） ，均可按以上方法參與排序，請(qǐng)讀者注意Excel 提供的自定義序列類(lèi)型。第六部分 Excel2000 數(shù)據(jù)透視表的應(yīng)用Excel2000 的數(shù)據(jù)透視表可以將數(shù)據(jù)的排序、篩選和分類(lèi)匯總?cè)齻€(gè)過(guò)程結(jié)合在一起，它可以轉(zhuǎn)換行和列以查看源數(shù)據(jù)的不同匯總結(jié)果， 可以顯示不同頁(yè)面以篩選數(shù)據(jù)， 還可以根據(jù)需要顯示所選區(qū)域中的明細(xì)數(shù)據(jù)，非常便于用戶(hù)在一個(gè)清單中重新組織和統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。在創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表之前必須要有一個(gè)數(shù)據(jù)源， 它可以是已有的數(shù)據(jù)清單、 表格中的數(shù)據(jù)或外部數(shù)據(jù)創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表的方法是利用 “數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視當(dāng)然也可以從其他透視表中直接導(dǎo)入數(shù)據(jù)。源，圖向?qū)А?對(duì)數(shù)據(jù)源進(jìn)行交叉制表和匯總， 然后重新布置并立刻計(jì)算出結(jié)果。 現(xiàn)以無(wú)規(guī)則 “流水帳”式數(shù)據(jù)清單為例，建立一個(gè)按商品類(lèi)別和月份統(tǒng)計(jì)的各地區(qū)銷(xiāo)售額列表。 單擊 “數(shù)據(jù)” 菜單中的“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)А遍_(kāi)始操作，總共有4 個(gè)步驟：第一步：選定數(shù)據(jù)源和報(bào)表類(lèi)型。這里我們?cè)凇罢?qǐng)選擇待分析數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)源類(lèi)型”中選“ MicrosoftExcel 數(shù)據(jù)清單或數(shù)據(jù)庫(kù)” ；在“所需創(chuàng)建的報(bào)表類(lèi)型”中選“數(shù)據(jù)透視表” ，然后單擊下一步。第二步：選定創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表的數(shù)據(jù)源區(qū)域。可以直接在對(duì)話框中鍵入選定的區(qū)域，如$A$2:$G$18 ；也可單擊“壓縮對(duì)話框”按鈕后在數(shù)據(jù)源中用鼠標(biāo)框選單元格。 選定完成后單擊下一步。第三步：選擇數(shù)據(jù)透視表顯示位置。共有兩種選擇：如果選擇“現(xiàn)有工作表” ，則數(shù)據(jù)透視表與源數(shù)據(jù)在同一工作表中；如果想讓透視表獨(dú)立于數(shù)據(jù)源，就選擇缺省的“新建工作表” 。最后單擊“完成”按鈕退出向?qū)А５谒牟剑?設(shè)置數(shù)據(jù)透視表的布局。 這時(shí)我們會(huì)發(fā)現(xiàn)導(dǎo)用數(shù)據(jù)源的 7 個(gè)列條目被向?qū)０逯瞥闪? 個(gè)按鈕，設(shè)置數(shù)據(jù)透視表的布局只要用鼠標(biāo)將按鈕拖至“行” 、 “列” 、 “數(shù)據(jù)”或“頁(yè)”字段區(qū)域即可。 其中拖入到 “頁(yè)” 字段中的按鈕相當(dāng)于選擇了 “自動(dòng)篩選” 命令， 可以控制顯示每一項(xiàng)；拖入到 “行” 字段中的按鈕變成了行標(biāo)題； 拖入到 “列” 字段中的按鈕變成了列標(biāo)題； 拖入到 “數(shù)據(jù)”字段中的按鈕相當(dāng)于選擇了“分類(lèi)匯總”命令。本例中我們把月份設(shè)為頁(yè)字段， 在透視表生成后頁(yè)字段會(huì)變?yōu)橄吕斜淼男问剑?而且自動(dòng)在下拉的數(shù)據(jù)項(xiàng)前加上“全部”一項(xiàng)；把數(shù)量和類(lèi)別設(shè)為行字段，把地區(qū)設(shè)為列字段，用鼠標(biāo)把各按鈕拖入到相應(yīng)位置后得到結(jié)果，這時(shí)原來(lái)的“數(shù)量”按鈕的名稱(chēng)被改為“求和項(xiàng)：數(shù)量” ，雙擊按鈕可出現(xiàn)一個(gè)對(duì)話框，你可從中選擇使用的匯總方式，如：求和、乘積、標(biāo)準(zhǔn)偏差等；如果再把銷(xiāo)售額做為數(shù)據(jù)項(xiàng)拖入到數(shù)據(jù)區(qū)可以得到結(jié)果。通過(guò)本例可以看出數(shù)據(jù)透視表含有多個(gè)字段， 每個(gè)字段匯總了源數(shù)據(jù)中的多行信息。 我們可以靈活變換查看角度， 方法是單擊字段旁的下拉箭頭在顯示的可用項(xiàng)列表中進(jìn)行選擇， 也可以將字段按鈕拖動(dòng)到數(shù)據(jù)透視表的另一位置。例如， 本例中“月份”是一個(gè)能用于按月份自動(dòng)篩選匯總數(shù)據(jù)的頁(yè)字段， 如果選擇頁(yè)字段列表的不同項(xiàng)， 那么數(shù)據(jù)透視表會(huì)自動(dòng)生成與該項(xiàng)相關(guān)的匯總數(shù)據(jù)；如果需要顯示每個(gè)月的匯總數(shù)據(jù)我們可以把頁(yè)字段“月份” 拖入到列字段位置， 這時(shí)的表格就有兩個(gè)行字段、 兩個(gè)列字段， 生成詳盡的匯總情況。 另外行字段和列字段也可以相互交換位置，以產(chǎn)生不同結(jié)構(gòu)而匯總結(jié)果相同的表格； 同樣行字段、 列字段也可與頁(yè)字段相互交換位置， 以產(chǎn)生不同的統(tǒng)計(jì)結(jié)果。總之運(yùn)用之妙，存于一心，一切視你的需要而定。Excel2000 除了有功能強(qiáng)大數(shù)據(jù)透視表功能外，還新增了數(shù)據(jù)透視圖功能，它是一種交互式的圖表， 功能與數(shù)據(jù)透視表類(lèi)似， 只不過(guò)以圖形化的形式來(lái)表現(xiàn)罷了。 數(shù)據(jù)透視圖會(huì)在同一工作薄中包含一個(gè)相關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)透視表和該數(shù)據(jù)透視表中的所有源數(shù)據(jù)，并會(huì)隨數(shù)據(jù)透視表的變動(dòng)自動(dòng)更新相應(yīng)數(shù)據(jù)。