Excel教學(xué)課件31

Excel的 使 用 方 法與 技 巧 任 課 教 師 ： 丁 莉 第 一 節(jié) Excel的 基 礎(chǔ) 知 識一 、 Excel2003功 能 概 述 1985年 Microsoft Excel問 世 ， 被 公 認(rèn) 為是 功 能 最 完 整 、 技 術(shù) 最 先 進(jìn) 和 使 用 最 簡 便 的 電子 表 格 軟 件 。 Excel可 以 創(chuàng) 建 和 修 改 工 作 表 、三三 維 圖 表 ， 以 及 分 析 管 理 數(shù) 據(jù) 。 二 、 Excel2003的 啟 動 及 界 面 介 紹1.按 快 捷 按 鈕 。 2.以 滑 鼠 點(diǎn) 選 開 始 程 序 Microsoft Excel， Excel即 開 啟 顯 示 于 屏 幕 上 。 3.界 面 介 紹 三 、 Excel2003的 基 本 元 素 工 作 簿 、 工 作 表 、 單 元 格工 作 簿 和 工 作 表 的 特 性 最 大 限 制開 啟 工 作 簿 的 數(shù) 目 受 限 于 可 用 的 記 憶 體 和 資 源 系 統(tǒng)工 作 表 的 大 小 最 多 65536行 ， 256列單 元 格 內(nèi) 可 接 受 的 文 字 長 度 每 個 單 元 格 最 多 可 包 含 32000個 字符單 元 格 內(nèi) 可 接 受 的 數(shù) 字 型 數(shù)據(jù) 的 長 度 常 規(guī) 數(shù) 字 格 式 的 數(shù) 據(jù) 長 度 為 11位（ 包 括 特 定 字 符 ）單 元 格 內(nèi) 數(shù) 字 精 度 保 留 15位 ； 若 長 度 超 過 15位 ， 多 余數(shù) 字 位 顯 示 為 “ 0”工 作 簿 中 可 使 用 工 作 表 頁 數(shù) 最 多 255個 工 作 表 Excel2003工 作 簿 是 運(yùn) 算 和 存 儲 數(shù) 據(jù) 的文 件 ， 每 個 工 作 簿 都 包 含 多 個 工 作 表 。 工 作表 是 Excel2003完 成 一 項(xiàng) 工 作 的 基 本 單 位 ，可 以 用 于 對 數(shù) 據(jù) 進(jìn) 行 組 織 和 分 析 。 在 多 個 工作 表 中 可 以 同 時 進(jìn) 行 數(shù) 據(jù) 的 輸 入 與 編 輯 ， 依據(jù) 多 個 工 作 表 進(jìn) 行 匯 總 計(jì) 算 ， 還 可 以 用 圖 表圖 形 化 工 作 表 數(shù) 據(jù) 。 工 作 表 的 基 本 組 成 單 位 是 單 元 格 。 1.新 建 工 作 簿 啟 動 Excel2003時 ， 會 自 動 新 建 一 個 空 白 的工 作 簿 。 在 實(shí) 際 應(yīng) 用 中 ， 用 戶 隨 時 可 以 創(chuàng) 建 新 的工 作 簿 ， 手 動 新 建 工 作 簿 的 具 體 操 作 步 驟 如 下 ： 選 擇 【 文 件 】 【 新 建 】 命 令 ； 單 擊 【 常 用 】 工 具 欄 中 的 【 新 建 】 快 捷 按 鈕 ； 技 巧 : 按 Ctrl N組 合 鍵 ， 可 快 速 新 建 一 個 空 白工 作 簿 。 2.輸 入 工 作 表 數(shù) 據(jù) 向 單 元 格 中 輸 入 數(shù) 據(jù) ， 主 要 有 一 下 3種 方 法 ：a) 單 擊 單 元 格 ， 直 接 輸 入 。 會 覆 蓋 原 有 數(shù) 據(jù) 。b) 雙 擊 單 元 格 ， 出 現(xiàn) 插 入 數(shù) 據(jù) 的 光 標(biāo) ， 移 動 光 標(biāo) 至 所 需位 置 ， 再 輸 入 數(shù) 據(jù) 。 一 般 用 于 修 改 單 元 格 內(nèi) 的 部 分 數(shù)據(jù) 。c) 單 擊 單 元 格 ， 再 單 擊 編 輯 欄 ， 輸 入 數(shù) 據(jù) 。 效 果 同 b。 在 默 認(rèn) 情 況 下 ， 數(shù) 字 靠 右 側(cè) 對 齊 ， 文 本 靠 左 側(cè) 對 齊 。 3.插 入 符 號 和 特 殊 字 符 選 擇 【 插 入 】 【 符 號 】 命 令 。 4.自 動 填 充 選 定 相 應(yīng) 的 單 元 格 并 拖 動 其 右 下 角 的 填 充 柄 ， 或者 選 擇 【 編 輯 】 【 填 充 】 【 序 列 】 命 令 ， 可 在Excel工 作 表 中 快 速 填 充 多 種 類 型 的 數(shù) 據(jù) 序 列 。 在 行 或 列 中 復(fù) 制 數(shù) 據(jù) ， 拖 動 單 元 格 填 充 柄 即 可 ； 填 充 一 系 列 數(shù) 字 、 日 期 等 ， 通 過 拖 動 ， Excel可自 動 延 續(xù) 此 系 列 數(shù) 字 、 日 期 或 時 間 段 等 。 技 巧 2 按 Ctrl+D組 合 鍵 ， 可 向 下 填 充 ； 按 Ctrl+R組 合 鍵 ， 可 向 右 填 充 。 自 動 填 充 序 列初 始 選 擇 擴(kuò) 展 序 列1， 2， 3 4， 5， 69： 00 10： 00， 11： 00， 12： 00Mon Tue， Wed， Thu星 期 一 星 期 二 ， 星 期 三 ， 星 期 四 Jan Feb， Mar， Apr一 月 ， 四 月 七 月 ， 十 月 ， 一 月 1月 1日 ， 3月 1日 5月 1日 ， 7月 1日 ， 9月 1日 1999， 2000 2001， 2002， 2003Text1， textA Text2， textA ， Text3， textA產(chǎn) 品 1 產(chǎn) 品 2， 產(chǎn) 品 3 技 巧 ： 分 數(shù) 應(yīng) 使 用 整 數(shù) 加 分 數(shù) 的 形 式 ， 否 則 會 默 認(rèn) 為 日期 ； 如 ： 輸 入 1/2 1月 2日 輸 入 0空 格 1/2 顯 示 為 1/2技 巧 ： 在 輸 入 數(shù) 字 前 加 入 字 符 ， 可 將 數(shù) 字 作 為 文 本 處 理 ， 如 “ ， ” 。提 示 ： 在 Excel2003中 ， 日 期 和 時 間 均 按 數(shù) 字 處 理 ； 對 于 輸 入 的 數(shù) 字 Excel可 識 別 時 ， 靠 右 側(cè) 對 齊 。 如 2006-6-5； 對 于 Excel不 能 識 別 的 日 期 和 時 間 ， 會 被 視 為 文 本 ，左 側(cè) 對 齊 。 如 2006.6.5。 4.保 存 工 作 簿 a. 直 接 保 存 工 作 簿 ; b. 以 新 文 件 名 保 存 工 作 簿 。5.關(guān) 閉 工 作 簿6.打 開 已 有 工 作 簿 a. 在 Windows資 源 管 理 器 中 直 接 找 到 工 作 簿 文件 ; b. 在 【 文 件 】 和 【 窗 口 】 菜 單 下 方 ,默 認(rèn) 顯 示 最 近使 用 Excel打 開 過 的 4個 文 件 ,單 擊 即 可 。提 示 :選 擇 【 工 具 】 -【 選 項(xiàng) 】 -【 常 規(guī) 】 命 令 ,可更 改 這 里 列 出 的 文 件 數(shù) 。 第 二 節(jié) 編 輯 和 管 理 工 作 表一 、 編 輯 單 元 格 1. 選 定 單 元 格 選 定 一 整 行 或 一 整 列 單 擊 需 要 選 定 的 行 或 列 的 行 號 和 列 號 ; 選 定 多 行 和 多 列 將 鼠 標(biāo) 指 針 指 向 起 始 行 號 或 列 號 ,按 住 鼠 標(biāo) 左 鍵 ,拖 動 至 末 尾 行 號 或 列 號 ; 選 定 整 個 工 作 表 的 所 有 單 元 格 按 Ctrl+A組 合 鍵 ,或 單 擊 “ 全 表 選 擇 ” 即 0行 0列 。 選 定 連 續(xù) 的 單 元 格 區(qū) 域 a 使 用 鼠 標(biāo) 選 定 區(qū) 域 的 左 上 角 單 元 格 ,按 住 左 鍵 ,拖 動 至 該 區(qū) 域 右 下 角 ,釋 放 按 鍵 ; b 可 先 用 鼠 標(biāo) 定 義 區(qū) 域 左 上 角 單 元 格 ,按 shift鍵 ,再 單 擊 區(qū) 域 右 下 角 單 元 格 ,即 被 選 中 ; 選 定 不 連 續(xù) 的 單 元 格 區(qū) 域 先 選 定 第 一 個 單 元 格 區(qū) 域 ,按 住 ctrl鍵 ,再 選 第 2個 單 元 格 區(qū) 域 . 2. 編 輯 和 清 除 單 元 格 內(nèi) 容3. 復(fù) 制 和 移 動 單 元 格4. 插 入 和 刪 除 單 元 格 a 選 擇 【 插 入 】 -【 單 元 格 】 或 【 行 】 或 【 列 】 命 令 ; b 右 擊 選 定 區(qū) 域 ,選 擇 快 捷 菜 單 的 【 插 入 】 命 令 ; c 選 定 多 行 或 多 列 ,單 擊 右 鍵 ,選 擇 【 插 入 】 ,即 可 插 入相 應(yīng) 數(shù) 量 的 行 或 列 。 刪 除 單 元 格 同 插 入 單 元 格 步 驟 類 似 。 5.查 找 與 替 換 選 擇 【 編 輯 】 -【 查 找 】 命 令 ,或 按 ctrl+F組 合鍵 ,打 開 【 查 找 與 替 換 】 對 話 框 的 查 找 選 項(xiàng) 卡 ; 在 【 查 找 內(nèi) 容 】 下 拉 列 表 框 中 輸 入 查 找 內(nèi) 容 ,單 擊 【 查 找 下 一 個 】 按 鈕 ,光 標(biāo) 則 移 動 到 與 待查 內(nèi) 容 相 符 的 單 元 格 上 .可 多 次 單 擊 【 查 找 下一 個 】 按 鈕 ,直 到 找 到 所 需 的 單 元 格 位 置 。 提 示 : 單 擊 【 查 找 全 部 】 按 鈕 ,可 在 對 話 框 下 方 列出 所 有 符 合 條 件 的 單 元 格 信 息 . 單 擊 【 替 換 】 標(biāo) 簽 ,打 開 【 替 換 】 選 項(xiàng) 卡 ,在 【 查 找 內(nèi) 容 】和 【 替 換 為 】 下 拉 列 表 框 中 輸 入 所 需 內(nèi) 容 ,單 擊 【 查 找下 一 個 】 按 鈕 ,定 位 到 要 替 換 掉 的 單 元 格 ,單 擊 【 替 換 按鈕 】 ,即 可 快 速 工 作 表 中 特 定 單 元 格 的 內(nèi) 容 。 也 可 直 接 單 擊 【 全 部 替 換 】 按 鈕 . 6. 給 單 元 格 加 批 注 批 注 是 附 加 在 單 元 格 中 ,與 其 他 單 元 格 內(nèi) 容 分 開 的注 釋 。 含 有 批 注 的 單 元 格 的 右 上 角 會 有 一 個 紅 色 三 角 形的 批 注 標(biāo) 識 符 。 鼠 標(biāo) 指 向 單 元 格 ,即 會 顯 示 其 批 注 。操 作 步 驟 如 下 :a 選 定 單 元 格 ,選 擇 【 插 入 】 -【 批 注 】 命 令 ;或 單 擊右 鍵 ,選 擇 【 插 入 批 注 】 ;b 在 彈 出 的 批 注 框 中 輸 入 內(nèi) 容 ;c 輸 入 完 畢 后 ,單 擊 外 部 工 作 表 區(qū) 域 即 可 . 二 、 格 式 化 工 作 表 1. 設(shè) 置 單 元 格 字 體 選 擇 【 格 式 】 -【 單 元 格 】 ,單 擊 【 字 體 】 標(biāo) 簽 技 巧 : 利 用 【 字 體 】 標(biāo) 簽 中 的 【 特 殊 效 果 】 選 項(xiàng) 組 中 的【 上 標(biāo) 】 復(fù) 選 框 ,可 將 數(shù) 字 或 字 母 設(shè) 置 為 指 數(shù) 。 2. 設(shè) 置 單 元 格 對 齊 方 式 選 擇 【 格 式 】 -【 單 元 格 】 ,單 擊 【 對 齊 】 標(biāo) 簽 3. 設(shè) 置 單 元 格 邊 框 選 擇 【 格 式 】 -【 單 元 格 】 ,單 擊 【 邊 框 】 標(biāo) 簽 4. 設(shè) 置 單 元 格 數(shù) 字 格 式 選 擇 【 格 式 】 -【 單 元 格 】 ,單 擊 【 數(shù) 字 】 標(biāo) 簽 5. 應(yīng) 用 樣 式 選 擇 【 格 式 】 -【 樣 式 】 命 令 ,在 【 樣 式 名 】 下 拉 列表 框 中 選 擇 基 本 樣 式 ,然 后 在 【 樣 式 包 括 】 選 項(xiàng) 組 中具 體 做 出 選 擇 。 最 后 單 擊 【 確 定 】 。6. 自 動 套 用 格 式 a 選 定 需 要 自 動 套 用 格 式 的 單 元 格 區(qū) 域 ; b 選 擇 【 格 式 】 -【 自 動 套 用 格 式 】 ,單 擊 想 要 套 用的 數(shù) 據(jù) 表 樣 式 ,并 可 根 據(jù) 需 要 ,在 【 要 應(yīng) 用 的 格 式 】 選項(xiàng) 組 中 選 擇 具 體 要 套 用 的 格 式 ; c 單 擊 【 確 定 】 按 鈕 即 可 . 7.條 件 格 式 一 個 工 作 表 中 可 能 有 許 多 數(shù) 據(jù) ， 有 些 數(shù) 據(jù) 是 需 要 特 別標(biāo) 記 的 。 可 以 利 用 Excel的 條 件 格 式 功 能 。 點(diǎn) 擊 【 格 式 】 【 條 件 格 式 】 命 令 ， 然 后 進(jìn) 行 選 擇 。 如 在 學(xué) 生 成 績 表 中 將 不 及 格 的 成 績 作 紅 色 標(biāo) 記 。8.設(shè) 置 背 景u 選 定 整 個 工 作 表 ； u 選 擇 【 格 式 】 【 工 作 表 】 命 令 項(xiàng) 【 背 景 】 ；u 在 “ 工 作 表 背 景 ” 對 話 框 中 選 擇 一 個 圖 片 ；u 單 擊 【 插 入 】 即 可 。 9. 添 加 圖 形 、 圖 片 、 剪 貼 畫 和 藝 術(shù) 字 選 擇 【 插 入 】 【 圖 片 】 ， 再 做 選 擇 。10. 給 工 作 表 標(biāo) 簽 加 顏 色 為 了 醒 目 、 美 觀 ， 并 便 于 查 找 ， 可 以 給 工 作 表標(biāo) 簽 加 顏 色 。 選 擇 【 格 式 】 【 工 作 表 】 命 令 項(xiàng) 【 工作 表 標(biāo) 簽 顏 色 】 ， 在 出 現(xiàn) 的 “ 設(shè) 置 工 作 表 標(biāo) 簽 顏色 ” 對 話 框 中 選 擇 喜 愛 的 顏 色 。 三 、 管 理 工 作 表 1. 切 換 工 作 表 2. 新 建 、 重 命 名 和 刪 除 工 作 表 3.復(fù) 制 和 移 動 工 作 表 4.隱 藏 和 取 消 隱 藏 工 作 表l 選 擇 【 窗 口 】 -【 隱 藏 】 命 令 ,即 可 隱 藏 工 作 簿 ;l 選 擇 【 窗 口 】 -【 取 消 隱 藏 】 命 令 ,即 可 恢 復(fù) 。l 選 擇 【 格 式 】 -【 工 作 表 】 -【 隱 藏 】 命 令 ,即 可隱 藏 工 作 表 ;l 選 擇 【 格 式 】 -【 工 作 表 】 -【 取 消 隱 藏 】 命 令 ,即 可 恢 復(fù) 工 作 表 ; 技 巧 :1. Excel大 量 數(shù) 據(jù) 同 時 輸 入 的 技 巧 打 開 需 要 輸 入 數(shù) 據(jù) 的 Excel表 格 ， 同 時 選 中 需 要 填 充 數(shù)據(jù) 的 單 元 格 ， 如 果 某 些 單 元 格 不 相 鄰 ， 可 先 按 住 Ctrl鍵 并點(diǎn) 擊 鼠 標(biāo) 左 鍵 逐 個 選 中 單 元 格 。 接 著 松 開 Ctrl鍵 ， 輸 入 單元 格 中 需 要 填 充 的 數(shù) 據(jù) ， 然 后 再 按 下 “ Ctrl Enter”組 合鍵 ， 則 剛 才 選 中 的 所 有 單 元 格 就 被 同 時 填 入 該 數(shù) 據(jù) 了 。2. 快 速 輸 入 大 寫 中 文 數(shù) 字 將 光 標(biāo) 移 至 需 要 輸 入 大 寫 數(shù) 字 的 單 元 格 中 。 在 單 元 格 中輸 入 相 應(yīng) 的 小 寫 數(shù) 字 。 右 擊 該 單 元 格 ， 點(diǎn) 擊 “ 設(shè) 置 單 元 格格 式 ” ， 從 彈 出 的 “ 單 元 格 格 式 ” 對 話 框 中 選 擇 “ 數(shù) 字 ”選 項(xiàng) ； 然 后 從 “ 特 殊 ” 列 表 框 中 選 擇 “ 中 文 大 寫 數(shù) 字 ” 選項(xiàng) 。 最 后 單 擊 “ 確 定 ” 按 鈕 即 可 . 3. Excel單 元 格 文 字 隨 時 換 行 在 Excel中 ， 我 們 有 時 需 要 在 一 個 單 元 格 中 分 成 幾 行 顯示 文 字 等 內(nèi) 容 。 那 么 實(shí) 現(xiàn) 的 方 法 一 般 是 通 過 選 中 格 式 菜 單中 的 “ 單 元 格 ” 下 “ 對 齊 ” 的 “ 自 動 換 行 ” 復(fù) 選 項(xiàng) ， 單 擊“ 確 定 ” 即 可 ， 這 種 方 法 使 用 起 來 不 是 特 別 隨 心 所 欲 ， 需要 一 步 步 地 操 作 。 還 有 一 種 方 法 是 ： 當(dāng) 你 需 要 重 起 一 行 輸入 內(nèi) 容 的 時 候 ， 只 要 按 住 Alt鍵 的 同 時 按 下 回 車 鍵 就 可 以 了 。4. Excel中 插 入 空 白 行 如 果 想 在 某 一 行 上 面 插 入 幾 行 空 白 行 ， 可 以 用 鼠 標(biāo) 拖 動自 此 行 開 始 選 擇 相 應(yīng) 的 行 數(shù) ， 然 后 單 擊 右 鍵 ， 選 擇 插 入 。如 果 在 每 一 行 上 面 均 插 入 一 空 白 行 ， 按 住 Ctrl鍵 ， 依 次 單擊 要 插 入 新 行 的 行 標(biāo) 按 鈕 ， 單 擊 右 鍵 ， 選 擇 插 入 即 可 。 5. Excel中 消 除 0值 當(dāng) 單 元 格 計(jì) 算 結(jié) 果 為 0時 ， 默 認(rèn) 會 顯 示 0， 這 看 起來 顯 然 有 點(diǎn) 礙 眼 。 如 果 在 出 現(xiàn) 0時 ， 單 元 格 顯 示 為 空白 ， 可 如 此 操 作 。 打 開 “ 工 具 選 項(xiàng) 視 圖 ” ， 取消 “ 0值 ” 復(fù) 選 項(xiàng) 前 的 ， 確 定 后 ， 當(dāng) 前 工 作 表 中 的值 為 0的 單 元 格 將 全 部 顯 示 成 空 白 。 6. 快 速 隱 藏 在 打 印 工 作 表 時 ， 我 們 有 時 需 要 把 某 些 行 或 者 列隱 藏 起 來 ， 可 是 用 菜 單 命 令 或 調(diào) 整 行 號 (列 標(biāo) )分 界 線的 方 法 比 較 麻 煩 ,有 一 個 簡 單 方 法 ： 在 英 文 狀 態(tài) 下 ，按 “ Ctrl+9”或 “ Ctrl+0”組 合 鍵 ， 就 可 以 快 速 隱 藏 光標(biāo) 所 在 的 行 或 列 。 7. 快 速 選 定 “ 空 白 ” 和 “ 數(shù) 據(jù) ” 單 元 格 在 Excel中 ， 經(jīng) 常 要 選 定 空 白 單 元 格 ， 逐 個 選 定 比 較麻 煩 ， 如 果 使 用 下 面 的 方 法 就 方 便 多 了 ： 打 開 “ 編 輯 定 位 ” ， 在 “ 定 位 ” 窗 口 中 ， 按 下 “ 定 位 條 件 ” 按 鈕 ；選 擇 “ 定 位 條 件 ” 中 的 “ 空 值 ” ， 再 按 “ 確 定 ” ， 空 白單 元 格 即 被 全 部 選 定 。 如 果 要 選 定 只 含 數(shù) 據(jù) 的 單 元 格 ，在 上 面 方 法 的 “ 定 位 條 件 ” 窗 口 中 ， 選 擇 “ 常 量 ” ， 再點(diǎn) “ 確 定 ” ， 含 有 數(shù) 據(jù) 的 單 元 格 全 部 選 定 。 8. 快 速 得 到 合 適 列 寬 和 行 高 如 果 各 列 中 數(shù) 據(jù) 寬 度 一 致 的 話 ， 我 們 可 以 選 中 各 列 ，然 后 把 鼠 標(biāo) 移 至 列 標(biāo) 題 的 右 邊 框 ， 待 鼠 標(biāo) 變 成 雙 向 箭 頭時 拖 動 至 合 適 的 寬 度 ， 這 樣 就 可 以 得 到 統(tǒng) 一 列 寬 的 各 列了 。 如 果 各 列 中 數(shù) 據(jù) 寬 度 不 一 致 的 話 ， 我 們 經(jīng) 常 要 逐 列進(jìn) 行 調(diào) 整 ， 非 常 麻 煩 。 此 時 可 以 選 中 含 有 數(shù) 據(jù) 的 各 列 ，同 樣 將 鼠 標(biāo) 移 至 其 中 一 個 列 標(biāo) 題 的 右 邊 框 ， 當(dāng) 鼠 標(biāo) 指 針變 成 雙 向 箭 頭 時 雙 擊 鼠 標(biāo) 左 鍵 ， 可 以 立 刻 將 各 列 的 列 寬設(shè) 置 為 “ 最 適 合 的 列 寬 ” ， 即 各 列 寬 度 為 恰 好 可 以 完 整顯 示 單 元 格 數(shù) 據(jù) 。 用 這 個 方 法 也 可 以 得 到 “ 最 適 合 的 行 高 ” 。 只 是 要 雙擊 行 標(biāo) 題 的 下 邊 框 。 9. 快 速 移 動 活 動 單 元 格 經(jīng) 常 要 在 數(shù) 據(jù) 區(qū) 域 的 最 開 始 和 最 末 尾 處 、 最 左 端和 最 右 端 處 來 回 移 動 。 其 實(shí) ， 用 不 著 多 次 單 擊 滾 動 條 ，也 不 用 多 次 滾 動 鼠 標(biāo) 的 滾 輪 的 。 只 要 將 鼠 標(biāo) 指 向 當(dāng)前 單 元 格 的 下 邊 框 ， 當(dāng) 鼠 標(biāo) 指 針 變 為 四 個 箭 頭 的 十字 形 時 雙 擊 ， 就 可 以 使 活 動 單 元 格 迅 速 定 位 于 當(dāng) 前數(shù) 據(jù) 區(qū) 域 中 當(dāng) 前 列 的 最 后 一 行 。 雙 擊 單 元 格 的 上 邊框 可 以 到 達(dá) 最 上 一 行 ， 而 雙 擊 左 邊 框 和 右 邊 框 則 可以 分 別 迅 速 到 達(dá) 最 左 端 和 最 右 端 。 10.數(shù) 據(jù) 分 列 技 巧 用 Excel輸 入 數(shù) 據(jù) 時 ， 如 果 在 一 行 內(nèi) 輸 入 內(nèi) 容 過 長 ，可 以 采 取 快 速 分 列 方 法 。 具 體 操 作 如 下 :u 在 選 中 單 元 格 中 輸 入 數(shù) 據(jù) 或 文 字 ,然 后 選 定 所 要 分 割的 數(shù) 據(jù) 區(qū) 域 ;u 單 擊 菜 單 欄 【 數(shù) 據(jù) 】 -【 分 列 】 ;u 在 彈 出 的 對 話 框 中 選 擇 【 固 定 寬 度 】 ,點(diǎn) 擊 “ 下 一步 ” ;u 在 【 數(shù) 據(jù) 預(yù) 覽 】 中 ,按 住 分 列 線 ,移 動 至 指 定 位 置 ,點(diǎn) 擊“ 下 一 步 ” ;u 選 擇 【 列 數(shù) 據(jù) 格 式 】 ,點(diǎn) 擊 “ 完 成 ” . 11.批 量 轉(zhuǎn) 換 日 期 格 式 以 前 在 Excel中 輸 入 職 工 出 生 時 間 時 ， 為 了 簡 單都 輸 入 成 “ yymmdd”形 式 ， 但 上 級 部 門 一 律 要 求 輸入 成 “ yyyy-mm-dd”格 式 ， 那 么 一 千 多 名 職 工 出 生 時間 肯 定 不 能 每 個 手 工 轉(zhuǎn) 化 。 最 快 速 的 方 法 是 ： 先 選 定 要 轉(zhuǎn) 化 的 區(qū) 域 。 點(diǎn) 擊【 數(shù) 據(jù) 】 【 分 列 】 ， 出 現(xiàn) 【 文 本 分 列 向 導(dǎo) 】 對 話 框 。勾 選 “ 固 定 寬 度 ” ， 連 續(xù) 兩 次 點(diǎn) 擊 【 下 一 步 】 按 鈕 ，在 步 驟 三 對 話 框 的 【 列 數(shù) 據(jù) 格 式 】 中 ， 選 擇 “ 日 期 ” ，并 選 定 “ YMD”形 式 ， 按 下 【 完 成 】 按 鈕 ， 以 前 的 文 本即 轉(zhuǎn) 化 成 了 需 要 的 日 期 了 。 12. 不 使 用 方 向 鍵 也 可 上 下 左 右 移 動 所 選 定 單 元 格 在 Excel中 ， 如 果 要 選 定 已 選 定 單 元 格 周 圍 的單 元 格 ， 可 以 按 上 下 方 向 鍵 進(jìn) 行 移 動 ， 可 為 了 節(jié) 省時 間 ， 讓 操 作 的 速 度 更 高 ， 按 下 Tab鍵 ， 可 以 快 速 選 定 已 選 定 單 元 格 右 側(cè) 的單 元 格 ; 同 時 按 下 “ Shift+Tab”組 合 鍵 ， 可 以 選 定 左 側(cè)單 元 格 ; 按 下 “ Enter”鍵 ， 可 以 選 定 下 方 單 元 格 ; 同 時 按 下 組 合 鍵 “ Shift+Enter”， 可 以 選 定 上 方單 元 格 . 13. 簡 單 方 法 移 動 復(fù) 制 工 具 欄 按 鈕 有 時 需 要 把 最 常 用 的 工 具 欄 按 鈕 放 在 較 為 集 中的 地 方 ， 也 就 是 移 動 工 具 欄 按 鈕 .可 以 在 按 下 “ ALT”鍵 的 同 時 拖 動 工 具 欄 按 鈕 ， 把 它 移 動 到 其 它 位 置 。 而 如 果 想 復(fù) 制 工 具 欄 上 的 某 一 個 按 鈕 到 工 具 欄的 其 它 地 方 ， 可 以 在 按 下 “ ALT+CTRL”組 合 鍵 的 同時 拖 動 按 鈕 到 其 它 地 方 。 如 果 在 復(fù) 制 了 工 具 欄 按 鈕 后 又 不 想 要 它 了 ， 只需 按 下 “ ALT+SHIFT ”組 合 鍵 的 同 時 ， 把 不 想 要 的按 鈕 拖 動 到 工 具 欄 以 外 的 區(qū) 域 即 可 。 14. 讓 Excel中 人 名 顯 示 更 美 觀 的 技 巧 a 刪 除 姓 名 中 的 空 格 選 中 姓 名 所 在 的 列 ， 執(zhí) 行 “ 編 輯 替 換 ” 命 令 ，在 “ 查 找 內(nèi) 容 ” 欄 中 輸 入 一 個 空 格 ， 在 “ 替 換 為 ”欄 中 不 填 任 何 內(nèi) 容 ， 單 擊 “ 全 部 替 換 ” 命 令 ， 確 定退 出 后 即 可 . b 讓 姓 名 左 右 對 齊 姓 名 用 字 是 兩 個 字 與 三 個 字 的 ,左 右 對 齊 也 有 技巧 .選 中 已 刪 除 空 格 的 姓 名 單 元 格 ， 單 擊 “ 格 式 單元 格 ” ,在 打 開 的 “ 單 元 格 格 式 ” 對 話 框 中 的 水 平 對齊 方 式 中 選 擇 “ 分 散 對 齊 ” 選 項(xiàng) ， 確 定 退 出 后 即 可使 學(xué) 生 姓 名 用 字 左 右 對 齊 。 15. Excel數(shù) 據(jù) 校 驗(yàn) 方 法 之 巧 用 公 式 審 核 打 開 一 張 學(xué) 生 成 績 表 ,選 中 數(shù) 據(jù) 區(qū) 域 (注 意 :這 里 的數(shù) 據(jù) 區(qū) 域 不 包 括 標(biāo) 題 行 或 列 )， 單 擊 “ 數(shù) 據(jù) 有 效 性 ”命 令 ， 進(jìn) 入 “ 數(shù) 據(jù) 有 效 性 ” 對 話 框 。 在 “ 設(shè) 置 ” 選項(xiàng) 卡 中 ， 將 “ 允 許 ” 項(xiàng) 設(shè) 為 “ 小 數(shù) ” ， “ 數(shù) 據(jù) ” 項(xiàng)設(shè) 為 “ 介 于 ” ， 并 在 “ 最 小 值 ” 和 “ 最 大 值 ” 中 分別 輸 入 “ 0”和 “ 100”， 最 后 單 擊 “ 確 定 ” 退 出 。 接 著 ， 執(zhí) 行 “ 視 圖 工 具 欄 公 式 審 核 ” 命 令 ，打 開 “ 公 式 審 核 ” 工 具 欄 。 好 了 ， 現(xiàn) 在 直 接 單 擊“ 圈 釋 無 效 數(shù) 據(jù) ” 按 鈕 即 可 。 此 時 ， 我 們 就 可 看 到表 中 的 所 有 無 效 數(shù) 據(jù) 立 刻 被 紅 圈 給 圈 識 出 來 。 對 錯 誤 數(shù) 據(jù) 進(jìn) 行 修 正 后 ,紅 圈 標(biāo) 記 會 自 動 消 失 . 16. 多 個 工 作 表 的 頁 眉 和 頁 腳 同 時 設(shè) 置 把 一 個 Excel文 件 中 的 多 個 工 作 表 設(shè) 置 成 同 樣 的 頁眉 和 頁 腳 ， 分 別 對 一 張 張 工 作 表 去 設(shè) 置 感 覺 很 煩 瑣 。如 果 用 下 面 的 方 法 就 可 以 一 次 將 多 個 工 作 表 中 的 頁 眉和 頁 腳 同 時 設(shè) 置 好 ： 把 鼠 標(biāo) 移 到 工 作 表 的 名 稱 處 (如 果 沒 有 給 每 張 表 取 名的 話 ， Excel自 動 設(shè) 置 的 名 稱 就 是 Sheet1、 Sheet2、Sheet3等 等 )， 然 后 點(diǎn) 右 鍵 ， 在 彈 出 的 菜 單 中 選 擇 “ 選擇 全 部 工 作 表 ” 的 菜 單 項(xiàng) ， 這 時 再 進(jìn) 行 頁 眉 和 頁 腳 設(shè)置 就 是 針 對 全 部 工 作 表 了 。 選 擇 【 視 圖 】 【 頁 眉 和頁 腳 】 。 第 三 節(jié) 數(shù) 據(jù) 運(yùn) 算 Excel2003的 主 要 功 能 之 一 是 對 數(shù)據(jù) 進(jìn) 行 運(yùn) 算 ， 而 公 式 和 函 數(shù) 是 數(shù) 據(jù) 運(yùn) 算的 兩 個 最 重 要 的 工 具 。 利 用 它 們 可 以 完成 各 種 復(fù) 雜 的 數(shù) 據(jù) 運(yùn) 算 。 掌 握 好 這 部 分內(nèi) 容 ， 是 熟 練 使 用 Excel2003進(jìn) 行 數(shù) 據(jù)管 理 的 先 決 條 件 。 一 、 簡 單 運(yùn) 算 對 某 個 單 元 格 區(qū) 域 內(nèi) 的 數(shù) 字 進(jìn) 行 求 和 、 求 平 均 數(shù) 、計(jì) 數(shù) 、 求 最 大 值 或 最 小 值 運(yùn) 算 ， 可 以 利 用 Excel2003提供 的 工 具 按 鈕 快 速 完 成 。 單 擊 用 來 放 置 運(yùn) 算 結(jié) 果 的 單 元 格 ； 單 擊 【 常 用 】 工 具 欄 中 的 【 自 動 求 和 】 按 鈕 右 側(cè) 的 下 拉 箭 頭 ， 在 下 拉 列 表 框 中 選 擇 【 求 和 】 、【 平 均 值 】 、 【 計(jì) 數(shù) 】 、 【 最 大 值 】 或 【 最 小 值 】選 項(xiàng) 。 根 據(jù) 需 要 ， 制 定 用 于 運(yùn) 算 的 單 元 格 區(qū) 域 ， 然 后 按Enter鍵 ， 即 可 在 結(jié) 果 單 元 格 內(nèi) 得 到 運(yùn) 算 結(jié) 果 。 二 、 使 用 公 式 公 式 是 工 作 表 中 的 數(shù) 值 進(jìn) 行 計(jì) 算 的 等 式 ， 它 是 單元 格 中 一 系 列 值 、 單 元 格 引 用 、 名 稱 或 運(yùn) 算 符 的 組合 ， 可 生 成 新 的 值 。 通 過 公 式 ， 用 戶 可 以 對 工 作 表中 的 數(shù) 據(jù) 進(jìn) 行 較 為 復(fù) 雜 的 運(yùn) 算 。 1. 公 式 的 語 法 以 等 號 （ =） 開 始 ， 用 于 表 明 之 后 的 字 符 為 公 式 。等 號 之 后 的 是 需 要 進(jìn) 行 計(jì) 算 的 元 素 （ 操 作 數(shù) ） ， 各操 作 數(shù) 之 間 以 運(yùn) 算 符 分 隔 。 Excel將 根 據(jù) 公 式 中 運(yùn) 算符 的 特 定 順 序 從 左 到 右 計(jì) 算 公 式 。 Excel2003中 的 運(yùn) 算 符類 型 運(yùn) 算 符 功 能 示 例算 術(shù) 運(yùn) 算 符 +、 -、 *、 /、 %、 （ 插 入 符 號 ） 加 、 減 、 乘 、 除 、百 分 比 、 乘 冪 運(yùn)算 2 3（ 2的 3次 方 ）比 較 運(yùn) 算 符 =、 、 、 =、 =、 等 于 、 大 于 、 小于 、 不 相 等 A3=C3、 A3 C3文 本 運(yùn) 算 符 （ 和 號 ） 、： （ 冒 號 ） 連 接 兩 個 文 本 值 ；區(qū) 域 運(yùn) 算 符 A 絕 對 列 和 相 對 行 ， 如 $C6. 2、 單 元 格 引 用 的 使 用 在 同 一 個 工 作 表 中 的 單 元 格 之 間 進(jìn) 行 的 引 用 ， 被稱 為 內(nèi) 部 引 用 。 對 當(dāng) 前 工 作 表 之 外 的 單 元 格 的 引 用 被 稱 為 外 部 引用 。 外 部 引 用 基 本 樣 式 ： 工 作 簿 工 作 表 ！ 單 元 格 引 用 。如 Book1Sheet1！ D8表 示 對 Book1工 作 簿 第 一 個 工作 表 中 的 D8單 元 格 的 引 用 。 四 、 使 用 函 數(shù) Excel2003內(nèi) 置 有 大 量 函 數(shù) 。 大 多 數(shù) 函 數(shù) 是 常 用 公式 的 簡 寫 形 式 。 一 個 函 數(shù) 一 般 包 括 函 數(shù) 名 和 參 數(shù) ， 參數(shù) 用 括 號 括 起 來 。 單 擊 【 插 入 】 【 函 數(shù) 】 命 令 【 插 入 函 數(shù) 】 對 話框 ， 在 【 或 選 擇 類 別 】 列 表 中 列 出 了 所 有 函 數(shù) 分 類 。選 擇 一 種 ， 即 可 在 【 選 擇 函 數(shù) 】 列 表 框 中 列 出 相 應(yīng) 的函 數(shù) 集 合 。 單 擊 某 個 函 數(shù) 名 稱 ， 可 以 在 下 面 的 顯 示 欄中 看 到 該 函 數(shù) 的 樣 式 和 功 能 信 息 。 輸 入 函 數(shù) ， 可 直 接 輸 入 ， 也 可 通 過 上 述 方 法 插 入 所需 函 數(shù) 。 第 四 節(jié) 數(shù) 據(jù) 排 序 、 篩 選 與 分 析一 、 數(shù) 據(jù) 的 排 序 和 篩 選 Excel2003通 常 都 是 使 用 數(shù) 據(jù) 清 單 來 實(shí) 現(xiàn) 數(shù) 據(jù) 管 理 的 。 數(shù) 據(jù) 清 單 實(shí) 際 上 就 是 Excel2003的 數(shù) 據(jù) 庫 。 建 立 數(shù) 據(jù) 清 單 ， 要 先 定 義 其 中 的 列 和 列 標(biāo) 題 ， 列 標(biāo) 題 相 當(dāng) 于 字 段 名 。 Excel2003強(qiáng) 大 的 數(shù) 據(jù) 排 序 和 篩 選 功 能 是 通 過 數(shù) 據(jù) 清 單 實(shí) 現(xiàn) 的 。 1. 排 序 工 作 表 數(shù) 據(jù) 排 序 功 能 ， 可 以 使 數(shù) 據(jù) 按 照 某 一 列 或 某 些 列 內(nèi) 容的 順 序 來 排 列 ， 使 表 格 數(shù) 據(jù) 更 有 條 理 。 Excel2003中 的 數(shù) 據(jù) 排 序 有 默 認(rèn) 排 序 和 自 定 義 排 序兩 種 。 默 認(rèn) 排 序 就 是 按 照 Excel2003默 認(rèn) 的 排 序 規(guī) 則 排 列 ， 通 常是 進(jìn) 行 升 序 或 降 序 排 列 。 具 體 操 作 如 下 ： 單 擊 數(shù) 據(jù) 清 單 中 任 意 一 個 單 元 格 ， 然 后 選 擇 【 數(shù)據(jù) 】 【 排 序 】 命 令 ； 通 過 【 主 要 關(guān) 鍵 字 】 下 拉 列 表 框 ， 選 擇 排 序 關(guān) 鍵字 ， 確 定 右 側(cè) 【 升 序 】 或 【 降 序 】 單 選 按 鈕 ； 若 【 主 要 關(guān) 鍵 字 】 所 在 列 有 重 復(fù) 關(guān) 鍵 字 ， 可 再 通過 【 次 要 關(guān) 鍵 字 】 下 拉 列 表 框 ， 選 擇 進(jìn) 一 步 排 序 的關(guān) 鍵 字 ， 右 側(cè) 單 選 按 鈕 同 上 ； 保 持 【 我 的 數(shù) 據(jù) 區(qū) 域 】 選 項(xiàng) 組 中 默 認(rèn) 選 中 的 【 有標(biāo) 題 行 】 按 鈕 ， 然 后 單 擊 【 選 項(xiàng) 】 ， 出 現(xiàn) 【 排 序 選項(xiàng) 】 對 話 框 ；單 擊 【 確 定 】 ， 返 回 【 排 序 】 對 話 框 ， 再 單 擊【 確 定 】 ， 即 可 按 照 指 定 方 式 對 數(shù) 據(jù) 進(jìn) 行 排 序 。 自 定 義 排 序 用 戶 也 可 以 自 定 義 排 序 規(guī) 則 ， 按 照 自 己 的 需 要來 排 列 數(shù) 據(jù) 。 具 體 操 作 如 下 ： 選 擇 【 工 具 】 【 選 項(xiàng) 】 ， 在 【 選 項(xiàng) 】 對 話 框 中 ，單 擊 【 自 定 義 序 列 】 標(biāo) 簽 ， 打 開 選 項(xiàng) 卡 ； 在 【 輸 入 序 列 】 文 本 框 中 輸 入 自 定 義 序 列 ， 單 擊【 添 加 】 按 鈕 ， 再 單 擊 【 確 定 】 ；下 面 操 作 步 驟 同 ， 只 是 在 單 擊 【 選 項(xiàng) 】 按 鈕 時 ，打 開 【 排 序 選 項(xiàng) 】 對 話 框 ， 在 【 自 定 義 序 列 次 序 】下 拉 列 表 框 中 選 擇 自 定 義 的 排 序 規(guī) 則 。 2. 自 動 篩 選 Excel2003有 數(shù) 據(jù) 篩 選 功 能 ， 經(jīng) 過 篩 選 后 的 數(shù) 據(jù)清 單 將 只 列 出 符 合 指 定 條 件 的 數(shù) 據(jù) 行 。 篩 選 方 法 有 兩 種 ： 自 動 篩 選 和 高 級 篩 選 。 自 動 篩 選 的 具 體 操 作 步 驟 ：a. 單 擊 需 要 篩 選 的 數(shù) 據(jù) 清 單 中 的 任 一 單 元 格 ， 然 后 選擇 【 數(shù) 據(jù) 】 【 篩 選 】 【 自 動 篩 選 】 命 令 ， 數(shù) 據(jù)清 單 的 列 標(biāo) 題 全 部 變 成 下 拉 列 表 框 ；b. 選 擇 需 要 列 ， 從 該 下 拉 列 表 框 中 選 擇 需 要 數(shù) 據(jù) ， 則只 顯 示 該 數(shù) 據(jù) 所 在 的 數(shù) 據(jù) 行 。 c. 選 擇 下 拉 列 表 框 中 的 【 前 10個 】 選 項(xiàng) ， 可 打 開【 自 動 篩 選 前 10個 】 對 話 框 ， 可 從 數(shù) 據(jù) 清 單 中篩 選 出 最 大 或 最 小 的 幾 項(xiàng) ；d. 選 擇 下 拉 列 表 框 中 的 【 自 定 義 】 選 項(xiàng) ， 可 打 開【 自 定 義 自 動 篩 選 方 式 】 對 話 框 ， 自 定 義 篩 選條 件 。e. 單 擊 【 數(shù) 據(jù) 】 【 篩 選 】 【 自 動 篩 選 】 或【 全 部 顯 示 】 命 令 ， 可 將 自 動 篩 選 后 的 數(shù) 據(jù) 清單 恢 復(fù) 為 篩 選 前 的 顯 示 方 式 。 3. 高 級 篩 選 使 用 高 級 篩 選 功 能 ， 必 須 先 建 立 一 個 條 件 區(qū) 域 ， 用 于 指定 篩 選 條 件 。 條 件 區(qū) 域 的 第 一 行 是 所 有 作 為 篩 選 條 件 的 字段 名 ， 它 們 必 須 與 數(shù) 據(jù) 清 單 中 的 字 段 名 完 全 一 樣 。 條 件 區(qū) 域 和 數(shù) 據(jù) 清 單 不 能 連 接 ， 中 間 至 少 有 一 行 空 行 。 具 體 操 作 步 驟 如 下 ：p 在 需 要 篩 選 的 數(shù) 據(jù) 清 單 中 建 立 條 件 區(qū) 域 ， 然 后 單 擊 數(shù) 據(jù)清 單 中 的 任 一 單 元 格 ；p 選 擇 【 數(shù) 據(jù) 】 【 篩 選 】 【 高 級 篩 選 】 命 令 ， 打 開【 高 級 篩 選 】 對 話 框 ； p 在 【 方 式 】 選 項(xiàng) 組 中 ， 如 果 要 通 過 隱 藏 不 符 和 條 件 的 數(shù)據(jù) 行 來 篩 選 數(shù) 據(jù) 清 單 ， 選 中 【 在 原 有 區(qū) 域 顯 示 篩 選 結(jié) 果 】 ；如 果 要 通 過 符 合 條 件 的 數(shù) 據(jù) 行 復(fù) 制 到 工 作 表 的 其 他 位 置 來篩 選 數(shù) 據(jù) 清 單 ， 選 中 【 將 篩 選 結(jié) 果 復(fù) 制 到 其 他 位 置 】 ， 接著 在 “ 復(fù) 制 到 ” 編 輯 中 單 擊 鼠 標(biāo) ， 然 后 單 擊 粘 貼 區(qū) 域 的 左上 角 ；p 在 【 條 件 區(qū) 域 】 編 輯 框 中 輸 入 條 件 區(qū) 域 的 引 用 范 圍 ；p 單 擊 【 確 定 】 按 鈕 ， 數(shù) 據(jù) 記 錄 按 設(shè) 定 的 篩 選 條 件 篩 選 并顯 示 在 工 作 表 上 。 恢 復(fù) 為 篩 選 前 的 顯 示 方 式 ， 選 擇 【 數(shù) 據(jù) 】 【 篩 選 】 【 全 部 顯 示 】 命 令 。 二 、 使 用 圖 表 分 析 數(shù) 據(jù) 使 用 圖 表 ， 可 以 形 象 地 顯 示 出 表 格 數(shù) 據(jù) 之 間 的 關(guān) 系 。1. 利 用 圖 表 向 導(dǎo) 創(chuàng) 建 圖 表 選 定 需 要 生 成 圖 表 的 單 元 格 區(qū) 域 ； 選 擇 【 插 入 】 【 圖 表 】 ， 或 單 擊 常 用 工 具 欄 上 的【 圖 表 向 導(dǎo) 】 按 鈕 ， 打 開 對 話 框 ； 選 擇 圖 表 類 型 。 單 擊 【 下 一 步 】 按 鈕 ； 打 開 【 圖 表 源 數(shù) 據(jù) 】 對 話 框 的 【 數(shù) 據(jù) 區(qū) 域 】 選 項(xiàng) 卡 ?？?以 重 新 指 定 要 創(chuàng) 建 圖 表 的 數(shù) 據(jù) 區(qū) 域 ， 以 及 數(shù) 據(jù) 系 列產(chǎn) 生 在 行 還 是 列 ； 單 擊 【 系 列 】 標(biāo) 簽 ， 在 此 選 項(xiàng) 卡 可 添 加 或 刪 除 用于 創(chuàng) 建 圖 表 的 數(shù) 據(jù) 系 列 ； 單 擊 【 下 一 步 】 按 鈕 ， 打 開 【 圖 表 選 項(xiàng) 】 對 話框 ， 根 據(jù) 需 要 輸 入 圖 表 標(biāo) 題 、 分 類 軸 和 數(shù) 值 軸 的 標(biāo)志 。 其 余 選 項(xiàng) 卡 可 根 據(jù) 需 要 進(jìn) 行 更 改 ； 單 擊 【 下 一 步 】 按 鈕 ， 打 開 【 圖 表 位 置 】 對 話框 ， 在 此 選 擇 將 圖 表 保 存 到 一 張 新 建 的 圖 表 單 中 ，還 是 將 其 作 為 一 個 對 象 插 入 到 當(dāng) 前 工 作 簿 的 某 個 工作 表 中 ； 單 擊 【 完 成 】 。 2. 更 改 圖 表 類 型 單 擊 要 修 改 類 型 的 圖 表 ； 選 擇 【 圖 表 】 【 圖 表 類 型 】 ， 重 新 選 擇 ； 單 擊 【 確 定 】 按 鈕 即 可 。3. 復(fù) 制 、 移 動 和 刪 除 圖 表4. 修 改 圖 表 中 的 文 字5. 修 改 圖 表 數(shù) 據(jù) 源 三 、 分 類 顯 示 數(shù) 據(jù)1. 創(chuàng) 建 分 類 匯 總 要 插 入 分 類 匯 總 ， 要 先 對 數(shù) 據(jù) 清 單 進(jìn) 行 排 序 ， 以 便 將 進(jìn)行 分 類 匯 總 的 數(shù) 據(jù) 行 組 合 在 一 起 。 按 照 需 要 進(jìn) 行 分 類 匯 總 的 字 段 排 序 ； 單 擊 數(shù) 據(jù) 清 單 中 的 任 一 數(shù) 據(jù) 單 元 格 ， 選 擇 【 數(shù) 據(jù) 】 【 分 類 匯 總 】 命 令 ， 打 開 對 話 框 ； 在 【 分 類 字 段 】 下 拉 列 表 框 中 選 擇 分 類 匯 總 的 字 段 名 ； 選 擇 匯 總 方 式 和 匯 總 項(xiàng) ， 下 方 復(fù) 選 框 采 用 默 認(rèn) ， 點(diǎn) 【 確定 】 。 2. 分 級 顯 示 數(shù) 據(jù) 在 創(chuàng) 建 分 類 匯 總 后 ， 可 以 分 級 顯 示 數(shù) 據(jù) 清 單 中 的 數(shù) 據(jù) 。每 一 級 的 數(shù) 據(jù) 都 被 分 為 若 干 組 。 單 擊 代 表 級 數(shù) 的 數(shù) 字 ， 可 指 定 顯 示 到 該 級 的 明 細(xì) 數(shù) 據(jù) 。 每 一 組 分 類 數(shù) 據(jù) 的 左 側(cè) 都 有 一 個 隱 藏 （ 或 顯 示 ） 明 細(xì) 數(shù)據(jù) 按 鈕 。 單 擊 隱 藏 明 細(xì) 數(shù) 據(jù) 按 鈕 ， 即 可 隱 藏 該 組 的 明 細(xì)數(shù) 據(jù) ； 單 擊 顯 示 明 細(xì) 數(shù) 據(jù) 按 鈕 ， 即 可 顯 示 。3. 清 除 分 類 匯 總 選 擇 【 數(shù) 據(jù) 】 【 分 類 匯 總 】 ， 打 開 對 話 框 ， 單 擊 【 全部 刪 除 】 即 可 。 技 巧 :17. 對 單 元 格 進(jìn) 行 同 增 同 減 操 作 在 Excel中 ， 如 果 要 對 某 一 單 元 格 或 某 一 區(qū) 域 中的 每 個 單 元 格 中 的 數(shù) 值 進(jìn) 行 同 加 、 同 減 、 同 乘 或 同 除操 作 時 ， 可 以 使 用 “ 選 擇 性 粘 貼 ” 功 能 輕 松 實(shí) 現(xiàn) 。 例 如 ： 讓 選 定 區(qū) 域 中 的 每 個 單 元 格 都 同 乘 以 2，首 先 在 選 定 區(qū) 域 外 的 某 個 單 元 格 中 輸 入 2， 選 擇 這 個單 元 格 并 復(fù) 制 ;然 后 選 擇 要 進(jìn) 行 同 乘 操 作 的 單 元 格 區(qū)域 ， 單 擊 “ 編 輯 ” 菜 單 ， 選 擇 “ 選 擇 性 粘 貼 ” 命 令 ，在 “ 運(yùn) 算 ” 欄 中 選 擇 “ 乘 ” 單 選 項(xiàng) ， 單 擊 “ 確 定 ” 按鈕 .結(jié) 果 顯 示 在 了 每 個 單 元 格 中 。 使 用 這 個 功 能 還 可 以 對 單 元 格 進(jìn) 行 自 身 操 作 ， 例 如可 以 進(jìn) 行 單 元 格 的 自 身 相 加 、 相 減 、 相 乘 以 及 相 除 。 18. Excel快 速 導(dǎo) 入 文 本 文 件 技 巧 工 作 中 ， 經(jīng) 常 會 遇 到 需 要 用 Excel處 理 的 數(shù) 據(jù) 是 存 放 在非 Excel格 式 文 件 （ 比 如 文 本 文 件 等 ） 中 的 情 況 ， 如 用 手工 方 式 來 采 集 這 些 數(shù) 據(jù) ， 費(fèi) 時 又 費(fèi) 力 。 可 以 利 用 Excel軟件 的 外 部 數(shù) 據(jù) 輸 入 導(dǎo) 入 功 能 來 迅 速 導(dǎo) 入 這 些 數(shù) 據(jù) ， 從 而極 大 的 提 高 我 們 的 工 作 效 率 ?！?數(shù) 據(jù) 】 -【 導(dǎo) 人 外 部 數(shù) 據(jù) 】 -【 導(dǎo) 入 數(shù) 據(jù) 】 菜 單 選 項(xiàng) 。出 現(xiàn) 一 個 選 擇 數(shù) 據(jù) 源 的 窗 口 ， 在 該 窗 口 中 找 到 數(shù) 據(jù) 源 ，然 后 直 接 雙 擊 它 即 可 。 這 時 會 有 一 個 文 本 導(dǎo) 入 向 導(dǎo) 一 步一 步 幫 我 們 把 數(shù) 據(jù) 導(dǎo) 入 到 表 格 中 。 Excel 2003， 它 不 僅 能 夠 導(dǎo) 入 文 本 數(shù) 據(jù) ， 還 能 導(dǎo) 入Access數(shù) 據(jù) ， HTML表 格 數(shù) 據(jù) ， 甚 至 能 導(dǎo) 入 業(yè) 務(wù) 系 統(tǒng) 中的 XML數(shù) 據(jù) 。 19. 在 打 印 時 讓 每 頁 都 顯 示 標(biāo) 題 在 Excel中 制 作 一 個 長 表 格 時 ， 默 認(rèn) 打 印 時 ， 并不 是 每 頁 都 會 顯 示 出 頂 端 標(biāo) 題 行 和 左 側(cè) 標(biāo) 題 列 ， 它 只會 在 第 一 頁 上 顯 示 ， 那 如 何 能 讓 表 格 打 印 出 來 時 ， 每頁 都 帶 有 標(biāo) 題 欄 呢 ？ 可 以 這 樣 設(shè) 置 ： 打 開 “ 文 件 ” 菜 單 ， 選 擇 “ 頁 面設(shè) 置 ” 選 項(xiàng) ， 彈 出 “ 頁 面 設(shè) 置 ” 對 話 框 ， 單 擊 “ 工 作表 ” 選 項(xiàng) 卡 ， 在 “ 打 印 標(biāo) 題 ” 欄 中 的 “ 頂 端 標(biāo) 題 行 ”項(xiàng) 和 “ 左 側(cè) 標(biāo) 題 列 ” 項(xiàng) 中 設(shè) 置 好 要 顯 示 的 標(biāo) 題 單 元 格 ，單 擊 “ 確 定 ” 按 鈕 。 這 樣 在 打 印 長 表 格 時 ， 每 頁 都 會顯 示 出 標(biāo) 題 的 內(nèi) 容 了 。 20. 編 輯 時 讓 每 頁 都 顯 示 標(biāo) 題 在 編 輯 狀 態(tài) 時 向 后 翻 頁 會 看 不 到 第 一 行 的 標(biāo) 題 行 ，在 操 作 數(shù) 據(jù) 時 就 會 很 不 方 便 。 這 個 問 題 很 簡 單 就 可 以解 決 ， 方 法 如 下 ： 選 中 標(biāo) 題 所 在 行 的 下 面 一 行 單 元 格 ， 打 開 “ 窗 口 ”菜 單 ， 選 擇 “ 凍 結(jié) 窗 格 ” 選 項(xiàng) ， 上 面 一 行 就 被 固 定 了 ，無 論 怎 么 向 下 翻 頁 ， 它 都 始 終 在 第 一 行 不 會 移 動 。 21. 快 速 拆 分 窗 口 為 方 便 查 看 表 格 的 不 同 部 分 ， 我 們 經(jīng) 常 要 對 工 作表 進(jìn) 行 垂 直 或 水 平 拆 分 。 快 速 拆 分 的 方 法 是 ： 先 在 需 要 拆 分 的 位 置 單 擊 鼠 標(biāo) ， 激 活 活 動 單 元 格 ，然 后 將 鼠 標(biāo) 指 向 垂 直 滾 動 條 頂 端 的 拆 分 框 ， 待 鼠 標(biāo) 指針 變 成 拆 分 指 針 時 ， 雙 擊 鼠 標(biāo) ， 那 么 窗 口 就 會 在 活 動單 元 格 上 方 將 窗 口 水 平 拆 分 。 再 次 雙 擊 拆 分 框 ， 則 拆分 取 消 。 如 果 雙 擊 水 平 滾 動 條 右 端 的 拆 分 框 ， 則 會 在 活 動單 元 格 的 左 側(cè) 進(jìn) 行 垂 直 拆 分 。 22. Excel表 格 數(shù) 據(jù) 行 列 巧 互 換 一 張 Excel報(bào) 表 ， 行 是 項(xiàng) 目 欄 、 列 是 單 位 欄 ， 現(xiàn) 在想 使 整 張 表 格 反 轉(zhuǎn) ， 使 行 是 單 位 欄 、 列 為 項(xiàng) 目 欄 ， 且其 中 的 數(shù) 據(jù) 也 隨 之 變 動 。 也 就 是 想 讓 Excel表 格 數(shù) 據(jù) 的行 列 互 換 ， 具 體 操 作 如 下 ： 可 先 選 中 需 要 交 換 的 數(shù) 據(jù) 單 元 格 區(qū) 域 ， 執(zhí) 行 “ 復(fù)制 ” 操 作 。 然 后 選 中 能 粘 貼 下 數(shù) 據(jù) 的 空 白 區(qū) 域 的 左 上 角 第 一個 單 元 格 ， 執(zhí) 行 “ 編 輯 、 選 擇 性 粘 貼 ” 命 令 在 打 開 的 “ 選 擇 性 粘 貼 ” 對 話 框 中 選 中 “ 轉(zhuǎn) 置 ” 選項(xiàng) 后 ， 確 定 、 返 回 即 可 。 23. 利 用 Shift鍵 輕 松 把 Excel表 格 轉(zhuǎn) 換 為 圖 片 首 先 選 中 需 要 復(fù) 制 成 圖 片 的 單 元 格 區(qū) 域 ， 然 后 按住 Shift鍵 依 次 選 擇 “ 編 輯 復(fù) 制 圖 片 ” 命 令 ， 接 著 彈出 “ 復(fù) 制 圖 片 ” 窗 口 ， 選 擇 “ 圖 片 ” 單 選 項(xiàng) 后 點(diǎn) 擊“ 確 定 ” 按 鈕 ， 這 時 就 將 選 定 的 表 格 區(qū) 域 復(fù) 制 成 圖 片了 。 最 后 復(fù) 制 到 目 標(biāo) 只 需 直 接 選 擇 “ 粘 貼 ” 命 令 即 可(或 者 按 Shift鍵 再 選 擇 “ 編 輯 粘 貼 圖 片 ” 命 令 )。 我們 還 可 以 將 其 在 Word中 進(jìn) 行 粘 貼 。 另 外 ， 在 復(fù) 制 圖 片 時 如 果 選 擇 了 “ 如 打 印 效 果 ”單 選 項(xiàng) ， 在 粘 貼 的 時 候 如 果 表 格 沒 有 邊 框 ， 復(fù) 制 后 的圖 片 也 不 會 出 現(xiàn) 邊 框 。 24.自 定 義 Excel下 拉 菜 單 要 在 Excel實(shí) 現(xiàn) 直 接 在 下 拉 菜 單 中 （ 自 定 義 內(nèi) 容 ） 選擇 輸 入 的 功 能 ， 實(shí) 現(xiàn) 如 下 圖 所 示 的 效 果步 驟 操 作 ：1.選 中 要 做 下 拉 列 表 的 單 元 格 。2.在 菜 單 中 選 擇 ： 數(shù) 據(jù) 有