《EXCEL培訓(xùn)》PPT課件.ppt

2008年 8月 27日 EXCEL學(xué)習(xí)介紹 EXCEL基本操作 EXCEL函數(shù) EXCEL工程技巧 EXCEL圖表 內(nèi)容提綱 EXCEL學(xué)習(xí)介紹 EXCEL用戶(hù)分類(lèi) 新手、初級(jí)、中級(jí)、高級(jí)、專(zhuān)家 EXCEL學(xué)習(xí)內(nèi)容分類(lèi) 操作、函數(shù)、圖表、分析、 VBA EXCEL學(xué)習(xí)介紹 EXCEL學(xué)習(xí)方法 1.循序漸進(jìn) 從掃盲入手，學(xué)會(huì) EXCEL的基本操作，如數(shù)據(jù)輸入、查找替換、 單元格設(shè)置、排序等。 向中級(jí)用戶(hù)進(jìn)軍：熟練 EXCEL菜單命令、學(xué)會(huì)使用數(shù)據(jù)透視表、 掌握常用函數(shù)使用和嵌套。 高級(jí)用戶(hù)標(biāo)志：熟練運(yùn)用數(shù)組、利用 VBA編寫(xiě)簡(jiǎn)單程序。 2.善用資源、學(xué)以致用 利用學(xué)過(guò)的東西盡可能解決問(wèn)題 常用 EXCEL幫助 學(xué)會(huì)利用互聯(lián)網(wǎng)學(xué)習(xí) EXCEL EXCEL基本操作 掌握 EXCEL菜單命令用法 掌握常用快捷鍵 雙手操作 EXCEL基本操作 單元格了解 主要了解單元格周?chē)男D標(biāo) 鼠標(biāo)放在單元格邊框上可以拖動(dòng)單元格，放在右下角可以向 上 /下或者左 /右復(fù)制單元格，放右下角按住 CTRL可以實(shí)現(xiàn)數(shù)值累 加，放在右下角按住 SHIFT可以插入單元格。 EXCEL基本操作 數(shù)據(jù)錄入 1.減少無(wú)用點(diǎn)擊次數(shù)（光標(biāo)特性） 2.批量錄入相同數(shù)據(jù)（ ctrl+enter） 3.身份證號(hào)碼輸入（設(shè)置單元格屬性為 “ 文本 ” 或者前面加 ） 4.分?jǐn)?shù)輸入（直接輸 1/3EXCEL默認(rèn)為 1月 3日，應(yīng)該寫(xiě)成 0 1/3） 5.平方、立方的輸入 (右鍵選擇單元格格式，選上標(biāo)、下標(biāo) ) 6.單元格里回車(chē)（ alt+enter） 6.1800頻點(diǎn)輸入（在工程參數(shù)中 TCH頻點(diǎn)是中 “ ， “ 隔開(kāi)的，而 1800頻點(diǎn)都是三位數(shù)， EXCEL在三位數(shù)輸入時(shí)會(huì)默認(rèn) “ ， ” 為千 分號(hào)，所以要先到 “ 工具 ” -“選項(xiàng) ” -“國(guó)際 ” 改掉 “ 千位分隔 符 ” 。 ) EXCEL基本操作 查找 1.模糊查找 按 CTRL+F進(jìn)入查找，在查找里直接輸查找內(nèi)容為模糊查找。 2.精確查找 在查找里點(diǎn)開(kāi)選項(xiàng)，將單元格匹配的勾打上為精確查找 3.值查找 在查找里點(diǎn)開(kāi)選項(xiàng)，查找范圍選擇值為值查找。（如果單元格里 是公式那必須用值查找） F4的使用 重復(fù)上一步操作 EXCEL基本操作 常用功能 1.凍結(jié)窗口 光標(biāo)放在我們需要固定范圍旁邊的單元格上，選擇菜單 “ 窗口 ” -“凍結(jié)窗口 ” 。 2.插入對(duì)象 選擇 “ 插入 ” -“對(duì)象 ” 3.分列 分列就是將一個(gè)單元格的內(nèi)容分幾個(gè)單元格顯示，先選中你要分列的單元格，選 擇 “ 數(shù)據(jù) ” -“分列 ” ，設(shè)置好分隔符。 4.快速查找工作表 移動(dòng)工作表區(qū)域右鍵 5.下拉菜單制作 點(diǎn)到你要制作下拉菜單的單元格，選擇 “ 數(shù)據(jù) ” -“有效性 ” ，在允許框中選 “ 序 列 ” ，在來(lái)源框中選擇數(shù)據(jù)范圍或者直接輸入值，主要在直接輸入值時(shí)要用 “ ， ” 隔開(kāi)。 6.外部數(shù)據(jù)導(dǎo)入 “ 數(shù)據(jù) ” -“外部數(shù)據(jù)導(dǎo)入 ” 7. 數(shù)據(jù)透視表 EXCEL函數(shù) 什么是函數(shù) Excel函數(shù)即是預(yù)先定義，執(zhí)行計(jì)算、分析等處理數(shù)據(jù)任務(wù)的特殊公式。 以常用的求和函數(shù) SUM為例，它的語(yǔ)法是 “ SUM(number1,number2,.)”。其中 “ SUM”稱(chēng)為函數(shù)名稱(chēng)，一個(gè)函 數(shù)只有唯一的一個(gè)名稱(chēng)，它決定了函數(shù)的功能和用途。函數(shù)名稱(chēng)后緊跟 左括號(hào)，接著是用逗號(hào)分隔的稱(chēng)為參數(shù)的內(nèi)容，最后用一個(gè)右括號(hào)表示 函數(shù)結(jié)束。 什么是公式 函數(shù)與公式既有區(qū)別又互相聯(lián)系。如果說(shuō)前者是 Excel預(yù)先定義好的特殊 公式，后者就是由用戶(hù)自行設(shè)計(jì)對(duì)工作表進(jìn)行計(jì)算和處理的公式。以公 式 “ =SUM(E1:H1)*A1+26”為例，它要以等號(hào) “ =”開(kāi)始，其內(nèi)部可以包 括函數(shù)、引用、運(yùn)算符和常量。上式中的 “ SUM(E1:H1)”是函數(shù)， “ A1” 則是對(duì)單元格 A1的引用 (使用其中存儲(chǔ)的數(shù)據(jù) )， “ 26”則是常量， “ *” 和 “ +”則是算術(shù)運(yùn)算符。 EXCEL函數(shù) 基礎(chǔ)概念 引用 1.認(rèn)識(shí)工作表區(qū)域 EXCEL共有 256列， 65536行。 2.單元格引用方式 (下 +F4引用間切換 ) 相對(duì)應(yīng)用 A1、 B1 絕對(duì)引用 $A$5、 $C$3 混合引用 $A5、 C$3 3.單元格引用分類(lèi) 一維引用 A1:A10, A1:F1 二維引用 A1:C10 三位引用 sheet1： sheet3！ A1 EXCEL函數(shù) 常用函數(shù) SUM， SUMIF， MAX， COUNT/COUNTA/COUNTIF， ROUND/ROUNDUP/ROUNDDOWN， HEX2DEC/DEC2HEX， LEFT/RIGHT， AVERAGE， VLOOKUP， LEN， MID ， SUBSTITUTE， IF ， AND/OR EXCEL函數(shù) SUM 用途：返回某一單元格區(qū)域中所有數(shù)字之和。 語(yǔ)法： SUM(number1， number2， .)。 參數(shù)： Number1， number2， .為 1到 N個(gè)需要求和的數(shù)值。 用法舉例： EXCEL函數(shù) SUMIF 用途：根據(jù)指定條件對(duì)若干單元格、區(qū)域或引用求和。 語(yǔ)法： SUMIF(range， criteria， sum_range) 參數(shù)： Range為用于條件判斷的單元格區(qū)域， Criteria是由數(shù)字、邏輯表達(dá)式 等組成的判定條件， Sum_range為需要求和的單元格、區(qū)域或引用。 用法舉例： EXCEL函數(shù) MAX 用途：返回?cái)?shù)據(jù)集中的最大數(shù)值。 語(yǔ)法： MAX(number1， number2， .) 參數(shù)： Number1， number2， .是需要找出最大數(shù)值的 1至 N個(gè)數(shù)值。 用法舉例：如果 A1=71、 A2=83、 A3=76、 A4=49、 A5=92、 A6=88、 A7=96，則公式 “ =MAX(A1:A7)”返回 96。 EXCEL函數(shù) COUNT /COUNTA/COUNTIF COUNT 用途：返回包含數(shù)字以及包含參數(shù)列表中的數(shù)字的單元格的個(gè)數(shù)。 語(yǔ)法 : COUNT(value1,value2,.) 參數(shù)： Value1, value2, . 為包含或引用各種類(lèi)型數(shù)據(jù)的參數(shù)（ 1 到 N個(gè)），但 只有數(shù)字類(lèi)型的數(shù)據(jù)才被計(jì)算。 函數(shù) COUNT 在計(jì)數(shù)時(shí)，將把數(shù)字、日期、或以文本代表的數(shù)字計(jì)算在內(nèi)； 但是錯(cuò)誤值或其他無(wú)法轉(zhuǎn)換成數(shù)字 的文字將被忽略。 如果要統(tǒng)計(jì)邏輯值、文字或錯(cuò)誤值，請(qǐng)使用函數(shù) COUNTA。 COUNTIF 用途：統(tǒng)計(jì)某一區(qū)域中符合條件的單元格數(shù)目。 語(yǔ)法： COUNTIF(range， criteria) 參數(shù)： range為需要統(tǒng)計(jì)的符合條件的單元格數(shù)目的區(qū)域； Criteria為參與計(jì)算的單元格條件，其形式可以為數(shù)字、 表達(dá)式或文本。其中數(shù)字可以直接寫(xiě)入，表達(dá)式和文本必須加引號(hào)。 用法舉例： EXCEL函數(shù) ROUND/ROUNDUP/ROUNDDOWN 用途：返回某個(gè)數(shù)字按指定位數(shù)取整后的數(shù)字。 語(yǔ)法： ROUND(number,num_digits) 參數(shù)： Number為需要進(jìn)行四舍五入的數(shù)字。 Num_digits為指定的位數(shù)，按 此位數(shù)進(jìn)行四舍五入。 ROUNDUP不做四舍五入的向上取整 ROUNDDOWN不做四舍五入的向下取整 用法舉例： EXCEL函數(shù) HEX2DEC/DEC2HEX 用途：十進(jìn)制和十六進(jìn)制的互相轉(zhuǎn)換 語(yǔ)法： HEX2DEC(number） 參數(shù)： number為需要轉(zhuǎn)換的數(shù)值 用法舉例： HEX2DEC(A)=10, DEC2HEX(10)=A EXCEL函數(shù) LEFT/RIGHT 用途：基于所指定的字符數(shù)返回文本字符串中的左邊第一個(gè)或前幾個(gè)字符 語(yǔ)法： LEFT(text,num_chars) 參數(shù)： Text是包含要提取字符的文本字符串。 Num_chars指定要由 LEFT 所 提取的字符數(shù)。 RIGHT為取右 用法舉例： left(“ad246g”,3)=ad2、 RIGHT (“ad246g”,3)=46g left(D2,LEN(D2)-5) EXCEL函數(shù) MID 用途：回文本字符串中從指定位置開(kāi)始的特定數(shù)目的字符 語(yǔ)法： MID(text,start_num,num_chars) 參數(shù)： Text是包含要提取字符的文本字符串。 Start_num是文本中要 提取的第一個(gè)字符的位置。文本中第一個(gè)字符的 start_num 為 1， 以此類(lèi)推。 Num_chars指定希望 MID 從文本中返回字符的個(gè)數(shù)。 用法舉例： MID(FS124,2,2)=S1 EXCEL函數(shù) VLOOKUP 用途：在表格或數(shù)值數(shù)組的首列查找指定的數(shù)值，并由此返回表格或數(shù)組當(dāng) 前行中指定列處的數(shù)值。 語(yǔ)法： VLOOKUP(查找值 ,數(shù)據(jù)表 ,序列號(hào) ,匹配條件 ) 匹配條件： 0表示精確查找， 1表示近視查找。 用法舉例： EXCEL函數(shù) LEN 用途：返回單元格字符數(shù) 語(yǔ)法： LEN(text) 參數(shù)： text是要查找其長(zhǎng)度的文本。空格將作為字符進(jìn)行計(jì)數(shù)。 用法舉例： A1單元格為 ” AFE”,LEN(A1)=3 EXCEL函數(shù) VERAGE 用途：返回參數(shù)的平均值（算術(shù)平均值）。 語(yǔ)法： AVERAGE(number1,number2,.) 參數(shù)： Number1, number2, . 為需要計(jì)算平均值的 1 到 N個(gè)參數(shù)。 用法舉例： A1為 10， A2為 12， A3為 14， A4為 12，則 AVERAGE(A1:A4)=12 EXCEL函數(shù) SUBSTITUTE 用途：在文本字符串中用 new_text 替代 old_text。 語(yǔ)法 :SUBSTITUTE(text,old_text,new_text,instance_num) 參數(shù)： Text為需要替換其中字符的文本，或?qū)形谋镜膯卧竦囊谩?Old_text為需要替換的舊文本。 New_text用于替換 old_text 的文本。 Instance_num為一數(shù)值，用來(lái)指定以 new_text 替換第幾次出現(xiàn)的 old_text。如果指定了 instance_num，則只有滿(mǎn)足要求的 old_text 被 替換；否則將用 new_text 替換 Text 中出現(xiàn)的所有 old_text。 用法舉例： EXCEL函數(shù) IF 用途：經(jīng)過(guò)對(duì)錯(cuò)判斷，返回不同的值。 語(yǔ)法： IF（ logical_test,value_if_ture,value_if_false） 參數(shù)： logical_test表示計(jì)算結(jié)果為 TRUE或 FALSE的任意值或表達(dá)式，滿(mǎn)足條 件返回 value_if_ture，否則 value_if_false 用法舉例： A1為 3， IF(A10,1,0)返回結(jié)果為 1. EXCEL函數(shù) AND/OR AND 用途：所有參數(shù)的邏輯值為真時(shí)返回 TRUE(真 )；只要有一個(gè)參數(shù)的邏輯值為假，則返回 FALSE(假 )。 語(yǔ)法： AND(logical1， logical2， )。 參數(shù)： Logical1， logical2， 為待檢驗(yàn)的 1 N個(gè)邏輯表達(dá)式，它們的結(jié)論或?yàn)?TRUE(真 )或?yàn)?FALSE(假 )。參數(shù)必須是邏輯值或者包含邏輯值的數(shù)組或引用，如果數(shù)組或引用內(nèi)含有文字 或空白單元格，則忽略它的值。 實(shí)例：如果 A1=2、 A=6，那么公式 “ =AND(A1A2)”返回 FALSE。如果 B4=104，那么公式 “ =IF(AND(1<B4， B4 OR 用途：所有參數(shù)中的任意一個(gè)邏輯值為真時(shí)即返回 TRUE(真 )。 語(yǔ)法： OR(logical1， logical2， .) 參數(shù)： Logical1， logical2， .是需要進(jìn)行檢驗(yàn)的 1至 N個(gè)邏輯表達(dá)式，其結(jié)論分別為 TRUE或 FALSE。 實(shí)例：如果 A1=6、 A2=8，則公式 “ =OR(A1+A2A2， A1=A2)”返回 TRUE；而公式 “ =OR(A1A2， A1=A2)”返回 FALSE。 EXCEL工程技巧 我們的中文小區(qū)名通常都是長(zhǎng)度不一的，如何通過(guò)函數(shù)套用實(shí)現(xiàn)小區(qū)到 基站名的轉(zhuǎn)換。 對(duì)于新建工程，我們到現(xiàn)場(chǎng)后局方通常值提供新建站的基站名和基站配 置，我們?nèi)绾瓮ㄟ^(guò)函數(shù)套用和巧用排序?qū)崿F(xiàn)基站到小區(qū)的制作。以及巧 用排序插入空行。 如何巧用 VLOOKUP刷選出相同列和不同列 如何巧用 IF進(jìn)行分類(lèi)匯總和根據(jù)小區(qū)載頻數(shù)求出基站配置（也可選出相 同列和不同列） 工參中 TCH列的制作 EXCEL圖表 通過(guò)實(shí)例講解