《公司Excel培訓(xùn)》PPT課件.ppt

LONCIN HR 公司人力資源系統(tǒng)人員 Excel技巧培訓(xùn) 公司人力資源部 LONCIN HR Excel技巧培訓(xùn)內(nèi)容 （部分內(nèi)容來(lái)源于翰威特咨詢(xún)公司） 自帶功能操作 快捷鍵操作： 常用快捷鍵 數(shù)據(jù)變換： 查找與替換、選擇性粘貼 數(shù)據(jù)篩選： 篩選、條件格式 數(shù)據(jù)匯總： 分類(lèi)匯總、數(shù)據(jù)透視圖表 . 函數(shù)技巧 查找引用函數(shù)： Vlookup函數(shù)、 Match函數(shù) 其它函數(shù)： 常用函數(shù)工具表 . eHR系統(tǒng)與 Excel 數(shù)據(jù)導(dǎo)入與導(dǎo)出格式： 薪資數(shù)據(jù)導(dǎo)入技巧、數(shù)據(jù) 導(dǎo)出格式轉(zhuǎn)換 檢查人事報(bào)表技巧： 報(bào)表統(tǒng)計(jì)規(guī)則、報(bào)表查錯(cuò) LONCIN HR Excel自帶功能操作 LONCIN HR LONCIN HR LONCIN HR LONCIN HR LONCIN HR LONCIN HR LONCIN HR LONCIN HR LONCIN HR LONCIN HR LONCIN HR LONCIN HR LONCIN HR LONCIN HR LONCIN HR LONCIN HR 函數(shù)技巧 LONCIN HR 單元格的引用 1.相對(duì)引用 相對(duì)引用指公式中的單元格位置將隨著公式單元格的位置而改變 2. 絕對(duì)引用 絕對(duì)引用是指公式和函數(shù)中的位置是固定不變的 . 絕對(duì)引用是在列字母和行數(shù)字之前都加上美元符號(hào)” $”,如 $A$4,$C$6 3. 混合引用 混合引用是指在一個(gè)單元格引用中 ,既有絕對(duì)引用 ,也有相對(duì)引用 . 例 :行變列不變 : $A4 列變行不變 :A$4 4. 單元格引用快捷鍵： F4 LONCIN HR LONCIN HR LONCIN HR Match函數(shù) 例如（ P2單元格） Match($A7,$A$1:$J$1,0)=5 MATCH(指示符 ， 數(shù)據(jù)表格區(qū) ，匹配方式 ) 注意： 若匹配方式為 0，匹配返回?cái)?shù)列中第一個(gè)與查找值精確 配對(duì)值的位置，數(shù)據(jù)表格區(qū)不需要排序 LONCIN HR Sumif函數(shù) -條件求和 例如（ G5單元格） SUMIF($C$3:$D$39,$F6,$D$3:$D$39)=26700 SUMIF(數(shù)據(jù)表格區(qū)， 條件 ，求和區(qū)域 ) 注意： 所選定的 數(shù)據(jù)表格區(qū) 第一列必須同 條件 的字段保持一致 LONCIN HR Countif函數(shù) -條件計(jì)數(shù) 例如（ G5單元格） COUNTIF(B2:B38,F5)=7 SUMIF(數(shù)據(jù)表格區(qū)， 條件 ) 條件 結(jié)果 數(shù)據(jù)表格區(qū) LONCIN HR eHR系統(tǒng)與 Excel LONCIN HR 薪資數(shù)據(jù)導(dǎo)入格式常見(jiàn)問(wèn)題 常見(jiàn)問(wèn)題 數(shù)據(jù)單元格格式為文本 數(shù)據(jù)單元格為空白 人員編碼格式異常 人員編碼重復(fù) LONCIN HR 薪資數(shù)據(jù)導(dǎo)入格式問(wèn)題解決之一 選擇”轉(zhuǎn)換為數(shù)字” LONCIN HR 薪資數(shù)據(jù)導(dǎo)入格式問(wèn)題解決之二 選擇 【 編輯 】【 查找 】【 替換 】 將空白單元格替換為 0 LONCIN HR 薪資數(shù)據(jù)導(dǎo)入格式問(wèn)題解決之三 第一步： 修改單元格格式為文本 第二步： 在單元格中輸入任意數(shù)字 后點(diǎn)工具欄中的 【 撤銷(xiāo) 】 按鈕 呈現(xiàn)的效果： 人員編碼列的所有單 元格的左上角有綠顏色的標(biāo)識(shí)符 LONCIN HR 薪資數(shù)據(jù)導(dǎo)入格式問(wèn)題解決之四 第一步： 選中 A2單元格， 點(diǎn)擊 【 條件格式 】 第二步： 設(shè)置公式 COUNTIF($A:$A,A2)1 并點(diǎn)擊 【 格式 】 填充為紅 色 第三步： 通過(guò)選擇性粘貼 將 A2單元格的格式粘貼到 A列的所有數(shù)據(jù)單元格 結(jié)果： A列中所有重復(fù)單元 格顯示為紅色 LONCIN HR 系統(tǒng)數(shù)據(jù)導(dǎo)出技巧 將人員信息維護(hù)中的部分 數(shù)據(jù)粘貼到 Excel中 新建 Excel表，并對(duì)放置人 員編碼和身份證號(hào)碼的單元 格設(shè)置為文本格式 在 eHR系統(tǒng)中選取需復(fù)制 的區(qū)域 技巧：選中起始行并按下 Shift鍵，再點(diǎn)擊結(jié)束行并釋 放 Shift鍵，按 Ctrl+C復(fù)制區(qū) 域數(shù)據(jù) 在 Excel表中按 Ctrl+V粘 貼數(shù)據(jù)，并選擇“匹配 目標(biāo)格式” LONCIN HR 人事報(bào)表統(tǒng)計(jì)規(guī)則 人事報(bào)表 表一、表二 ： 表中人數(shù)根據(jù)人員信息維護(hù)中的最高學(xué)歷統(tǒng)計(jì)，因此最高 學(xué)歷必須勾選且只能有一條最高學(xué)歷 人事報(bào)表 表二 ： 表中各崗位序列的人數(shù)根據(jù)任職信息中的“崗位序列”字段統(tǒng)計(jì)， 因此在職人員的崗位不能為空 人事報(bào)表 表三 ： 統(tǒng)計(jì)在特定期間內(nèi)的人員異動(dòng)情況 其中對(duì)離職轉(zhuǎn)出人員的信息維護(hù)作如下規(guī)定： 單位內(nèi)的人員作離職轉(zhuǎn)出操作，在執(zhí)行完調(diào)配后須在人員信息維護(hù)中修改“入集 團(tuán)時(shí)間”為新任職時(shí)間，同時(shí)在調(diào)配記錄中將上一條任職記錄的結(jié)束日期修改為原 離職日期； 單位間的人員作離職轉(zhuǎn)出操作，在調(diào)配申請(qǐng)單中選擇“原單位執(zhí)行調(diào)配后人員類(lèi) 別”時(shí)必須選擇“離職”。 LONCIN HR 人事報(bào)表查錯(cuò) 案例分析： L公司某月人員信息維護(hù)中的實(shí)際在職人數(shù) 165人 ，但人事報(bào)表表 一、表二統(tǒng)計(jì)到的總?cè)藬?shù)顯示為 152人 ，實(shí)際人數(shù)比報(bào)表人數(shù)多 13人 L公司人事員 為此傷透腦筋， 面對(duì)上千條數(shù)據(jù)，如何高效快捷地將 未統(tǒng)計(jì)到的人員查找出來(lái)呢？ 實(shí)際人數(shù) 報(bào)表人數(shù) LONCIN HR 人事報(bào)表查錯(cuò) -六步準(zhǔn)確鎖定漏報(bào)人員 第一步： 【 人員信息管理 】【 常用查詢(xún)分析 】 【 員工其它信息統(tǒng)計(jì) 】【 查錯(cuò)報(bào)表 】 導(dǎo)出“查錯(cuò)報(bào)表”并作如下篩選： 離職日期為空白 任職結(jié)束日期為空白 最近記錄標(biāo)志為“ Y” 人員類(lèi)別為“非全日制用工”（因案 例中數(shù)據(jù)異常人員為非全日制用工類(lèi)別 的），一般選擇在崗 篩選結(jié)果 LONCIN HR 人事報(bào)表查錯(cuò) -六步準(zhǔn)確鎖定漏報(bào)人員 第二步： 從人員信息維護(hù)中復(fù)制粘貼出實(shí)際人員 的員工編號(hào) LONCIN HR 人事報(bào)表查錯(cuò) -六步準(zhǔn)確鎖定漏報(bào)人員 第三步： 從人員信息維護(hù)中復(fù)制粘貼出實(shí)際人 員的員工編號(hào) 復(fù)制篩選后的查錯(cuò)報(bào)表中的人員編碼， 并粘貼到實(shí)際人員清單的表中，便于對(duì) 比 LONCIN HR 人事報(bào)表查錯(cuò) -六步準(zhǔn)確鎖定漏報(bào)人員 第四步： 條件格式設(shè)置 公式設(shè)置為： COUNTIF($C$2:$C$153,A2)=1 格式設(shè)為 “紅色” LONCIN HR 人事報(bào)表查錯(cuò) -六步準(zhǔn)確鎖定漏報(bào)人員 第五步： 粘貼格式確定漏報(bào)人員 將 A2單元格的格式復(fù)制粘貼到 A 列所有單元格 未填充 “紅色” 單元格的為漏報(bào) 人員編碼 LONCIN HR 人事報(bào)表查錯(cuò) -六步準(zhǔn)確鎖定漏報(bào)人員 第六步： 準(zhǔn)確查找人員漏報(bào)的原因 原因：學(xué)歷信息為空 LONCIN HR Thanks for listening！ END