《VBA電子教案》PPT課件.ppt

第一章：Office Xp 概述,作者：李政,3.Office Xp的安裝,2.Office Xp 特性,1.Office Xp 組件簡介,主要內(nèi)容,6.Office Xp 通用快捷鍵,5.Office Xp 工具介紹,4.Office Xp 啟動與退出,主要內(nèi)容,Next chapter,1.21 清新的界面 1.22 易用性 1.23 VBA與宏 1.24 網(wǎng)絡(luò)功能 1.25 新增的中文特性 1.26 其他功能,Office XP是一個應(yīng)用程序包，是將多個辦公軟件集成后形成的綜合辦公軟件，Word 2002、Excel 2002、Access 2002、PowerPoint 2002、FrontPage2002、Outlook 2002等應(yīng)用程序都是Office中的組件。作為辦公和管理的平臺，它不僅是您日常工作的重要工具，也是生活中的得力助手。 盡管Office組件越來越趨向于集成化，但各個組件仍有著比較明確的分工。一般說來，Word主要用來進(jìn)行文本的輸入、編輯、排版、打印等工作； Excel主要用來進(jìn)行有繁重計算任務(wù)的預(yù)算、財務(wù)、數(shù)據(jù)匯總等工作； PowerPoint主要用來制作演示文稿和幻燈片及投影片等； Access是一個桌面數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)及數(shù)據(jù)庫應(yīng)用程序； Outlook是一個桌面信息管理的應(yīng)用程序； FrontPage主要用來制作和發(fā)布因特網(wǎng)的Web頁面。 Word、Excel、PowerPoint、Access等組件之間的內(nèi)容可以互相調(diào)用，互相鏈接，或利用復(fù)制粘貼功能使所有數(shù)據(jù)資源共享。我們也可以將這些組件結(jié)合在一起使用，以便使字處理、電子數(shù)據(jù)表、演示文稿、數(shù)據(jù)庫、時間表、出版物，以及 Internet 通訊結(jié)合起來，從而創(chuàng)建適用于不同場合的專業(yè)的、生動的、直觀的文檔。,1.2.1 清新的界面 Office XP的界面去掉了以往版本中一些令人不舒服的部分，整體上給人以清涼舒適的感覺。 首先是“水色”的風(fēng)格設(shè)計。這種精心設(shè)計的界面，帶給操作者以身臨大自然般的寧靜與隨意，從心理上令人感到輕松，無形中為使用者減輕了工作帶來的壓力。 其次是缺省模式隱藏“Office助手”。在以往的版本中它被設(shè)置為默認(rèn)顯示，每次啟動時不請自來，現(xiàn)在清靜多了。Office XP在菜單欄的右側(cè)增加了一個供用戶“提出問題”的輸入框。在里面輸入有關(guān) Office 程序的問題時，可以查看選項(xiàng)列表，閱讀“幫助”主題。它在很大程度上代替了“Office 助手”功能。 這種視覺上的改進(jìn)還表現(xiàn)在字距、背景色和前景色等方面，原來的用戶不會感到十分陌生，新用戶也不會無所適從，增加了軟件的親和力。,1.2.2 易用性 1.智能標(biāo)記 在整個Office XP的環(huán)境中，隨處可見智能標(biāo)記（Smart Tag）。所謂“智能標(biāo)記”就是一組在所有Office應(yīng)用程序中共享的按鈕，當(dāng)用戶在進(jìn)行實(shí)際操作時（如粘貼數(shù)據(jù)、自動更正或輸入人名、地址和日期等），這些按鈕就會及時出現(xiàn)，提供幫助用戶繼續(xù)操作的選項(xiàng)。有了這樣一組工具，就相當(dāng)于在用戶工作時有一個無形的助手隨時待命，一旦用戶需要他們就會及時出現(xiàn)，幫助用戶完成正確的操作。,2.任務(wù)窗格 任務(wù)窗格是Office XP中新增加的一個功能特性，它是一個可折疊的窗口，向用戶提供比菜單更便捷的方式來使用命令、收集信息和修改文檔。這個窗口會根據(jù)用戶的操作需求自動彈出來，使人們隨時獲得所需工具，讓用戶有效控制Office工作方式，大幅度提高了工作成效。 任務(wù)窗格的設(shè)計使原來許多不為用戶所知或者不易調(diào)用的命令使用起來更加方便了，因?yàn)樵S多常用的命令可以放在這里，唾手可得。 在以往的版本中，用戶需要記住每項(xiàng)操作在菜單中的位置，如果不小心忘記了，就要花時間在不同層次的菜單中翻箱倒柜地尋找。在Office XP中，用戶可以很容易地從顯示在屏幕右側(cè)的“任務(wù)窗格”中執(zhí)行搜索、打開或啟動新文檔、查看剪切板內(nèi)容、設(shè)置文檔和演示文稿的格式等操作?！叭蝿?wù)窗格”的內(nèi)容與特定的應(yīng)用程序有關(guān)。 一個任務(wù)窗格可以包含一個或多個頁面，每個頁面可以分成若干個區(qū)。Office XP允許開發(fā)人員通過編程來操作任務(wù)窗格，讓它完成特定的功能。,3.改進(jìn)的剪貼板 Office XP的剪貼板最多可以記憶24次復(fù)制的內(nèi)容，其數(shù)量比前作有了一倍的提高，這讓我們在撰寫文檔的時候能夠同時復(fù)制更多的內(nèi)容。同時，所有復(fù)制下來的信息內(nèi)容、文字扼要、圖片縮略圖等都會在窗口右邊的區(qū)域中按次序排列顯示，可以根據(jù)需要有選擇的粘貼或者刪除。 4智能折疊菜單 Office XP下拉菜單中只顯示最常用的功能。對于其他功能，如果需要，按一下菜單最底下的箭頭，菜單就會完全打開，對使用過的菜單項(xiàng)，下一次打開菜單后，Office XP就把這它作為常用菜單顯示出來，而隱藏其他不常用的菜單項(xiàng)。,5多文檔切換方式 Office XP將每一個文檔分別作為一個任務(wù)單獨(dú)顯示，如果我們同時打開多個文檔之后，系統(tǒng)將會在任務(wù)欄上分別顯示每個文件的圖標(biāo)，我們只需使用ALT+TAB快捷鍵或用鼠標(biāo)單擊任務(wù)欄上的文檔圖標(biāo)就可以在同一應(yīng)用程序中的不同文檔之間進(jìn)行切換。 6直接預(yù)覽字體 Office XP在字體列表框中不再是簡單地列出字體的名稱，而是將字體的形狀也顯示出來，使人一目了然，可以很方便地選擇字體。,1.2.3 VBA與宏 1VBA Office XP套裝軟件還包含一個十分重要的VBA組件。VBA（Visual Basic for Application）是VB（Visual Basic）的子集，它嵌入Office應(yīng)用程序當(dāng)中。利用它可以實(shí)現(xiàn)繁瑣、機(jī)械的日常工作的自動化，可以利用精美的界面和實(shí)用的控件實(shí)現(xiàn)用戶程序的封裝，從而極大地提高用戶的辦公效率，提高軟件的應(yīng)用水平。 2宏 “宏”實(shí)際上就是用VBA編寫的子程序。它的最大特點(diǎn)是可以錄制，將某些操作過程錄制下來并自動轉(zhuǎn)換為VBA程序，由此可以實(shí)現(xiàn)程序設(shè)計的部分自動化。這也是VBA編程的最精彩、最吸引人之處。,3宏病毒防護(hù) 通過設(shè)置安全級別，可以在打開一個帶有宏的Office XP文件時進(jìn)行提示，當(dāng)你確認(rèn)宏的可靠來源后可以啟用，否則拒絕宏的執(zhí)行，以防止宏病毒的侵入。 Office XP還提供了數(shù)字簽名功能，你可以為開發(fā)的宏添加數(shù)字簽名。宏上的數(shù)字簽名是宏中的一種識別印記，可以幫助用戶確認(rèn)帶有宏的文檔來源以及它們是否被改動過，無論通過什么途徑修改了宏的代碼，其數(shù)字簽名都將被刪除。這樣，提高了文檔的安全性和用戶的安全感。,1.2.4 網(wǎng)絡(luò)功能 1.Web頁 以前用Word制作網(wǎng)頁已經(jīng)不是秘密了，但是在Office XP中可以在各個組件中將所編輯的文檔直接保存為HTML格式的網(wǎng)頁文件，并且這樣制作得到的網(wǎng)頁能夠在IE 3.0到IE 6.0之間的各個版本上瀏覽器，以獲得最佳的瀏覽效果。 Office XP包含的所有組件都與Web緊密結(jié)合，Word、Excel、PowerPoint、Access等組件所生成的文檔都可以保存為HTML格式，而且可以最大限度地保持原文的格式。它帶來的直接好處是解決了過去許多版本的不兼容問題，把分散在各個組件中的文檔收集工作集中到了一個統(tǒng)一的平臺之上，從而可以很容易地進(jìn)行信息的匯總和發(fā)布，提高了工作效率。 Office XP更獨(dú)特的Web 功能表現(xiàn)在：PowerPoint制作的幻燈片另存為超文本后，在IE5中這些效果仍然存在，而且前后翻頁甚至放映也都與PowerPoint中的效果一樣。在Office XP中利用新增加的Web 組件可以很輕松地將Access數(shù)據(jù)庫添加到Web頁中，整個編程過程完全是可視化的，初學(xué)者可以在幾個小時內(nèi)就掌握編輯要領(lǐng)。 為了生成有效的HTML文件格式，Office XP把創(chuàng)建HTML文檔功能嵌入到我們都很熟悉的文檔打開和保存標(biāo)準(zhǔn)命令中，從而簡化了HTML文檔的創(chuàng)建。,2.團(tuán)隊(duì)協(xié)作 Office XP的另一個實(shí)用的功能是基于文檔的協(xié)作功能。目前人們最常用的協(xié)作方式是將文檔附加在電子郵件中，這種方式的弊端是難于（或無法）跟蹤文檔的多個版本和他人的修改。增強(qiáng)的Office XP協(xié)作功能使用戶可以通過電子郵件來審閱、比較和合并他人修改的文檔，這有助于工作組共享信息并進(jìn)行有效的協(xié)作。 SharePoint Team Service（團(tuán)隊(duì)作業(yè)）是一個Web 協(xié)同應(yīng)用軟件，可以通過網(wǎng)絡(luò)為團(tuán)隊(duì)成員提供討論溝通、文件共享和項(xiàng)目合作的渠道。SharePoint基于一個可以用普通瀏覽器進(jìn)行編輯的網(wǎng)站，團(tuán)隊(duì)成員不需要專業(yè)的網(wǎng)站編輯技術(shù)，只要擁有適當(dāng)?shù)臋?quán)限即可修改其中的內(nèi)容，從而極大地提高了團(tuán)隊(duì)的協(xié)同性和參與感。團(tuán)隊(duì)成員也可以在SharePoint網(wǎng)站上建立和保存文件，而且整個過程與Word字處理軟件完美地集成在一起，讓人覺得非常熟悉，使用起來輕松自如。,3.將頁面保存為單獨(dú)的文件 當(dāng)我們將網(wǎng)上的頁面連圖片保存到硬盤中之后，需要的時候必須保證頁面的html文件和存放圖片的文件夾在同一個目錄中，否則將出現(xiàn)頁面中圖片缺損的情況。而在Access、Excel、PowerPoint、和Word中都可以使用一種特殊的頁面檔案文件格式，將頁面中的所有元素(包括文本、圖形和樣式表)保存到單個文件中。這樣既方便了我們管理文件，又容易復(fù)制攜帶。 4.電子郵件 在Office XP中所有組件的工具欄下都新增了一個E-mail按鈕，通過它可以在工作的時候直接將所編輯的文檔以附件或者是正文的形式發(fā)送出去。而且在作為附件形式發(fā)送時，僅僅填寫對方的電子信箱地址，并給這封信件進(jìn)行簡短的介紹即可。當(dāng)別人收到郵件之后，還可以直接在附件欄中再進(jìn)行編輯修改，等處理完畢后也能很便捷的將文檔發(fā)送給你。,1.2.5 新增的中文特性 Office XP中文版提供了一系列的中文特性，開發(fā)了許多專門針對中文應(yīng)用的功能和工具，比如基于漢語分詞原理的中文詞和句的選擇、中文校對、整句輸入法等。另外在表格、字庫、簡繁體轉(zhuǎn)換方面也作了大量改進(jìn)。 Office XP中文版支持高達(dá)64000個漢字的超大字符集，包含了新的語音輸入、語音合成技術(shù)以及新版本的微軟拼音和改進(jìn)了的手寫輸入，有多達(dá)十五萬詞條的強(qiáng)大的中英雙向詞典。 1.語音和手寫輸入 在Office XP中集成了語音操作的方式，經(jīng)過短暫的機(jī)器語音培訓(xùn)之后，我們就可以直接通過聲音來輸入文檔的內(nèi)容，或者是實(shí)現(xiàn)對段落格式設(shè)置、字體更改的操作，更能夠控制Office XP中的菜單、工具欄和對話框項(xiàng)，讓語音幫助你打印文檔、保存文件。這對于不熟悉中文打字的用戶來說是很有意義的。 Office XP還允許用戶通過手寫板書寫文稿，并且可以把手寫文稿直接輸入到 Office應(yīng)用程序。用戶既可以讓Office應(yīng)用程序?qū)⑹謱懳母遄R別為印刷體的電子稿，也可以按手寫體保存。,2.微軟拼音3.0 在Office XP中內(nèi)建了微軟拼音輸入法3.0，這個版本的輸入法在智能化方面比以前版本有了極大的提高，其整句輸入功能在同類軟件中可以說處于領(lǐng)先地位。 微軟拼音輸入法3.0作為Office XP中文版的成員，與系統(tǒng)緊密集成，標(biāo)準(zhǔn)拼音、語句輸入、高準(zhǔn)確率，運(yùn)行效率更高，性能更穩(wěn)定。它可以為我們提供更完善的中文輸入、編輯、排版的解決方案。 作為一種智能型的語句輸入法，微軟拼音輸入法以自然語言處理技術(shù)為核心，以句子為基本單位，根據(jù)句子前后的相關(guān)屬性，智能地確定輸入的拼音信息，從而突破了傳統(tǒng)中文輸入法以詞為單位，手工選詞的障礙。微軟拼音輸入法具有自動組句功能，用戶可隨意輸入不同長短的句子，連續(xù)輸入相應(yīng)的漢字拼音，這樣既保證了用戶思維的流暢，又無需人工分詞，過多地查找重碼，大大提高了寫作的效率。這種輸入法重碼率低又不需要培訓(xùn)。,3中文斷詞功能 Office XP使用了中文斷詞技術(shù)，可以根據(jù)上下文自動斷詞，它為中文校對和整句輸入等提供了基礎(chǔ)。當(dāng)我們雙擊中文句子或詞組時，Office XP會分析文稿的上下文，并選定距光標(biāo)最近的中文詞語。這樣可以使我們快速選定中文詞語并執(zhí)行一些操作，比如重新輸入另一個詞來代替所選詞語或進(jìn)行復(fù)制、粘貼等。 在中文Office XP中，引入了一種新的測量單位字符單位。這樣，我們就能夠以字符為單位測量一些段落格式設(shè)置、頁邊距、行距、字符間距等。這對于中文文字的處理特別有用，因?yàn)樵S多人在日常如縮進(jìn)寫作中有在段落起始處縮進(jìn)兩個字符的習(xí)慣。如果以字符為單位，您就不必?fù)?dān)心因改變了字體、字號等造成格式上的混亂,4中文校對 漢語的連續(xù)書寫特性使得自動校對變得非常復(fù)雜，因?yàn)闊o法斷定單個文字在詞中是否使用正確，所以在Office 97以前的版本中，語法校對主要針對西文部分。在Office XP對中文文檔也提供包括語法、錯別字等自動校對的功能，它在確信有錯誤的中文詞語下面用紅色的波折線表示，在有疑問的詞語下面用綠色的波折線表示，甚至可以糾正某些不太明顯的錯誤，比如它可以發(fā)現(xiàn)“山青水秀”中的“青”字用錯了。 5表格功能的增強(qiáng) 中國的表格與西方的表格相比，不僅形式多樣，畫法靈活，而且表頭也要復(fù)雜得多，所以仔細(xì)觀察一個軟件制作表格的功能就可以從側(cè)面反映出它的中文化水平。Office XP對制表功能進(jìn)行了許多擴(kuò)充，可以在文檔中拖動表格，改變表格大小，可以實(shí)現(xiàn)文字繞排和表格的嵌套，還可以創(chuàng)建網(wǎng)頁風(fēng)格的表格。,6簡繁體轉(zhuǎn)換 Office XP的Word應(yīng)用程序提供了簡體中文與繁體中文之間的轉(zhuǎn)換，而且還提供了基于詞的簡體中文與繁體中文之間的轉(zhuǎn)換。利用這個功能，我們可以很方便地將一篇簡體中文的文章轉(zhuǎn)換為繁體的形式，也可以把繁體中文的文章轉(zhuǎn)換為簡體的形式。,1.2.6 其它功能 1.數(shù)據(jù)安全性 Office XP對于文檔的安全性方面提供了一定的保障，這讓我們在使用Office XP的時候更為放心。在Word、Excel和PowerPoint中增加了文檔數(shù)字簽名的功能，這樣在傳發(fā)文件的時候，可以通過這個數(shù)字簽名確認(rèn)文件是否被改變過。Outlook中也有郵件數(shù)字簽名的功能，以防止別人冒用你的名義發(fā)送郵件。 Office XP的安全性還體現(xiàn)在對文檔的數(shù)據(jù)恢復(fù)方面。在編寫文檔的時候遇到錯誤或停止響應(yīng)，可以采用程序恢復(fù)功能來激活程序，或者在以后重新打開程序的時候，這個文檔將顯示在“文檔恢復(fù)”任務(wù)窗格中。 有了文檔恢復(fù)功能，當(dāng)文件、應(yīng)用或者系統(tǒng)出現(xiàn)錯誤的時候，Office文檔可以自動得到恢復(fù)。用戶只要重新啟動應(yīng)用軟件、打開恢復(fù)的文檔，即可繼續(xù)工作。另外，用戶可以選擇是否要將錯誤信息直接報告微軟公司并接受基于Web的幫助，以便解決遇到的問題。如果是機(jī)構(gòu)用戶，也可以選擇將錯誤信息報告給內(nèi)部IT支持部門。 Word和Excel能自動對崩潰的文檔進(jìn)行修復(fù)，在出現(xiàn)錯誤或者是不能打開文件的情況下，Word和Excel還能恢復(fù)失效的功能。也可以在“打開文件”對話框中選擇“打開并修復(fù)”來啟動該功能。,2.掃描與OCR功能 在Office XP中直接集成了對掃描儀的支持，可以直接調(diào)用掃描儀對文章進(jìn)行掃描。 以前工作的時候，都是先將文章掃描并進(jìn)行OCR識別，然后再轉(zhuǎn)貼到Word中進(jìn)行處理，所以工作起來非常麻煩。而現(xiàn)在有了Office XP之后，可以直接一次性掃描多篇文章，并有選擇的將一篇文章或者全部的文章通過內(nèi)置的OCR文字識別之后導(dǎo)入Word，所以極大的減輕了工作的負(fù)擔(dān)。 3.壓縮圖片 用戶可用 Office XP 的“壓縮圖片”（在“圖片”工具欄中）功能來壓縮 Office 文件中的圖形。用戶可以選擇文件的用途（Web、打印、屏幕顯示等），并指定是否優(yōu)化文件中的一個或多個圖形。然后程序?qū)⒂靡环N盡量壓縮圖形尺寸（但不損失圖形質(zhì)量）的方式來壓縮圖形。 Office XP的組件使用了改進(jìn)的圖形系統(tǒng)，通過這個圖形系統(tǒng)，可以讓圖形和藝術(shù)字具有更平滑的輪廓，并能夠調(diào)整色調(diào)和透明度級別。并且由于排版需要調(diào)整圖片大小時，不會出現(xiàn)無法重定象素而導(dǎo)致圖片內(nèi)容無法辨認(rèn)的情況。,1.3 Office XP的安裝 Office XP的安裝界面更加漂亮，Office XP的安裝過程更加智能化，給用戶 大的自由靈活性，軟件的可定制能力明顯增強(qiáng)。安裝程序?qū)τ谙到y(tǒng)的依 性明顯弱化，無需重啟即可完成安裝過程便說明了這一點(diǎn)。而且智能安 功能可以在裝過程開始時檢測用戶已經(jīng)在硬盤上安裝了哪些Office應(yīng)用程 序，并Office XP的相應(yīng)部分安裝。 Office XP的Custom Installation Wizard（自定義安裝向?qū)В┰试S用戶在安裝過程中將Office組件刪除、為不同的Office應(yīng)用程序設(shè)定安全級別。 Custom Maintenance Wizard（自定義維護(hù)向?qū)В┰试S管理員在Office XP安裝后對應(yīng)用程序進(jìn)行維護(hù)和設(shè)置。用戶可以添加或卸載Office組件。 Office XP還提供了一個Save My Settings Wizard（保存設(shè)置向?qū)В?，用戶可以把自己對Office進(jìn)行的設(shè)置輸出為文件保存或者上傳至網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器。這樣，當(dāng)用戶再次安裝Office XP時便無需再次重復(fù)繁瑣的設(shè)置了。你可以輕松地讓家里的電腦與辦公室的電腦采用相同設(shè)置的Office，充分滿足你個人的習(xí)慣。 安裝Office XP和安裝以前的版本一樣容易。如果你已經(jīng)安裝了舊版本的Office應(yīng)用程序，安裝程序會分析用戶的當(dāng)前配置，并智能安裝同樣的組件。用自定義安裝功能，可以選擇安裝或者不安裝套件中的任何一個部分。Office XP 的開發(fā)者十分注重應(yīng)用程序的安全性。崩潰的執(zhí)行文件會由應(yīng)用程序本身自動修復(fù)，因此，不需要把應(yīng)用程序卸載后再重新安裝。,1.3.1 安裝環(huán)境 1.操作系統(tǒng) Office XP可以在Windows 98、Windows Me、Windows NT、Windows 2000和Windows XP操作系統(tǒng)上運(yùn)行。 2.硬件 Office XP要求的最低配置是：Pentium-133處理器，24MB內(nèi)存，245MB硬盤空間，SVGA顯示器，CD-ROM，鼠標(biāo)鍵盤等基本設(shè)備。 微軟建議的配置是：配置Pentium-III處理器、128MB內(nèi)存、運(yùn)行Windows 2000專業(yè)版的PC。 如果使用語音識別和在線合作等功能，還需要配置調(diào)制解調(diào)器、多媒體、視頻加速卡、話筒和語言接口。,1.3.2 安裝過程 1.升級系統(tǒng)文件 即使當(dāng)前安裝的是Windows 98及以上版本的Windows操作系統(tǒng)，在安裝Office XP之前也需要對一些系統(tǒng)文件進(jìn)行適當(dāng)?shù)纳墶Ｈ绻\(yùn)行的是Windows 2000或Windows Me，則無需升級，因?yàn)槠渲幸呀?jīng)包含了新版的系統(tǒng)文件。 如果現(xiàn)在運(yùn)行的是Windows 98或NT，Office XP將自動地對系統(tǒng)文件進(jìn)行升級。在“System Files Update Setup”（系統(tǒng)文件升級安裝程序）對話框出現(xiàn)后點(diǎn)擊“下一步”按鈕，就會開始進(jìn)行升級。,2.安裝Office應(yīng)用程序 如果系統(tǒng)中安裝有舊版本的Office軟件，在安裝新的應(yīng)用程序時會首先刪除舊版本軟件中的應(yīng)用程序，釋放存儲空間，然后再向硬盤中存儲Office XP的應(yīng)用程序。 為節(jié)省磁盤空間，可選擇“定制安裝”，在不想安裝的應(yīng)用程序名稱前的復(fù)選框取消選擇。例如，如果不需要幻燈演示軟件，就可以清除PowerPoint之前的選項(xiàng)。 “定制安裝”時，單擊這些組件前的加號，將顯示這些組件下的子組件。單擊圖標(biāo)旁的下拉箭頭，可以看到四種選擇： 從本機(jī)運(yùn)行（Run from My Computer）：該組件及其子組件的程序文件按設(shè)置復(fù)制到用戶計算機(jī)的硬盤上。 從本機(jī)運(yùn)行全部應(yīng)用程序（Run all from My Computer）：將該組件及其所有子組件的所有程序都復(fù)制到用戶計算機(jī)硬盤上。 在首次使用時安裝（Installed on First Use）：只復(fù)制必要的系統(tǒng)文件，在需要時才將其他程序文件復(fù)制到計算機(jī)中。 不安裝（Not Available）：不在用戶計算機(jī)硬盤上安裝該組件。,1.3.3 兼容性 當(dāng)推出Office 97時，微軟為其中的Word、Excel和PowerPoint文檔創(chuàng)建了全新的文檔格式，帶來了許多兼容性方面的問題。Office XP中的這些應(yīng)用軟件使用與Office 97和Office 2000相同的文檔格式，因此在Office XP中可以打開用Office 97、Office 2000創(chuàng)建的文檔，并與使用這些軟件的用戶共享文檔。此外，Office XP可以安裝文檔格式轉(zhuǎn)換軟件，使我們可以打開包括Office 4.x和Office 95在內(nèi)的以前版本的Office軟件創(chuàng)建的文檔。 在一臺單獨(dú)的機(jī)器這些都不會有問題。但如果要建立一個網(wǎng)絡(luò)，其中既包括運(yùn)行Office XP的計算機(jī)也包括運(yùn)行Office 4.x或95的計算機(jī)，此時就必須在安裝Office 4.x或95的計算機(jī)上安裝文件格式轉(zhuǎn)換軟件，否則它們不能打開Office 97-XP格式的文檔。 從微軟的網(wǎng)站上下載容量為13.6MB的Office Converter軟件包，并在運(yùn)行Office 4.x或95的計算機(jī)上進(jìn)行安裝。這一軟件包可以在所有運(yùn)行Windows 3.1、95、98、Me、NT 4.0和2000的PC上運(yùn)行。,1.4 Office XP應(yīng)用程序的啟動與退出 1.4.1 啟動應(yīng)用程序 要啟動Office XP的任意一個應(yīng)用程序，通?？墒褂孟率龇椒?。 【方法1】單擊 Windows“開始”按鈕，在“程序”菜單中選擇需要的應(yīng)用程序名。 【方法2】單擊桌面上事先建立的應(yīng)用程序快捷方式圖標(biāo)。 【方法3】雙擊已經(jīng)建立的Office文檔或模板。 1.4.2 應(yīng)用程序間的切換 在Windows中，可同時運(yùn)行多個Office應(yīng)用程序，并可隨時根據(jù)需要，在這些應(yīng)用程序間快速切換。例如，可同時運(yùn)行Word和Excel，聯(lián)合使用他們建立一個報表，或單獨(dú)用某個應(yīng)用程序建立文檔。 為在打開的應(yīng)用程序間切換，可通過Windows屏幕底下的任務(wù)欄進(jìn)行。 圖1.1顯示了一個典型的任務(wù)欄。其中每一個運(yùn)行的應(yīng)用程序都有一個對應(yīng)的按鈕。該圖表明當(dāng)前有兩個應(yīng)用程序正在運(yùn)行，一個是Word，另一個是Excel。前臺應(yīng)用程序，或者稱為活動應(yīng)用程序的按鈕呈凹狀（按下狀）。,盡管Windows下所有運(yùn)行的程序都處于工作狀態(tài)，但只有前臺應(yīng)用程序（活動應(yīng)用程序）才可以接受信息，而且在任一時刻只有一個前臺應(yīng)用程序。 要想使另一個應(yīng)用程序成為前臺程序，只要 單擊任務(wù)欄上相應(yīng)的按鈕即可,1.4.3 退出應(yīng)用程序 為退出Office應(yīng)用程序，執(zhí)行下述任何一種操作均可： 【方法1】在該應(yīng)用程序的“文件”菜單中選“退出”項(xiàng)。 【方法2】單擊該應(yīng)用標(biāo)題欄右側(cè)的“關(guān)閉”按鈕。 【方法3】單擊應(yīng)用程序標(biāo)題欄最左側(cè)的圖標(biāo)，在下拉菜單中選“關(guān)閉”項(xiàng)。 【方法4】雙擊應(yīng)用程序標(biāo)題欄最左側(cè)的圖標(biāo)。 【方法5】按Alt+F4鍵。,1.5 Office XP工具介紹 1.5.1 Office助手 在Office應(yīng)用程序中，窗口中有時會出現(xiàn)一個表情豐富的小卡通形象，那就是Office為我們提供的一個小助手。如果你的窗口中看不到這個卡通形象，單擊“幫助”菜單，選擇“顯示Office助手”命令，小助手就出現(xiàn)了。 Office助手很通人性，表情豐富，活潑可愛。它能根據(jù)你當(dāng)前所做的操作，來猜測你下一步想做什么。遇到什么難題了，如果覺得有必要，小助手就會跳出來，給你提供各種幫助信息。小助手有動畫效果，如果它的形象不符合你的口味，你可以去小助手的家里，選擇喜歡的助手來幫助學(xué)習(xí)，使你在充滿趣味的心境中學(xué)習(xí)和掌握Office。 小助手能給我們哪些幫助呢？它可以提供建議、向?qū)?、提示、信息四種幫助。,1設(shè)置助手選項(xiàng) 右擊助手，通過選擇快捷鍵菜單的“選項(xiàng)”命令，可以顯示“Office 助手”對話框的“選項(xiàng)”選項(xiàng)卡。 在這里我們可以設(shè)置許多與“助手”能力相關(guān)的選項(xiàng)，也可以設(shè)置控制提示顯示方式的選項(xiàng)。通過這些設(shè)置可以使我們的助手更聰明，更有人情味，更符合我們的習(xí)慣。 如果想在啟動Microsoft Office 程序時能夠顯示“日積月累”，可以單擊 Office 助手，再單擊“選項(xiàng)”按鈕，然后選中“選項(xiàng)”卡上的“啟動時顯示日積月累”復(fù)選框。 2選擇助手 右擊助手，通過選擇快捷鍵菜單的“選擇助手”命令，可以顯示“Office 助手”對話框的“助手之家”選項(xiàng)卡。單擊“上一位”或“下一位”按鈕，可以選擇你喜歡的助手。,3隱藏助手 Microsoft的研究表明人們要么特別喜歡“Office 助手”，要么特別討厭“Office 助手”。如果覺得小助手有些愛顯示自己的博學(xué)，又總是好打岔，可以炒它的魷魚，讓它從視野中消失。用右鍵單擊“Office 助手”，從快捷鍵菜單中選擇“隱藏”命令，“助手”就從窗口中消失了，直到再次選擇“幫助”它才會出現(xiàn)。要防止“助手”重新出現(xiàn)，可以右鍵單擊“助手”，選擇快捷鍵菜單的“選項(xiàng)”命令，清除“使用Office 助手”復(fù)選框。,1.5.2 快捷工具欄 如果你選擇安裝了Office快捷工具欄，那么在計算機(jī)啟動后這個工具欄就會自動加載。如果沒有安裝快捷工具欄，可在需要的時候隨時安裝。 1啟動快捷工具欄 單擊任務(wù)欄上的“開始”按鈕，選擇“程序”項(xiàng)，找到“Microsoft Office工具”，從彈出的菜單中選擇“Microsoft Office快捷工具欄”命令，就可以啟動快捷工具欄了。 在第一次啟動工具欄時會彈出一個提示框，提示你是否讓工具欄在Windows啟動時自動啟動，如果選擇“是”，以后啟動Windows后，工具欄會自動啟動。 2快捷工具欄的使用 使用Office快捷工具欄，可以方便地啟動各個Office組件。用鼠標(biāo)在工具欄上移動，工具欄會自動給出提示，顯示各個按鈕的作用。 快捷工具欄可以拖動到屏幕的任意位置，還可以拖動到屏幕的邊緣。 任務(wù)欄上的每個按鈕代表了一個任務(wù)，單擊按鈕，可以啟動相應(yīng)的程序，比如單擊“新建Office文檔”按鈕，可以啟動新建Office對話框。 3退出快捷工具欄 要退出快捷工具欄，很簡單，單擊標(biāo)題欄上圖標(biāo)，在菜單中選擇“退出”就可以了。,1.6 Office通用操作 Office XP的各個應(yīng)用程序共享公用的命令、對話框和操作步驟。學(xué)會了一個應(yīng)用程序的用法后，對學(xué)習(xí)其它應(yīng)用程序會大有幫助。比如對文本的剪切、復(fù)制、刪除，對象的插入和圖形的繪制等。如果我們知道了在一個程序中如何移動、查找、更正文本和為文本添加批注，那么我們就會知道在其他程序中如何執(zhí)行這些操作。 1.6.1 共用的操作 在Office XP中有下面一些共用的操作。 1文件類 同時打開多個文檔；設(shè)置文檔的屬性；將文檔存為WEB頁；進(jìn)行頁面設(shè)置和打印。 2編輯類 進(jìn)行復(fù)制、刪除、剪切和移動；利用拖動選定文本；查找和替換；撤消和恢復(fù)；格式刷的使用。,3格式類 設(shè)置文字的字體、大小、顏色等；設(shè)置文字或段落的對齊方式。 4視圖類 改變顯示比例。 5對象類 繪制圖形；插入藝術(shù)字；插入剪貼畫；創(chuàng)建圖表；創(chuàng)建組織結(jié)構(gòu)圖。 6自定義類 工具欄的顯示和隱藏；智能菜單的顯示；工具欄按鈕的添加和刪除；自定義工具欄和菜單。 7其它 批注；拼寫檢查；宏的使用；超級鏈接的方法；自動更正；幫助的使用等。,1.6.2 通用快捷鍵,3定位,4文檔,5其它,1.61. 共用的操作 (1)文件類 (2)編輯類 (3)格式類 (4)視圖類 (5)對象類 (6)自定義類 (7)其它 1.62 . 通用快捷鍵 (見下表),