《公司Excel培訓(xùn)》PPT課件.ppt

公司人力資源系統(tǒng)人員Excel技巧培訓(xùn) 公司人力資源部,Excel技巧培訓(xùn)內(nèi)容（部分內(nèi)容來源于翰威特咨詢公司）,自帶功能操作,快捷鍵操作：常用快捷鍵 數(shù)據(jù)變換：查找與替換、選擇性粘貼 數(shù)據(jù)篩選：篩選、條件格式 數(shù)據(jù)匯總：分類匯總、數(shù)據(jù)透視圖表,函數(shù)技巧,查找引用函數(shù)：Vlookup函數(shù)、Match函數(shù) 其它函數(shù)：常用函數(shù)工具表,eHR系統(tǒng)與Excel,數(shù)據(jù)導(dǎo)入與導(dǎo)出格式：薪資數(shù)據(jù)導(dǎo)入技巧、數(shù)據(jù) 導(dǎo)出格式轉(zhuǎn)換 檢查人事報(bào)表技巧：報(bào)表統(tǒng)計(jì)規(guī)則、報(bào)表查錯(cuò),Excel自帶功能操作,函數(shù)技巧,單元格的引用,1.相對(duì)引用 相對(duì)引用指公式中的單元格位置將隨著公式單元格的位置而改變 2. 絕對(duì)引用 絕對(duì)引用是指公式和函數(shù)中的位置是固定不變的. 絕對(duì)引用是在列字母和行數(shù)字之前都加上美元符號(hào)”$”,如$A$4,$C$6 3. 混合引用 混合引用是指在一個(gè)單元格引用中,既有絕對(duì)引用,也有相對(duì)引用. 例:行變列不變: $A4 列變行不變:A$4 4. 單元格引用快捷鍵：F4,Match函數(shù),例如（P2單元格） Match($A7,$A$1:$J$1,0)=5 MATCH(指示符，數(shù)據(jù)表格區(qū)，匹配方式) 注意：若匹配方式為0，匹配返回?cái)?shù)列中第一個(gè)與查找值精確配對(duì)值的位置，數(shù)據(jù)表格區(qū)不需要排序,Sumif函數(shù)-條件求和,例如（G5單元格） SUMIF($C$3:$D$39,$F6,$D$3:$D$39)=26700 SUMIF(數(shù)據(jù)表格區(qū)，條件，求和區(qū)域) 注意：所選定的數(shù)據(jù)表格區(qū)第一列必須同條件的字段保持一致,Countif函數(shù)-條件計(jì)數(shù),例如（G5單元格） COUNTIF(B2:B38,F5)=7 SUMIF(數(shù)據(jù)表格區(qū)，條件),eHR系統(tǒng)與Excel,薪資數(shù)據(jù)導(dǎo)入格式常見問題,常見問題 數(shù)據(jù)單元格格式為文本 數(shù)據(jù)單元格為空白 人員編碼格式異常 人員編碼重復(fù),薪資數(shù)據(jù)導(dǎo)入格式問題解決之一,選擇”轉(zhuǎn)換為數(shù)字”,薪資數(shù)據(jù)導(dǎo)入格式問題解決之二,選擇【編輯】【查找】【替換】 將空白單元格替換為0,薪資數(shù)據(jù)導(dǎo)入格式問題解決之三,第一步：修改單元格格式為文本 第二步：在單元格中輸入任意數(shù)字后點(diǎn)工具欄中的【撤銷】按鈕 呈現(xiàn)的效果：人員編碼列的所有單元格的左上角有綠顏色的標(biāo)識(shí)符,薪資數(shù)據(jù)導(dǎo)入格式問題解決之四,第一步：選中A2單元格，點(diǎn)擊【條件格式】 第二步：設(shè)置公式COUNTIF($A:$A,A2)1 并點(diǎn)擊【格式】填充為紅色 第三步：通過選擇性粘貼將A2單元格的格式粘貼到A列的所有數(shù)據(jù)單元格 結(jié)果：A列中所有重復(fù)單元格顯示為紅色,系統(tǒng)數(shù)據(jù)導(dǎo)出技巧,將人員信息維護(hù)中的部分?jǐn)?shù)據(jù)粘貼到Excel中 新建Excel表，并對(duì)放置人員編碼和身份證號(hào)碼的單元格設(shè)置為文本格式 在eHR系統(tǒng)中選取需復(fù)制的區(qū)域 技巧：選中起始行并按下Shift鍵，再點(diǎn)擊結(jié)束行并釋放Shift鍵，按Ctrl+C復(fù)制區(qū)域數(shù)據(jù) 在Excel表中按Ctrl+V粘貼數(shù)據(jù)，并選擇“匹配目標(biāo)格式”,人事報(bào)表統(tǒng)計(jì)規(guī)則,人事報(bào)表表一、表二：表中人數(shù)根據(jù)人員信息維護(hù)中的最高學(xué)歷統(tǒng)計(jì)，因此最高學(xué)歷必須勾選且只能有一條最高學(xué)歷 人事報(bào)表表二：表中各崗位序列的人數(shù)根據(jù)任職信息中的“崗位序列”字段統(tǒng)計(jì)，因此在職人員的崗位不能為空 人事報(bào)表表三：統(tǒng)計(jì)在特定期間內(nèi)的人員異動(dòng)情況 其中對(duì)離職轉(zhuǎn)出人員的信息維護(hù)作如下規(guī)定： 單位內(nèi)的人員作離職轉(zhuǎn)出操作，在執(zhí)行完調(diào)配后須在人員信息維護(hù)中修改“入集團(tuán)時(shí)間”為新任職時(shí)間，同時(shí)在調(diào)配記錄中將上一條任職記錄的結(jié)束日期修改為原離職日期； 單位間的人員作離職轉(zhuǎn)出操作，在調(diào)配申請(qǐng)單中選擇“原單位執(zhí)行調(diào)配后人員類別”時(shí)必須選擇“離職”。,人事報(bào)表查錯(cuò),案例分析： L公司某月人員信息維護(hù)中的實(shí)際在職人數(shù)165人，但人事報(bào)表表一、表二統(tǒng)計(jì)到的總?cè)藬?shù)顯示為152人，實(shí)際人數(shù)比報(bào)表人數(shù)多13人 L公司人事員為此傷透腦筋，面對(duì)上千條數(shù)據(jù)，如何高效快捷地將未統(tǒng)計(jì)到的人員查找出來呢？,?,人事報(bào)表查錯(cuò)-六步準(zhǔn)確鎖定漏報(bào)人員,第一步： 【人員信息管理】【常用查詢分析】【員工其它信息統(tǒng)計(jì)】【查錯(cuò)報(bào)表】 導(dǎo)出“查錯(cuò)報(bào)表”并作如下篩選： 離職日期為空白 任職結(jié)束日期為空白 最近記錄標(biāo)志為“Y” 人員類別為“非全日制用工”（因案例中數(shù)據(jù)異常人員為非全日制用工類別的），一般選擇在崗,篩選結(jié)果,人事報(bào)表查錯(cuò)-六步準(zhǔn)確鎖定漏報(bào)人員,第二步： 從人員信息維護(hù)中復(fù)制粘貼出實(shí)際人員的員工編號(hào),人事報(bào)表查錯(cuò)-六步準(zhǔn)確鎖定漏報(bào)人員,第三步： 從人員信息維護(hù)中復(fù)制粘貼出實(shí)際人員的員工編號(hào) 復(fù)制篩選后的查錯(cuò)報(bào)表中的人員編碼，并粘貼到實(shí)際人員清單的表中，便于對(duì)比,人事報(bào)表查錯(cuò)-六步準(zhǔn)確鎖定漏報(bào)人員,第四步： 條件格式設(shè)置 公式設(shè)置為： COUNTIF($C$2:$C$153,A2)=1 格式設(shè)為“紅色”,人事報(bào)表查錯(cuò)-六步準(zhǔn)確鎖定漏報(bào)人員,第五步： 粘貼格式確定漏報(bào)人員 將A2單元格的格式復(fù)制粘貼到A列所有單元格 未填充“紅色”單元格的為漏報(bào)人員編碼,人事報(bào)表查錯(cuò)-六步準(zhǔn)確鎖定漏報(bào)人員,第六步： 準(zhǔn)確查找人員漏報(bào)的原因 原因：學(xué)歷信息為空,Thanks for listening！ END,