通用公司行政管理制度.docx

通用行政管理制度目錄一、 公文管理制度二、 保密管理制度三、 接待管理制度四、 會議管理制度五、 辦公基礎設施及辦公環(huán)境管理制度六、 公章管理制度七、 計算機使用管理制度八、 出差管理制度九、 公車管理制度十、 工裝管理制度十一、 庫房管理制度十二、 固定資產管理制度十三、 采購管理制度十四、 接待管理制度十五、 飯?zhí)霉芾硪?guī)定十六、 督導管理制度公文管理規(guī)定一、目的 為了統一和規(guī)范公司公文處理管理工作，建立科學、合理、規(guī)范的公文處理程序，使公文處理準確、及時，提高公文處理工作的效率和質量，使之規(guī)范化、科學化、制度化，結合公司實際情況，特制訂本規(guī)定。 二、適用范圍 公司決定、決議、通告、通知、通報、報告、請示、批復、公函、會議紀要等。 三、職責 （一）人事行政部是公文的歸口管理部門，負責公文統一收發(fā)、分辦、傳遞、用印、歸檔和銷毀。 （二）各職能部門根據實際工作需要，依照公司的公文處理規(guī)定統一格式化、規(guī)范化予以執(zhí)行。 四、公文種類 （一）公文類型 公司內部公文分為紅頭文件、公司級文件、部門級文件三大類。 1、紅頭文件適用于公司發(fā)布的文件；公司組織架構、組織變更、管理人員任免；重大獎懲事項；重大活動事項；公司級規(guī)章制度頒布實施等應由全公司知悉的行政性公文及對外公文。紅頭文件統一由公司人事行政部印發(fā)，由相關人員編制，相關領導簽發(fā)。 2、公司級文件包括紅頭文件外的應由全公司員工知悉的經營管理類文件資料。由各部門根據部門工作職責、跨部門管理要求或領導授權起草，送人事行政部審核，報總經理審批，人事行政部負責印發(fā)。 3、部門級文件包括各部門范圍內適用的，僅由本部門員工知悉的，或只需相關部門協作（如工作聯系函）、相關領導批復（報告、請示等）的經營管理類文件資料。部門級文件由各部門起草，部門領導審核，總經理審批，部門自行印發(fā)。 部門文件不得與公司級文件相抵觸，相抵觸的部門文件無效。 四、公文主要具體形式 (一)請示。向上級部門請求請示、批準的事項； (二)報告。向上級部門匯報工作、反映情況、提出建議、答復下級的請示事項； （三）決定。對公司重要事項或重大活動作出安排； （四）決議。經過會議討論或議定，要求貫徹執(zhí)行的事項； （五）批復。上級答復下級的請示事項； （六）通告。在公司范圍內公布應當遵守或周知的事項； （七）通知。傳達、批轉上級、同級、不相屬部門的公文；傳達要求下級部門協助或需要周知或共同執(zhí)行的事項；發(fā)布規(guī)章、任免聘用事項； （八）通報。表彰先進，批評錯誤，傳達重要情況； （九）函。對同級或不相屬單位間相互介紹、商洽、詢問、催辦、答復某些問題，請有關部門批準； （十）會議紀要。記載和表達會議重要精神及議定事項，要求與會單位共同遵守執(zhí)行。 （十一）公司的專用公文 除以上公文外，公司還有備忘錄、意向書、協議書、合同書、契約、各種報告、廣告書、說明書、請柬、賀詞、新聞稿、啟事等對外的專用公文。 五、公文格式 規(guī)范的公文一般由發(fā)文字號、標題、緩急程度、秘密等級、主送單位/部門、正文、附件、印章、成文時間、主題詞、抄送單位/部門、印發(fā)單位/部門等部分組成。 （一） 發(fā)文字號，包括單位代字、年份、序號。凡以公司名義印發(fā)至各部門的公文，其發(fā)文序號統一由人事行政部編制。（二） 公文秘密等級，分為“絕密”、“機密”、“秘密”。 （三）公文緩急程度，分為“普通”、“急件”、“特急”。 （四）公文標題，應準確簡要地概括文件的主要內容，一般應當標明發(fā)文機關、公文種類，標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。 （五）公文如有附件，應當在正文之后，成文時間之前注明附件順序和名稱。（六） 公文除會議紀要外，應加蓋印章，印章加蓋應騎年壓月。 （七）公文的成文時間，以印發(fā)的日期為準。 （八）公文的文字，從左至右橫寫、橫排，發(fā)文統一用簡體字。 （九）公文的紙型，統一采用國際A4型（長297毫米、寬210毫米），左側四分之一處裝訂。 （十）以公司名義發(fā)文，要求采用相應的公司信簽紙，并加蓋相應的印章。 六、公文行文原則 （一）各部門的行文關系，應根據相互間的隸屬關系和職權范圍確定。一般不越級行文，因特殊情況，必須越級行文時，應同時抄送越過的單位/部門。 （二）凡是公司對外發(fā)文可用“*周字【年份】*號”。 （三）公司發(fā)布的決定、決議、通告、通知、通報、批復；頒布的規(guī)章制度、管理辦法和操作規(guī)程等用“*周字【年份】*”。 （四）公司的報告、請示等用“*周字【年份】*”，上行文應根據內容寫明主送單位，如需同時發(fā)送其他單位，還應寫明抄送單位?！皥蟾妗敝胁坏脢A帶請示事項。 （五）“請示”應當一文一事，一般只寫一個主送單位/部門，切勿多頭主送。如需同時送其他單位/部門，應當用抄送形式。 （六）受雙重領導的單位（或部門）向上級單位請示，應當寫明主送單位和抄送單位，由主送單位/部門負責答復。 （七）精簡公文。對可發(fā)、可不發(fā)及能用內部局域網絡、面談等方式解決問題的，不需行文。 （八）向下級單位的重要行文，應當同時抄報直接上級單位。 （九）公文格式及字體規(guī)格文號：四號，仿宋GB2312,左齊，1.5倍行間距，段前段后0行。標題：小二號，黑體，居中，1.5倍行間距，段前1行，段后1.5行。 抬頭：小三號，仿宋GB2312，左齊，1.5倍間距，段前段后0行。 正文：小三號，仿宋GB2312，1.5倍行間距，段前段后0行，首行縮進2字符。1、正文中的結構層次序數：第一層為“一”，第二層“（一）”，第三層“1”，第四層“（1）”。2、附件：四號，仿宋GB2312，1.5倍行間距，段前0.5行，首行縮進2字符。正文之后，成文時間之前，注明順序和名稱。3、落款/成文時間：四號，仿宋GB2312,左齊，成文時間以領導簽發(fā)日期為準，段前段后0行。4、成文時間、部門結構層次序數和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，其余應當使用阿拉伯數字。5、印章：證實發(fā)文應加蓋印章，印章需“騎年壓月”。6、抄報、抄送：四號，仿宋GB2312,左齊，段前段后0行。七、公文收文處理 （一）公文的簽收與分送 1、簽收登記。收到文件后，由文件管理人員簽收后進行清點、登記。登記的內容包括：收文日期、文號、標題、來文單位、份數等。其后的處理過程也應在登記薄上作簡要記錄； 2、啟封。登記完成后，交由收件人親啟或者統一由專人啟封拆閱； 3、摘編。由文件管理人員對部分重要文件進行加工，主要是針對這些文件寫文摘、提要、綜述，匯集有關數據資料等。 （二）處理公文 1、公文處理具體程序 2、由文件管理人員經過對公文進行認真的閱讀分析，提出建議性的處置意見，供董事長審核定奪； 3、批辦。總經理批示辦理意見； 4、承辦。相關工作人員按批辦意見具體承辦公文所針對的事務和問題； 5、注辦。承辦人簽注公文承辦情況，以備忘待查。 （三）組織傳閱與催辦查辦 1、組織傳閱。少數外來公文需經多部門或多位工作人員閱知處理時，使公文在他們中間得到有效傳遞和閱讀。傳閱部門或個人在傳閱后將意見工整、清晰地寫在公文傳閱單相應的欄目內，閱件人須簽注姓名與日期，公文傳閱期限為一個工作日； 2、催辦。由人事行政部根據承辦時限和其他有關要求對公文承辦過程實施的催促檢查； 3、查辦。由人事行政部對重要公文實際執(zhí)行情況所進行的核查協辦工作。 （四）公文歸檔 1、公文處理完畢后三天內，交由公司人事行政部歸存，按“完整、有序”原則對文件整理、檢查，按類別、年代立卷，整齊存在文件柜內。 2、公司個人不得保存公司公文，凡參加會議帶回的文件，應及時交辦公室檔案員登記保管，調離公司的員工應將文件和記錄本清理移交。 3、任何個人不準擅自銷毀文件，或以廢紙出售。不需立卷的文件材料逐件登記報公司領導批準銷毀。 4、銷毀秘密級以上文件要進行登記，有專人監(jiān)督，保證不丟失、不遺漏。 八、公文發(fā)文處理 發(fā)文處理是指以公司名義制發(fā)公文的過程，包括擬稿、會簽、審核、編號、打印、校對、簽發(fā)、印制、用印、登記、分發(fā)等程序。 （一）擬稿。 1、擬稿一般按照職能部門分工負責原則和日常工作程序，誰主管誰主辦。涉及兩個部門以上的事項，應以一個部門為主，與有關部門協商一致后再辦理行文。 2、 公文擬稿應采用A4紙型，同時必須提供電子版文件；會簽、核稿、簽發(fā)必須用鋼筆、簽字筆簽署意見，簽名應寫清姓名、審批日期。 3、凡以公司名義制發(fā)的公文，其發(fā)文字號為：*周字【年份】*號。（二）公文的期限及效力 1、在起草公文,尤其是對某些正在執(zhí)行的規(guī)章制度、條例、通知、通告、細則、辦法等進行修訂，或新出臺公文與原來相關公文有覆蓋、修訂、補充、改變時，要視情況分別注明是補充，還是原文件從某年某月某日開始廢止；新文件從此時開始執(zhí)行。 2、對于廢止文件存放至追訴期后再視情況銷毀與否。 （三）公文審核 1、公文審核實行層層負責制。擬文部門負責人要嚴格把關，對所擬公文進行初審，對發(fā)文的必要性、文稿內容、文內數字的真實性、準確性負責，并簽名后送人事行政部。 2、各類發(fā)文在送人事行政部后，由人事行政部負責核稿把關。 3、核稿工作要求。審核文稿與已發(fā)文件的口徑是否一致；審核文稿內容是否需要行文；審核文稿內容是否符合有關政策；審核文稿內容部門間的一致性；審核文稿中所提解決問題的意見、辦法、措施是否切實可行；審核文稿格式是否符合有關規(guī)定，文字表達是否準確精練，專用術語和人名、地名、引文是否正確，標點使用是否正確，文字書寫是否規(guī)范；審核公文主送、抄送單位，內部發(fā)送范圍是否恰當等等。 4、人事行政部如對文稿做較大的改動，應征求主辦部門的意見；對不合格的文稿，人事行政部有權退回擬稿部門進行修改。 5、如涉及公司收費政策、招商政策，對商戶的管理政策及重大改變，建議報總經理審核，方可上報與發(fā)函。 6、發(fā)文需會簽的，應由擬文部門送有關部門會簽后，再交人事行政部核稿。審核的重點是：是否符合有關法律、法規(guī)，是否與有關部門會簽，文字表述、文種使用、公文格式是否符合本制度等。根據來文擬辦的文稿，必須把來文原件附在文稿后。 （四）發(fā)文編號、打印、校對、蓋章、分發(fā)。 1、公文打印、編號由人事行政部負責。密級公文要指定專人打印，并根據先急后平、先上報后下發(fā)、先公文后資料的原則進行安排。急件隨到隨辦。 2、公文校對由人事行政部負責。屬于密級的公文和上報的各類報表均由經辦人親校，要求做到準確無誤；校對人如發(fā)現原稿有問題時，應及時與有關人員聯系，未經簽發(fā)人同意不得隨意改動。 3、公文蓋章按公司印章管理規(guī)定辦理。 4、公文分發(fā)。公文發(fā)放范圍由擬稿人提出，公司相關領導審核確定。由人事行政部指定人員統一發(fā)放，要求接收部門簽收并注明時間。 九、公文的處理時限、承辦和催辦。 （一）人事行政部從收到文件到送閱的處理時限為一個工作日；對擬發(fā)文稿的處理，包括核稿、審核、公司領導閱批和打印發(fā)送，其時限一般為二個工作日。 （二）各部門的處理時限。對傳閱件來文，傳閱部門的處理時限一般為一個工作日；請示件來文，主辦部門的閱辦時限一般不超過二個工作日，會簽部門的閱辦時限一般不超過一個工作日。對轉發(fā)的文件，直接轉發(fā)的公文，主辦部門的擬文時限為一個工作日；轉發(fā)公文需研究相應措施，或結合本公司實際提出貫徹方案的，主辦部門的擬文時限為二個工作日。上述公文處理，如有特殊情況可適當延長，但急件要隨時處理。 （三）傳遞秘密公文，必須采取保密措施，確保安全。如利用計算機、傳真機等電子形式傳輸秘密公文，必須采用加密裝置。絕密級公文不得利用計算機、傳真機等電子形式傳輸。 十、公文歸檔和銷毀 （一）公文辦結后，人事行政部收集整理文件、文件底稿、附件及有關的簽報、批示等附屬材料的正本，按規(guī)定歸檔。 （二）各部門對本公司發(fā)出或簽收的各類公文指定專人負責，實施分類管理、妥善保存、年終歸檔、適時銷毀的原則。 （三）秘密、機密、絕密文件資料的復印件視同正式文件資料，閱辦后須按規(guī)定保管、歸檔或銷毀。 （四）公文歸檔應當根據其相互聯系，特征和保存價值分類整理歸檔，要保證檔案齊全、完整，個人不得保存應當歸檔的公文。 （五）沒有歸檔和存查價值的公文，經過鑒別和主管領導批準，可以定期銷毀。銷毀秘密公文，應當進行登記，由指定人員（要求至少二人）監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。 （六）公文被撤銷，視作自始不產生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產生效力。 （七）工作人員調離工作崗位時，應當將本人暫存、借用的公文按照有關規(guī)定移交、清退，個人不得保存文件。 保密管理制度為保守公司秘密，維護公司的合法權益不受侵犯，保證公司正常經營管理秩序特制定本制度，一、公司秘密是關系公司權利和權益，依照特定程序確定，在一定時間內只限一定范圍的人員知悉的事項。二、公司全體員工都有保守公司秘密的義務。三、公司保密工作，實行既確保秘密又便利工作的方針。四、對保守，保護公司秘密以及改進保密技術，措施等方面成績顯著的部門或職員實行獎勵。五、公司秘密包括下列秘密事項：（一）公司重大決策中的秘密事項；（二）公司尚未付諸實施的經營戰(zhàn)略，經營方向，經營規(guī)劃，經營項目及經營決策；（三）公司內部掌握的合同，協議，意向書及可行性報告，重要會議記錄；（四）公司財務預，決算報告及各類財務報表，統計報表；（五）公司所掌握的尚未進入市場或尚未公開的各類信息；（六）公司員工人事檔案，薪資待遇，勞務性收入及資料；（七）公司客戶的相關資料；（八）其他經公司確定為應保密的事項。六、公司機密分為絕密，機密，秘密三個等級。（一）絕密是最主要的公司秘密，一旦泄露會對公司的權益造成特別嚴重的損害。（二）機密的主要的公司秘密，一旦泄露會對公司的權益造成嚴懲嚴重的損害。（三）秘密是一般的公司秘密，泄露會對公司的權益造成損害。七、公司秘級的確定（一）公司經營發(fā)展中，直接影響公司權益的重要決策文件資料為絕秘級；（二）公司規(guī)劃，財務報表，統計資料，重要會議記錄，公司經營情況，客戶檔案資料為機密級；（三）公司人事檔案,合同,協議,員工工資性收入,尚未進入市場或尚未公開的各類信息為秘密級；（四）屬公司秘密事項但不能標明密級的,通過口頭通知,傳達接觸范圍的人員。八、屬于公司秘密的文件,資料,應當依據本制度第六條,第七條之規(guī)定標明密級,并確定保密期限,保密期限屆滿,自行解密。九、屬于公司秘密的文件,資料和其他物品的制作,收發(fā),傳遞,使用,復制,摘抄,保存和銷毀,由公司人事行政部執(zhí)行;采用電腦技術存取,處理,傳遞的公司秘密由電腦使用者負責保密。十、對于密級的文件,資料和其他物品,必須采取以下保密措施:（一）非經總經理及特別授權人員批準,不得復制和摘抄.（二）收發(fā),傳遞和外出攜帶,由指定人員負責,并采取必要的安全措施。（三）在設備完善的保險裝置中保存。十一、屬于公司秘密的設備或商業(yè)機密，由公司指定的專門部門負責，并采取相應的保密措施。 十二、在對外交往與合作中需要提供公司秘密事項的,應當事先經總經理批準。十三、具有屬于公司秘密內容的會議和其他活動,主辦方應采取下列保密措施:（一）選擇具備保密條件的會議場所;（二）根據工作需要,限定參加會議人員的范圍,對參加涉及密級事項會議的人員予以指定;（三）依照保密規(guī)定使用會議設備,管理會議文件;（四）確定會議內容是否傳達及傳達范圍.十四、不準在私人書信和通訊中泄露公司秘密,不準在公共場所談論-公司秘密,不準通過其他方式傳遞公司秘密.十五、公司員工發(fā)現公司秘密已經泄露時,應當立即采取補救措施并及時報告總經理或相關領導,由其及時作出處理.十六、出現下列情形之一, 給予警告處分；（一）泄露公司秘密,尚未造成嚴重后果或經濟損失的:（二）違反本制度第十一條, 第十二條,第十三條,第十四條,第十五條規(guī)定的:（三）已泄露公司秘密但采取補救措施的;十七、出現下列情形之一的, 予以辭退并罰款五千元并酌情賠償公司因此受到的經濟損失直至追究其刑事責任:（一）故意或過去泄露公司秘密,造成嚴重后果或重大經濟損失的;（二）違反本制度規(guī)定,出賣公司秘密的;（三）利用職權強制他人違反保密規(guī)定的.十八、本制度規(guī)定的泄露是指下列行為之一;（一）使公司秘密被不應知悉者知悉的;（二）使公司秘密超出限定的接觸范圍,而不能證明未被不應知悉者知悉的.接待用語規(guī)定一、敬語：接待是比較正式的場合，應盡量使用敬語。主要包括：您、請、貴方、閣下、請多指教、包涵、請稍等、謝謝、對不起、再見。二、文明用語：（一）問候招呼時：早上好、您好、晚安?。ǘ└兄x時：謝謝、十分感謝?。ㄈ┣敢鈺r：對不起、請原諒?。ㄋ模饡r：沒關系、不客氣、是我應該做的。（五）推托時：很遺憾、不能幫您的忙、謝謝好意。（六）送客時：再見、歡迎下次光臨。三、服務工作中的基本用語（一）接待時：歡迎您、歡迎光臨?。ǘ┙邮芊愿罆r：是的、明白了、清楚了。（三）向客人道歉：實在對不起。（四）業(yè)主向你致謝時：請別客氣、很高興為您服務、這是我應該做的。（五）不能立即接待時：請稍等一下。（六）對待稍等的客人打招呼：對不起、讓您久等了。四、服務忌語（一）顧客咨詢時，禁止說：1、不知道。2、我不懂(會)。3、我不管，你打電話去別處問。4、不是告訴你了嗎怎么還不明白。5、有完沒完。6、電話已經接通了，快講話。7、我只是接受咨詢的，你找我也沒有用。（二）業(yè)務忙時，禁止說：1、急什么，慢慢來。2、我一直忙著，你等下打過來。3、不是已經和你講過了，還要問。（三）計算機(線路)暫時出現故障時，禁止說：1、機器壞了，暫時查不了。2、明天再來吧。3、機器壞了，又不是我的原因，你等等吧。（四）業(yè)主對前臺機(線路)經常出現故障抱怨時，禁止說：1、我有什么辦法，又不是我讓它壞的。2、這是電信局的事，有意見找電信局去。3、我怎么知道什么時間能修好啊。（五）受到批評時，禁止說：1、有意見找領導去。2、我的態(tài)度就是這么樣，你能怎么著。3、有意見簿，寫意見去。4、愿上哪告上哪告。5、你可以投訴，盡管去投訴我(他們)好了。（六）臨近下班時，禁止說：1、別進來了，該下班了。2、怎么不早點來。會議管理制度一、目的為規(guī)范公司各項會議及各類培訓流程，統一會議管理模式，減少會議數量、縮短會議時間，提高會議質量，特制定本制度。二、職責（一）人事行政部負責會議管理，所有重要會議要在公司領導批準后到人事行政部登記備案。（二）會務工作主要由人事行政部承辦；其他部門主辦或召集的會議，人事行政部應予協助。 （三）除其他部門主辦的會議資料各自存檔外，其它會議資料由人事行政部管理部整理、分發(fā)、立卷、存檔。三、會議分類（一）公司周、月、季度例會制度 1、主持與記錄：由人力資源部召集，總經理主持，人事行政部進行會議記錄?？偨浝砦戳邢瘯h時，由副總經理主持。 2、召開時間：（1）周例會：每周一上午10點；（2）月例會：每月最后一周上午10：00;（3）季度例會：每年三月、六月、九月最后一周上午10:00；3、參加人員：為公司各部門主管，由于出差等特殊原因不能參加例會的，應提前向人事行政部請假。 4、會議內容： （1）公司日常運作情況的總結；（2）各部門匯報上周、月、季度工作任務完成情況，著重介紹在任務執(zhí)行過程中出現的問題；（3）與會人員就工作中所遇到的問題進行發(fā)言。（4）各部門對下周、月、季度工作的計劃；（二）其他會議1、公司年終總結表彰大會總結全年工作情況，布署下一年度工作任務，表彰獎勵先進集體及個人。此項會議由人事行政部具體組織實施。2、各專題會議相關部門根據實際工作需要不定期地召開。會議的內容主要是針對運營管理中對專項工作進行討論、布署和總結。3、員工發(fā)起的會議公司員工可以發(fā)起一定級別的會議，員工對公司的某一制度，或者工作中出現的問題提出解決方案，需要多個部門協同時，可以提請適當級別的會議。由人事行政部將會議納入臨時會議的范圍，并由總經理批準。四、會議召開（一）會議安排：1、凡涉及到多個部門人員參加的會議或由于階段工作需要臨時召開的會議，會議召集部門應在召開前1-2天將總經理批準后的會議報人事行政部，由人事行政部進行統一安排，方可召開。2、人事行政部每月統一編制例會會議計劃。3、凡公司已列入會議計劃的會議，如需改期，或遇特殊情況需臨時安排其它會議，組織部門應提前2天報總經理審批并報請人事行政部調整會議計劃，未經人事行政部調整的，任何人（部門）不得隨意調整正常會議計劃。4、各部門工作例會必須服從公司的統一安排，各部門小會不得安排在公司例會同期召開，應堅持小會服從大會，局部服從整體的原則。5、會議一經確定，與會人員應預先做好各項工作安排，原則上不可請假缺席或遲到，遇特殊情況須提前向總經理請假，獲得批準后方可指派專人代為參加，會后應主動詢問會議內容及交辦事項，確保會議布署的各項工作按時保質完成并對工作結果負責。（二）會議的準備：1、公司有專項主題的會議或需有投影設備演示說明的會議，應由人事行政部提前做好投影設備連接調試工作；2、會議之前，人事行政部應有專人負責會議會標的制作和設置，并根據會議級別或性質準備好會議飲用水或其他招待用品；3、特別重大會議，應由人事行政部專人負責各項準備工作，具體包括以下內容：（1）會議議程安排（應提前報交公司領導或主要參會者）；（2）會議資料準備（如需分發(fā)應在入場前登記分發(fā)）；（3）會議場所布置；（4）會議服務人員的安排；（5）會議簽到；（6）會后事項安排。（7）會議需要留存資料的應提前通知相關部門做好拍照、攝像工作。（三）會議召開及傳達：1、應明確公司會議的目的，公司會議的目的是解決問題提高效率，因此會議應明確主題，不開無邊際的會議。2、參會人員在會前應明確會議要研究的議題以便準備好相關文件材料。3、與會者的發(fā)言要言簡意駭，一般發(fā)言不可過長，會議組織者或主持人在開會前應該就每個人的發(fā)言時間予以統計和控制，時間到后，無特殊情況不予延長。每次開會中應該強調發(fā)言的時間要求。4、重要會議決議或記錄未正式公布前，與會者不得提前透露會議內容。5、與會人員必須用正式的會議記錄本做詳細的會議記錄，以便于會后向部門員工準確傳達會議精神，落實各項工作任務，人事行政部將不定期抽查與會人員的會議記錄。6、公司會議的會議紀要由人事行政部專人負責整理并由公司領導審閱簽發(fā)，會議紀要應分發(fā)給與會人員，必要時，分發(fā)給相關部門。其它會議由召集部門責成專人負責記錄整理，由主管領導審閱簽發(fā)并編號存檔。7、會議結束后人事行政部或其它會議組織部門負責將問題進行匯總、分類，并將會議中對各部門工作的要求進行整理、分類、下發(fā)。公司會議決定事項的督辦、檢查和追蹤由人事行政部專人負責，根據規(guī)定的時間節(jié)點逐項跟進，并在下一次例會前將各部門完成情況報公司領導。（四）會議紀律1、要嚴格遵守會議的開始時間，提前3分鐘到達會議現場。不得缺席、遲到、早退，會議記錄人員登記到會情況。2、所有參會人員在開會期間應將手機等通訊設備設置為無聲或震動狀態(tài)。會議期間，所有與會人員不得看報紙雜志、聽音樂做與會議無關的動作。3、會議需要表決時，原則上采取少數服從多數的方法，特殊情況可集中，一經會議決議之事，應按期完成。對于需要在會議上討論的問題，提前與會議發(fā)起人溝通，以便于及時通知所有參會人，在提出問題的時候應該同時提交對該問題的解決方案。辦公基礎設施及辦公環(huán)境管理辦法為規(guī)范深圳*管理有限公司周口分公司（以下簡稱：公司）基礎設施及各機構辦公環(huán)境的管理，有效地保障公司基礎設施的安全完整、合理使用，以確保公司各項經營、服務等活動正常開展；強化“整潔、節(jié)能、環(huán)保、健康”的辦公環(huán)境建設，使公司辦公環(huán)境更加滿足員工職業(yè)健康的發(fā)展需要。現結合公司實際，特制定本辦法一、基礎設施分類與范圍公司辦公設施為公司辦公室、辦公桌椅、電梯、各類信息系統等辦公使用的設施。公司后勤服務設施為員工食堂、員工停車場等。二、人事行政部是公司辦公基礎設施和辦公環(huán)境的管理部門。（一）負責制定辦公環(huán)境的整體方案、辦公設施的配置標準；（二）負責公司各類人員辦公室用房的分配及調整、設施的配置；（三）負責公司辦公用的通訊設備的增減、復印機、傳真機和通訊設備的維修以及相關費用的結算（劃撥）；（四）負責食堂設施配置；（五）負責公司的信息系統設備維護、保修；（六）負責檔案設施的配置，負責公司辦公用品的采購、審批、發(fā)放；（七）組織實施辦公環(huán)境維護和環(huán)境衛(wèi)生藥劑的放置、綠化、花卉的擺放等工作。（八）工裝、工牌的制作、核定、發(fā)放等。三、人事行政部負責公司的基礎設施管理制度的規(guī)劃、資料的歸檔，定期對辦公基礎設施進行核查，原則實行三月一次普查。四、辦公環(huán)境日常管理（一）辦公環(huán)境必須保持安靜，商談業(yè)務或接打電話應盡量降低音量，嚴禁在工作期間聽音樂、開音響，嚴禁在辦公區(qū)域內奔跑、大聲喧嘩、以免影響他人工作。（二）公共辦公區(qū)（包括會議室）嚴禁抽煙，影響他人健康。獨立辦公區(qū)抽煙應予以節(jié)制，且做好防火措施，有不抽煙的客人來訪期間嚴禁抽煙。（三）辦公時間嚴禁閑談、睡覺、吃東西、玩電腦游戲、瀏覽與工作無關的網站、看與工作無關的書刊、報紙等；嚴禁在辦公室就餐。（四）愛護各類設施設備，并正確使用設施設備。（五）辦公桌面保持清潔、整潔，椅子擺放整齊，廢紙雜物隨時入簍，嚴禁隨地吐痰、亂扔紙屑、亂彈煙灰。營造一個良好的工作環(huán)境。（六）重要文件做到及時保存，不能隨意放置桌面，避免造成泄露機密。不得隨意帶與公司無關人員進入辦公場所，未經許可，不得隨意動用其它員工的資料或專用設備。（七）下班時最后離開辦公室的員工應檢查所有電源是否關閉，保證安全。五、環(huán)境衛(wèi)生（一）按照“誰使用誰管理，誰污染誰處理”的原則，各機構負責各自辦公區(qū)內的衛(wèi)生維護，人事行政部做衛(wèi)生值日表安排人員來維護公共區(qū)域衛(wèi)生。六、廢棄物管理（一）人事行政部負責廢棄物處理的監(jiān)督、管理工作，對可回收利用廢棄物進行回收處理； 1、廢紙由復印機存放使用部門設置回收箱進行回收。2、廢電池、硒鼓、墨盒在領用時以舊換新，人事行政部負責統一回收處理。3、廢舊電器、計算機由人事行政部負責統一回收處理。4、報廢舊物資由綜合部負責的統一回收處置七、節(jié)能管理（一）日最高氣溫28度以上或日最低氣溫8度以下時，辦公區(qū)可使用空調，溫度一般控制在26度。（因業(yè)務接待等，具體情況各機構另作調解）（二）電腦、復印機、傳真機、掃描儀等辦公設備在下班后應切斷電源。（三）如非打印正式文件，辦公用紙應雙面利用；在可發(fā)電子文檔的文件，少發(fā)或不發(fā)紙質文件，或進行傳閱；印發(fā)相關會議材料，可利用電子文檔、投影進行共享的，少發(fā)或不發(fā)紙質文件。（四）辦公區(qū)的固定辦公人員不得使用一次性紙杯飲水，不得使用飲水機內的飲水洗滌茶杯或其他物品。公章管理制度一、公章的刻制、啟用（一）公章的刻制1、公司印章的刻制均須報總經理批準，由人事行政部開具介紹信，到公安機關相關部門辦理刻制手續(xù)。2、公章的形體和規(guī)格，按國家有關規(guī)定執(zhí)行。（二）公章的啟用1、新印章啟用前要做好戳記，并留樣保存，以便備查。2、公章啟用應報總經理批準，并下發(fā)啟用通知，注明啟用日、發(fā)放單位和使用范圍。二、公章的保管、交接和停用（一）公司各類印章必須有專人保管1、公司的公章由人事行政部保管，各部門公章由各部門指定專人專柜保管，并將保管公章人員名單報人事行政部備案。2、公章保管須有記錄，注明公章名稱、頒發(fā)部門、枚數、收到日期、啟用日期、領取人、保管人、批準人、圖樣等信息。3、嚴禁員工私自將公章帶出公司使用。若因工作需要，確需將公章帶出使用，需提交申請報告，由部門主管同意，公司總經理批準，并報人事行政部確認后方可帶出。公章外出期間，借用人只可將公章用于申請事由，并對公章的使用后果承擔一切責任。4、公章保管人因事離崗時，須由部門主管指定人員暫時代管，以免貽誤工作（二）公章保管必須安全可靠，須加鎖保存，公章不可私自委托他人代管。（三）公章保管有異?，F象或遺失，應保護現場，及時匯報，配合查處。（四）公章移交須辦理手續(xù)，簽署移交證明，注明移交人、接交人、監(jiān)交人、移交時間、圖樣等信息。（五）有下列情況，公章須停用：1、公司名稱變動；2、公章使用損壞；3、公章遺失或被竊，聲明作廢。（六）公章停用時須經總經理批準，及時將停用公章送人事行政部封存或銷毀，建立公章上交、存檔、銷毀的登記檔案。三、公章使用（一）使用范圍如下：1、凡屬以公司名義對外發(fā)文、開具介紹信、報送報表等一律加蓋公司公章；2、凡屬部門業(yè)務范圍內的加蓋部門章；3、凡屬合同類的用合同專用章；4、凡屬財務會計業(yè)務的用財務專用章。（二）使用程序1、公司業(yè)務合同、項目協議、授權書、承諾書等用章都須先經部門主管審核、公司總經理批準，填寫公章使用登記表后方可蓋章，同時需將用印文件的復印件提交辦公室備案。2、公章使用必須建立用章登記制度，嚴格審批手續(xù)，不符合規(guī)定的和不經主管領導簽發(fā)的文件、合同等，人事行政部有權拒印。3、嚴禁填蓋空白合同、協議、證明及介紹信。因工作特殊確需開具時，須經總經理同意方可開具；待工作結束后，必須及時向公司匯報開具手續(xù)的用途，未使用的必須立即收回。三、違反以上規(guī)定者，公司將追究相關人員的責任，若給公司造成一定經濟損失或不良社會影響者，公司將追究其法律責任。四、每年年終公章管理人負責將公章使用情況登記表復印件送人事行政部存檔。計算機管理制度一、目的與適用范圍 為規(guī)范本公司電腦的使用管理，確保電腦以及網絡資源高效安全地用于工作，現對本公司電腦的使用與管理作出規(guī)定，請所有工作人員遵守。二、電腦的申請與管理（一）、按照“誰使用，誰負責”的原則進行管理。員工是自己辦公電腦管理的直接責任人，部門主管為該部門所有計算機和網絡設備管理的責任人。（二）、個人使用的電腦都由其本人保管，不經過電腦保管人的允許，其他人不得擅自使用他人電腦。三、電腦的安全與維護（一）、為確保電腦安全，電腦要經常殺毒并及時進行殺毒軟件的升級更新。定期對電腦進行病毒掃描。使用U盤等可移動存儲介質時應先殺毒，發(fā)現電腦或網絡故障，及時通知請專業(yè)人員進行維護，不得私自處理。（二）、計算機操作系統、計算機名、計算機IP地址、計算機用戶名等配置不得隨意更改、添加；非專業(yè)人員嚴禁隨意拆卸機箱和更換計算機軟、硬件配件。（三）、電腦的開、關機應按照正常程序操作，因非法操作而使電腦不能正常使用的，修理費用由本人負責。（四）、對所用電腦設備要及時清潔，不得用硬物擦拭顯示器屏幕；不得用濕抹布擦拭電腦任意部件；不得將煙灰、水花、小食品等雜物掉入鍵盤中；不得自行拆裝、插拔各種連線、損壞主機箱后的密封鎖等。若屬于人為原因造成電腦設備的損壞，要照價賠償，并追究其責任。（五）、下班前或離開計算機兩個小時以上，必須檢查計算機的安全狀態(tài)，在確定安全的前提下方可離開。（六）、下班的時候必須關機和關閉主機電源。四、電腦使用的禁止行為（一）、嚴禁利用辦公室電腦從事違反國家法律和法規(guī)的活動。（二）、站的電腦只能用于職工的工作、學習，嚴禁在上班時間進行看電影、炒股、瀏覽不健康網站、玩游戲等與工作無關的事情。（三）、非工作目的時，不得使用音箱設備、攝像頭。（四）、電腦發(fā)生故障應盡快通知專業(yè)人員及時解決，不允許私自打開電腦主機箱操作。（五）、電腦由單位統一配置并定位，任何科室和個人不得私自挪用調換、外借和移動電腦。五、計算機的維修 當計算機出現故障時，應立即停止操作，上報人事行政部，由人事行政部負責維修。出差管理制度一、規(guī)范出差管理流程、加強出差預算的管理并做到有章可循特制定本制度。二、本制度參照本公司行政管理、財務管理相關制度的規(guī)定制定。三、員工出差依下列程序辦理：出差前應填寫出差申請單。出差期限由派遣負責人視情況需要，事前予以核定，并依照程序核實。四、出差的審核決定權限如下：（一）當日出差出差當日可能往返，一般由部門經理核準。（二）遠途出差由部門經理核準，報總經理審批，部門經理以上人員一律由總經理核準。五、交通工具的選擇標準：（一） 短途出差可酌情選擇汽車作為交通工具。（二）遠途出差一般選擇火車作為交通工具，特殊情況下采用汽車出行，一般火車超過六個小時可以選擇臥鋪或高鐵出行，特殊情況，可向總經理申請選擇乘坐飛機。六、費用預算堅持“先預算后開支”的費用控制制度。各部門應對本部門的費用進行預算，報總經理審批，并嚴格按計劃執(zhí)行，不得超支，原則上不支出計劃外費用，特殊情況報總經理審批。七、借款（一）借款的首要原則是“前賬不清，后款不借”。（二）需借支的出差人員依據審批后的出差申請表填制借款單，財務部門收到經核簽的出差申請及借款單時，需再對出差費用預算進行合理性測算，若認為合理則給以辦理借支，若認為有不合理之處，可與申請人進行溝通，溝通后如未獲共識則交付總經理進行裁決。（三）出差或其他用途需借大筆現金時，應提前向財務預約，并有總經理審批；（四）借款要及時清還，公務結束后3日內到財務部結算還款。無正當理由過期不結算者，扣發(fā)借款人工資，直至扣清為止。（五）借款額度與借款人工資掛鉤，參照出差費用標準，原則上不得超過借款人的月工資收入。（六）借款金額原則上限制為：普通員工借款金額在1000-2000元，主管級以上員工金額在1000-3000以內，特殊用途超過5000元等特大金額應上報總經理原因審批。八、報銷程序及出差費用的報銷（一）嚴格按審批程序辦理。按財務規(guī)范粘貼“差旅費報銷單”部門主管或經理審核簽字財務部核實總經理審批財務領款報銷。（二）出差人員需于出差返回三日內向財務部門提報經部門主管簽核的該行次差旅費報銷單、出差報告，財務部門依據相關財務規(guī)定進行初次審核，同時還需對費用支出的合理性進行審核。如未按規(guī)定期限提報者，財務部直接于最近期發(fā)放工資時扣減該員所預支之金額，且于日后報銷時，按報銷單所填金額90%予以報銷。九、出差申請與報告（一）出差前應填寫出差申請表并注明出差路線、事由、計劃及出差費用預算，經總經理同意并簽字確認后方可出差，否則出差費用一律不予報銷。（二）總經理對出差申請進行審批時，除須對申請人員所填具之出差目的及時間安排進行審核外，還應對其所提出的出差費用預算進行合理性測算。（三）出差期限由派遣負責人視情況需要，事前予以核定，并依照程序核實。（四）將出差申請表送至人事行政部留存、記錄考勤。原則上出差出發(fā)時間在中午12點以前的可以不來公司報到；出差出發(fā)時間在中午12點以后的要來公司報到，特殊原因不來公司的必須有總經理批準并報人事行政部備案。（五）出差返回時間（以機票、車票上的到達時間為準）在中午12點以前的要來公司報到；出差返回時間在中午12點以后的經總經理批準并報人事行政部后可不來公司報到。（六）出差后須按出差申請表中擬定的時間、路線、擬計劃開展出差工作。（七）出差途中生病、遇意外或因工作實際，需要延長差旅時間的，應打電話向公司請示；不得因私事或借故延長出差時間，否則其差旅費不予報銷。（八）出差人員返回后均需提報出差報告，出差報告中需將本次出差的任務完成情況（包括出差目的達成情況、費用支出情況等內容）做詳細說明，同時該報告也是出差費用報銷的依據之一。（九）出差報告的審核及審批：流程同出差申請。（十）出差結束后，應于3日之內提交出差報告，并到財務部費用報銷。未按以上手續(xù)辦理出差手續(xù)或未經審批所發(fā)生的費用，公司將不予報銷。（十一）為強化出差費用管控及提升遠途出差（本市以外）成本效益，遠途出差人員在填具差旅費報銷單時，必須與相對應的出差申請表上所載明的預算金額相接近，如高于預算金額10%或超過300元者，則必須提出說明并經總經理核準后超出部分始得報銷。十、員工出差活動的監(jiān)管各部門經理對自己部門的員工出差活動負責進行監(jiān)督管理，定期（按月）開展檢查，對檢查過程中發(fā)現的違規(guī)行為應及時處理。違規(guī)處罰標準 ：（一）員工出差未辦理申請手續(xù)的，處罰責任人20100元/次，期間產生的費用不得報銷入帳。（二）員工出差期間獲得的信息未按規(guī)定整理，總結上報的，處罰責任人20200元/次，獲得的資料未按時辦理歸檔手續(xù)的，處罰責任人50200元/次，如因此造成的直接經濟損失由責任人承擔。出差管理辦法（三）出差人員未按時辦理費用報批手續(xù)并入賬的，處罰20200元/次，對超期報銷的出差費用按%報銷入賬。（四）出差費用報批存在弄虛作假的，按照作假部分的多少處罰責任人，同時做假部分的費用不得入賬，已入賬的應進行剝離。5、財務部門未按相關規(guī)定審核報銷票據，存在違規(guī)的，處罰責任人50200元/次，如因此造成的直接經濟損失由審核人承擔。十一、 出差相關規(guī)定（一）本市出差：1、原則上要求使用本公司交通工具，不報銷任何費用和補助；2、如因特殊原因未派車的，出差之交通費用憑乘車票據實數報銷，乘坐出租車需取得部門主管同意后方可；（二）市外出差：1、原則上應當天往返，若確需住宿留駐，應取得總經理同意后方可報銷相關費用；出差人員所乘交通工具及食宿標準具體按附件1的規(guī)定執(zhí)行，特殊情況經總經理批準后執(zhí)行。2、差旅費應據實填報，如發(fā)現有虛報不實者，除將所領差旅費追回外，并視情節(jié)輕重，予以懲處。3、差旅費報銷必須一次一清，上次不清下次不借，不能結清者，從當月工資中扣回，直至扣清。4、出差不享受休息待遇，不得報支加班費或輪休，要保證每天工作8小時和一定的工作績效，但重大節(jié)假日（春節(jié)、元旦、勞動節(jié)、國慶節(jié)、中秋節(jié)、端午節(jié)）可酌情給以補貼。車輛管理制度為加強單位車輛的管理，本著“方便管理、節(jié)約開支、提高效率、優(yōu)質服務”的原則，制定下列制度。 一、車輛管理（一）車輛有關證照和有關手續(xù),由人事行政部人員妥善保管。（二）車輛嚴格實行下班入庫制。下班后車輛停放在指定停車場，因事不能停入指定車位的車輛應存放在相應有關規(guī)定的停放處。如：出差在外的車輛，要將車輛停放在安全場所，并鎖好方向盤和門窗，搞好安全防范。嚴禁車輛在洗車處及私人住宅區(qū)過夜，否則產生不良后果由駕駛員負責。（三）車輛實行專車專人駕駛，嚴禁將車輛私自交他人駕駛；嚴禁將車輛交給無證人員駕駛；任何人不得利用單位車輛練習駕車；不準跑私車。外單位向我單位借車的，須經領導批準； （四）車輛進行加油需經財務人員負責登記，領導簽字；每月駕駛員需準確上報車輛的耗油和公里數情況,財務人員進行審核公布。（五）特殊情況用車必須經領導同意方可出車。二、車輛調度和使用（一）車輛調度實行先領導后一般，先急后緩，先遠后近，先鄉(xiāng)鎮(zhèn)后城市，先會議后出差，先保證工作后私人用車的原則。（二）辦公用車實行派車制度。由用車人向領導提出申請，由領導統一進行安排、調度。領導外出時，由人事行政部負責人安排調度。車輛調度按照工作的輕重緩急及領導優(yōu)先的原則，統籌安排，未經領導批準，駕駛員不得擅自出車。司機必須經領導通知方可出車，并按派車通知規(guī)定的時間、地點出車，不得擅自改變。（三）用車均實行出車登記制，由人事行政部登記，注明出車途徑地、目的地、出車時間等，并請用車人簽字確認。月底由駕駛員本人匯總填寫當月出車報表，作為核銷油料等費用的依據。（四）人事行政部各工作人員如需用車的，須至少提前一日向領導提出申請，報經領導同意后，由領導負責安排。1、本單位工作人員及直系親屬婚喪嫁娶。2、遇天災人禍突發(fā)事件等緊急情況的。3、車輛的過橋過路費由用車人承擔。（五）車輛出車返回后，駕駛員均應及時向人事行政部報告，以便于車輛調度。未經派車，擅自出車者，按私自用車論處。（六）單位領導和工作人員，都要自覺按制度辦事，尊重駕駛員的勞動。用車人員和駕駛員要主動配合，搞好工作銜接。三、車輛駕駛與行車安全。（一）為確保行車安全，駕駛員必須認真鉆研業(yè)務，定期參加交警隊組織安排的安全學習和檢查，嚴格遵守道路交通安全法規(guī)，服從交警指揮，嚴禁酒后開車，不準超速行駛。（二）車輛要勤檢查，勤保養(yǎng)，勤擦洗，使車輛始終保持最佳運行狀況。發(fā)現問題，及時處理，嚴防事故發(fā)生。（三）公車執(zhí)行公務中發(fā)生交通事故，因違章造成事故應負全部責任或主要責任的，除保險公司賠償款項外，駕駛者承擔其余費用，并作出書面檢查；負次要責任或一定責任的，除保險公司賠償款項外，駕駛者承擔其余費用的10%。公車私用發(fā)生交通事故，除保險賠付外的一切費用由駕駛者承擔。四、車輛維護與修理（一）要堅持預防為主的原則，發(fā)現問題，反應敏捷，處理及時。（二）人事行政部要加強對車輛的管理，按時組織進行年度審驗，及時辦理保險等有關手續(xù)，定期進行保養(yǎng)檢查、油料使用情況檢查，控制支出，節(jié)約開支。（三）車輛需維修時，駕駛員事先應征得人事行政部和領導同意，然后到定點廠家維修，并隨時將維修費用票據帶回，按財務制度的有關規(guī)定及時履行報批手續(xù)。（四）未經批準擅自進行修車、購置零配件或在非指定的廠家修車，其費用不得報銷。（五）應建立車輛維修保養(yǎng)臺賬，按里程或時間及時提出保養(yǎng)和修理建議。五、相關費用報銷（一）車輛的保險費、養(yǎng)路費、油費、路橋費、泊車費及凡因公使用的費用，統一由財務人員審核領導簽字后方可報銷。保險費、養(yǎng)路費每年報銷一次，路橋費、泊車費、洗車費由駕駛員每月匯總報銷一次，由財務人員根據出車記錄復核，經領導簽字驗核方可報銷。（二）車輛維修費用報銷需附維修申請單和維修收費清單，經領導審核批準后報銷。（三）駕駛員如有違反交通規(guī)章（如闖紅燈，違章停車等），造成罰款的不予報銷（特殊情況除外），由違規(guī)駕駛員個人承擔責任，并準時交納罰款。工裝管理規(guī)定一、目的規(guī)范工裝配置標準，進一步完善工裝及相關勞保用品的管理，提升中海物業(yè)員工整體職業(yè)化的形象。二、適用范圍適用于公司內各級單位的員工工裝管理。三、職責公司人事行政部負責工裝及相關勞保用品的統籌管理。四、規(guī)定（一）管理原則根據公司核定的員工編制，公司各部門按配備標準申報需配發(fā)的工裝數額,人事行政部原則上按每季（夏季/冬季）配發(fā)工裝，建立相應的物資臺帳；人事行政部按公司相關規(guī)定選定制裝廠家并簽訂制裝合同，在保質保量保交貨期的前提下，力求控制成本達到最佳性價比。（二）配置標準及范圍1、配置標準2、工裝及相關勞保用品的配發(fā)范圍為公司正式員工。3、人事行政部安排發(fā)放工裝。4、試用期員工原則上使用替換工裝或備用裝。（三）申請工裝及勞保用品的申請、發(fā)放、退換。1、部門填寫工裝需求列表及標準尺寸（如因體型問題需要定制的單獨列出）交人事行政部匯總，報總經理批準；2、工裝及相關勞保用品，由人事行政部負責采購和發(fā)放，個人領取時須簽收，人事行政部進行備案。3、員工領用的工裝及勞保用品，若發(fā)現有質量問題，人事行政部工裝負責人應及時跟進：工裝應在發(fā)放三天內向供應商提出退換，勞保用品應在發(fā)放當天提出退換。（三）工裝的保管方法1、員工需自覺保管好工裝，工裝應定時清洗，保持整潔，清洗干凈后必須熨燙平整，防止變皺、變形。（四）補發(fā)及重做1、由于工作原因造成工裝損壞嚴重而不能穿著的，經公司批準后按交舊換新的原則為其補發(fā)。2、因轉崗、調職等工作原因，原有工裝不符合現職要求的，經公司核準后按交舊換新的原則為其重做。3、工裝穿著一段時間后因體型變化較大而不合身的，重新制作費由本人按總價50%交費后重做。4、如丟失或人為損壞工裝的，由本人按總價80%交費后重做。5、補發(fā)及重做的手續(xù)：本人（轉崗/調職由所在部門）提出申請由所在部門經理簽署意見提交人事行政部辦理。6、員工如購買公司庫存的舊工裝費用按工本費的一般計算。（五）季節(jié)性換裝1、夏裝換穿時間一般為每年的5月9月。2、冬裝換穿時間一般為每年的11月2月。3、春秋裝換穿時間為每年的3月4月；9月11月4、根據當地的天氣情況，可具體調整季節(jié)性換裝時間，但以統一形象為原則。（六）離職扣款計算方法1、員工離職時，量身定制的冬裝、量身定制的春秋裝、夏裝、襯衣系列不予回收，按折舊扣款處理，其計算式為：應扣款=工裝總價80%24個月(24個月-實際發(fā)放月數）。2、被褥、高筒靴等從發(fā)放之日起滿24個月的不扣款；不滿24個月離職的，按未滿月數的比例扣款。3、員工離職時，標準碼春秋裝、標準碼冬裝、領帶、圍巾公司予回收，工裝繳還時應清洗干凈，由公司人力資源部人員檢查完好無損、熨燙平整、扣子齊全，方可存入庫房，如出現以下情況按制度執(zhí)行：3.1 掉一個紐扣、拉鏈損壞扣20元3.2 一個明顯污點扣30元3.3一個部位脫線扣50元3.4有異味扣30元3.5 工裝不平整扣30元3.6 衣服變形扣50元4、員工離職涉及的上述扣款，由所在部門在員工離職審批表上填寫扣款數額，提交公司作離職結算使用。庫房管理制度為加強對辦公用品的管理，控制費用支出，規(guī)范辦公用品的采購與使用，本著勤儉節(jié)約和有利于工作的原則，結合公司實際，制定本制度。一、 辦公用品范圍（一）低值易耗品：筆、筆記本、打印紙、膠水、膠帶、釘書訂、回形針、修正液、檔案袋、標簽、紙杯、電池、垃圾袋等。（二）耐用品：文件夾、文件盒、釘書機、印泥、計算器、拖布、工具等。（三）固定資產：價值2000元以上或使用周期超過一年的物品。二、人事行政部負責辦公用品的采購、發(fā)放、日常管理工作。三、采購入庫管理（一）日常辦公使用的物品由行