縣高標(biāo)準(zhǔn)基本農(nóng)田項(xiàng)目檔案資料管理實(shí)施細(xì)則.doc

目錄一、 檔案資料的定義二、 檔案管理原則三、 檔案分類1）、附表1 、項(xiàng)目資料的歸檔分類參照附表2）、按參建單位整理分類 1 、業(yè)主單位 2 、設(shè)計(jì)單位 3 、監(jiān)理單位 4、 施工單位 5 、運(yùn)營管理單位 附表1、xx項(xiàng)目xx標(biāo)段單元工程變更工程量和投資預(yù)算對(duì)比表 附表2、xx項(xiàng)目xx標(biāo)段竣工工程量匯總表四、 資料組卷及編碼五、 檔案質(zhì)量要求附例表1 ：洪集鎮(zhèn)農(nóng)村土地整治示范項(xiàng)目施工標(biāo)段D階段技術(shù)性第7卷資料 附例表2 ：霍邱縣長集鎮(zhèn)基本農(nóng)田整理項(xiàng)目一卷資料的檔案盒面附例表3 ：霍邱縣長集鎮(zhèn)基本農(nóng)田整理項(xiàng)目一卷資料的卷內(nèi)目錄附例表4 ：霍邱縣長集鎮(zhèn)基本農(nóng)田整理項(xiàng)目一卷資料的卷內(nèi)備考表附例表5 ：霍邱縣眾心、長集鎮(zhèn)土地整理項(xiàng)目部分案卷目錄六、 檔案管理和要求 霍邱縣土地整理中心 2013年9月 一、 檔案資料的定義霍邱縣高標(biāo)準(zhǔn)基本農(nóng)田項(xiàng)目檔案資料是指：從立項(xiàng)、可行性研究、設(shè)計(jì)、招標(biāo)、施工、決算審計(jì)、竣工驗(yàn)收、后期管護(hù)等過程中形成的會(huì)議紀(jì)要、文件、表格、圖紙、報(bào)告等，并以文字、圖標(biāo)、聲像、電子等不同形式保存的資料二、 檔案管理原則（一）、真實(shí)性原則： 霍邱縣高標(biāo)準(zhǔn)基本農(nóng)田項(xiàng)目檔案包括過去和現(xiàn)在項(xiàng)目管理工作中形成的各種項(xiàng)目資料，是當(dāng)前和今后項(xiàng)目管理的重要資料。因此，歸檔的材料必須真實(shí)可靠，不能擅自改變?cè)疾牧系膬?nèi)容，更不能偽造資料。（二）、齊全性： 霍邱縣高標(biāo)準(zhǔn)基本農(nóng)田項(xiàng)目工作包括：項(xiàng)目建設(shè)的工程量、工程質(zhì)量等外業(yè)方面，又包括：工程投資、工程概預(yù)算、資金撥付、工程移交和工程管護(hù)責(zé)任落實(shí)等內(nèi)業(yè)情況。若沒有完整的歸檔資料，全縣高標(biāo)準(zhǔn)基本農(nóng)田項(xiàng)目的檢查、考評(píng)等工作就難以進(jìn)行。因此，項(xiàng)目檔案資料要按照項(xiàng)目進(jìn)度及時(shí)收集、歸檔，確保歸檔整理的齊全、完整。（三）、規(guī)范性原則：隨著全縣高標(biāo)準(zhǔn)基本農(nóng)田項(xiàng)目實(shí)踐時(shí)間增長，檔案數(shù)量越來越多，作為查閱的資料和原始憑證，不僅要做到承上啟下，避免重復(fù)，更要做到查找快捷。因此，檔案要按統(tǒng)一規(guī)格歸檔，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)分類，分類存放。三、檔案分類 （一）、按階段分類： 1、立項(xiàng)階段：立項(xiàng)申請(qǐng)報(bào)告及批復(fù)、查看與踏勘報(bào)告、可行性研究專家評(píng)審報(bào)告、可研編制合同、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目現(xiàn)狀與規(guī)劃圖、項(xiàng)目區(qū)實(shí)施前影像片、項(xiàng)目可研報(bào)告及圖件電子檔案等。 2、規(guī)劃設(shè)計(jì)與預(yù)算階段：項(xiàng)目預(yù)算下達(dá)文件、規(guī)劃設(shè)計(jì)與預(yù)算方案專家評(píng)審報(bào)告、規(guī)劃設(shè)計(jì)編制合同、規(guī)劃設(shè)計(jì)與預(yù)算文件、項(xiàng)目設(shè)計(jì)圖冊(cè)、圖片、項(xiàng)目規(guī)劃設(shè)計(jì)與預(yù)算報(bào)告及圖件電子檔案等。 3、施工準(zhǔn)備階段：項(xiàng)目實(shí)施方案與批復(fù)、項(xiàng)目管理規(guī)章制度、項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)組成立文件、會(huì)議紀(jì)要、項(xiàng)目開標(biāo)評(píng)標(biāo)定標(biāo)有關(guān)文件及招標(biāo)公告，項(xiàng)目中標(biāo)通知書、招投標(biāo)工作總結(jié)、施工、監(jiān)理合同、項(xiàng)目招標(biāo)文件、標(biāo)底和投標(biāo)書（中標(biāo)單位投標(biāo)書）、圖片及相關(guān)文件材料打造文檔等。 4、工程實(shí)施階段：開工報(bào)告及批復(fù)，施工過程中的來往文件，規(guī)劃設(shè)計(jì)與預(yù)算方案變更方案申請(qǐng)與批準(zhǔn)文件、施工月季進(jìn)度報(bào)表及說明、歷次檢查及整改落實(shí)報(bào)告、施工質(zhì)量檢查、評(píng)定材料，單項(xiàng)工程交工驗(yàn)收記錄、監(jiān)理規(guī)劃及細(xì)則、監(jiān)理檢查評(píng)定材料與工程建設(shè)情況月報(bào)、不定期檢查記錄、經(jīng)批準(zhǔn)的規(guī)劃設(shè)計(jì)與預(yù)算變更方案、項(xiàng)目實(shí)施過程和建成區(qū)影像、圖片及相關(guān)文件材料電子文檔。 5、竣工驗(yàn)收階段：鄉(xiāng)鎮(zhèn)竣工驗(yàn)收申請(qǐng)報(bào)告、竣工驗(yàn)收組會(huì)議記錄、鄉(xiāng)鎮(zhèn)自查和初查報(bào)告、項(xiàng)目竣工報(bào)告、項(xiàng)目建設(shè)情況表、項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)收支情況表、項(xiàng)目投資預(yù)期效益表、土地復(fù)墾前后土地利用結(jié)構(gòu)變化情況表、竣工驗(yàn)收?qǐng)D、項(xiàng)目財(cái)務(wù)決算、工程復(fù)核和審計(jì)報(bào)告、項(xiàng)目工程監(jiān)理總結(jié)報(bào)告、土地權(quán)屬調(diào)整情況報(bào)告、項(xiàng)目投資效益分析報(bào)告、檔案整理報(bào)告、影像、圖片及電子文檔資料、工程移交資料、工程管護(hù)資料。 6、資金財(cái)務(wù)：資金支出管理有關(guān)規(guī)定、資金申請(qǐng)與審批來往文件、歷次檢查及整改落實(shí)報(bào)告、資金審計(jì)委托合同、資金支出憑證、會(huì)計(jì)賬簿、影像、圖片及電子文檔資料。 附表1： 項(xiàng)目資料的歸檔分類參照附表文件分類序號(hào)立卷內(nèi)容立項(xiàng)階段（A）1行政性立項(xiàng)申請(qǐng)報(bào)告及批復(fù)、察看與踏勘報(bào)告、可行性研究專家評(píng)審報(bào)告、可研編制合同等2技術(shù)性可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目現(xiàn)狀與規(guī)劃圖3影像與電子資料項(xiàng)目區(qū)實(shí)施前影像片、項(xiàng)目可研報(bào)告及圖件電子檔案等規(guī)劃設(shè)計(jì)與預(yù)算階段（B）1行政性項(xiàng)目預(yù)算下達(dá)文件、規(guī)劃設(shè)計(jì)與預(yù)算方案評(píng)審報(bào)告、規(guī)劃設(shè)計(jì)編制合同等。2技術(shù)性規(guī)劃設(shè)計(jì)與預(yù)算文件、項(xiàng)目設(shè)計(jì)圖冊(cè)。3影像與電子資料圖片、項(xiàng)目規(guī)劃設(shè)計(jì)與預(yù)算報(bào)告及圖件電子檔案等。施工準(zhǔn)備階段（C）1行政性項(xiàng)目實(shí)施方案與批復(fù)，項(xiàng)目管理規(guī)章制度，項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)組成立文件，會(huì)議紀(jì)要，項(xiàng)目開標(biāo)評(píng)標(biāo)定標(biāo)有關(guān)文件及招標(biāo)公告，項(xiàng)目中標(biāo)通知書，招投標(biāo)工作總結(jié)，施工、監(jiān)理合同等。2技術(shù)性項(xiàng)目招標(biāo)文件，標(biāo)底和投標(biāo)書（中標(biāo)單位投標(biāo)書。3影像與電子資料此階段形成的圖片及相關(guān)文件材料電子文檔等。工程實(shí)施階段（D）1行政性開工報(bào)告及批復(fù)，施工過程中的來往文件，規(guī)劃設(shè)計(jì)與預(yù)算方案變更方案申請(qǐng)與批準(zhǔn)文件，施工月季進(jìn)度表與說明，歷次檢查及整改落實(shí)報(bào)告等。2技術(shù)性施工質(zhì)量檢查、評(píng)定材料，單項(xiàng)工程交工驗(yàn)收記錄，監(jiān)理規(guī)劃、細(xì)則，監(jiān)理檢查評(píng)定材料與工程建設(shè)情況月報(bào)，不定期檢查記錄，經(jīng)批準(zhǔn)的規(guī)劃設(shè)計(jì)與預(yù)算變更方案等。3影像與電子資料項(xiàng)目實(shí)施過程和建成區(qū)影像、圖片及相關(guān)文件材料電子文檔等。竣工驗(yàn)收階段（E）1行政性市級(jí)竣工驗(yàn)收申請(qǐng)表告、竣工驗(yàn)收組會(huì)議記錄、市縣自查和初驗(yàn)報(bào)告、工程移交資料、工程管護(hù)資料。2技術(shù)性項(xiàng)目竣工報(bào)告、項(xiàng)目建設(shè)情況表、項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)收支情況表、項(xiàng)目投資預(yù)期效益表、土地開發(fā)整理前后土地利用結(jié)構(gòu)變化情況表、竣工驗(yàn)收?qǐng)D、項(xiàng)目財(cái)務(wù)決算、工程復(fù)核和審計(jì)報(bào)告，項(xiàng)目監(jiān)理總結(jié)報(bào)告、土地權(quán)屬調(diào)整情況報(bào)告、項(xiàng)目投資效益分析報(bào)告、檔案整理報(bào)告。3影像與電子資料此階段形成的影像、圖片及電子文檔資料。資金財(cái)務(wù)（F）1行政性資金支出管理有關(guān)規(guī)定，資金申請(qǐng)與審批來往文件，歷次檢查及整改落實(shí)報(bào)告，資金審計(jì)委托合同。2技術(shù)性資金支出憑證，會(huì)計(jì)賬簿。3影像與電子資料此類工作中形成的影像、圖片及電子文檔資料。（二）、按參建單位整理分類 1、業(yè)主單位 （1）、立項(xiàng)文件及批復(fù)、踏勘報(bào)告、可行性研究專家評(píng)審報(bào)告、可研編制合同、工程測繪合同等（A階段行政性）。 （2）、測繪工作成果及報(bào)告、可行性研究報(bào)告、現(xiàn)狀與規(guī)劃圖（階段技術(shù)性）。 （3）、預(yù)算下達(dá)文件、規(guī)劃設(shè)計(jì)與預(yù)算方案評(píng)審報(bào)告，規(guī)劃設(shè)計(jì)編制合同等（B階段行政性）。 （4）、規(guī)劃設(shè)計(jì)與預(yù)算文件、項(xiàng)目設(shè)計(jì)圖冊(cè)（B階段行政性）。 （5）、實(shí)施方案與批復(fù)，項(xiàng)目管理規(guī)章制度，項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)組成立文件，會(huì)議紀(jì)要，項(xiàng)目開標(biāo)評(píng)標(biāo)定標(biāo)有關(guān)文件及招標(biāo)公告，項(xiàng)目中標(biāo)通知書、招投標(biāo)工作總結(jié)，施工監(jiān)理合同等（C階段行政性）。 （6）、項(xiàng)目招標(biāo)文件、標(biāo)底和中標(biāo)單位投標(biāo)書（C階段技術(shù)性）。 （7）、規(guī)劃設(shè)計(jì)與預(yù)算方案變更方案申請(qǐng)與批準(zhǔn)文件等（D階段行政性），批準(zhǔn)的規(guī)劃設(shè)計(jì)與預(yù)算變更方案、圖冊(cè)（D階段技術(shù)性）。 （8）、鄉(xiāng)鎮(zhèn)自查和初驗(yàn)報(bào)告、驗(yàn)收組會(huì)議紀(jì)錄，工程移交管護(hù)資料（E階段行政性）， （9）、項(xiàng)目竣工報(bào)告、竣工驗(yàn)收?qǐng)D冊(cè)、項(xiàng)目財(cái)務(wù)決算、工程造價(jià)審核報(bào)告、監(jiān)理工作報(bào)告、設(shè)計(jì)工作總結(jié)報(bào)告、施工管理工作報(bào)告、土地權(quán)屬調(diào)整情況報(bào)告、投資效益分析報(bào)告、檔案整理報(bào)告等（E階段技術(shù)性）。 （10）、項(xiàng)目資金支出方面的資料（F資金財(cái)務(wù)）。 （11）、其他相關(guān)資料。2、設(shè)計(jì)單位 （1）、項(xiàng)目變更設(shè)計(jì)和預(yù)算、變更圖冊(cè)（有批準(zhǔn)權(quán)機(jī)關(guān)的批復(fù)稿，D階段技術(shù)性）。 （2）、設(shè)計(jì)工作報(bào)告（單位工程驗(yàn)收時(shí)上報(bào)業(yè)主單位存檔，E階段技術(shù)性）。 （3）、其他相關(guān)資料。 3、監(jiān)理單位 （1）、工程建設(shè)監(jiān)理工作報(bào)告（含監(jiān)理大記事）、（單位工程驗(yàn)收時(shí)上報(bào)業(yè)主單位存檔E階段技術(shù)性）（2）、技術(shù)交底與圖紙會(huì)審等會(huì)議紀(jì)要，監(jiān)理通知（包括對(duì)應(yīng)的回復(fù)單）、監(jiān)理指令、聯(lián)系單及來往函件，監(jiān)理日志、旁站記錄、月報(bào)，不定期檢查記錄等（D階段行政性）。（3）、安全生產(chǎn)的監(jiān)理檢查記錄和安全生產(chǎn)事故處理文件資料，質(zhì)量問題與事故的處理資料，索賠文件資料的（D階段行政性）。（4）、監(jiān)理規(guī)劃和實(shí)施細(xì)則，平行檢測資料的（D階段技術(shù)性），（5）、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告（D階段技術(shù)性）。（6）、工程影像資料。（7）、其他相關(guān)資料。4、施工單位 （1）、施工管理工作報(bào)告（含施工大事記）、（單位工程驗(yàn)收時(shí)上報(bào)業(yè)主單位存檔、E階段技術(shù)性）。（2）、工程開工報(bào)告及批復(fù)，項(xiàng)目部組建文件，施工過程中的來往文件，施工日志、月報(bào)表及說明，歷次檢查及整改落實(shí)報(bào)告，重大事故處理記錄（D階段行政性）。（3）、分部、單位工程驗(yàn)收申請(qǐng)及驗(yàn)收鑒定書，工程竣工移交資料（D階段行政性）。（4）、單元工程變更匯總表，設(shè)計(jì)變更、洽商記錄等工程變更資料（D階段技術(shù)性）。（5）、施工質(zhì)量保證資料：各種原材料（土工試驗(yàn)、砂、碎石、塊石、水泥、鋼筋、及鋼筋焊件等）送檢資料和混凝土、砂漿配合比資料，設(shè)備產(chǎn)品出廠資料、合格證檢驗(yàn)報(bào)告單等，混凝土、砂漿試塊送檢檢測結(jié)果資料（D階段技術(shù)性）。（6）、單元工程、隱蔽工程及關(guān)鍵部位施工質(zhì)量評(píng)定資料（D階段技術(shù)性）。（7）、工程進(jìn)度款支付資料（D階段技術(shù)性）。（8）、工程結(jié)算資料，原始收方記錄，隱蔽工程簽證（D階段技術(shù)性）。（9）、竣工圖紙（D階段技術(shù)性）。（10）、工程照片、施工錄像等（D階段技術(shù)性）。（11）、其他資料。5、運(yùn)營管理單位 （1）、運(yùn)營管理工作報(bào)告（單位工程驗(yàn)收時(shí)上報(bào)業(yè)主單位存檔，E階段技術(shù)性）。 （2）、其他資料。（3）、另需填寫完善的表格 在單位工程驗(yàn)收時(shí)施工單位還應(yīng)填寫以下表格，以利于項(xiàng)目變更和竣工驗(yàn)收。 附表1： xxx項(xiàng)目x標(biāo)段單元工程變更工程量和投資預(yù)算對(duì)比表序號(hào)工程名稱單位原招標(biāo)工程量和預(yù)算變更后核定工程量和預(yù)算工程量增減投資增減工程編號(hào)規(guī)格/設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)工程數(shù)量單價(jià)（元）投資（萬元）工程編號(hào)規(guī)格/設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)工程數(shù)量單價(jià)（元投資（萬元）增加減少增加（萬元）減少（萬元）合計(jì)填表說明：1、工程編號(hào)應(yīng)與變更前后項(xiàng)目規(guī)劃保持一致，新增加的工程只填寫變更后編號(hào)。 2、規(guī)格/設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)欄填寫土地平整、溝渠、道路、泵站、構(gòu)筑物、機(jī)電設(shè)備等主要技術(shù)參數(shù)與材質(zhì)。 3、合計(jì)欄只填寫投資的合計(jì)數(shù)。 4、變更后工程單價(jià)確定方式在備注欄中說明。（此建議表一類單體一填或同一類單體必須放在一塊便于編寫變更材料時(shí)匯總統(tǒng)計(jì)，同時(shí)此表在完工結(jié)算時(shí)一并報(bào)設(shè)計(jì)單位利于出變更）附表2： xx項(xiàng)目x 標(biāo)段竣工工程量匯總表建 設(shè) 內(nèi) 容單位完工數(shù)完工工程量（m3）完工金額備注土地平整挖（填）方100m土方石方砼方表土剝離100m田?。玻?00m小計(jì)100m農(nóng)田水利工程蓄水工程1、新建座2、改擴(kuò)建座小計(jì)座輸水工程1、斗農(nóng)渠千米（1）整治渠千米（2）襯砌渠千米2、斗農(nóng)溝千米（1）整治溝千米（2）襯砌溝千米小計(jì)千米配套建筑物1、路涵座2、閘座（1）新建座 （2）維修座（3）U型渠上閘座3、跌水座4、大塘進(jìn)出水口座5、田間放水口座6、倒虹吸座7、橋座（1）機(jī)耕橋座（2）生產(chǎn)橋座8、蓄水池座小計(jì)座道路工程田間道1、新建米2、維修米3、泥結(jié)石硬化路米小計(jì)米生產(chǎn)道1、新建米小計(jì)米其他工程及費(fèi)用合計(jì)四、資料組卷及編碼檔案文件組卷應(yīng)遵循下述要求： （一）、組卷方法：卷盒內(nèi)同一類型連續(xù)文件的排列嚴(yán)格按文件的時(shí)間自然形成規(guī)律排列，其排列原則： （1）文字材料按事項(xiàng)、專業(yè)順序排列，同一項(xiàng)的請(qǐng)示與批復(fù)、同一文件的印本與定稿、主體與附件不能分開，并按批復(fù)在前、請(qǐng)示在后，印本在前、定稿在后，主體在前、附件在后的順序排列。 （2）圖紙按專業(yè)排列，現(xiàn)狀圖、規(guī)劃圖和竣工圖在前，施工圖在后，設(shè)計(jì)圖中同專業(yè)圖紙按圖號(hào)順序排列， （3）既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后。 （二）、編制卷內(nèi)文件頁號(hào)應(yīng)符合下列規(guī)定：（1）卷內(nèi)文件均按有書寫內(nèi)容的頁面編碼，每卷單獨(dú)編號(hào)，頁號(hào)從“1”開始，（2）頁號(hào)編寫位置：單面書寫的文件在右下角，雙面書寫的文件，正面在右下角，背面在左下角。折疊后的圖紙一律在下角。（3）成套圖紙或印刷成冊(cè)的文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁碼。（4）案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號(hào)，（三）、卷內(nèi)目錄編寫應(yīng)符合下列規(guī)定： （1）卷內(nèi)目錄式樣應(yīng)寫明序號(hào)、文件編號(hào)、文件題目、日期、頁次。 （2）序號(hào)：以一份文件為單位，用阿拉伯?dāng)?shù)字從1依次標(biāo)注。（3）文件編號(hào)：填寫工程文件原有的文號(hào)或圖號(hào)。（4）文件題目：填寫文件標(biāo)題的全稱。（5）日期：填寫文件形成的日期。（6）頁次：卷內(nèi)文件次序頁碼。（7）卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件首面之前。五、檔案質(zhì)量要求：