組展商如何與展館合作為參展商和觀眾提供優(yōu)質(zhì)服務(wù) 2

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1、 組展商如何與展館合作為參展商和觀眾提供優(yōu)質(zhì)服務(wù) ——以第十四屆上海國際汽車工業(yè)展覽會為例 摘要：會展服務(wù)質(zhì)量的高低，直接影響到組展商與參展商的合作關(guān)系。廣義上的會展服務(wù)，既包括發(fā)生在展覽現(xiàn)場的租賃、廣告、保安、清潔、展品運輸、倉儲、展位搭建等專業(yè)服務(wù)，也包括餐飲、旅游、住宿、交通、運輸?shù)认嚓P(guān)行業(yè)的配套服務(wù)。會展服務(wù)質(zhì)量的高低，直接影響到組展商與參展商的合作關(guān)系。參展商是展覽會的主體，主辦單位的收益主要來自企業(yè)支付的參展費用。因此，主辦單位與參展商之間的價值傳遞是非常重要的。在激烈競爭的市場壓力下，隨著市場化、國際化的日益擴大，參展商與主辦方傳統(tǒng)的買賣關(guān)系必

2、將難以繼續(xù)維系。為了組展的順利進行，主辦方往往會盡己所能取得參展商的滿意和信任。參展商不再愿意僅僅作為參展費用的支付者，而是希望能夠從主辦方那里獲得更多的服務(wù)。 關(guān)鍵詞：會展服務(wù)；組展商；參展商 序 言 業(yè)界把會展組織者稱為組展商。展覽會的組織者（即組展商）是展館經(jīng)營的最直接客戶，組展商是連接展館于參展商及各類資源的重要紐帶。只有通過組展商與各方面的溝通合作，才能保證展會的正常運作。據(jù)有關(guān)資料顯示，對于單一的展館而言，只有當(dāng)他的利用率達到60%至70%時，才可能發(fā)揮出最佳的市場效益。但我國展館目前整體的利用率盡在10

3、%到30%之間?！翱蛻艟褪巧系邸笔欠?wù)行業(yè)的圣經(jīng)，要提高展館的利用率，使會展業(yè)達到快速而健康發(fā)展的目的，最有效的訣竅之一就是認(rèn)識客戶的需要，根據(jù)客戶的要求使出租展館的效益達到最高。參展商是組展者最直接、最重要的客戶。組展商整合種種資源，目的就是希望參展商在展會上能夠贏得利益，或是直接的銷售額；或是達成商務(wù)貿(mào)易洽談，尋找新的合作伙伴；或是退出新產(chǎn)品等等。本篇文章以第十四屆上海國際汽車工業(yè)展覽會為例談?wù)劷M展商如何讓與展館合作，為參展商和觀眾提供全面、專業(yè)、優(yōu)質(zhì)的展會（現(xiàn)場）服務(wù)。 展覽會前的準(zhǔn)備 一、首先要了解此次展覽會要涉及到哪些部門，并怎樣更好而又合

4、理的協(xié)調(diào)組織好這些部門，為展覽會的成功舉辦而鋪路，如：旅游業(yè)，餐飲娛樂業(yè)，交通運輸業(yè)，租憑服務(wù)業(yè)，廣告印刷業(yè)，海關(guān)驗收業(yè)，通訊郵電業(yè)，銀行保險業(yè)，酒店住宿。我們可以看到展覽業(yè)促進了相關(guān)行業(yè)的發(fā)展，同時主動權(quán)又完全掌握在展覽的組織策劃者手中。因此要求策劃者本著以上實際出發(fā)，真正意義上策劃一場全面而又深度的展會。第十四屆上海國際汽車工業(yè)展覽會由中國汽車工業(yè)協(xié)會、中國國際貿(mào)易促進委員會上海市分會、中國國際貿(mào)易促進委員會汽車行業(yè)分會主辦，上海市國際展覽有限公司、德國慕尼黑國際博覽集團/IMAG國際展覽會與交易會有限公司承辦，特別支持單位為中國機械工業(yè)聯(lián)合會，支持單位為中國汽車工程學(xué)會。 二、組展商的

5、具體做法如下 （一）市場調(diào)研，市場調(diào)研對于組展商來說特別重要。 （2） 要求組展商1、具有敏銳的市場調(diào)查能力和超前的市場知識，策劃者在策劃展覽本身要有這種創(chuàng)新意識，即對周圍和未來的事業(yè)的關(guān)心與思考。組展商在準(zhǔn)備策劃這個展會時，不僅提前到實地考察,而且收集了大量的相關(guān)信息,從而能夠成功的策劃舉辦這屆展覽會。2、可行性分析報告。展覽會的實地考察、企業(yè)的反應(yīng)，相關(guān)資料的整理，通過這些信息的觀察和自身的經(jīng)驗，確立展覽會的“可行性”或“不可行性”做出最終的判斷。 （3） 展覽場地的確定、規(guī)模及時間。組展商根據(jù)市場調(diào)查，最終確定展會召開，必須充分考慮到展會的場地、規(guī)模及時間的確定根據(jù)國際慣例。當(dāng)然展

6、會規(guī)模和起點高其影響力度也就更高，但這對于展會策劃者來說風(fēng)險和投資太大，造成很大的壓力，日前我國根據(jù)場館規(guī)模及相應(yīng)配套設(shè)施以及展覽知識還遠不及歐美等展覽業(yè)發(fā)達的國家（以國際展覽會策劃為例）必須要充分考慮到國際展的要求，因此，實現(xiàn)服務(wù)流程的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化勢在必行。 第十四屆上海國際汽車工業(yè)展覽會 會議主題：2011上海車展確定主題是“創(chuàng)新·未來”。主題演繹全球氣候變暖背景下，催生出的全球產(chǎn)業(yè)界新的科技革命，“創(chuàng)新”加速推進新興產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，綠色環(huán)保已然成為全球產(chǎn)業(yè)發(fā)展的一大趨勢。在此背景下，不少國家提出“綠色新政、綠色經(jīng)濟”，制定未來可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略，廣泛應(yīng)用低碳技術(shù)，搶占未來發(fā)展制高點。同樣，

7、中國汽車產(chǎn)業(yè)也通過科技創(chuàng)新，不斷提升產(chǎn)品核心競爭力，通過實施核心戰(zhàn)略(即產(chǎn)品戰(zhàn)略)，保持中國汽車產(chǎn)業(yè)的可持續(xù)發(fā)展?？梢韵嘈?，以創(chuàng)新驅(qū)動發(fā)展，以發(fā)展迎接未來，低碳技術(shù)、綠色經(jīng)濟、可持續(xù)發(fā)展的理念，將成為2011上海車展的主旋律，是中國汽車業(yè)謀求更高境界的永恒不變的主題。 展覽日程：2011上海車展在全球汽車業(yè)聚集中國，中國汽車業(yè)迅速發(fā)展的背景下舉辦。根據(jù)展期安排，4月19日、20日為媒體日，僅對境內(nèi)外新聞媒體開放;4月21日、22日為專業(yè)觀眾參觀日;4月23日至28日為公眾參觀日。此次車展將使用上海新國際博覽中心全部13個室內(nèi)展館以及室外臨時展館和室外場地，總規(guī)模超過20萬平方米，創(chuàng)歷屆上海車

8、展之最。從展館安排來看，乘用車11個館(W1-W3，E1-E7及N5)，比上屆增加2個館;汽車零部件室內(nèi)2個館(W4-W5)加上室外臨時展館。此外，室外還將設(shè)立商用車展區(qū)、輪胎、音響展區(qū)以及媒體區(qū)，貴賓休息區(qū)和會議室、新聞中心等功能區(qū)。 （4） 場館方在軟硬件資源上滿足組展商的需求 1、硬環(huán)境的考慮： Α、場館的交通是否便利； Β、場館周圍的酒店、娛樂設(shè)施是否齊全 C、場館的交通運輸方式是怎樣安排的 ①是否有貨運電梯 ②場館倉庫的庫容量有多大 D、場館的面積及場地的合理化分配（制定展位圖做考察）與相關(guān)租用配套設(shè)備。 E、研討會的場地安排 2、軟環(huán)境的考慮 ①場館內(nèi)部保衛(wèi)設(shè)

9、施是否到位 ②場館的停車場及休息場所是否合理 ③場館的水電供應(yīng)情況 ④場館的衛(wèi)生清理工作 ⑤會議期間場館提供的相應(yīng)服務(wù) （五）租賃方式的選擇： 1、以場館實際建筑面積計算，按平方米/元/天來整體計算場地租金。 2、按場地實際搭建展位（標(biāo)準(zhǔn)3*3）即每個展位/天/元計算總體租金，根據(jù)具體的租賃方式，在確定場地后，場館一般要求租用方支付定金，該定金支付根據(jù)場館租賃的規(guī)模來算大約為整個租金的30%，也就是說整個場館的費用為一百萬，確定場地租賃合同后要求支付30萬的租金，因此這是舉辦展會的一項很大的費用投入。 ①展覽會的規(guī)模，根據(jù)自己的實力做出預(yù)算。 ②要充分考慮舉辦展覽會的時間

10、，如果同期在同一個地方一個日期內(nèi)有2到3個展覽與其發(fā)生沖突，這將勢必影響招展的力度，這樣很容易分散參展的注意力。 三、展覽會招展工作 （一）會議展覽的招展工作與展銷會有很大的不同： A、展覽的展即展示——參展者構(gòu)成，覽即看——觀眾構(gòu)構(gòu)成的。如果是專業(yè)的展覽會，還需要邀請專業(yè)人士或同行業(yè)內(nèi)人士參加，普通大眾不是展覽會的邀請對象。一般這種招展對象具有以下特點： ①實力比較雄厚，重視產(chǎn)品和品牌的宣傳； ②技術(shù)力量雄厚，一般為技術(shù)領(lǐng)域領(lǐng)頭羊或是生產(chǎn)者本身； ③規(guī)模和檔次都要比較高； ④注重參觀對象 ⑤注意展覽會議期間的相關(guān)行業(yè)研討會 ⑹注意參展的同行 B、①重點突破幾個知名的大型企

11、業(yè)，以知名的大型企業(yè)帶動小型企業(yè)的參展。 要求特裝修，把整個展覽會場裝飾起來。 ②以先期參展的優(yōu)惠方式吸引參展商參展，并盡快落實參展商的展位，費用。 ③取得國內(nèi)外行業(yè)協(xié)會的支持，通過行業(yè)協(xié)會邀請參展對象做招商工作。（因為在國外很多行業(yè)協(xié)會是因各個行業(yè)自身組成的，本身就是多行業(yè)領(lǐng)頭羊的綜合體現(xiàn)） C、具體操作 ①組展商根據(jù)展會情況制定好招展計劃（因為這樣有利于安排展會進程，合理安排時間。） ②分配具體招展對象公關(guān)工作（按照業(yè)務(wù)員的各個優(yōu)勢，充分的發(fā)揮其潛能，挖掘客戶）。 ③資金運作的到位（展覽是以展位租賃的形式進行交易的。確定展位不一定確定的費用到位，因此在招展中最終確定的企業(yè)參展

12、還是在于資金到位。） ④廣告宣傳：廣告宣傳是非常重要的，一般分兩階段 a.前期招商宣傳 b.后期的品牌宣傳，即觀眾的宣傳 Ⅰ、普通大眾的宣傳 Ⅱ?qū)I(yè)觀眾的宣傳 c.會期會場廣告宣傳 ⑤展覽會的服務(wù)：在組展過程中，主辦單位或展覽承辦商不可缺少的要為每家參展商提供一本優(yōu)質(zhì)的會展服務(wù)手冊。這本服務(wù)手冊制作的既要有吸引力，又要通俗易懂，還要標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。一方面，不要把手冊的讀者當(dāng)作會展界高手，要把他們想象成初入展覽大門的新人，把一切可能想到的問題和解決方案都要寫進去。另一方面，及時和大會主辦方溝通，了解本屆展覽會服務(wù)的新變化。最后，你的會展服務(wù)應(yīng)該具有查詢方面的功能，可讀性強。這樣既完整性又易

13、查性的會展手冊，可以節(jié)省會展工作人員和參展商的時間，減少摩擦。 第十四屆上海國際汽車工業(yè)展覽服務(wù)手冊主要包括以下幾個方面：①展覽內(nèi)容方面。包括展覽的中英文名稱、展覽舉辦城市及場館的名稱；展覽日期，包括進場、出場日期；展覽承包商名字、地址、電話、傳真或其他相關(guān)承包商；詳述攤位租金付款方式（如果需要提供材料和服務(wù)的程序）；相關(guān)規(guī)定；敘說展覽的內(nèi)容等；訂購單方面。包括正式合同信息、攤位承包公司名稱和其他指示標(biāo)志、家具租借、裝潢和地毯、運輸、安置和拆除勞工、電力、消防、攤位清理等；其他相關(guān)服務(wù)方面。包括邀請函、配套宣傳策劃、住宿及行程安排、交通旅游、視聽設(shè)備、攝影、花藝、盆景租借、呼叫裝置、模特兒現(xiàn)

14、場展示或接待等。②服務(wù)要務(wù)實會展服務(wù)也要體現(xiàn)重實效和“以人為本”的思想。比如，展覽會的布局完全以展品大類來劃分，方便觀眾參觀；參觀者剛踏進展覽館就能得到一份用不同文字編成的會展服務(wù)手冊或參觀指南；展場內(nèi)還有就餐中心區(qū)、休息場所、便捷通道等等。這些都體現(xiàn)著主辦方無微不至的服務(wù)理念，也充分地體現(xiàn)了會展優(yōu)質(zhì)服務(wù)的魅力。 展會期間的組織協(xié)調(diào)工作 一、展覽會布展期的工作安排 1、設(shè)立場地前臺接待 ⑴負(fù)責(zé)參展企業(yè)報到登記 ⑵根據(jù)參展報名情況落實參展證的派發(fā)和展品進入場地確認(rèn) ⑶派發(fā)參展企業(yè)在參會期間的參會指南 ⑷進行一些相關(guān)企業(yè)的咨詢活動，介紹展場的大體安排情況 2、酒店接待處 ⑴設(shè)

15、立前臺接待處 ⑵進行參展展商住宿登記 ⑶住宿表要求 a.企業(yè)名稱 b.房間號碼c.酒店聯(lián)系電話d.房主姓名 ⒊場館現(xiàn)場協(xié)調(diào)工作 ⑴負(fù)責(zé)監(jiān)督現(xiàn)場施工，即根據(jù)參展企業(yè)要求進行裝修的展位施工 ⑵對現(xiàn)場工作中注意防火、防電、防盜等工作 ⑶為企業(yè)協(xié)調(diào)現(xiàn)場租賃業(yè)務(wù) ⑷根據(jù)企業(yè)報名表，布置安排會場場外的廣告宣傳（一般為參展企業(yè)根據(jù)要求而設(shè)立的） ⒋交通運輸安排及搬運工作（組展商要充分與展館人員合作） ⑴企業(yè)運輸展品的接待及裝卸 ⑵搬運工作協(xié)調(diào) 二、展覽會的開幕式組織工作 在開幕式前要求所有的室內(nèi)、室外的布展工作完成，準(zhǔn)備迎接參觀者的參觀， 如何做好開幕式也是組展商的協(xié)調(diào)體現(xiàn)。

16、1、確定邀請參加展覽會開幕式貴賓名單 2、確定邀請參展企業(yè)的記者名錄 3、開幕式的場地搭建要求 ⑴挑選突出的位置；一般設(shè)為展廳大門正前方 ⑵要求布展的莊重大方 ⑶要求放音設(shè)備到位 ⑷相關(guān)的禮儀及場地氛圍設(shè)計要求 ⒋開幕式主持人講話內(nèi)容的審定，及參加嘉賓講話內(nèi)容的審定 要求：簡單明了，突出主題，在最短的時間內(nèi)表達中心 ⒌開幕式時間一般為10-15分鐘 ⒍開幕式結(jié)束后，帶領(lǐng)嘉賓參觀及講解的人員到位，以及會后的安排工作 三、展覽會召開期間的組織工作 展覽會召開期間的所有工作進入最后結(jié)束的倒計時工作，前期大量的組織工作得到體現(xiàn)在于幾天的展覽會效果，參展商滿意，參觀者滿意，才能說

17、明展會的成功。要求： ⒈做好大會的參觀人數(shù)的統(tǒng)計、分類。 ⒉發(fā)放大會的展覽會刊（每天定時發(fā)放，要根據(jù)參觀對象的身份發(fā)放） ⒊協(xié)調(diào)展會期限研討會會議組織安排工作，做好研討會與展覽會有機結(jié)合 ⒋做好最后的中間人形象，積極為企業(yè)牽線搭橋，為企業(yè)服務(wù) ⑴為企業(yè)提供洽談間（休息室） ⑵為企業(yè)提供簽訂合同場所 ⑶及時將參觀者的信息反饋給企業(yè) ⑷積極與企業(yè)溝通，了解企業(yè)的想法及要求 ⒌統(tǒng)計大會的成交額做好記錄 ⒍積極聽取參會代表對大會的意見和建議 ⒎根據(jù)參會信息，再次邀請參會企業(yè)參加第二年的展會 第十四屆上海國際汽車工業(yè)展覽會 活動精彩豐富 建立良好交流平臺 主辦方在確保上海車展精

18、彩、成功的同時，精心安排了四大重要活動，內(nèi)容精彩紛呈，為各界人士構(gòu)建了良好的交流與合作平臺。 1、媒體日 4月19日、20日，各主要廠商將在自己展臺或場館會議室召開新聞發(fā)布會。具體新聞發(fā)布會日程安排屆時將公布于車展官方網(wǎng)站。 2、高峰論壇 4月18日，在浦東嘉里中心大酒店上海大宴會廳舉辦“上海車展CEO高峰論壇”。屆時，將邀請中央有關(guān)部委和上海市領(lǐng)導(dǎo)、國內(nèi)主要汽車集團和國際跨國公司CEO出席并演講，共同商討“十二五”期間中國汽車工業(yè)的發(fā)展方向，加強中外汽車界的進一步交流與合作。 3、設(shè)計師之夜 4月19日晚在浦東錦江湯臣洲際大酒店，主辦方將繼續(xù)舉辦“2011上海汽車設(shè)計師之夜”，再度匯聚

19、世界汽車業(yè)一流知名設(shè)計師，聚合汽車設(shè)計的前沿理念。 4、技術(shù)交流會 展覽會期間，將舉行數(shù)十場技術(shù)交流會，形式包括大型采購專場、整車與零部件的配套專場、上下游供應(yīng)鏈貿(mào)易洽談專場等，內(nèi)容涉及汽車制造、加工、工藝等。其中，尤為值得一提的是“海峽兩岸車載電子論壇”，就車載電子系統(tǒng)未來發(fā)展方向的可能性展開頭腦風(fēng)暴，為兩岸同行提供切磋技術(shù)、交流信息的舞臺。 四、撤展 展會的撤展工作一般為大會的最后一天下午提前一個小時，進行會場登記情況工作和出訪工作。 派送撤館通知要求： 1、保持館內(nèi)秩序 2、要求每個參展商清理自己的展品，并保管好 3、按照先后有序的組織出館工作 4、進行最后的清理工作

20、五、會后總結(jié) 展覽會的會后總結(jié)，是以后展覽會的延續(xù)，也是成功案例的表現(xiàn)，因此組展商在結(jié)束整個展會后，要求對整個展覽會工作及整體情況進行一個整體分析，以便今后工作的合理開展。 結(jié) 語 面臨新的發(fā)展形勢，展覽組織者、展館、承建商、配套服務(wù)商面臨的共同任務(wù)就是：做好服務(wù)，通過服務(wù)創(chuàng)造規(guī)模、創(chuàng)造品牌，以應(yīng)對未來激烈的市場競爭。做好服務(wù)，關(guān)鍵在于樹立正確的理念。在整個產(chǎn)業(yè)鏈中，展覽組織者、展館、承建商、配套服務(wù)商是一個利益共同體，面對共同客戶，參展商和買家，只有各服務(wù)主體樹立以滿足并超越客戶需求的服務(wù)理念，進行專業(yè)分工，有機協(xié)作，才能促進

21、產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，實現(xiàn)共贏。 參考文獻 1.《展示設(shè)計》趙云川 中國輕工業(yè)出版社 2.《企業(yè)形象策劃與企業(yè)展示創(chuàng)新設(shè)計大全》劉萬斌 青藏人民出版社 3.《現(xiàn)代展覽與陳列》 丁允朋 江蘇美術(shù)出版社 4.《上海會展業(yè)現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢》鄭建瑜 旅游學(xué)刊 5.《會展策劃與營銷》華謙生 廣東經(jīng)濟出版社 6.《展覽會策劃與管理》王春雷、陳震 中國旅游出版社 致 謝 本文是在秦老師的悉心指導(dǎo)下完成的，從論文選題、寫作過程到最后脫稿，都得到了老師的諄諄教導(dǎo)，秦璐老師治學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)、平易近人、以及她正直人品都讓我學(xué)到了很多有用的東西，使我受益匪淺。謹(jǐn)此，表示衷心的感謝。 同時，在論文寫作的資料收集過程中，還得到了許多老師和同學(xué)的熱情幫助，并獲得大量的論文相關(guān)數(shù)據(jù)和資料，使論文得以順利完成。 我也要感謝各位同學(xué)、朋友在大平時學(xué)習(xí)生活中給予無私的幫助，感謝家長對我學(xué)業(yè)的支持。在學(xué)校和課外的生活中，我們彼此之間親切友好的氣氛和坦誠無間的交流，給予我許多啟發(fā)和鼓勵，同學(xué)之間的情誼，將是我終身的寶貴財富。 謹(jǐn)以此文敬獻給所有關(guān)心、支持和幫助我的人們，并表示最衷心的感謝。