檔案管理制度檔案管理制度細則

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1、檔案管理制度_檔案管理制度細則為加強檔案管理工作，提高檔案工作質(zhì)量，更好地為單位工作服務(wù)，公司都會建立一個檔案管理制度。下面是WTT提供的檔案管理制度，歡迎閱讀。篇一為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，維護文件檔案的完整和安全，特制定本制度。一、公司設(shè)立文件檔案管理專員，切實做好文件檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作，保證文件檔案資料的齊全完整，提高案卷質(zhì)量，使文件檔案管理工作達到標準化、制度化、規(guī)范化的要求，并逐步實現(xiàn)電子信息化管理。二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用價值的各類資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊、照片以及與本公司生產(chǎn)經(jīng)營活動相關(guān)的

2、上級事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。三、人力資專員要做好公司員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作，確保資料完整。四、檔案管理員要對公司安全生產(chǎn)相關(guān)文件資料專門建檔。進行管理。五、立卷應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。六、文件資料檔案的保管、查閱。1、所有檔案必須入框上架，科學(xué)排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。2、文件柜、檔案室要保持整潔衛(wèi)生，認真做好文件檔案“八防”工作，特別是檔案室防火、防鼠、防濕、防盜工作要常抓不懈，要定期檢查、經(jīng)常核對文件檔案資料，發(fā)現(xiàn)問題及時處理、報告并做好相關(guān)記錄，確保文件檔案資料的

3、完整與安全。七、公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案資料，須報請公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準，外單位人員要查閱、復(fù)印公司檔案，必須持單位介紹信并經(jīng)本公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可查閱;公司所有檔案一律不允許外借。不論是誰查閱、復(fù)印檔案，公司檔案管理員都必須如實進行登記，注清查閱時間、查閱內(nèi)容、查閱人姓名、批準領(lǐng)導(dǎo)、是否復(fù)印等相關(guān)內(nèi)容。八、對于公司及檔案的管理，要有專柜存放并單獨設(shè)鎖，無關(guān)人員不準接觸，工作人員要嚴守機密。篇二1 產(chǎn)生目的為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統(tǒng)計等工作，特制定本制度。2 適用范圍適用于公司各種文件、記錄、檔案資料的管理。3 正文3.1 文件資料的收集3.1.1

4、 收集范圍凡是公司在工作中形成或使用的、辦理完畢、具有查考利用價值的文件、電報、各種記錄、出版物以及各種圖表薄冊、照片等都要齊全完整地收集，具體包括以下各項：3.1.1.1 上級來文(1) 上級機關(guān)召開的需要貫徹執(zhí)行的會議的主要文件材料及上級機關(guān)頒發(fā)的要求公司執(zhí)行的文件;(2) 上級領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查公司工作時的重要指示、講話、題詞、照片和有特殊保存價值的錄音、錄像等材料。3.1.1.2公司文件材料(1) 會議文件，包括本公司重要會議形成的文件和領(lǐng)導(dǎo)的講話稿等;(2) 公司發(fā)布(包括轉(zhuǎn)發(fā))的各種正式文件的簽發(fā)稿、印制稿、重要文件的修改稿;(3) 公司的請示與上級批復(fù)文件，下級單位的請示與公司的批復(fù)

5、文件;(4) 公司各職能部門在工作中形成的工作計劃、總結(jié)、報告;(5) 反映公司業(yè)務(wù)活動和科學(xué)技術(shù)管理的專業(yè)文件材料;(6) 公司檢查下級單位工作，調(diào)查研究形成的重要文件材料;(7) 公司的統(tǒng)計報表、統(tǒng)計分析p 材料(包括計算機盤片等)、財務(wù)報表、憑證、帳簿、審計等文件材料;(8) 公司黨、團和內(nèi)部組織機構(gòu)在工作中形成的重要文件材料;(9) 公司領(lǐng)導(dǎo)人在公務(wù)活動中形成的重要信件、電報、電話記錄;從外單位帶回公司有關(guān)的未經(jīng)文書處理登記的文件材料;(10)公司基本建設(shè)工程施工竣工、購置大中型設(shè)備的文件材料，公司直接管理的科研、建設(shè)項目的科技文件材料;(11)公司成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信

6、及其組織簡則、人員編制等文件材料;(12)公司的歷史沿革、大事記、年鑒、反映公司重要活動的剪報、聲像材料、榮譽獎勵證書、有紀念意義和憑證性的實物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料;(13)公司制定的工作條例、章程、制度等文件材料;(14)公司干部任免(包括備案)、調(diào)配、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評定、聘任、黨員、團員、干部、員工名冊、報表以及職工的錄用轉(zhuǎn)正、定級、調(diào)資、退職、退休等工作及干部獎懲等文件材料;(15)公司員工轉(zhuǎn)移工資、行政、黨、團組織介紹信及存根;(16)公司財產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證、清冊;(17)公司編印刊物的定稿和印本、編輯出版物的定稿樣本;(18)公司簽訂的各種合同、協(xié)議等材料;

7、(19)公司外事活動中形成的請示、報告、計劃、考察總結(jié)、重要簡報、會議紀要、記錄聲像材料、有參考價值的資料、互贈禮品清單、工作來往文件等;(20)各種普查工作中形成的文件材料。3.1.2 收集中應(yīng)注意的問題3.1.2.1 公務(wù)電報要同其他文件材料一起收集立卷。3.1.2.2 正文和附件要同時收集。3.1.2.3 一般文件只存印本和完稿，其它底稿不必存檔，但特別重要的文件例外。3.1.2.4 作者、時間、數(shù)字模糊不清和簽發(fā)手續(xù)不全、張頁殘缺的文件，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)要補充完整后再立卷歸檔。3.1.2.5 有領(lǐng)導(dǎo)重要批示意見的文件處理單，應(yīng)隨文件一起存檔。3.1.2.6 有請示無批復(fù)的文件，應(yīng)當查明原因，采

8、取補救措施補齊，沒有書面文件的，應(yīng)注明情況，并加蓋公章。3.1.2.7 用鉛筆、圓珠筆或復(fù)寫的文件底稿，應(yīng)退回文件撰稿單位復(fù)制。3.1.2.8 經(jīng)多方查找，證明確實已丟失的文件，應(yīng)用公用信箋寫上文件名稱，注明丟失原因，加蓋公章，替代所丟文件歸檔。3.2 立卷歸檔3.2.1 公文立卷應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。3.2.2 文件材料的分類應(yīng)先按文件材料的重要性，在時間上分為永久、長期、短期三種，然后依據(jù)事先編好的立卷類目，從文件材料的聯(lián)系中采取相應(yīng)的措施進行分門別類。3.2.3 立卷分工3.2.3.1 各單位形成的文件，自行

9、立卷;3.2.3.2 下級單位報來的重要的、批辦了的文件，由承辦單位立卷;3.2.3.3 上級單位頒發(fā)的專業(yè)性文件，由承辦單位立卷;非專業(yè)性文件，由辦公室立卷。3.2.4 歸檔3.2.4.1 各單位于4月底前將上年度文件材料立卷完畢，交檔案室統(tǒng)一存檔(人事檔案、財務(wù)檔案、科技檔案等有特殊要求的，由其職能部門負責管理)。3.2.4.2 各種文件、資料，按一定的特征進行排列和系統(tǒng)化，必須層次分明、編寫頁碼、填寫卷內(nèi)文件目錄。3.2.4.3 不同價值、不同性質(zhì)的文件資料應(yīng)當區(qū)別管理，單獨立卷。3.2.4.4 卷必須整齊，底圖一律按要求存放，以便保管、查閱。3.3 檔案保管3.3.1 檔案必須入框上架

10、，科學(xué)排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。3.3.2 膠片、照片、磁帶要專柜密封保管，膠片和照片、母片和拷貝要分別存放。3.3.3 底圖入庫要認真檢查，平放或卷放。3.3.4 庫藏檔案要定期核對，做到帳物相符。發(fā)現(xiàn)破損變質(zhì)及時修補或復(fù)制。3.4 檔案借閱3.4.1 借閱檔案必須當面查點清楚，并辦理借閱手續(xù)。借閱的案卷要注意愛護，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還。3.4.2 借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入宿舍或公共場所，不得讓無關(guān)人員翻閱。3.4.3 借閱時間最長不得超過一個月，卻因工作需要到期不能歸還者，要說明情況，辦理續(xù)借手續(xù)。3.4.4 歸還檔案時，由檔案管理人員當面查點清楚，并在借

11、閱登記簿上及時注銷。3.4.5 凡需借閱、抄錄絕密級重要數(shù)據(jù)資料，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準，否則一律不準借閱、抄錄、復(fù)印。3.4.6 底圖一般不予外借。3.5 檔案銷毀對于過期并失去保存價值的文件材料，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準，可以定期銷毀。3.6 檔案統(tǒng)計3.6.1 銷毀秘密公文，應(yīng)進行登記，有2人監(jiān)督，保證不丟失、不漏銷。3.6.2 要及時對檔案數(shù)量、鑒定情況、利用情況進行統(tǒng)計。3.6.3 除按上級主管部門的要求及時填報統(tǒng)計資料外，還應(yīng)做好檔案統(tǒng)計的基礎(chǔ)工作。3.6.4 統(tǒng)計數(shù)字要準確真實。3.6.5 對永久、長期、短期保存的文件資料分別進行統(tǒng)計，以便反映檔案的不同價值和庫存發(fā)展趨勢。3.7 檔案保密3.

12、7.1 檔案工作人員要嚴守機密，檔案存放要單獨設(shè)鎖，無關(guān)人員不準接觸。3.7.2 不得傳播、議論有關(guān)機密問題。3.7.3 檔案資料不準帶到公共場所。篇三一、 總則集團的各項檔案資料是集團行政辦公和經(jīng)營活動中不可缺少的要素。為規(guī)范集團檔案管理工作并保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。1、凡集團總部各部門、各分子公司在工作活動中形成的，具有查考利用價值的文件材料，必須按規(guī)定定期向集團行政人事部提交備份，從而保證集團行政部作為集團檔案管理對口部門檔案資料的完整性、延續(xù)性、真實性。2、集團總部行政人事部負責集團檔案管理、文書立卷的工作，并對各分子公司檔案管

13、理工作進行監(jiān)督、指導(dǎo)。各分子公司負責人應(yīng)重視本單位文件資料的管理和文書立卷工作，配備專職或兼職人員負責此項工作。二、歸檔范圍1、凡是反映公司工作活動、具有查考利用價值的文件材料(公文、電報、傳真、圖表、電子版資料、書信、報刊、錄音、錄像等)均屬歸檔范圍。2、公司設(shè)立、變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料3、公司股東會、董事會、監(jiān)事會形成的文件材料;4、資金借貸、業(yè)務(wù)往來方面的文件材料(含合同、重要報表、銀企聯(lián)系函件等)5、政府、項目批文、合同;6、公司制度體系、會議紀要、內(nèi)部發(fā)文(包含總經(jīng)理批示后的各項工作流程、公司決定等);7、工程進度計劃控制文件(含各業(yè)務(wù)單位往來函件

14、等)、工程初設(shè)、修改、竣工圖紙;8、各分子公司及集團總部各部門年度工作計劃及資金計劃;9、公司簽定的各類合同(含商品房買賣合同);10、公司有效證照、證件、印章;11、具有法律效力及保存價值的文件;12、公司重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等;13、員工電腦中與公司有關(guān)的電子版資料、文件等;14、集團、各分子公司獲得的社會榮譽資料;15、其他有必要歸檔管理的資料。包括聲像形式記錄下來的對公司經(jīng)營活動產(chǎn)生作用的各種資料，上級領(lǐng)導(dǎo)、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻資料、有紀念意義的各種工藝制品等。三、立卷歸檔要求1、集團行政

15、人事部應(yīng)即時做好檔案歸檔分類保管;各分子公司應(yīng)在每季度最后一天以前將上季度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷，向集團行政人事部提交備份。2、集團各部門應(yīng)及時向行政人事部移交發(fā)生的檔案材料，如有些材料還需使用，也應(yīng)先按立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù);各分子必須嚴格遵守歸檔制度，不得無故延期或不交應(yīng)歸檔的備份文件材料。3、各分子公司向集團行政人事部提交備份檔案時，要嚴格履行移交手續(xù)，按文件材料分類造冊，隨移交備份檔案提供兩聯(lián)清單，注明移交人，待總部行政人事部專人簽收后各留存一聯(lián)清單備查。4、歸檔案卷的總要求是：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管和利用。具體應(yīng)做

16、到下述幾點：(1)歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。(2)在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起，不得分開;文電應(yīng)全在一立卷。(3)卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;(4)卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷，應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號;不裝訂的案卷，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料的右上方編號，圖表和聲像材料等也應(yīng)在圖表上或聲像材料的背面編號。(5)按各類檔

17、案資料的保密級別、保存期限，案卷必須以規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化;沒有題名應(yīng)擬寫題名，有的雖有題名無實質(zhì)內(nèi)容的也應(yīng)重新擬寫：沒有責任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關(guān)項內(nèi);卷內(nèi)文件目錄放在卷目。(6)聲像材料應(yīng)用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內(nèi)容和責任者。四、 檔案保管期限1、文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。長期為十六至五十年左右，短期為十五年以下，三年以上。2、確定集團檔案保管期限的原則(1)凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對本公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。(2)凡是反映公司一般活動，在較長期時間內(nèi)

18、對公司工作有查考利用價值的文件材料，列為長期保管。(3)凡是在較短時間內(nèi)對公司有參考價值的文件材料，列為短期保管。五、檔案保密級別1、檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級分為絕密、機密二級。檔案的密級由檔案提交人提議， 行政人事部經(jīng)理核定密級。2、有密級檔案只許在檔案室翻閱，不許帶離本室;有密級檔案復(fù)制時，需經(jīng)辦公室主任(行政人事部經(jīng)理)及副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準。3、有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員使用需經(jīng)辦公室主任(集團行政人事部經(jīng)理)及副總以上級領(lǐng)導(dǎo)批準。4、對已到保密期限的檔案要請相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任(集團行政人事部經(jīng)理)鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時提供利用。六、檔案的借

19、閱1、各部門因工作需要，借閱本部門的業(yè)務(wù)檔案需經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)批準，然后到檔案管理員處填寫檔案調(diào)閱登記簿，方可借閱。2、公司各部門借閱非本部門的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)檔案所屬部門同意或辦公室主任(集團行政人事部經(jīng)理)批準。3、借閱檔案必須嚴格履行登記手續(xù)，歸還的檔案要進行檢查、清點，并在登記薄上注銷。4、借閱檔案的人員，不得泄密、涂改、折散、轉(zhuǎn)借復(fù)印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時，須經(jīng)辦公室主任(集團行政人事部經(jīng)理)批準。5、有密級的檔案調(diào)閱、復(fù)制時均需辦公室主任(行政人事部經(jīng)理)及副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準。6、借閱的檔案用完后，應(yīng)及時歸還，借用時間一般不得超過十天。7、借閱人對檔案要妥善保管

20、，不得遺失。8、凡借閱的檔案、文件一律不得私自復(fù)印，如工作需要，應(yīng)按公司有關(guān)保密規(guī)定辦理。七、電腦檔案的管理1、 所有員工使用的電腦必須指定專門的區(qū)域存放公司相關(guān)的文件、資料，在指定存放區(qū)域里設(shè)定工作人員專用文件夾，使用電腦工作人員將各類文件、資料在該文件夾中設(shè)定子文件夾分類存放。2、各分子公司辦公室主任(集團行政人事部經(jīng)理)即為電腦檔案管理責任人。公司所有員工須到電腦管理責任人處對存檔電腦區(qū)域、文件夾名稱進行如實登記;各電腦檔案管理責任人須定時對本單位的電腦按照登記存放區(qū)域進行檢查。八、檔案的鑒定與銷毀1、集團行政人事部定期對所保存的檔案進行鑒定，對于保存期限已滿的檔案材料，按規(guī)定進行銷毀。

21、2、檔案鑒定工作由集團行政人事部經(jīng)理主持，有關(guān)部門參加，組成檔案鑒定小組，對被鑒定的檔案進行逐件審查，提出存毀意見。3、檔案材料鑒定小組審定，并經(jīng)集團總裁批準后，方可銷毀。4、銷毀檔案材料，要由二人以上并在指定地點進行監(jiān)銷，監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字。九、罰則1、集團各分子公司凡違反本制度，無故延期或不交應(yīng)歸檔的備份文件材料的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，限期上交，經(jīng)催交仍拖延不交的，除責令其文件部門負責人和單位領(lǐng)導(dǎo)寫出書面檢查外，各罰款100元500元，并予以集團內(nèi)通報批評。2、集團所有員工凡違反制度第六條第4項，泄露公司檔案秘密的，涂改、拆散或未經(jīng)辦公室主任(集團行政部經(jīng)理)批準轉(zhuǎn)借、復(fù)印或攜帶檔案外出的，視

22、具體情況，對其部門領(lǐng)導(dǎo)和當事人各罰款500元1000元，并予以通報批評;如造成惡劣后果者，視情況嚴重程度追究其法律責任。3、集團所有員工凡違反本制度第六條第6項，不按借閱期限歸還的，限期歸還并責令其當事人寫出書面檢查。4、集團所有員工凡違反本制度第六條第7項，遺失檔案的，應(yīng)立即報告，如因遺失檔案，泄露公司商業(yè)秘密，造成惡劣后果者，視情況嚴重程度追究其相關(guān)責任。5、檔案管理員丟失、規(guī)范檔案調(diào)閱流程或擅自提供泄漏檔案機密，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀律處分及相應(yīng)罰款，直至依法追究法律責任。6、集團所有員工凡違反本制度第七條，不按規(guī)定存放電腦檔案，不按規(guī)定接受檢查者給予相應(yīng)的紀律處分及罰款。十、附則1、本

23、制度自20_年9月1日生效。2、本制度由集團行政人事部負責解釋。3、各子公司應(yīng)根據(jù)本制度，結(jié)合本單位的實際情況，制定具體實施細則。4、以往的相關(guān)規(guī)定與本辦法不一致的，以本制度為準。十一、附件：集團各分子公司各部門存檔及備案范圍篇四一、檔案立卷歸檔制度為了使本局的立卷歸檔工作順利進行，完整地保存本單位在各項活動中形成的文件材料，供領(lǐng)導(dǎo)工作決策和各項工作服務(wù)，特制訂本制度。1、凡是在本局日常工作及重大招商活動中直接形成的應(yīng)當歸檔并具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史真實記載。2、本局領(lǐng)導(dǎo)和各科室承辦人員應(yīng)將辦理完畢或工作中形成的文件材料，及時主動地交檔案管理員立卷歸檔，集中管理，任何科室

24、和個人不得據(jù)為已有。3、文件歸檔范圍，按余姚市檔案局的有關(guān)規(guī)定收集。4、局各科室按指定的兼職檔案人員，負責本科室在工作中形成的檔案，做好收集、整理工作，并按規(guī)定時間造好移交清冊，簽字驗收，移交局辦公室。5、局辦公室檔案管理員按照檔案歸檔范圍要求，負責收集全部應(yīng)歸檔文件、基建、聲像等材料。6、局辦公室財務(wù)人員應(yīng)在次年的六月底前，按規(guī)定立卷歸檔，暫由財務(wù)人員保存一年后，移交檔案管理人員。7、電子文件實行集中統(tǒng)一管理，歸檔方式主要包括邏輯歸檔和物理歸檔，邏輯歸檔可實時進行，物理歸檔按照同類紙質(zhì)文件的規(guī)定定期完成。8、各科室根據(jù)歸檔要求，在應(yīng)歸檔電子文件產(chǎn)生時打上相應(yīng)的標記;把經(jīng)辦過程中的情況隨時記錄

25、在相應(yīng)的文件中;辦理完畢的電子文件應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)進行物理歸檔，把帶有歸檔標識的電子文件進行分類集中拷貝，編制機讀目錄和歸檔電子文件登記表。9、歸檔電子文件的著錄應(yīng)符合國家檔案著錄規(guī)則基本要求。入庫的電子檔案，每兩年要機讀抽查一次，發(fā)現(xiàn)問題及時補救。10、各科室一般應(yīng)及時將上年度應(yīng)歸檔的電子文件向辦公室歸檔，移交時做到數(shù)據(jù)完整、內(nèi)容準確、利用安全、編目規(guī)范、帳目一致、手續(xù)清楚，移交清單一式二份，交接雙方簽字后各執(zhí)一份。11、檔案管理員負責電子文件歸檔前的監(jiān)督、指導(dǎo)工作，以及歸檔檢查驗收和接收后的統(tǒng)一編目、保管、開發(fā)利用，做到外觀完好、整潔無損、記錄的字節(jié)數(shù)、檢索條目等著錄項目與登記一致，確保上機測試無病毒和百分之百的準確率。12、隨著計算機技術(shù)和設(shè)備的更新、發(fā)展，對庫存電子檔案應(yīng)進行同步更新復(fù)制或補救新版本，歸版或有問題的載體仍需保存三年。第 20 頁 共 20 頁