便攜式電子會務服務平臺的建設及應用

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1、便攜式電子會務服務平臺的建設及應用 　　摘 要：隨著科技的不斷發(fā)展與創(chuàng)新，傳統(tǒng)的會務服務模式已經不能滿足人們的要求，基于移動終端的無紙化會議系統(tǒng)逐漸受到人們的親睞。本文在介紹便攜式電子會務服務平臺組成、功能、特色優(yōu)勢的基礎上，對現在會務服務的現狀和需求進行了分析，提出了“綠色會議”的理念，并介紹了便攜式電子會務服務平臺的具體應用，使企業(yè)信息化整體水平會更上一個臺階，實現無紙化管理。 下載論文網 　　關鍵詞：便攜式會務服務平臺；無紙化；信息安全 　　一、會務服務現狀分析 　　眾所周知，紙是高資源性耗費品，在生產過程中會消耗寶貴的森林、煤炭和水資源

2、，還會排放大量的污水和有害氣體。資料顯示，制造一噸紙，需砍伐約20棵樹齡在20年至40年的樹木。目前，全球辦公用紙正以每年4%-7%的速度增長。另外，在文件印制過程中除了電、墨資源的消耗外，復印機還要排放有毒氣體，污染辦公環(huán)境，危害工作人員。從這個意義上來說，開發(fā)和應用電子會務服務平臺不僅是節(jié)約型社會的需要，更是生態(tài)的需要、環(huán)境的需要、生存的需要，歸根結底還是構建和諧社會的需要。 　　同時隨著國家信息化進程的不斷加快，信息安全問題也越來越突出，引起了社會各界的廣泛關注。在傳統(tǒng)的紙張會議文件的傳送中，由于每次會議的召開需要會議主持人員將會議的議題和內容編輯好，在文件的打印、復印、裝訂等過程中由

3、于中間環(huán)節(jié)多給保密會議帶來了很多不可預見的風險。因此需要通過信息技術，改善會議管控手段，從根本上杜絕傳統(tǒng)方式下的帶來的各種隱患。 　　便攜式電子會務服務平臺建設的目的是通過網絡辦公帶來的便利和快捷，實現“無紙化”，提升和轉換綠色理念，轉變舊的思想觀念，牢固樹立節(jié)約意識、環(huán)保意識以及安全意識。 　　二、項目技術架構 　?。ㄒ唬┘夹g架構 　　（二）功能架構。無紙化會議系統(tǒng)主要有無紙化會議管理移動終端和無紙化會議管理服務端兩大模塊。 　　1.無紙化會議管理移動端 　?。?）資料分類查看。在前置機上能夠選擇查看會議的基本信息和議程信息及議程相應的資料文件列表。 　　（2）會議資料瀏覽。在

4、前端機上能夠查看會議材料，可選擇的文件內容，支持的格式包括doc、xls、ppt、pdf、tif、png、jpg、mov、mp4、html。支持大綱、縮略圖、頁面跳轉、自動播放功能。 　　（3）重要章節(jié)定位。對重要會議內容和重要章節(jié)能做標記定位。 　?。?）會議資料批注。對查看的會議資料進行批注和筆記記錄，包括畫筆粗細設置、畫筆顏色設置、橡皮擦、郵箱設定、批注、筆記錄入等功能。 　?。?）屏幕共享。實現前置會議終端等移動終端設備共享會議現場服務器屏幕功能。 　　（6）會議簽到功能。參會人員點擊簽到按鈕進行會議簽到。簽到信息在會務端可成文本修改、保存、打印。 　?。?）其他前置終端支持

5、。實現對手機及其它平板支持。 　　2.無紙化會議管理服務端 　　（1）會議信息維護。在服務器端對會議基本信息、議程信息、議程目錄信息、會議資料文件、會議狀態(tài)的管理及會議資料文件格式轉換功能；可定義會議資料順序，標記重點文件；可定義保密議程，選定的設備分組才可查看此議程；上傳資料權限控制，可選定部門來上傳該議程的資料。 　?。?）會議設備管理。按分組管理的方式管理移動終端設備，給設備編號及設定分組，同時登記MAC地址，系統(tǒng)將根據mac地址判斷設備分組，從而查詢設備可查看的會議議程。 　?。?）批注筆記管理。對參會人員所做批注筆記的管理，支持筆記文件下載及發(fā)送到用戶設定郵箱功能。 　?。?/p>

6、4）上傳會議資料。在會議之前能按會議類別和需要，上傳會議資料，做好會議準備。 　?。?）一鍵導入。根據Excel模板文件及會議資料目錄導入會議信息到系統(tǒng)中，包括會議基本信息、議程信息、議程權限信息及會議資料文件全部一鍵導入系統(tǒng)。 　　三、項目效益分析 　?。ㄒ唬┕芾硇б娣治?。管理效益主要體現在以下幾個方面： 　　增強會議資料管理：解決了資料分散、資料更新造成對資料收集、版本控制的困難。 　　提高會議召開效率：減少會議資料收集、準備、印刷時間，節(jié)約公務人員時間成本。 　?。ǘ┙洕б娣治?。便攜式電子會務服務平臺可以有效杜絕紙張浪費、減少辦公費用支出。以一個部門項目評審會議為例，20

7、位參會人，以一個項目4份材料進行估算，至少需要準備204=80份材料，以一份材料平均70頁估算，至少要準備8070=5600頁紙張。以印刷一張紙平均花費0.5元計算，需要花費人民幣2800元，以一年一個部門項目評審會議約30次，需要花費人民幣將近84000元，如果系統(tǒng)在企業(yè)會議中全面應用，一年將節(jié)省大量辦公費用。 　　（三）社會效益分析。隨著便攜式電子會務服務平臺的建設和應用，會議實現無紙化管理，企業(yè)信息化整體水平會更上一個臺階，實現“綠色會議”。 　　四、結語 　　便攜式無紙化會議系統(tǒng)具有在任何場所都能應用的特點，將移動技術與web技術相結合，實現任何地點，任何時間都能進行會議，便攜式

8、會議終端系統(tǒng)基于Android移動設備和IPAD進行開發(fā)，方便攜帶與操作；便攜式會議終端系統(tǒng)提供了對圖片資料、文檔資料、音頻資料、視頻資料等會議資料的支持，并支持屏幕共享，是的參會人員的設備自動與主持人的設備屏幕同步，實現屏幕的遠程控制。便攜式電子會務服務平臺擁有技術先進、成本低、易于實現，便于維護等特點，使其能廣泛應用與對信息交流要求比較高的企業(yè)和政府。便攜式電子會務服務平臺還為參會人員提供了絕佳的數字化辦公體驗，所有的操作通過一臺終端完成，簡化了紙質文件的使用，極大地推進了無紙化會議辦公水平的發(fā)展和進步。 　　參考文獻： 　　[1]劉波濤、王艷春。無紙化會議系統(tǒng)在局域網多媒體電子會議中的應用[J]，中國新技術新產品，2010（05）. 　　[2]王琳。數字化會議系統(tǒng)[J]，工程與建設，2009（01）. 　　[3]陳俊、王林。新型無紙化會議系統(tǒng)建設與應用[J]，軟件應用，2014（11）. 　　注： 本文系“貴州省留學人員科技活動項目擇優(yōu)資助經費”資助項目