[論高校院系檔案管理人員的教育培訓(xùn)] 檔案管理制度

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1、[論高校院系檔案管理人員的教育培訓(xùn)] 檔案管理制度 　　“檔案是人類各項(xiàng)實(shí)踐活動的原始記錄，是珍貴歷史文化遺產(chǎn)的重要組成部分，是社會文明進(jìn)步的階梯。”①檔案工作是維護(hù)黨和國家歷史真實(shí)面貌的重要事業(yè)，作為檔案工作的主體，檔案人員素質(zhì)的高低直接影響著檔案工作的質(zhì)量乃至整個檔案事業(yè)的發(fā)展。高校院系檔案工作者是檔案管理基礎(chǔ)的基礎(chǔ)，因此，要與時俱進(jìn)，加強(qiáng)繼續(xù)教育，不斷更新、優(yōu)化自己的知識結(jié)構(gòu)，不斷提高自己的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，進(jìn)一步推動高校的全面發(fā)展。 　　一、加強(qiáng)檔案人員教育培訓(xùn)的需求 　　1、現(xiàn)實(shí)需求 　　隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，社會對各方面人才的需求，檔案工作表現(xiàn)出明顯的全面化、正規(guī)化、智能化

2、發(fā)展規(guī)律，各種新技術(shù)應(yīng)用于檔案管理正逐步變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)并不斷推廣。目前，在檔案工作中推廣的以電子計(jì)算機(jī)為核心的包括電信、縮微復(fù)制、聲像技術(shù)在內(nèi)的一切先進(jìn)手段使檔案管理工作日益自動化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。相反，就我國高校院系現(xiàn)有檔案人員的整體水平很難應(yīng)對信息化帶來的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)檔案管理工作的需求和發(fā)展。 　　從文化水平來看，我國人口基數(shù)大，從事檔案工作的人員數(shù)量多，但整體文化水平較低，專業(yè)水準(zhǔn)更是令人堪憂。從高校發(fā)展的全面看，重視成度欠缺，資金投入嚴(yán)重不足，據(jù)有關(guān)材料統(tǒng)計(jì)，沒有受到過任何檔案專業(yè)培訓(xùn)，其比例達(dá)到了全部人員的40%左右。無職稱的人員占全部人員總數(shù)的33%。 ② 　　信息時代的檔案工

3、作正在實(shí)現(xiàn)以電子計(jì)算機(jī)等物化智能應(yīng)用為主的檔案管理自動化、檔案信息資源數(shù)字化以及檔案信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化，檔案縮微及保護(hù)水平也日益提高，原有的那些工作經(jīng)驗(yàn)和理論已經(jīng)難以滿足實(shí)際工作的需要了。原有的管理設(shè)施早應(yīng)淘汰，傳統(tǒng)的管理方法與模式 已遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上時代的發(fā)展，一些上了年紀(jì)的工作人員甚至打字還處于“一指禪”的水平，對于網(wǎng)絡(luò)管理、無紙辦公更是無從談起，這樣的技術(shù)水平顯然無法滿足現(xiàn)代檔案工作的需要。 　　從政治素質(zhì)和職業(yè)道德水平來看，檔案工作的機(jī)要性和服務(wù)性要求檔案人員要具備較高的政治素養(yǎng)和愛崗敬業(yè)的奉獻(xiàn)精神。但在現(xiàn)實(shí)情況中，由于檔案管理部門無職無權(quán)，晉升提拔評職稱都存在相當(dāng)?shù)碾y度，檔案工作的職業(yè)特點(diǎn)致使

4、一些業(yè)務(wù)人員在工作中產(chǎn)生了消極落后的思想觀念。比如個別檔案人員出于對物質(zhì)利益的追求，政治立場不夠堅(jiān)定，沒有樹立起正確的是非觀念，違背了檔案工作的基本準(zhǔn)則，借助工作便利，私自篡改或銷毀檔案，泄漏機(jī)密檔案的內(nèi)容等。還有檔案人員在工作中沒有端正工作態(tài)度，為用戶提供服務(wù)時態(tài)度不夠熱情。對工作應(yīng)付了事，得過且過。以上種種行為在很大程度上影響了檔案工作在公眾心目中的形象，甚至違背了檔案工作維護(hù)歷史原貌的基本原則，造成的危害是不可估量的。 　　其次，在資金投入上嚴(yán)重不足，當(dāng)前，高校受各方面的影響，把有限的資金往往大量投入到建高樓、建大門 、見實(shí)驗(yàn)室、人才引進(jìn)等等，在檔案管理的硬件上能拖則拖、能應(yīng)付則應(yīng)付，舍

5、不得投資。再者，高校的院系甚至沒有專門的檔案室，也沒有專職的管理人員，許多是辦公室人員、教務(wù)員兼職，更談不上配備正規(guī)先進(jìn)的設(shè)施。 　　2、理論需求 　　科學(xué)發(fā)展觀的第一要義就是發(fā)展，檔案管理工作也是如此，首先要設(shè)立正規(guī)的管理機(jī)構(gòu)和正式的人員編制。領(lǐng)導(dǎo)重視，編制合理，配備完善，才能不斷發(fā)展，才能促進(jìn)檔案事業(yè)的科學(xué)發(fā)展。隨著檔案工作的不斷發(fā)展，檔案人員自身的知識與技能也應(yīng)當(dāng)經(jīng)常擴(kuò)大和更新，因此應(yīng)當(dāng)為檔案人員在職業(yè)生涯中需要學(xué)習(xí)的各個階段提供多種多樣的學(xué)習(xí)機(jī)會，這就需要為在職人員提供各種形式的教育培訓(xùn)以滿足需要。 　　其次“人本管理”思想是加強(qiáng)檔案人員教育培訓(xùn)的出發(fā)點(diǎn)。以人為本也是科學(xué)發(fā)展觀的核心。

6、人是檔案工作中最基本、最關(guān)鍵的因素。這就要求各級領(lǐng)導(dǎo)重視這項(xiàng)工作，給管理人員創(chuàng)造良好的環(huán)境、良好的出路，調(diào)動其積極性。人本管理的出發(fā)點(diǎn)是人，歸宿也是人，其目標(biāo)就在于人的發(fā)展。加強(qiáng)檔案人員的教育培訓(xùn)和創(chuàng)造良好的出路正是以“人本管理”思想為出發(fā)點(diǎn)，充分重視檔案人員在檔案工作中主體地位的體現(xiàn)。 　　二、對加強(qiáng)檔案人員教育培訓(xùn)的幾點(diǎn)建議 　　1、加強(qiáng)師資和教材建設(shè) 　　面對當(dāng)前檔案人員的整體組成、素質(zhì)、以及業(yè)務(wù)水平的現(xiàn)實(shí)，教育培訓(xùn)閑的尤為重要，檔案管理人員的培訓(xùn)不同于一般的學(xué)習(xí)深造，受教育者有其自身的特點(diǎn)。由于接受教育培訓(xùn)的學(xué)習(xí)者大都是處于檔案管理、科研第一線的在職人員，因此教育培訓(xùn)要求理論聯(lián)系實(shí)際，

7、學(xué)以致用，既要反映當(dāng)前新知識、新方法、新內(nèi)容，具有理論性和先進(jìn)性，又要切合實(shí)際情況，具有針對性和實(shí)用性。要達(dá)到這一點(diǎn)，一要精心組織，配備高水平的教師，或聘請專家。既對當(dāng)前情況進(jìn)行詳細(xì)的講解，又要善于解答工作中遇到的問題。二要有切合實(shí)際的教材。就師資而言，目前來源主要有兩個，一是聘請經(jīng)驗(yàn)豐富的有一定知識水平的在職或離職的本行業(yè)人員，一是借助高校的師資優(yōu)勢，聘請專職教師。確保教育培訓(xùn)的師資質(zhì)量，切實(shí)做到可行、管用。教育培訓(xùn)的教材也應(yīng)做到緊密聯(lián)系實(shí)際。由于參與培訓(xùn)的人員情況各有不同，因此要考慮到學(xué)員的整體特點(diǎn)和整體水平。，編寫適合以自學(xué)為主的實(shí)用性強(qiáng)的教材，同時要注重行業(yè)新熱點(diǎn)、新動態(tài)，涵蓋一些前沿

8、內(nèi)容，滿足檔案工作向前推進(jìn)、向前發(fā)展的需要。 　　2、為檔案人員的教育培訓(xùn)提供制度和資金保障 　　要想做到這一點(diǎn)，首先重要的一點(diǎn)是領(lǐng)導(dǎo)重視，把此項(xiàng)工作納入重要工作日程。計(jì)劃的制定、領(lǐng)導(dǎo)的組織、實(shí)施的措施，都要做到精心嚴(yán)密。針對檔案工作和檔案工作人員的實(shí)際情況，建立健全針對檔案人員教育培訓(xùn)的一套規(guī)章制度。一方面，可以保障檔案工作人員接受繼續(xù)教育的基本要求，，為其個人專業(yè)和業(yè)務(wù)發(fā)展提供一定的空間，滿足個人發(fā)展的需要;必要時，推薦和輸送到高級別院校和科研院所進(jìn)行深造，另一方面可以使檔案部門人力資源的質(zhì)量得到不斷提升，培養(yǎng)更多的專業(yè)人才，特別是為年輕工作人員創(chuàng)造更好的環(huán)境和成長機(jī)會以便推動檔案工作更好

9、的發(fā)展。再就是舍得資金投入，配備全必需的和高性能的硬件設(shè)施，逐步向高智能、網(wǎng)絡(luò)化上發(fā)展。 　　3、結(jié)合個單位實(shí)際情況，采取靈活多樣、適合本單位實(shí)際的教育培訓(xùn)形式 　　檔案人員教育培訓(xùn)的形式有許多種，從時間上看，有長期培訓(xùn)和短期培訓(xùn);從內(nèi)容上看有專業(yè)理論培訓(xùn)和工作技能培訓(xùn);從培訓(xùn)手段上看，有講授、自學(xué)、研討交流、進(jìn)修等等。各級檔案部門應(yīng)當(dāng)從實(shí)際出發(fā)，根據(jù)本單位的人員水平和實(shí)際情況，采取靈活多樣的教育培訓(xùn)形式。參加培訓(xùn)的多是在職的檔案業(yè)務(wù)人員，一方面他們有一定的學(xué)習(xí)和分析能力，另一方面，他們是在職人員，有自己的工作要做。針對檔案人員自身的特點(diǎn)，一般應(yīng)當(dāng)采取以自學(xué)和短期培訓(xùn)班、進(jìn)修為主、其他培訓(xùn)方式

10、為輔的培訓(xùn)形式。另外，組織定期或不定期的參觀、交流。舉辦專家講座、學(xué)術(shù)交流等等?？傊?，在條件允許的情況下，積極妥善的安排好教育培訓(xùn)，以保證檔案業(yè)務(wù)人員的水平和素質(zhì)不斷的提高。 　　4、 根據(jù)實(shí)際需要，拓展教育培訓(xùn)的內(nèi)容 　　目前高等院校檔案人員教育培訓(xùn)的主要內(nèi)容還局限于專業(yè)理論和業(yè)務(wù)技能兩大部分。事實(shí)上，一個合格的檔案工作者不僅需要具有較高的理論水平和扎實(shí)的業(yè)務(wù)能力，還應(yīng)該具備良好的職業(yè)道德，一定的創(chuàng)新能力以及愛崗敬業(yè)、無私奉獻(xiàn)精神等多方面的素質(zhì)。檔案管理人員崗位雖然光榮，但一般無職無權(quán)，更不分管錢物。因此，檔案人員的教育培訓(xùn)不僅要實(shí)現(xiàn)更新擴(kuò)充知識、強(qiáng)化提高技能的目標(biāo)，還要拓寬培訓(xùn)內(nèi)容的口徑，

11、增強(qiáng)職工的事業(yè)心、責(zé)任感，要教育職工耐得住寂寞，經(jīng)得住誘惑。扎實(shí)工作，甘于奉獻(xiàn)。因此，高等院校為塑造復(fù)合型高素質(zhì)檔案人才，必須搭建一個更廣闊的平臺。 　　第一，要重視職業(yè)道德的教育培訓(xùn)。只有同時具備良好的專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)道德的檔案工作者才能做好檔案工作，因此應(yīng)在教育培訓(xùn)中加強(qiáng)職業(yè)道德教育和愛崗敬業(yè)教育。第二，強(qiáng)化檔案專業(yè)人員創(chuàng)新意識和創(chuàng)新能力的培養(yǎng)。在知識激增和知識老化同時加快的今天，檔案專業(yè)教育培訓(xùn)既需要不斷傳授最新的科技知識和技能，又必須不斷地培養(yǎng)和提高專業(yè)人員立足本職崗位的自主創(chuàng)新能力。第三，加強(qiáng)檔案專業(yè)人員的外語運(yùn)用能力。隨著出入境人員的增多，涉外檔案的大量涌現(xiàn)、檔案工作的國際交流日益密

12、切，例如外文的學(xué)習(xí)成績及學(xué)歷認(rèn)證等，需要我們的檔案人員具備一定的外語運(yùn)用能力。這就要求我們充分利用各方面的有利條件，適時地開設(shè)不同層次的外語輔導(dǎo)班進(jìn)行基礎(chǔ)外語和專業(yè)外語的培訓(xùn)和強(qiáng)化，使其能夠達(dá)到基本的交流需要，能夠勝任或基本勝任工作的需要。第四，加強(qiáng)檔案人員的團(tuán)隊(duì)意識。一方面，各單位的檔案部門自身是一個有機(jī)整體，檔案人員之間應(yīng)當(dāng)本著團(tuán)結(jié)互助的協(xié)作精神，共同搞好檔案工作。另一方面，檔案部門的工作人員應(yīng)當(dāng)協(xié)同其他部門人員的工作，積極協(xié)調(diào)有關(guān)部門和有關(guān)人員，做好檔案的收集和歸檔工作，共同推動檔案工作的發(fā)展。 　　如果沒有檔案與檔案管理，整個社會的統(tǒng)一性和整體連續(xù)性就不能得到很好的維系;社會歷史和整個事件情況就不能得到很好的研究與論證，特別是對我們高校的發(fā)展來講，更具有現(xiàn)實(shí)和不可替代的作用，而如果沒有高素質(zhì)的檔案人才，檔案管理工作就不能得到很好的繼承和發(fā)展。因此加強(qiáng)檔案人員的教育培訓(xùn)，培養(yǎng)專業(yè)知識過硬、業(yè)務(wù)能力扎實(shí)、具有創(chuàng)新精神的復(fù)合型檔案人才，不斷總結(jié)檔案人員教育培訓(xùn)的經(jīng)驗(yàn)和不足，摸索出一條適合我們高校的檔案人員教育培訓(xùn)之路應(yīng)當(dāng)引起我們的足夠重視。 　　注釋: 　?、亳T惠玲、張輯哲:《檔案學(xué)概論》，北京:中國人民大學(xué)出版社，2001:135～143. 　?、诟等A:《在數(shù)字繁榮的背后——我國檔案工作人員的狀況分析》，《浙江檔案》，x年第1期:10～13.