《應用文寫作培訓》PPT課件.ppt

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1、簡單應用文寫作 專業(yè)管理部 張欣 目錄 概念 特點 常用應用文寫作 應用文寫作的基本技巧 一、概念 應用文又叫實用文，是以實際應用為 目的，為人們處理公私事務時常用的一種 文體，是行政管理的一種手段，是社會交 往的一種工具。 二、特點 應用文具有廣泛性、實用性、規(guī)范性 （程式性）、時效性和授意性與受意性 （工具性）等特點。 三、常用應用文寫作： 通知 通報 請示 申請 啟事 聲明 公示 公告 通告 海報 報告 會議記錄、 會議紀要 概念： 通知是我們工作中最常用的一種文書類型， 適用于批轉下級機關的公文，轉發(fā)上級機 關和不相隸屬機關的公文，發(fā)布有關規(guī)章， 傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周

2、知或者執(zhí)行的事項，任免和聘用人員。具 有知照性和通用性。 通知 格式：由標題、正文和落款構成。 標題：除極簡單的事只寫 “ XX通知 ” 外 （如會議通知、停電通知等），一般都應 在通知前加上發(fā)文機關和事由，便于盡快 了解通知的主要內容。有的還要加 “ 緊 急 ” 、 “ 重要 ” 、 “ 補充 ” 等字樣。 主送對象：受通知的對象一般要寫全。 正文：要交代發(fā)文的原因、意圖、目的， 通知的什么事情，有哪些具體要求和意見， 受文單位應如何辦理。正文大體可分為總 分條文式、歸納式、篇段合一式。 落款：正文右下方注明發(fā)文機關和成文日 期。 會議通知 會議通知的寫法比較簡單、靈活，寫 清開會的原因、目

3、的、會議名稱、主要議 題、到會人員、會議報到時間和地點、需 要準備的材料等。機關內部小型會議通知 在單位內張貼或廣播，只寫清時間、地點、 到會人員和議題就行了。 通 知 生產部、品管部： 目前在公司內經(jīng)常發(fā)現(xiàn)有員工將口罩帶出車間，隨意亂扔的現(xiàn) 象，極大影響了公司環(huán)境的整潔和衛(wèi)生。為了深入推進 6S工作， 給大家一個干凈、整潔、舒心的環(huán)境，確保公司良好的工作氛圍， 要求各位在離開車間前把口罩放在更衣間的垃圾箱內，嚴禁隨意 帶出或亂扔，若有違反，將給當事人處以 50元 /次罰款。 特此通知！ 專業(yè)管理部 二 一 年三月三十日 通報 通報是在一定范圍內表彰先進、批評錯誤、 傳達重要精神或交流重要情況

4、的一種下行 公文，一般分表彰通報、批評通報和情況 通報。 標題。大致有四種類型：一是發(fā)文機關的 名稱、是由和文種組成，二是事由和文種 組成，三是由發(fā)文機關和文種組成，四是 只有文種 “ 通報 ” 做標題。 正文：分直述式和轉述式寫法，材料務求 真實、準確。表彰的典型要有普遍意義， 批評的典型要有典型性，針對性不強，普 遍受表揚或普遍挨批評，對群眾起不了教 育作用，對工作沒有指導性，寧可不發(fā)。 落款：注明單位和日期。 表彰性通報包括先進事跡、評價、表彰決 定、希望和要求四部分。 批評性通報除批評處理錯誤外，還要著重 從中吸取教訓，引起有關方面警覺，防止 類似事件再發(fā)生。 情況通報多為一事一報，靈

5、活自如，因文 而定。主要是據(jù)實反映情況，分析問題， 針對問題提出要求和希望。 國務院辦公廳關于 省 市 縣 擅自停課組織中小學生參加 迎送活動的通報 1999年 12月 5日， 省 市 縣舉行 高速公路在本 縣通車儀式， 縣主要領導擅自決定，讓本縣部分中、小學校 停課參加通車儀式，近千名中小學生在風雪天等候長達二小時， 致使部分中小學生生病，學生家長和群眾極為憤慨，致信中央要 求堅決制止此類現(xiàn)象。 中小學校依照國家規(guī)定建立有嚴格的教育 教學秩序，這是教育教學質量的保證，任何單位和個人都不能隨 意破壞。現(xiàn)在一些地方的個別領導利用自己的權力，動輒調用中 小學生為各種會議、考察、參觀、訪問甚至商業(yè)性

6、典禮搞迎送或 禮儀活動，有些地方還因此發(fā)生了嚴重的安全事故，造成極惡劣 的社會影響。 縣發(fā)生的問題，已不只是一般的形式主義，而 是官僚主義，嚴重脫離群眾，此類不良風氣必須堅決予以制止。 各地區(qū)、各部門以及各級領導干部，要高度重視這一問題并從中 吸取深刻的教訓，切實增強群眾觀念，杜絕此類事件再度發(fā)生。 中小學生是祖國的未來，他們的學習和活動安排，要有利他們的 學習和身心健康。今后各地區(qū)、各部門都必須嚴格執(zhí)行國家的有 關法規(guī)和規(guī)定，不得擅自停課或隨意組織中小學生參加各種迎送 或 “ 禮儀 ” 活動，如確有必要組織的，須報經(jīng)省級教育行政部門 批準。 國務院辦公廳 （蓋章） 一九九九年十二月二十日 3

7、、請示 定義：用于向上級機關請求批準或指示的 一種上行公文。凡是下級無權解決、無力 解決及按規(guī)定要經(jīng)上級決斷的問題必須向 上級行文請示。 格式 標題：發(fā)文單位 +事由 +文種，不能將文種 誤寫成請示報告、報告或申請，一般寫成 “ 關于 XXX的請示 ” 。 主送機關：一般只寫一個主送機關，若同 時要送其他機關應抄送。一般不要寫給領 導個人名字。 正文：一般由請示原因、事項和結語組成。請 示原因應簡明扼要而又充分地陳述請示的原因、 依據(jù)，不宜太多太長。請示事項是重點，請求 上級機關給予指示、批復、答復的具體事項， 所提建議和要求要切實可行，一般應寫 “ 擬 ” 怎么辦。請示結語常用 “ 妥否，請

8、批復 ” 、 “ 特此請示，請予批準 ” 、 “ 請批準 ” 、 “ 請 審批 ” 、 請指示 ” 等，不要用 “ 可否（妥否、 當否），請批準 ” 不合邏輯的用語作結。 落款：發(fā)文機關和日期 請示寫作要注意一文一事，切忌把幾件事 寫在一起，制發(fā)時要注意各方面協(xié)調，不 宜多頭主送、多級主送，一般送直接上級， 不得越級上報。越級時要抄送被越過的上 級。不得抄送下級。正式印發(fā)的請示應在 文頭注明簽發(fā)人、會簽人姓名。 關于出租車提前更新的請示 XXXX: 由于我公司出租車使用時間過長 ,車 況不佳 ,且合同時限已到 .,因集團與出租 車相關管理部門的審核需要一定的時間 , 新車預定需要時間 ,現(xiàn)特請

9、示提前更新我 公司使用的出租車 . 以上意見當否 ,請審核批復 . XXXXXXXXXX公司 二 00八年 X月 X日 批復：用于答復下級請示事項的一種下行 文書，包括標題、主送機關、正文和落款。 正文中批復對象要針對請示單位，批復事 項要明確，直截了當，不同意的要表明態(tài) 度和觀點理由。結語一般 “ 特此批復。 ” 請批函：指向平級或不相隸屬的業(yè)務主管 部門制發(fā)的請求批準函。 商洽函：平行單位之間商洽工作、聯(lián)系有 關事宜的函。 詢問答復函：上下級之間相互詢問答復處 理有關具體問題的函。不宜用指示、通知、 批復、報告、請示等較正式公文時一般用 函。 4、申請書 概念 申請書是因為業(yè)務或工作需要，

10、按 規(guī)定完成法律程序，向上級或職能部門、 管理機構、組織、社團說明理由，提出請 求，要求批準或幫助解決問題的專用書信。 格式 （ 1）標題 有兩種寫法，一是直接寫 “ 申請書 ” ，另一 是在 “ 申請書 ” 前加上內容，如 “ 入黨申請 書 ” 、 “ 調換工作申請書 ” 等，一般采用第二 種。 （ 2）稱謂 頂格寫明接受申請書的單位、組織或有關領導。 （ 3）正文 正文部分是申請書的主體，首先提出要求， 其次說明理由。理由要寫得客觀、充分，事項 要寫得清楚、簡潔。 （ 4）結尾 寫明慣用語 “ 特此申請 ” 、 “ 懇請領導 幫助解決 ” 、 “ 希望領導研究批準 ” 等， 也可用 “ 此

11、致 ”“ 敬禮 ” 禮貌用語。 （ 5）署名、日期 個人申請要寫清申請者姓名，單位申請 寫明單位名稱并加蓋公章，注明日期。 關于電腦的配備申請 尊敬的領導： 您好！ 現(xiàn)因工作需要，申請配備一臺電腦，主要原因如下： 1.我目前的工作主要負責：新編程序文件、開展質量管理體系審 核，編制審核用表格、報告等材料；要完成對客戶審廠報告的回復； 開展公司有關認證方面的工作時，需要與認證公司溝通、聯(lián)系，獲取 相關資料；接收并完成客戶需求的供應商調查表。這些工作都需要用 電腦來完成。 2.目前開展這些工作時一般都是借用別人電腦，然而上班時每個人 的電腦都有自己的用途，所以很多工作在正常上班時間沒法完成，無奈

12、之下只能趁別人下班不用電腦時去做，對于工作的有效完成造成極大影 響。為了提高工作效率，更好地開展工作，申請給個人配備一臺電腦。 特此申請，懇請領導批準。 申請人： 時間： 5、啟事 定義：機關、單位、團體需要公開向大家 說明某件具體事情，或希望公眾協(xié)助辦理 某項具體事務而使用的應用文。 啟事可以處理公、私事，不便以通告、公 告等公文文種行文時，就采用啟事。如招 領、尋人、尋物、征訂、征文、征房、招 工、招聘、遷址、更名、改期、更正、開 業(yè)、停業(yè)等事項。啟事不如公告類公文具 有較強的約束力和強制性，多具祈求性、 商洽性和周知性。 標題：常以事由 +文種為題，也有直以事 由或以文種為題。不能錯寫成

13、 “ 啟示 ” 。 正文：寫明啟事內容，告訴大家什么事， 需要大家?guī)褪裁疵?，原因、目的、要求等?結尾可寫特此啟事、此啟，或不寫。 落款：啟事單位、時間，加章。 語言注意：表述要明確、周到，語言要得 體，祈求性的啟事要真摯有禮，尋物啟事 要寫清特征，而招領啟事則要籠統(tǒng)含糊， 以便認領核對。 6、聲明 定義：機關、單位、團體為維護自身權益 對重大事件、重要問題表明立場、觀點、 態(tài)度或主張而發(fā)表的一種公文。 一種是政府外交專用的聲明，如 外交部 聲明 ，也要兩國聯(lián)合聲明。另一種是機 關、企事業(yè)單位均可使用的通用聲明，如 宣布重要證件、支票、公章作廢的聲明。 標題：常用單位 +事由 +文種 正文：首

14、先要簡要交待事件或問題的事實 情況，讓公眾知曉，然后就有關事件或問 題公開表明立場、觀點、態(tài)度或發(fā)表主張， 最后提出為制止事件繼續(xù)發(fā)展而采取的措 施、辦法。 落款：單位、時間。標題已發(fā)單位的可不 寫單位，只簽署法人代表職務、姓名，有 的聯(lián)署法律顧問姓名。 7、公示 定義：領導機關或機關、單位、團體領導 機構，需要作出涉及某項決策、人事任免、 組織處理或安排等要事項的決定，在事前 征示一定范圍公眾意見的一種周知性公文。 如 干部任前公示 。 標題：最好不省略，而要按三要素寫清楚。 正文：一是公示緣由，二是公示事項，三 是公示要求，便于群眾反饋。公示時間一 般是 7-15天。 落款：單位和時間，加

15、章。 8、公告 定義：向國內外或社會發(fā)布重要事項或者 法定事項時所使用的一種公文文種。公告 通常是國家機關使用，而企事業(yè)單位一般 用通告、啟事對不良事和人的處理則常用 布告、告示。 9、通告 定義：在一定范圍內公布應當遵守或周知 事項的一種公文。具有通知和告知性，也 具有行政約束力和法律效力。 標題：事由 +文種 正文：一要簡明，重要事項要寫清相關法 律、政策依據(jù)和獎懲辦法。二要注意行文 語氣，一般事項帶有要求協(xié)助語氣，特殊 事項具有強制性，語言要嚴肅莊重。 公告、通告、啟事的聯(lián)系與區(qū)別：三者都 是公開發(fā)表示的告知性文書，都可在公共 場所 “ 公告欄 ” 內張貼，但公告級別最高， 范圍最大，一

16、般是國家機關發(fā)布；通告一 般具有紀律、法律約束力；啟事級別最小， 使用靈活，適用性強，不具強制性。 10、海報 定義：機關、單位、團體向公眾公布有關 文化、藝術、體育、科技、學術和展覽等 方面活動消息的文書。凡此類消息不宜用 啟事、廣告、通知的就用海報，公布商品 消息、其他事項由不宜用海報。 標題：如海報或球訊、電影消息、演出海 報，可以配以圖畫，字體活潑多變。 正文：寫明活動內容、時間、地點、主辦 單位、參加人員、參加方式和注意事項。 落款：若已寫入正文中可省略。 特點比較靈活，可以配圖，巧妙設計，新 穎活潑，字體、顏色都可變化；可用修辭， 但不能亂吹。 11、報告 定義：用以向上級機關匯報

17、工作、反映情 況、答復詢問的一種上行公文。一般分工 作報告、情況報告、答復報告、報送報告。 標題：發(fā)文機關 +事由 +文種 主送機關：力求單一 正文：由報告緣由、內容、結語構成。內 容是重點，依靠事情的發(fā)展變化脈絡、認 識處理問題由淺入深來寫。也可按基本情 況、經(jīng)驗、教訓或問題、改進意見或建議 來寫。不能夾帶請示事項。結語一般以 “ 特此報告 ” 、 “ 請審閱 ” 等，也可不寫。 落款：寫明機關和日期。 綜合性報告要注意處理好點與面、事與理、 詳與略的關系。專題報告一文一事一報， 專題總結工作經(jīng)驗或教訓，可以工作中期 寫，便于反饋情況。 工作報告：向上反映經(jīng)常性的工作情況， 包括基本情況、主

18、要成績、經(jīng)驗體會、存 在問題、基本教訓和今后意見等，根據(jù)實 際情況各有側重。 情況報告：常用于向上匯報偶發(fā)性的災害、 事故、案情、敵情和重要社情、民情、商 業(yè)行情，或督促辦理、檢查某工作，舉辦 重大活動、會議，對某項工作失誤和問題 進行檢討和反思等等。 答復報告：針對性強，有問必答，答其所 問，以示負責。 報送報告：向上報送工作，極為簡單。 議案：用于各級人民代表按照法律程序向 同級人民代表大會或人民代表大會常務會 提請審議的事項。 提案：是政協(xié)委員的專用文種。一般有正 式的格式紙。 12、會議記錄、會議紀要 會議記錄是開會的過程中由專門記錄 人員把會議的基本情況、研究和討論的問 題、報告和發(fā)

19、言的內容、形成的決議和各 方面的意見，如實記錄下來的書面材料。 要求真實筆錄，作為分析會議、研究會議 精神的依據(jù)，是撰寫會議紀要、會議簡報、 會議總結報告的基礎，是檢查工作備查資 料。 標題：單位 +事由 +名稱 會議組織情況：時間、地點、出席人、缺 席人、列席人、主持人、記錄人。 記錄時把握三點：一是記載會議中爭議的 問題時應將爭議的觀點的詳細記錄；二是 關鍵問題、要害問題要詳細記錄；三是最 重要發(fā)言人或主持人的歸結性發(fā)言要記錄 清楚。學習速記，用自己的話記，忠于原 意，字跡清楚。結束后要請主持人與記錄 人簽名，以示負責。 會議紀要是記載和表達會議主要精神和議 定事項的公文文體。有五個特點，

20、適用對 象的特定性，撰寫內容的紀實性，表達方 式的紀要性，作用范圍的特定性，行文用 語的規(guī)定性。 會議紀要是記述會議成果的，紀會議之 “ 要 ” ，在分析綜合之后提煉 “ 要 ” 。一 般用 “ 會議討論了以下幾個問題 ” ，與會 同志認為，會議提出、會議指出、會議決 定、會議強調、會議要求、會議號召之類 語言。 應用文寫作的基本技巧 1、應用文寫作特點：寫作主體的服從性、被動 性，不能隨意創(chuàng)作，任意發(fā)揮；寫作活動的群 體性，文章不是代表個人，而是代表集體；寫 作過程的及時性，來得快，發(fā)得快；構思行文 主要運用邏輯思維。寫作時，要顧全大局，吃 透兩頭，堅持實事求是，一切從實際出發(fā)，依 法行文。

21、應用文要注意接受對象的求實、求新、 求尊、求近、求簡、求知、求利等心理特點。 2、應用文標題：除法規(guī)、規(guī)章加書名號， 一般不用標點符號。可加引號。公文式標 題 “ 關于 ” 的用法，表求對事由在中心詞 語起關涉、介紹、提示、隔離的作用，與 事由部分組成介賓結構，大多數(shù)情況下不 能省略。標題常用黑體或宋體，字號在三 號至二號之間。 3、應用文的開頭：概述情況；說明根據(jù)， 常用 “ 根據(jù) ” 、 “ 遵照 ” 等領起；介紹目 的，常用 “ 為了 ” 、 “ 為 ” 等領出下文； 交代原因，常用 “ 由于 ” 、 “ 因于 ” 、 “ 鑒于 ” 等；闡明觀點；表明態(tài)度；提出 問題；慰問祝賀；引述來文

22、；列序號開頭 等。 4、應用文正文結構層次：第一層為 “ 一、 ” 第二層 “ （一） ” ，第三層為 “ 1.” ，第四層為 “ （ 1） ” ，第五層為 “ ” 。正文字體一般為三號仿宋體字， 行距一般在 25-35磅。用紙國際上通用 A4 紙，黨委機關常用 16開紙。頁邊距左右常 留 28mm,上下常留 25mm。頁碼常選 “ 1” 、 “ -1-” 。 5、應用文結尾：收篇點題；提出希望； 強調說明；表示祝賀、慰問；自然作結。 6、應用文落款：單位名稱要寫全稱，或 者規(guī)范化的簡稱，標題下有簽注的則不落 款。日期可用 “ 二 八年三月十日 ” 、 “ 2008年 3月 10日 ” ，用文

23、件頭發(fā)的公文 只用能前一種。常見錯誤 “ 二 00八年三月 十日 ” 中的零用阿拉伯數(shù)字 “ 0” 或英文 字母 “ O” 代替。有些規(guī)章、命令、契約 式的應用文，下發(fā)時落款單位下一行還要 寫明簽署領導人職務和姓名，如 “ 縣長 XXX” 、 “ 廠長 XXX” 。 7、應用文蓋章：一種是單一發(fā)文的印章， 蓋章就代表單位，因此不再打單位名稱， 將章直接蓋日期上。講究 “ 上不壓正文， 下騎年蓋月 ” ，不得采用 “ 此頁無正文 ” 的寫法蓋章。另一種是聯(lián)合發(fā)文印章，相 互不交叉，不相切，不遠離。 8、應用文的表達方式：常用說明、敘述、 議論三種。 說明分為定義說明、釋義說明、分類說明、 舉例說

24、明、比較說明、引用說明等。議論 由論點、論據(jù)、論證三要素構成，有例證 法、引證法、對比法、因果法、反證法。 敘述分為順敘、倒敘、插敘三種。 9、應用文的語言：常用專用語，分為開 頭語、稱謂語、經(jīng)辦時態(tài)語、引述語、期 請語、征詢語、期復語、表態(tài)語、綜述轉 接語、結尾語等。介詞短語，表對象范圍， “ 對 ” 、 “ 向 ” 、 “ 關于 ” 等；表目的， 如 “ 為 ” ；表根據(jù)，如 “ 依據(jù) ” ；表時間， 如 “ 當前 ” 等。數(shù)字術語，準確、科學， 注意增、減的表達，確數(shù)和約數(shù)的區(qū)分， 以阿拉伯數(shù)字為主。模糊語言，如 “ 基本 上 ” 、 “ 大多數(shù) ” 等。 “ 的 ” 字短語，在 規(guī)章中常用，如 “ 情節(jié)嚴重的 ” 。 Thank you!