內(nèi)部控制-企業(yè)采購(gòu)及付款循環(huán)內(nèi)部控制

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1、采購(gòu)及付款循環(huán)的管理 及控制 主講人：鄭 更多資料在資料搜索網(wǎng) ( ) 海量資料下載 主要講述 1.采購(gòu)及付款的總體概述 2.采購(gòu)與付款的崗位責(zé)任制 3.采購(gòu)及收款授權(quán)審批制 3.采購(gòu)及收款各環(huán)節(jié)的關(guān)鍵控制點(diǎn)及管控措 施 4.相關(guān)控制制度及表單示例分享 概念分析 采購(gòu)與付款循環(huán)指企業(yè)支付貨幣取得物品或 勞務(wù)的全過(guò)程，是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理中的一個(gè) 重要環(huán)節(jié)。 循環(huán)特點(diǎn) 1.與生產(chǎn)、項(xiàng)目和銷售等其他經(jīng)營(yíng)活動(dòng)聯(lián)系 密切。 2.業(yè)務(wù)發(fā)生頻繁，分類復(fù)雜、零星急件多、 工作量大 3.運(yùn)行環(huán)節(jié)多，容易產(chǎn)生管理漏洞 控制目標(biāo) 1.使得存貨、生產(chǎn)加工、項(xiàng)目需求保持一致 2.貨幣資金的支付或負(fù)債的增加必須以獲得品質(zhì)

2、優(yōu) 良的庫(kù)存或物資為前提，保持貨款支付和負(fù)債的 增加真實(shí)性與合理性 3.合理的揭示企業(yè)應(yīng)該享有的購(gòu)貨折扣與折讓 4.防止采購(gòu)環(huán)節(jié)違法亂紀(jì)侵吞企業(yè)利益等不法行為 的發(fā)生 5.保證采購(gòu)業(yè)務(wù)在內(nèi)部外部各環(huán)節(jié)的運(yùn)行暢通和高 效率，并能及時(shí)準(zhǔn)確地提供存貨采購(gòu)的會(huì)計(jì)信息 主要模塊 采購(gòu)及收 款循環(huán) 驗(yàn)收 采購(gòu) 供應(yīng)商 管理 請(qǐng)購(gòu) 后續(xù)跟蹤 考核管理 付款 關(guān)鍵控制點(diǎn) 1.采購(gòu)與付款崗位責(zé)任制 2.采購(gòu)及付款授權(quán)批準(zhǔn)制度 3.請(qǐng)購(gòu)控制程序 4.報(bào)價(jià)、定價(jià)價(jià)格管控制度 5.采購(gòu)控制程序 6.驗(yàn)收控制 7.付款 采購(gòu)與付款的崗位責(zé)任制 原則：各部門崗位和職責(zé)權(quán)限應(yīng)明確，確保 不相容崗位相分離、制約、監(jiān)督 宗旨：

3、不得一人辦理采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的全過(guò) 程（包括記賬與付款，采購(gòu)和付款、審批和 執(zhí)行） 更多資料在資料搜索網(wǎng) ( ) 海量資料下載 崗位責(zé)任制關(guān)鍵控制點(diǎn) 1.物品和勞務(wù)需求部門，不能擔(dān)任采購(gòu)職務(wù) 2.付款審批人和付款執(zhí)行人不能同時(shí)辦理尋 求供應(yīng)商和索價(jià)業(yè)務(wù) 3.采購(gòu)人員不能擔(dān)任驗(yàn)收工作 4.物品的采購(gòu)、儲(chǔ)存和使用應(yīng)該相分離，同 時(shí)不能賬務(wù)的記錄工作 5.接受各種勞務(wù)和物品的部門或主管人，適 當(dāng)?shù)耐~簿記錄人分離 6.審核付款人應(yīng)同付款執(zhí)行人相分離 7.記錄付款的人應(yīng)該與付款人職務(wù)分離 8.不得由同一個(gè)部門和同一個(gè)人負(fù)責(zé)采購(gòu)及 付款的全過(guò)程 條件允許情況下： 采購(gòu)部門應(yīng)將供應(yīng)商開發(fā)與實(shí)際采購(gòu)業(yè)務(wù)人 員

4、分離 崗位分工控制措施 1.建立崗位責(zé)任制，明確相關(guān)部門的職責(zé)和 權(quán)限 2.明確不相容職務(wù)崗位 3.制定采購(gòu)付款業(yè)務(wù)流程 采購(gòu)與付款授權(quán)批準(zhǔn)關(guān)鍵控制點(diǎn) 1.明確審批人對(duì)請(qǐng)購(gòu)、采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的授權(quán)批準(zhǔn) 方式、權(quán)限程序、責(zé)任和相關(guān)控制措施 2.明確經(jīng)辦人的職責(zé)范圍和工作要求 3.嚴(yán)禁為取得授權(quán)的部門或人員辦理采購(gòu)與付款業(yè) 務(wù) 4.必要項(xiàng)目實(shí)行會(huì)簽決策和審批 5.采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)核對(duì) 控制措施 1.由董事會(huì)或類似決策機(jī)構(gòu)來(lái)決定采購(gòu)與付 款審批人、審批范圍和審批權(quán)限 2.董事會(huì)或類似決策機(jī)構(gòu)來(lái)決定采購(gòu)與付款 審批人不在時(shí)委托代理人的權(quán)限 3.超越審批應(yīng)做無(wú)效處理 4.相關(guān)崗位人員向董事會(huì)或相關(guān)權(quán)利人報(bào)告

5、 越權(quán)審批業(yè)務(wù) 請(qǐng)購(gòu)關(guān)鍵控制點(diǎn) 1.常規(guī)物料應(yīng)根據(jù)庫(kù)存及使用狀況做請(qǐng)購(gòu)計(jì)劃，避 免急件采購(gòu)造成的不必要的成本 2.根據(jù)預(yù)算合理的簽發(fā)請(qǐng)購(gòu)申請(qǐng)單，請(qǐng)購(gòu)單的簽核 必須在相應(yīng)的權(quán)限范圍內(nèi) 3.請(qǐng)購(gòu)人在請(qǐng)購(gòu)時(shí)，請(qǐng)購(gòu)單項(xiàng)目必須填寫清楚，如 名稱、規(guī)格數(shù)量、送貨地點(diǎn)等 ,必要時(shí)得另附樣品 或圖案 ,若涉及材質(zhì)者 ,應(yīng)將材質(zhì)注明清楚； 4. 請(qǐng)購(gòu)人員應(yīng)確實(shí)分析該項(xiàng)料品的耗用量及庫(kù)存量等資料后填寫填寫需 用日期 ,供采購(gòu)人員辦理采購(gòu)及 交貨控制時(shí)之參考 ; 5.請(qǐng)購(gòu)單位若未將需求條件書寫明確時(shí) ,采購(gòu)單位應(yīng)將 請(qǐng)購(gòu)單退回 ,待資料補(bǔ)齊后再行辦理 ; 6.權(quán)責(zé)主管審查需求 ,應(yīng)以避免產(chǎn)生呆滯庫(kù)存為最高原 則。

6、7.請(qǐng)購(gòu) /采購(gòu) /驗(yàn)收相關(guān)表單應(yīng)采取連續(xù)編號(hào)控管完整 性并依序歸檔。 8.臨時(shí)需要的急件零星物品可由使用部門直接購(gòu)買，但必須列入預(yù)算 請(qǐng)購(gòu)控制措施 1.分清請(qǐng)購(gòu)類型，不同類型執(zhí)行不同的管控 程序及審批程序 2.建立請(qǐng)購(gòu)管理程序 3.建立預(yù)算體系，及采購(gòu)計(jì)劃 4.對(duì)于緊急需求的物品的特采，制定特殊審 批程序 采購(gòu)環(huán)節(jié) 應(yīng)該買 多少 向 誰(shuí)發(fā)訂貨單 什 么時(shí) 候 發(fā)單 采 購(gòu)員 接 單 后的 決 策 采購(gòu)環(huán)節(jié)工作 采購(gòu)進(jìn)度之管制 采 購(gòu) 跟蹤 采購(gòu)之詢比議價(jià) 采購(gòu)作業(yè)方式 供貨商的選定與 撤銷和數(shù)據(jù)建立。 采購(gòu)關(guān)鍵控制點(diǎn) 1. 慎選采購(gòu)對(duì)象 ,包括采購(gòu)前對(duì)廠商供料質(zhì)量、信譽(yù)、產(chǎn)能 的客觀評(píng)核 ,

7、采購(gòu)中廠商報(bào)價(jià)水平、報(bào)價(jià)時(shí)限的評(píng)核以及采 購(gòu) 后廠商交期、交貨質(zhì)量、售后服務(wù)的評(píng)核 ,并能為下次 采購(gòu)做 參考。 2. 以合理價(jià)格采購(gòu)適當(dāng)質(zhì)量材料或物件，配合材料的使用 條件選購(gòu)最有效益之材料。 3. 適時(shí)、適量供料 :配合使用單位需要日與需要量 ,最好應(yīng) 利用廠商 預(yù)計(jì)進(jìn)貨表聯(lián)系廠商實(shí)時(shí)供交貨。 4.更新供貨商數(shù)據(jù)需經(jīng)相關(guān)權(quán)責(zé)主管核準(zhǔn)。 5.價(jià)格上堅(jiān)持貨比三家的原則，重大采購(gòu)必須納入 采購(gòu)合同管理 6.對(duì)需求數(shù)量不大或零星采購(gòu)的物品，采購(gòu)批量的 成本分析控制可對(duì)照資金預(yù)算來(lái)執(zhí)行 7.對(duì)某些成本小，需求量不大，使用不規(guī)律的小件 物品也以直接購(gòu)買，簡(jiǎn)化手續(xù)，加快效率 采購(gòu)管制措施 1.建立完善的

8、供應(yīng)商管理體系 2.制定價(jià)格審批程序，如有大型采購(gòu)采用招 投標(biāo)方式時(shí)應(yīng)明確招標(biāo)范圍、標(biāo)準(zhǔn)、實(shí)施程 序和評(píng)標(biāo)規(guī)則 3.制定報(bào)價(jià)制度 （ 涉及供應(yīng)商管理及選折，轉(zhuǎn)下次課做詳細(xì)講解 ） 采購(gòu)流程 驗(yàn)收 為了達(dá)到控制的目的，驗(yàn)收的職能必須獨(dú)立 與請(qǐng)購(gòu)、采購(gòu)、會(huì)計(jì)的部門人員來(lái)承擔(dān)。 控制 檢驗(yàn)購(gòu)買 環(huán)節(jié) 的 經(jīng)營(yíng) 活 動(dòng) 驗(yàn)收的控制具有雙層作用 控制存 貨 的管理工作 數(shù)量的的清點(diǎn) 在收貨單簽字之前應(yīng)將實(shí)物與相關(guān)單據(jù) 應(yīng)仔細(xì)對(duì)照。常用計(jì)數(shù)、過(guò)磅等方式 質(zhì)量的考評(píng) 驗(yàn)收人員在應(yīng)在可能的范圍內(nèi)對(duì)物品的 質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)，出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)告單或作為入庫(kù) 單的一項(xiàng)內(nèi)容，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理 入庫(kù) 1.驗(yàn)收收貨后及時(shí)做入庫(kù)處理

9、，由保管員簽 字，登記倉(cāng)庫(kù)臺(tái)賬 2.倉(cāng)庫(kù)明確區(qū)分已檢驗(yàn)及待驗(yàn)品 2.有關(guān)憑證交送財(cái)務(wù)部門，辦理結(jié)算或賬務(wù) 處理，相關(guān)單據(jù)繳回采購(gòu)部門請(qǐng)款或歸檔 驗(yàn)收 備注： 通過(guò)驗(yàn)收應(yīng)定期對(duì)供貨商進(jìn)行評(píng)鑒及管理 ,并將其 異常情形由采購(gòu)單位通知廠商改善 ,經(jīng)反應(yīng)仍未見(jiàn) 改善者 ,采購(gòu)人員即以簽呈方式說(shuō)明異常狀況及處 理對(duì)策 ,或?qū)⒐?應(yīng)商評(píng)核成績(jī)表呈主管核準(zhǔn)后 , 停止交易。 所驗(yàn)貨品的質(zhì)量 ,規(guī)格不盡符合但可使用 ,亦屬違約 之 一 ,如因急需 ,無(wú)法等候更換 ,以致特采，應(yīng)經(jīng) 權(quán) 責(zé)人員核準(zhǔn)。 付款關(guān)鍵控制點(diǎn) 1. 采購(gòu)是否于辦妥驗(yàn)收手續(xù)后 ,檢查憑證是否齊全， 請(qǐng)付款。 2. 采購(gòu)交貨延期罰款或品質(zhì)不良

10、扣款的扣款 通知單 ,是否經(jīng)過(guò)詳細(xì)核對(duì) ,確認(rèn)合理性。 3.原始文件、合約、憑證 ,核對(duì)無(wú)誤后始簽付支 票。 4.已付款原始憑證及傳票是否蓋付訖章 以 免重復(fù)付款或冒領(lǐng)情事發(fā)生。 5.支票之到期日應(yīng)與付款條件相符。 6.支票蓋章前應(yīng)審核各項(xiàng)憑證是否齊全。 7.領(lǐng)款日期與列帳日期相隔甚久時(shí) 應(yīng)查明 其原因 后續(xù)管理 采購(gòu)后續(xù)綜合管理包括： 1.質(zhì)量跟蹤 2.供應(yīng)商評(píng)價(jià)考核、資料更新 3.付款管理 4.質(zhì)量求償 資料分享 制度 采購(gòu)管理制度之采購(gòu)計(jì)劃與預(yù)算 采購(gòu)管理制度之采購(gòu)方式 采購(gòu)管理制度之采購(gòu)績(jī)效評(píng)估辦法 采購(gòu)管理制度之采購(gòu)價(jià)格管理 采購(gòu)管理制度之采購(gòu)品質(zhì)管理 采購(gòu)管理制度之采購(gòu)交期管理 采購(gòu)管理制度之采購(gòu)付款方式 采購(gòu)管理制度之委托加工管理辦法 采購(gòu)管理制度之定購(gòu)采購(gòu)流程 資料分享 相關(guān)表單 采購(gòu)詢價(jià)單 訂 購(gòu) 單 采購(gòu)成本分析表 損失索賠通知書 物料訂購(gòu) 跟催表 采購(gòu)合同約定表 催料表 委外加工計(jì)劃表 委外加工單 采購(gòu)目標(biāo)管理卡（范例） 采購(gòu)人員績(jī)效考核表 問(wèn)題討論 1、請(qǐng)購(gòu)如何分類？ 2、請(qǐng)購(gòu)和采購(gòu)金額權(quán)限該如何分配？ 2、涉及到公共物品由哪個(gè)部門負(fù)責(zé)采購(gòu)？ 行資部？采購(gòu)部？ 3、物品采購(gòu)入庫(kù)或入項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)，誰(shuí)組織驗(yàn) 收？ 內(nèi)容結(jié)束，謝謝！