《辦公室管理》簡(jiǎn)答題題庫(kù)(珍藏版)

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1、《辦公室管理》簡(jiǎn)答題題庫(kù)(珍藏版) 《辦公室管理》簡(jiǎn)答題題庫(kù)(收藏版) (內(nèi)部資料、更新至2020年7月試題、涵蓋95%以上期末考試原題及答案) 辦公室事務(wù)管理的服務(wù)性表現(xiàn)在哪3個(gè)方面？ 答：1是為上司服務(wù)，使上司擺脫復(fù)雜雜事的壓力，把主要精力集中在重要工作上； 2是為組織服務(wù)，為組織員工提供1個(gè)高效、舒適的工作生活環(huán)境； 3是為公眾服務(wù)，保證組織與外界的信息渠道通暢，密切與社會(huì)各界聯(lián)系。 　　核稿，是擬稿人員的上級(jí)負(fù)責(zé)人對(duì)初稿的審查和核實(shí)，要做到“6查”，請(qǐng)簡(jiǎn)述6查內(nèi)容。 　　答：(1)查是不是需要行文，以甚么名義行文；(2)查文稿內(nèi)容與法律、法規(guī)、政策及其它已有規(guī)

2、定是不是矛盾；(3)查要求和措施是不是明確具體，切實(shí)可行；(4)查觸及其他部門或地區(qū)職權(quán)范圍的問題是不是協(xié)商1致并經(jīng)過會(huì)簽；(5)查行文是不是規(guī)范，文件格式是不是符合規(guī)定。 　　衡量會(huì)議質(zhì)量的會(huì)前基本標(biāo)準(zhǔn)有哪些？ 答：會(huì)議是不是確有召開的客觀必要；會(huì)議目的和會(huì)議風(fēng)氣是不是端正；會(huì)議時(shí)機(jī)是不是已成熟；會(huì)議的議題是不是明確，會(huì)前的溝通是不是到位；各項(xiàng)準(zhǔn)備工作是不是已準(zhǔn)備充分，包括軟件和硬件。 　　會(huì)面預(yù)會(huì)談的前期準(zhǔn)備工作有哪些？ 答：(1)肯定議題和明確目標(biāo)；(2)搜集信息和分析雙方材料；(3)肯定參加人員；(4)雙方協(xié)商時(shí)間、地點(diǎn)；(5)布置坐位。 　　簡(jiǎn)述辦公環(huán)境的含義并依照由遠(yuǎn)及

3、近的順序羅列環(huán)境種別。 　　答：(1)辦公環(huán)境或稱辦公室環(huán)境，是直接或間接作用和影響辦公進(jìn)程的各種因素的綜合。 　　(2)依照由遠(yuǎn)及近的順序?qū)⑥k公環(huán)境分為辦公活動(dòng)社會(huì)環(huán)境、辦公活動(dòng)職能環(huán)境和辦公活開工作環(huán)境。 　　簡(jiǎn)述辦公裝備使用規(guī)范。 　　答：(1)必須明確每臺(tái)裝備的具體用處，熟習(xí)掌握其操作程序，嚴(yán)格依照使用說明書的要求進(jìn)行操作。 　　(2)必須明確專人專責(zé)專管制度，嚴(yán)禁任何人隨便使用，除非配置給個(gè)人專用或指定公用的。 　　(3)注意安全，注意節(jié)電，注意衛(wèi)生，注意定期保養(yǎng)，注意每次使用的極限。 　　(4)未經(jīng)上司允準(zhǔn)，任何人嚴(yán)禁私自使用辦公裝備，特別是用于處理私人

4、事務(wù)。 　　(5)辦公裝備的使用環(huán)境溫度為5℃～35℃，相對(duì)濕度為20%至85%，太低需用加濕器，太高需用除濕器，放在距裝備5米左右有效影響距離。 　　(6)如果不處于工作狀態(tài)，使用終了應(yīng)切斷電源。 　　簡(jiǎn)述辦公室的基本概念及組成。 　　答：辦公室，英文為“office”，泛指處理特定事務(wù)或提供服務(wù)的地方。顧名思義，辦公室泛指1切辦公場(chǎng)所，由辦公房間、辦公人員、公共事務(wù)和辦公設(shè)施組成?！稗k公室”在《現(xiàn)代漢語(yǔ)詞典》中有兩種解釋：(1)辦公的屋子；(2)機(jī)關(guān)、學(xué)校、企業(yè)等單位內(nèi)辦理行政性事務(wù)的部門。級(jí)別高的稱為辦公廳，1般的稱為辦公室。 　　簡(jiǎn)述辦公室的基本職能。 　　答：

5、辦公室的基本職能：3辦(辦文、辦會(huì)、辦事)，公文管理，事務(wù)管理，綜合調(diào)和，催促檢查，信息調(diào)研，會(huì)議管理，接待信訪工作，為領(lǐng)導(dǎo)(政務(wù))服務(wù)，工作機(jī)要保密工作，后勤保障，檔案管理，值班工作，“不管部”(指其他部門沒有明確職責(zé)權(quán)限)功能。 　　簡(jiǎn)述辦公室的4種含義。 　　答：(1)廣義的：泛指1切辦公場(chǎng)所，區(qū)分于教室、車間、醫(yī)療室、實(shí)驗(yàn)室等。 　　(2)狹義的：是指某1類職業(yè)人員或某1級(jí)職務(wù)人員的辦公場(chǎng)所，如廠長(zhǎng)辦公室等。 　　(3)特指的：黨和政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位內(nèi)的綜合辦事機(jī)構(gòu)，級(jí)別高的又稱辦公廳，如河北省政府辦公廳。 　　 (4)專指的：某種專門的獨(dú)立的工作機(jī)構(gòu)，如國(guó)

6、務(wù)院臺(tái)灣事務(wù)辦公室。 　　簡(jiǎn)述辦公室的主要特點(diǎn)。 　　答：(1)輔助性；(2)綜合性；(3)服務(wù)性。 　　簡(jiǎn)述辦公室督查工作的方式。 　　答：(1)現(xiàn)場(chǎng)督查；(2)會(huì)議督查；(3)書面督查；(4)電話督查。 　　簡(jiǎn)述辦公室輔助決策的任務(wù)。 　　答：在決策的不同階段，輔助決策的任務(wù)各不相同。 　　(1)在決策的準(zhǔn)備階段：征詢大眾意見，搜集決策信息。 　　(2)在決策的制定階段：提供決策根據(jù)，提出決策建議。 　　(3)在決策的審批階段：撰寫決策報(bào)告，編制實(shí)行計(jì)劃，落實(shí)行動(dòng)措施。 　　(4)在決策的履行階段：協(xié)助決策實(shí)驗(yàn)，提供反饋信息。 　　(5)在決策的

7、總結(jié)階段：撰寫總結(jié)報(bào)告，評(píng)估決策落實(shí)情況。 　　簡(jiǎn)述辦公室裝備使用規(guī)范。簡(jiǎn)述經(jīng)常使用辦公裝備使用規(guī)范。 　　答：(1)必須明確每臺(tái)裝備的具體用處，熟習(xí)掌握其操作程序，嚴(yán)格依照使用說明書的要求進(jìn)行操作； (2)必須明確專人專責(zé)專管制度，嚴(yán)禁任何人隨便使用，除非配置給個(gè)人專用或指定公用的； (3)注意安全，注意節(jié)點(diǎn)，注意衛(wèi)生，注意定期保養(yǎng)，注意每次使用的極限； (4)未經(jīng)上司允許，任何人嚴(yán)禁私自使用辦公裝備，特別是用于處理私人事務(wù)； (5)辦公裝備的使用環(huán)境溫度為5℃至35℃，相對(duì)濕度為20%至85%，太低需用加濕器，太高需用除濕器，放在距裝備5米左右有效影響距離； (6)如果不處于工作狀

8、態(tài)，使用終了應(yīng)切斷電源。 　　簡(jiǎn)述辦公室調(diào)查研究的3個(gè)階段及其主要任務(wù)。 　　答：(1)準(zhǔn)備階段，主要包括肯定調(diào)研課題、成立調(diào)研小組、明確調(diào)研任務(wù)及要求。 　　(2)實(shí)行階段，主要包括肯定調(diào)查方法、搜集整理材料、分析材料和綜合提煉調(diào)研成果。 　　(3)完成階段，主要是撰寫調(diào)研報(bào)告。 　　簡(jiǎn)述辦公室調(diào)研的原則。 　　答：(1)尊重客觀事實(shí)原則：指調(diào)研中應(yīng)尊重客觀事實(shí)，在真實(shí)準(zhǔn)確上下工夫，1切從實(shí)際動(dòng)身，實(shí)事求是，準(zhǔn)確地反應(yīng)客觀事實(shí)。 　　(2)結(jié)論后于調(diào)研原則：強(qiáng)調(diào)調(diào)研人員不要把領(lǐng)導(dǎo)的某種意見或書本上的東西當(dāng)作既定的結(jié)論，或在調(diào)研之前僅僅憑自己的經(jīng)驗(yàn)和認(rèn)識(shí)，構(gòu)成1個(gè)主

9、觀臆斷的結(jié)論。要把調(diào)研的進(jìn)程變成為證實(shí)結(jié)論而搜集、尋求根據(jù)的進(jìn)程。 　　(3)實(shí)踐性原則：必須把調(diào)研同所要解決的問題緊密結(jié)合起來，預(yù)測(cè)事物發(fā)展的可能偏向，掌控發(fā)展趨勢(shì)。 　　(4)大眾性原則：是指進(jìn)行調(diào)研，必須走大眾線路，相信人民大眾，依托大眾。 　　(5)綜合性原則：是指調(diào)研應(yīng)多方位、多角度、多層次地綜合進(jìn)行。1種社會(huì)現(xiàn)象，1個(gè)社會(huì)事實(shí)都不是孤立存在的，而是多層面、多方位的。 　　(6)辯證分析原則：必須始終采取正確的視察和思惟方法，做到全面、及時(shí)、準(zhǔn)確、深入地了解實(shí)際，并能發(fā)掘事物的本質(zhì)特點(diǎn)和基本規(guī)律。 　　(7)遵守8項(xiàng)規(guī)定原則：要改進(jìn)調(diào)研方法；到基層調(diào)研要深入了解真

10、實(shí)情況，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、研究問題、解決困難、指點(diǎn)工作；向大眾學(xué)習(xí)、向?qū)嵺`學(xué)習(xí)，多同大眾座談，多同干部談心；多商量討論，多解剖典型；多到困難和矛盾集中、大眾意見多的地方去；切忌走過場(chǎng)、弄情勢(shì)主義；要輕車簡(jiǎn)從、減少陪同；簡(jiǎn)化接待，不張貼懸掛標(biāo)語(yǔ)橫幅，不安排大眾迎送，不鋪設(shè)迎賓地毯，不擺放花草，不安排宴請(qǐng)。 　　簡(jiǎn)述辦理辦公用品的進(jìn)貨手續(xù)。 　　答：在收貨物時(shí)，要及時(shí)辦理進(jìn)貨手續(xù)，保證辦公用品準(zhǔn)確無誤地入庫(kù)、登記、檢驗(yàn)、核對(duì)。 　　(1)核對(duì)交貨單、定貨單和通知單。在簽字之前，應(yīng)當(dāng)檢查貨物數(shù)量和質(zhì)量。 　　(2)發(fā)現(xiàn)數(shù)量不對(duì)時(shí)，應(yīng)立即通知采購(gòu)部門聯(lián)系供應(yīng)商。 　　(3)任何數(shù)量有出入都

11、應(yīng)通知采購(gòu)部門，確保支付給供應(yīng)商正確的款額。 　　(4)每類貨物的檢索，都應(yīng)記入到庫(kù)存控制卡的接收列中。 　　(5)在余額列中注明的物品數(shù)量，需要按新收到的數(shù)量照實(shí)增加。 　　(6)物品應(yīng)正確寄存，以使物品不破壞、浪費(fèi)或被盜，和消除各種安全隱患。 　　簡(jiǎn)述黨政機(jī)關(guān)的公文適用范圍。 　　答：(1)決議，適用于會(huì)議討論通過的重大決策事項(xiàng)。 　　(2)決定，適用于對(duì)重要事項(xiàng)做出決策和部署、賞罰有關(guān)單位和人員、變更或撤消下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。 　　(3)命令(令)，適用于公布行政法規(guī)和規(guī)章、宣布實(shí)施重大強(qiáng)迫性措施、批準(zhǔn)授與和提升銜級(jí)、嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位和個(gè)人。 　　(4)

12、公報(bào)，適用于公布重要決定或重大事項(xiàng)。 　　(5)公告，適用于向國(guó)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或法定事項(xiàng)。 　　(6)通告，適用于在1定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵照或周知的事項(xiàng)。 　　(7)意見，適用于對(duì)重要問題提出見解和處理辦法。 　　(8)通知，適用于發(fā)布、轉(zhuǎn)達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)履行和有關(guān)單位周知或履行的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。 　　(9)通報(bào)，適用于表彰先進(jìn)、批評(píng)毛病、轉(zhuǎn)達(dá)重要精神和告知重要情況。 　　(10)報(bào)告，適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反應(yīng)情況，回復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問。 　　(11)請(qǐng)示，適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)要求唆使、批準(zhǔn)事項(xiàng)。 　　(12)批復(fù)，適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示事項(xiàng)。 　　(1

13、3)議案，適用于各級(jí)人民政府依照法律程序向同級(jí)人民代表大會(huì)或人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)提請(qǐng)審議事項(xiàng)。 　　(14)函，適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、要求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。 　　(15)記要，適用于記載會(huì)議主要情況和議定事項(xiàng)。 　　簡(jiǎn)述第3代時(shí)間管理的ABCD法則及其內(nèi)容。 　　答：第3代時(shí)間優(yōu)先級(jí)管理，講求優(yōu)先順序的觀念，即把要做的事情辨別輕重緩急，又叫ABCD法則。 　　 A.重要且緊急----必須立刻做。 　　 B.緊急但不重要(如有人由于打麻將“3缺1”而緊急約你，有人突然打電話請(qǐng)你吃飯等) ----只有在優(yōu)先斟酌了重要的事情后，再來斟

14、酌這類事。 　　 C.重要但不緊急(如學(xué)習(xí)、做計(jì)劃、與人談心、體檢等) ----只要是沒有第1類事的壓力，就應(yīng)當(dāng)將其當(dāng)做緊急的事去做，不要拖延。 　　 D.既不緊急也不重要(如文娛、消遣等) ----有閑工夫再說。 　　簡(jiǎn)述電子公文處理進(jìn)程的5個(gè)環(huán)節(jié)。 　　答：創(chuàng)建：根據(jù)1定的規(guī)則建立電子公文的進(jìn)程。 　　辦理：通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)電子公文進(jìn)行收發(fā)、批閱等相干操作。 　　交換：按始發(fā)者意圖進(jìn)行跨系統(tǒng)的公文傳遞。 　　歸檔：根據(jù)國(guó)家或本部門檔案管理規(guī)定對(duì)辦理終了后的電子公文予以存儲(chǔ)。 　　燒毀：根據(jù)有關(guān)規(guī)定將電子公文從存儲(chǔ)介質(zhì)上物理刪除。 　　簡(jiǎn)述公共

15、關(guān)系的3大構(gòu)成要素及其原則。 　　答：(1)3大構(gòu)成要素是：①主體：社會(huì)組織；②客體：公眾；③手段：傳播途徑。 　　 (2)公共關(guān)系原則：公眾利益至上；實(shí)事求是；互惠互利；雙向溝通；始終如1；開辟創(chuàng)新；整體統(tǒng)1。 　　簡(jiǎn)述公文校訂工作要求。 　　答：(1)校訂、補(bǔ)充1切與定稿不符的文字、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)、圖表、格式等； (2)解決統(tǒng)行、倒版等排版方面的問題和正文、注碼與注文之間銜接和頁(yè)碼編排問題； (3)進(jìn)1步審核定稿中的疏漏，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提交有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人或撰稿人處理； (4)需要使用標(biāo)準(zhǔn)校訂符號(hào)； (5)對(duì)重要的或大量印制的公文，應(yīng)實(shí)行3校、4校，以確保公文的正本不出過失。

16、　　簡(jiǎn)述歸檔文件整理中的裝訂工作要求。 　　答：檔案裝訂時(shí)，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來文與復(fù)文作為1件時(shí)，復(fù)文在前，來文在后。 　　裝訂的對(duì)齊方式：左上角裝訂，則左、上邊對(duì)齊；左邊裝訂，則左、下邊對(duì)齊。 　　裝訂方式：線裝、粘接、穿孔、變形材料等。 　　裝訂材料：裝訂線、糨糊、熱封膠、訂書釘、不銹鋼夾、熱壓膠管等。 　　大部份省檔案局規(guī)定，用縫紉機(jī)在文件左邊軋邊，文件較厚時(shí)，則用“3孔1線“的方法裝訂檔案。 　　簡(jiǎn)述行政事業(yè)單位緊縮辦公經(jīng)費(fèi)開支的途徑。 　　答：⑴嚴(yán)格控制各種會(huì)議、外出考察及公務(wù)活動(dòng)；

17、⑵加強(qiáng)對(duì)人員出國(guó)、出境的管理，緊縮出國(guó)、出境活動(dòng)范圍、團(tuán)組和人員數(shù)量，做到“負(fù)增長(zhǎng)”； ⑶嚴(yán)禁超預(yù)算申請(qǐng)各項(xiàng)專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，特別是辦公用房的建設(shè)、各種裝修、辦公裝備的購(gòu)置； ⑷凡遇重點(diǎn)項(xiàng)目的開支，需經(jīng)牽頭部門統(tǒng)1調(diào)和經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)及使用，避免出現(xiàn)多頭申請(qǐng)經(jīng)費(fèi)的現(xiàn)象； ⑸專業(yè)裝備的更新，要嚴(yán)格按規(guī)定審批； ⑹實(shí)行分塊核定、管理和使用行政辦公經(jīng)費(fèi)； ⑺經(jīng)費(fèi)審批權(quán)屬履行“1支筆”審批、核報(bào)原則。 　　簡(jiǎn)述會(huì)務(wù)管理的要求。 　　簡(jiǎn)述會(huì)務(wù)管理中對(duì)會(huì)務(wù)工作人員的要求。 　　答：(1)會(huì)前的最后檢查：工作認(rèn)真負(fù)責(zé)、仔細(xì)、耐心； (2)組織簽到和登記：任勞任怨能連續(xù)作戰(zhàn)； (3)做好聯(lián)系調(diào)和：溝通調(diào)和能力強(qiáng)；

18、 (4)會(huì)議記錄與保密：業(yè)務(wù)素質(zhì)與原則性； (5)會(huì)議后勤保障：服從分配協(xié)作意識(shí)好。 　　簡(jiǎn)述會(huì)議的積極作用。 　　答：(1)交換信息，互通情報(bào)；(2)發(fā)揚(yáng)民主，科學(xué)決策；(3)增強(qiáng)友誼，增進(jìn)團(tuán)結(jié)；(4)統(tǒng)1認(rèn)識(shí)，調(diào)和行動(dòng)；(5)帶動(dòng)消費(fèi)，增進(jìn)經(jīng)濟(jì)。 　　簡(jiǎn)述會(huì)議記錄的特點(diǎn)。 　　答：(1)原始性是指按會(huì)議發(fā)展順序，將發(fā)言人的講話內(nèi)容、研究認(rèn)定的問題，照實(shí)記錄下來，1般不準(zhǔn)加工、整理內(nèi)容。 　　(2)憑據(jù)性是指會(huì)議記錄為會(huì)議原始情況的真實(shí)記錄，是查對(duì)會(huì)議內(nèi)容的真實(shí)憑據(jù)。 　　(3)會(huì)議記錄的重點(diǎn)內(nèi)容包括：會(huì)議中心議題和圍繞中心議題展開的有關(guān)活動(dòng)；會(huì)議討論、爭(zhēng)辯的焦點(diǎn)及其

19、各方的主要見解；權(quán)威人士或代表人物的言論；會(huì)議開始時(shí)的定調(diào)性言論和結(jié)束前的總結(jié)性言論；會(huì)議已議決的或議而未決的事項(xiàng)；對(duì)會(huì)議產(chǎn)生較大影響的其他言論或活動(dòng)。 　　簡(jiǎn)述剪彩儀式需要準(zhǔn)備的材料及其程序。 　　答：(1)剪彩的準(zhǔn)備：紅色緞帶、新剪刀、白色薄紗手套、托盤、紅色地毯。 　　 (2)剪彩的程序：請(qǐng)來賓就位→宣布儀式正式開始→奏國(guó)歌→進(jìn)行發(fā)言→進(jìn)行剪彩→進(jìn)行參觀。 　　簡(jiǎn)述涉密文件復(fù)制管理規(guī)范。 　　答：⑴復(fù)制的涉密文件資料須加蓋專用戳記； ⑵復(fù)印文件被再?gòu)?fù)制時(shí)，仍需繼續(xù)加蓋戳記，使涉密文件的復(fù)制和流轉(zhuǎn)進(jìn)程始終受控； ⑶專用戳記應(yīng)包括標(biāo)明復(fù)制單位、復(fù)印份數(shù)和頁(yè)數(shù)等相干信息。

20、 　　簡(jiǎn)述調(diào)查研究的3個(gè)階段及其主要任務(wù)。 　　答：(1)準(zhǔn)備階段，主要包括肯定調(diào)研課題、成立調(diào)研小組、明確調(diào)研任務(wù)及要求。 　　(2)實(shí)行階段，主要包括肯定調(diào)查方法、搜集整理資料，分析材料和綜合提煉調(diào)研成果。 　　(3)完成階段，主要撰寫調(diào)研報(bào)告。 　　簡(jiǎn)述文員向上司做請(qǐng)示的注意事項(xiàng)。 　　答：(1)請(qǐng)示要對(duì)口。遵照按上級(jí)分工，對(duì)口請(qǐng)示的原則。避免多頭、越級(jí)請(qǐng)示。對(duì)觸及多方面的綜合性工作，應(yīng)向主持全面工作的領(lǐng)導(dǎo)人請(qǐng)示，并將有關(guān)情況通報(bào)其他分管上司。 　　 (2)請(qǐng)示要單1。遵照1文1事的規(guī)則，避免將多項(xiàng)事務(wù)寫在1份請(qǐng)示內(nèi)，造成上司批復(fù)的困難。 　　簡(jiǎn)述信訪

21、工作的原則。 　　答：⑴方便信訪人原則； ⑵屬地管理、分級(jí)負(fù)責(zé)、“誰(shuí)主管、誰(shuí)負(fù)責(zé)”原則； ⑶依法、及時(shí)、就地解決問題與疏導(dǎo)教育相結(jié)合原則； ⑷標(biāo)本兼治、預(yù)防和化解矛盾相結(jié)合原則； ⑸行政執(zhí)法與監(jiān)測(cè)技術(shù)相結(jié)合原則； ⑹雙向規(guī)范原則(既要規(guī)范機(jī)關(guān)的受訪、受信行動(dòng)，也要規(guī)范信訪人的信訪行動(dòng))。 　　簡(jiǎn)述信訪工作中網(wǎng)絡(luò)來信的處理要求。 　　答：(1)定時(shí)打開信箱，及時(shí)處理電子郵件； (2)重要信訪，及時(shí)報(bào)請(qǐng)； (3)轉(zhuǎn)辦信訪，跟蹤督辦； (4)網(wǎng)絡(luò)保密，脫機(jī)瀏覽。 　　簡(jiǎn)述飲酒禮儀。 　　答：通常白酒開瓶后直接飲用，但在有些地區(qū)，如我國(guó)東北地區(qū)則喜歡把白酒加熱后飲用；紅葡萄酒應(yīng)當(dāng)開

22、瓶透氣放置1陣再飲用；如在盛夏，香檳酒和白葡萄酒在飲用前應(yīng)當(dāng)放入冰水或在冰箱里冷藏，或在羽觴在放入少量冰塊；啤酒1般也應(yīng)經(jīng)過冰鎮(zhèn)或加冰塊冷卻以后飲用。 　　飲酒的講求：肯定酒品、擺好酒具、調(diào)好酒溫、適度酌酒、文明飲酒、奇妙謝酒。 　　簡(jiǎn)述印章的使用要求。 　　答：專人負(fù)責(zé)，確保安全，避免污損。 　　印章管理人員在使用印章時(shí)應(yīng)遵守以下規(guī)定：領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，審查內(nèi)容，用印登記，蓋印，保存材料，不允許出現(xiàn)蓋有印章的空白憑證。 　　簡(jiǎn)述在蘊(yùn)藏間存儲(chǔ)辦公用品時(shí)的注意事項(xiàng)。 　　答：(1)蘊(yùn)藏間或物品柜要上鎖，保證安全； (2)蘊(yùn)藏需要的面積取決于單位的大?。?(3)公道擺放。例如在柜中

23、和蘊(yùn)藏室放置物品，必須清楚地加標(biāo)簽，以迅速找到物品和表明新物品應(yīng)放置的地方，新物品置于舊物品的下面或后面等； (4)蘊(yùn)藏辦公用品應(yīng)有良好的照明，以便容易找到； (5)辦公用品應(yīng)保存在干燥和透風(fēng)良好的房間中。若寄存在濕潤(rùn)環(huán)境中，將致使紙張不能正常的送人打印機(jī)或復(fù)印機(jī)中。 　　簡(jiǎn)述制作會(huì)議證件的注意事項(xiàng)。 　　答：(1)重要的大中型會(huì)議，會(huì)議證件和姓名卡片要正規(guī)。內(nèi)容設(shè)計(jì)上要有會(huì)議的名稱、預(yù)會(huì)者姓名、稱呼(先生、女士、小姐等)、身份(職務(wù)、職稱等)、組織或公司的名稱； (2)重要的、具有保密性質(zhì)的會(huì)議要在會(huì)議證件上貼上本人的相片，并加蓋大會(huì)印章； (3)會(huì)議證件的情勢(shì)應(yīng)反應(yīng)出會(huì)議的

24、內(nèi)容，設(shè)計(jì)要盡可能經(jīng)濟(jì)實(shí)用、美觀大方； (4)大型會(huì)議應(yīng)辨別正式代表、列席代表、新聞媒體、工作人員、服務(wù)人員等不同身份參加者的會(huì)議證件的樣式； (5)應(yīng)注意根據(jù)單位不同的文化理念設(shè)計(jì)會(huì)議證件和姓名卡片。 　　扼要回答公文寫作的5部曲。 　　答：第1步，領(lǐng)悟領(lǐng)導(dǎo)意圖。要求：準(zhǔn)確、全面、提煉、增加貼近度。 　　第2步，站在領(lǐng)導(dǎo)角度斟酌問題。 　　第3步，掌控經(jīng)常使用思惟方法：模式化思惟，對(duì)象化思惟，辯證思惟，散點(diǎn)思惟，求同存異思惟。 　　第4步，牢記擬寫公文要素及要求。 　　第5步，符合國(guó)家公文格式標(biāo)準(zhǔn)。 　　扼要回答起草請(qǐng)示的“5步棋”。 　　答：

25、由于甚么請(qǐng)示：對(duì)緣由、目的的說明。 　　請(qǐng)示甚么問題：提出請(qǐng)示的主題內(nèi)容。 　　怎樣解決問題：提出解決問題的建議與方案。 　　要求上級(jí)回復(fù)：結(jié)尾用語(yǔ)的使用。 　　有沒有附加需要說明：根據(jù)需要肯定附件的使用與否。 　　扼要說明會(huì)議記要的概念，會(huì)議記要有甚么作用？情勢(shì)是怎樣的？扼要說明會(huì)議記要有甚么作用？有哪兩種情勢(shì)？ 答：(1)會(huì)議記要是用來記載、轉(zhuǎn)達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)的1種正式公文。它是在會(huì)議記錄的基礎(chǔ)上概括、提煉而成，擇要反應(yīng)會(huì)議的精神和情況。 　　 (2)會(huì)議記要具有溝通情況、交換經(jīng)驗(yàn)、統(tǒng)1認(rèn)識(shí)、指點(diǎn)工作的作用；可以用于向上級(jí)匯報(bào)會(huì)議情況；也能夠分發(fā)給平級(jí)或下

26、屬單位，以轉(zhuǎn)達(dá)會(huì)議精神和議定事項(xiàng)，或要求預(yù)會(huì)單位共同遵照、履行。 　　 (3)有兩種情勢(shì)：A.議決性會(huì)議記要。是預(yù)會(huì)者經(jīng)過商討，對(duì)某些問題作出1致決定，需要共同遵照、履行時(shí)寫下的文字根據(jù)。B.周知性會(huì)議記要。用于轉(zhuǎn)達(dá)會(huì)議情況，傳播信息、交換經(jīng)驗(yàn)而作的紀(jì)實(shí)性文件。 　　扼要說明文秘人員隨上司旅行結(jié)束后，要做好哪些工作。 　　旅行結(jié)束后，文員應(yīng)主要完成哪些工作，請(qǐng)予以設(shè)計(jì)。 　　請(qǐng)簡(jiǎn)單說明提高會(huì)議效力的1些基本做法？ 答：遵守法律法規(guī)；公道肯定會(huì)議目標(biāo)；肯定必要的預(yù)會(huì)者；減少會(huì)議數(shù)量；縮小會(huì)議范圍；簡(jiǎn)化會(huì)議程序；縮短會(huì)議時(shí)間控制會(huì)議經(jīng)費(fèi)；分析會(huì)議本錢。 　　甚么是文員的擋

27、駕方法？主要的擋駕法有哪幾種？1般應(yīng)怎樣做？ 答：對(duì)上司沒必要要接見的來訪者，沒必要要參加的約請(qǐng)性活動(dòng)，不想接聽的電話，由文員出面阻擋或謝絕。文員沒有必要把真正緣由告知對(duì)方，只需要禮貌地、委宛地到達(dá)阻擋或謝絕的目的便可。 　　 (1)電話擋駕。上司不愿接的電話，文員要告知對(duì)方，暫時(shí)不能接或上司不在，將內(nèi)容記下，轉(zhuǎn)告上司。上司不能接的電話，要另約時(shí)間，或?qū)?nèi)容轉(zhuǎn)告； (2)來訪擋駕。先問清來由，判斷有沒有必要引見給上司，或先作請(qǐng)示； (3)會(huì)議、活動(dòng)擋駕。對(duì)無必要的會(huì)議和活動(dòng)文員要替上司委宛地謝絕。 　　使用電腦的注意事項(xiàng)。 　　答：使用電腦時(shí)要做到不要讓陽(yáng)光直

28、射電腦，以避免機(jī)殼老化；不要隨便放置茶水，以避免碰翻杯子弄濕電腦，造成短路；不要在開機(jī)狀態(tài)下插拔各種電纜，以避免燒壞接口；不要在軟盤驅(qū)動(dòng)器工作唆使燈亮著的時(shí)候抽取其中的軟盤；不要在運(yùn)行程序還沒有回到DOS唆使的情況下匆匆關(guān)機(jī)；不要使用來歷不明的軟件，避免病毒侵入，并且要配備必要的殺毒軟件，定期或常常地對(duì)電腦進(jìn)行保護(hù)性殺毒；不要在病毒入侵時(shí)使用電腦，除非有特殊的自我防護(hù)措施；不要自己隨便處理電腦硬件故障；不要將電腦交給非專業(yè)人士修理，如有必要應(yīng)全程監(jiān)督。 　　談?wù)勀銓?duì)辦公室人員應(yīng)具有的職業(yè)素質(zhì)中“善謀”的理解。 　　答：(1)辦公室人員“善謀”要求：能夠正確理解上司的意圖，替上司過濾重要

29、的事務(wù)；要“參”到點(diǎn)子上、“謀”到關(guān)鍵處、重視諫言技能。 　　(2)辦公室工作人員“善謀”還必須嚴(yán)防幾個(gè)誤區(qū)：1是“參政”意識(shí)過“度”，把自己擺在“準(zhǔn)領(lǐng)導(dǎo)”或副職的位置，把幕后工作放到臺(tái)前；2是輕易拋出“夾生”想法，強(qiáng)加于領(lǐng)導(dǎo)，于公于己都不利；3是出“餿主張”，幫倒忙，給工作帶來?yè)p失，造成被動(dòng)。要避免以上誤區(qū)，就要求秘書人員用良好的職業(yè)道德規(guī)范束縛自己，踏踏實(shí)實(shí)地做好工作，而不能靠油滑奸巧去取悅、應(yīng)付領(lǐng)導(dǎo)。 　　文員進(jìn)言是指甚么？進(jìn)言具有甚么作用？方法和要求是甚么？ 答：(1)進(jìn)言是指文員主動(dòng)對(duì)上司提出意見、建議、批評(píng)或規(guī)勸； (2)顧問作用；補(bǔ)缺作用；促進(jìn)關(guān)系作用； (3)適事、適時(shí)

30、、適地、適度。 　　文員利用提示系統(tǒng)提示上司的工作，有哪些提示系統(tǒng)？具體做法是怎樣的？ 答：有電子提示系統(tǒng)和人工提示系統(tǒng)。 　　 電子提示系統(tǒng)的做法：在電腦中設(shè)置日程表、報(bào)警系統(tǒng)、1周計(jì)劃和其他提示事項(xiàng)，文員應(yīng)當(dāng)隨著情況的變化不斷編排和修改輸入的信息。 　　 人工提示系統(tǒng)的做法：設(shè)置基本辦公日程表、固定活動(dòng)日期1覽表；使用提示性備忘錄；準(zhǔn)備約會(huì)表；準(zhǔn)備特殊提示卡；準(zhǔn)備交往提示文件。 　　文員所作的完全的會(huì)議記錄應(yīng)當(dāng)包括哪些事項(xiàng)？ 答：(1)會(huì)議名稱；(2)會(huì)議記錄人的姓名、蓋章；(3)時(shí)間(開始時(shí)間、結(jié)束時(shí)間)；(4)會(huì)議地點(diǎn)；(5)議題；(6)主持人、主席；(7)

31、出席者名單；(8)會(huì)議的經(jīng)過情形及結(jié)論；(9)相干的資料；(10)下次會(huì)議預(yù)定日期。 　　文員在處理上司指派的工作時(shí)，首先要仔細(xì)制定計(jì)劃，扼要說明制定計(jì)劃時(shí)應(yīng)注意的幾個(gè)要點(diǎn)。 　　答：(1)充分了解行將開始的工作內(nèi)容；(2)思考以甚么方法進(jìn)行效力會(huì)最好；(3)上司分派兩項(xiàng)以上工作時(shí)，必須為工作排定優(yōu)先順序。 　　制發(fā)文件時(shí)加蓋機(jī)關(guān)印章，稱為用印，具體要求有哪些？ 答：(1)文件用印時(shí)，必須以機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人或部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)的文件原稿為根據(jù)，經(jīng)核對(duì)無誤后始得用印； (2)文件用印要端正、清晰，要端正地蓋在成文日期上方，上不壓正文，下要騎年蓋月； (3)文件用印1定要與制發(fā)文件的機(jī)關(guān)、部門或單位相1致； (4)要核實(shí)用印份數(shù)，超過份數(shù)的不能蓋印。