國開(中央電大)?？啤掇k公室管理》十年期末考試設計題題庫

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1、國開(中央電大)專科《辦公室管理》十年期末考試設計題題庫 適用專業(yè)：行政管理和現(xiàn)代文員?？啤? 資料整理于2020年7月10日，資料收集了中央電大2010年1月至2020年7月期末考試的全部試題及答案。 2020年7月試題及答案 13.設計大型會議會中進程服務的主要工作環(huán)節(jié)。 答：接站工作→報到及接待工作→組織簽到→做好會議記錄→做好會議值班保衛(wèi)工作→做好會議信息搜集、傳遞工作→做好對外宣傳→編寫會議簡報或快報→做好會議保密工作→做好后勤保障工作。 2019年7月試題及答案 13.設計一份開業(yè)典禮的籌備工作流程。 答：開業(yè)典禮籌備工作的流程： 開業(yè)典禮的輿論宣傳工作(可運用傳播媒

2、介在報紙、電臺、電視臺廣泛發(fā)布廣告或在告示欄中張貼開業(yè)告示)→要做好來賓邀請工作→發(fā)放請柬→現(xiàn)場的布置→準備開幕詞、致答詞→要做好接待服務工作→要做好禮品饋贈工作→擬定典禮程序→做好各種物質的準備工作。 2019年1月試題及答案 13. 給下面的情境設計禮貌用語。 (l)問人姓氏說( ) (2)仰慕已久說( ) (3)長期未見說( ) (4)請人解答說( ) (5)求人辦事說( ) (6)請改文章說( ) (7)向人祝賀說( ) (8)身體不適說( ) (9)看望別入說( ) (10)請人接受說( ) (11)希望照顧說( ) (12)贊人見解說( ) (13)歸還物品說( ) (14)等

3、候別人說( ) (15)需要考慮說( ) 答： (1)貴姓 (2)久仰 (3)久違 (4)請教 (5)拜托 (6)斧正 (7)恭喜 (8)欠安 (9)拜訪 (10)笑納 (11)關照 (12)高見 (13)奉還 (14)恭候 (15)斟酌 2018年7月試題及答案 13.設計一份開業(yè)典禮的籌備工作流程。 答：開業(yè)典禮籌備工作的流程： 開業(yè)典禮的輿論宣傳工作(可運用傳播媒介在報紙、電臺、電視臺廣泛發(fā)布廣告或在告示欄中張貼開業(yè)告示)→要做好來賓邀請工作→發(fā)放請柬→現(xiàn)場的布置→準備開幕詞、致答詞→要做好接待服務工作→要做好禮品饋贈工作→擬定典禮程序→做好各種物質的準備工作。 2018年1月試題及

4、答案 13.市政府辦公室的李助理，在接受徐市長的一份緊急材料寫作任務之后，急匆匆地趕往自己辦公室，在走廊被分管經(jīng)濟工作的楊副市長叫了過去。楊副市長要李助理趕緊為他查找有關市場經(jīng)濟的重要資料。李助理此時此刻一心只想到完成徐市長布置的任務，對楊副市長說的什么心不在焉。楊副市長見他有些走神，又重述了一遍自己的話。面對兩位領導幾乎同時布置的工作，李助理陷入左右為難的境地。 請你為李助理設計一個合理的應對之策。 答：(1)辦公室的一項基本職能是為領導(政務)服務，李助理對于徐市長和楊副市長交辦的事情都不可回絕，而是應當承擔下來。 (2)李助理接受任務后回到辦公室，向辦公室主任匯報，與其他助理協(xié)商，

5、由他人完成楊副市長交辦的事項。 (3)李助理自己全神貫注認認真真起草徐市長交代的緊急材料寫作任務。 (4)他人查找完楊副市長所要的材料后，李助理親自將材料送至楊副市長處，如果可能，可以順帶把實際參與查找人員的名字講一下。 2017年6月試題及答案 13.給下面的情境設計禮貌用語。 (1)問人姓氏說(貴姓) (2)仰慕已久說(久仰) (3)長期未見說(久違) (4)請人解答說(請教) (5)求人辦事說(拜托) (6)請改文章說(斧正) (7)求人指點說(賜教) (8)身體不適說(欠安) (9)看望別人說(拜訪) (10)請人接受說(笑納) (11)希望照顧說(關照) (12)贊人見解說(

6、高見) (13)歸還物品說(奉還) (14)請人赴約說(賞光) (15)需要考慮說(斟酌) 2017年1月試題及答案 13.市政府辦公室的李助理，在接受徐市長的一份緊急材料寫作任務之后，急匆匆地趕往自己辦公室，在走廊被分管經(jīng)濟工作的楊副市長叫了過去。楊副市長要李秘書趕緊為他查找有關市場經(jīng)濟的重要資料。李助理此時此刻一心只想到完成徐市長布置的任務，對楊副市長說的什么心不在焉。楊副市長見他有些走神，又重述了一遍自己的話。面對兩位領導幾乎同時布置的工作，李助理陷入左右為難的境地。 請你為李助理設計一個合理的應對之策。 答：(1)辦公室的一項基本職能是為領導(政務)服務，李助理對于徐市長和楊副市長

7、交辦的事情都不可回絕，而是應當承擔下來。 (2)李助理接受任務后回到辦公室，向辦公室主任匯報，與其他助理協(xié)商，由他人完成楊副市長交辦的事項。 (3)李助理自己全神貫注認認真真起草徐市長交代的緊急材料寫作任務。 (4)他人查找完楊副市長所要的材料后，李助理親自將材料送至楊副市長處，如果可能，可以順帶把實際參與查找人員的名字講一下。 2016年7月試題及答案 23.設計一份電話記錄表 答： 來電人 姓名：_______________單位部門：_______________________________ 職務：_______________電話號碼：___________________

8、____________ 來電時間 _______年______月________日_______時________分 通話地點 來電人地點：___________________________ 受話人地點：___________________________ 通話要點 1.__________________________________________ 2.__________________________________________ 3.__________________________________________ 結束時間 _______年______月_______

9、_日_______時________分 處理要點 1.交由_______________進行處理 2.請_________________盡快回電 3.約定_______________再來電話 記錄人 2016年1月試題及答案 23.X市政府辦公室的李助理，在接受徐市長的一份緊急材料寫作任務之后，急匆匆地趕往自己辦公室，在走廊被分管經(jīng)濟工作的楊副市長叫了過去。楊副市長要李秘書趕緊為他查找有關市場經(jīng)濟的重要資料。李助理此時此刻一心只想到完成徐市長布置的任務，對楊副市長說的什么心不在焉。楊副市長見他有些走神，又重述了一遍自己的話。面對兩位領導幾乎同時布置的工作，李助理陷入左右為難的境地。 請你

10、為李助理設計一個合理的應對之策。 答：(1)辦公室的一項基本職能是為領導(政務)服務，李助理對于徐市長和楊副市長交辦的事情都不可回絕，而是應當承擔下來。 (2)李助理接受任務后回到辦公室，向辦公室主任匯報，與其他助理協(xié)商，由他人完成楊副市長交辦的事項。 (3)李助理自己全神貫注認認真真起草徐市長交代的緊急材料寫作任務。 (4)他人查找完楊副市長所要的材料后，李助理親自將材料送至楊副市長處，如果可能，可以順帶把實際參與查找人員的名字講一下。 2015年7月試題及答案 23.辦公室的清理和清掃方法。 答：文員應該參照以下標準做好辦公室的清理和清掃工作。 (1)辦公桌椅。只要用抹布擦拭

11、即可，但木制家則應打蠟，而金屬用品要用清潔劑擦拭。 (2)辦公用品。電腦、打印機等不用時要用罩子蓋好，定期用干凈的抹布擦拭。電話機聽筒兩端要用消毒液定期消毒。其他物品養(yǎng)成隨時清理，歸置整齊的習慣。 (3)書架上的書籍、文件夾里的資料應該擺放整齊，沒有灰塵。 (4)地毯。每天打掃辦公室和會客室，用吸塵器吸去地毯、墻角的灰塵。 (5)整套沙發(fā)裝飾。要用毛刷子刷，椅套、桌巾一周要換一次，并拿去清洗。 (6)抽煙工具。來訪者離去后立即檢查香煙是否用完？打火機還能點燃嗎？煙火缸是否清洗干凈？檢查清楚并收拾妥當。 (7)掛畫、擺設。用撣子或毛刷子把灰塵拂掉，抹布容易使纖維污漬附在上面，最好不用

12、。 (8)廢物筒。每天清倒廢物筒。文員在清理上司字紙簍時要特別細心，因為可能有上司隨手丟棄的機密文件或底稿，需要揀出來用碎紙機打碎，不可粗心大意地一倒了之。 2015年1月試題及答案 23.上司在與客人談話，這時有某公司張總經(jīng)理來找上司解決緊急事情，文員如何向上司傳話？ 答：(1)用便條把所要傳達的內容逐項書寫：“某公司張總，為急事來訪，請他等幾分鐘，還是請何人代為會見，要問他哪些事情？”然后將寫好的便條對折折好。(2)走入會客室，在上司背后說一聲：“對不起，打攪一下”。(3)上司回頭時，遞上便條與鉛筆。(4)退一步，等候指示。 24.如何接受對方的名片？ 答：(1)在接對方名片時，務必

13、表現(xiàn)出尊重的態(tài)度。(2)當對方遞出名片時，應點頭致意，雙手在平行胸部的位置接過名片，最好不要捏到名片上的字，以示尊重。(3)雙手接過名片，再收回雙肘，扔輕捧名片，抬起頭，注視著對方，鄭重地讀出名片上的名稱，以確認無誤。(4)遇到名片上有不認識的字，不可輕率錯讀，可誠懇地請教對方：“很冒昧，可否請問一下，這個字怎么念？”對方回答后，可按對方發(fā)音，重復一遍：“您是某某單位某某，很抱歉！”并行禮致歉。 2014年7月試題及答案 23.設計一份電話記錄單。 答： 24.當來訪者自稱事先已和上司約好會面時，文員如何接待與應對？ 答：(1)先向來訪者說：“是嗎？請稍等一下。” (2)然后請來訪者稍坐，

14、再聯(lián)系上司。 (3)向上司匯報：“您約好的某某單位某先生(女士)，現(xiàn)在已經(jīng)來了”。 (4)如果上司確認已事先約好，文員就回來向來訪者說：“某先生(女士)，真抱歉，不知您已約好，讓您久等了，請往這邊走”。然后引導客人去會見上司。 2014年1月試題及答案 23.所謂“有問題”的來訪者一般是怎樣的？文員應如何應對？ 答：(1)固執(zhí)任性的來訪者。死攪蠻纏、出言不遜，文員應毫不妥協(xié)，但要注意禮貌地反復進行解釋并提出建議。堅持說你沒有權利更改規(guī)章制度。可保證：如果對方寫信給上司，上司一定會看到這封信。 (2)進行威脅的來訪者。悄悄地告訴老板，打電話保安部門，不要與蠻橫無理、可能帶來危險的來訪者直

15、接沖突。 (3)情緒激動的來訪者。如果來訪者是男性，女文員應該找男的幫忙；如果是女性；女文員可能會使她平靜下來；如不行，找一個成熟的女同事來幫忙。 (4)騙人的老手。他們：①介紹的產(chǎn)品或服務價格低得離譜；②公司經(jīng)營時間不長；③個人或公司沒有通訊地址，或電話號碼有疑問。必須保護公司和上司的利益。 24.某中外合資公司總部德方總經(jīng)理來訪，恰逢生日，上司要求文員小陳購買禮物贈送，小陳應如何辦？要考慮哪些因素？ 答：(1)清楚德方總經(jīng)理的愛好、文化背景、性格習慣等； (2)征求上司意見或同意，在允許的錢款額度范圍內選購禮物； (3)比較合適的生日禮物是有中國特色的、總經(jīng)理又比較喜歡的物品； (4

16、)贈送的禮物應去掉包裝上的標價，并應請商店用精美包裝紙重新包裝一下； (5)附上賀卡寫上中國公司的名稱，讓上司親自送給德方總經(jīng)理。 2013年7月試題及答案 23.安徽某企業(yè)欲與上海某企業(yè)合作，上海以品牌、技術入股，利用安徽比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國內緊缺的產(chǎn)品。上海代表團一行10人將于8月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請小李作好準備。假如你是小李，你怎樣設計這個接待方案？ 答：(1)接受任務；(2)了解來賓；(3)制訂計劃；(4)預訂食宿；(5)迎接來賓；(6)商議日程；(7)安排會談；(8)陪同參觀；(9)送別客人；(10)接待小結。 24.文秘人員在單獨或隨同上司旅

17、行結束后，要做好哪些工作？ 答：(1)整理好旅行過程中所有的單據(jù)、憑證，送上司審閱、簽字后向財務部門報銷，或者結算預支的出差費用； (2)回到公司上班后，應將出差過程以及有關事務寫出工作匯報，如果是與上司同行的，可根據(jù)上司的原始記錄整理出報告，送上司過目或批準，然后存檔備案； (3)盡快恢復正常工作和生活狀態(tài)，繼續(xù)旅行前未完的工作； (4)把在出差時結識的有關人士、單位等情況做好記錄，以便將來有用； (5)對在旅行過程中給予幫助和照顧的有關部門和人員，分別去函或去電表示感謝。 2013年1月試題及答案 23.上海某企業(yè)欲與德國某企業(yè)合作，德國以品牌、技術入股，利用上海比較便宜的原材料和人工，

18、共同生產(chǎn)國內緊缺的產(chǎn)品。德國代表團一行9人將于8月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請小李作好準備。假如你是小李，你怎樣設計這個接待方案？ 答：(1)接受任務；(2)了解來賓、制訂計劃；(3)預訂食宿；(4)歡迎來賓、商議日程；(5)禮節(jié)性拜訪、宴請；(6)正式會談；(7)簽訂協(xié)議書；(8)陪同參觀游覽；(9)互贈禮品；(10)歡送來賓、接待小結。 24.某公司成立不久，業(yè)務就非常繁忙，電話不斷，上司要求文員小胡設計一個電話記錄單。小胡應該怎么設計？ 答： 2012年7月試題及答案 23.文員面對“有問題”的來訪者時，這些來訪者一般是怎樣的？應如何應對？ 答：(1)固執(zhí)任性的來訪者。死

19、攪蠻纏、出言不遜，文員應毫不妥協(xié)(但要注意禮貌)地反復進行解釋并提出建議。堅持說你沒有權利更改規(guī)章制度?？杀ＷC：如果對方寫信給上司，上司一定會看到這封信。 (2)進行威脅的來訪者。悄悄地告訴老板，打電話保安部門，不要與蠻橫無理、可能帶來危險的來訪者直接沖突。 (3)情緒激動的來訪者。如果來訪者是男性，女文員應該找男的幫忙；如果是女性，女文員可能會使她平靜下來；如不行，找一個成熟的女同事來幫忙。 (4)騙人的老手。他們：①介紹的產(chǎn)品或服務價格低得離譜；②公司經(jīng)營時間不長；③個人或公司沒有通訊地址，或電話號碼有疑問。必須保護公司和上司的利益。 24.某中外合資公司總部德方總經(jīng)理來訪，恰逢生

20、日，上司要求文員小陳購買禮物贈送，小陳應如何辦？要考慮哪些因素？ 答：(1)清楚德方總經(jīng)理的愛好、文化背景、性格習慣等； (2)征求上司意見或同意，在允許的錢款額度范圍內選購禮物； (3)比較合適的生日禮物是有中國特色的、總經(jīng)理又比較喜歡的物品； (4)贈送的禮物應去掉包裝上的標價，并應請商店用精美包裝紙重新包裝一下； (5)附上賀卡寫上中國公司的名稱，讓上司親自送給德方總經(jīng)理。 2012年1月試題及答案 23.安徽某企業(yè)欲與上海某企業(yè)合作，上海以品牌、技術入股，利用安徽比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國內緊缺的產(chǎn)品。上海代表團一行10人將于8月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請小李

21、作好準備。假如你是小李，你怎樣設計這個接待方案？ 答：(1)接受任務；(2)了解來賓；(3)制訂計劃； (4)預訂食宿；(5)迎接來賓；(6)商議日程；(7)安排會談；(8)陪同參觀；(9)送別客人；(10)接待小結。 24.文員所作的口頭報告的基本方法是怎樣的，有什么要求？ 答：(1)整理好旅行過程中所有的單據(jù)、憑證，送上司審閱、簽字后向財務部門報銷，或者結算預支的出差費用。 (2)回到公司上班后，應將出差過程以及有關事務寫出工作匯報。如果是與上司同行的，可根據(jù)上司的原始記錄整理出報告，送上司過目或批準，然后存檔備案。 (3)盡快恢復正常工作和生活狀態(tài)，繼續(xù)旅行前未完的工作。 (4)

22、把在出差時結識的有關人士、單位等情況做好記錄，以便將來有用。 (5)對在旅行過程中給予幫助和照顧的有關部門和人員，分別去函或去電表示感謝。 2011年7月試題及答案 23.所謂“有問題”的來訪者一般是怎樣的？文員應如何應對？ 答：(1)固執(zhí)任性的來訪者。死攪蠻纏、出言不遜，文員應毫不妥協(xié)(但要注意禮貌)地反復 進行解釋并提出建議。堅持說你沒有權利更改規(guī)章制度?？杀ＷC：如果對方寫信給上司，上司一定會看到這封信。 (2)進行威脅的來訪者。悄悄地告訴老板，打電話保安部門，不要與蠻橫無理、可能帶來危險的來訪者直接沖突。 (3)情緒激動的來訪者。如果來訪者是男性，女文員應該找男的幫忙；如果是女性

23、，女文員可能會使她平靜下來；如不行，找一個成熟的女同事來幫忙。 (4)騙人的老手。他們：①介紹的產(chǎn)品或服務價格低得離譜；②公司經(jīng)營時間不長；③個人或公司沒有通訊地址，或電話號碼有疑問。必須保護公司和上司的利益。 24.作為辦公室文員，在上司辦公室或接待室的整理方面應注意哪些具體事務？ 答：(1)清楚德方總經(jīng)理的愛好、文化背景、性格習慣等； (2)征求上司意見或同意，在允許的錢款額度范圍內選購禮物； (3)比較合適的生日禮物是有中國特色的、總經(jīng)理又比較喜歡的物品； (4)贈送的禮物應去掉包裝上的標價，并應請商店用精美包裝紙重新包裝一下； (5)附上賀卡寫上中國公司的名稱，讓上司親自送給德方總

24、經(jīng)理。 2011年1月試題及答案 23.本單位為了推進工作開展，擬制定近三年或中長期工作發(fā)展規(guī)劃，決定召開部分人員參加的工作研討會，辦公室人員應該如何準備和開好這次座談會？ 答：(1)座談會邀請對象必須是對部門工作熟悉，能獨立思考、有主見又敢于發(fā)表意見者； (2)座談會以小型為主，人數(shù)以七、八人為宜； (3)座談會上，文秘人員應與主持人密切配合； (4)主持人負責引導、組織，可不做記錄； (5)詳細的記錄應由文秘人員在不引入注目的座位上去做； (6)座談會的時間不必嚴格規(guī)定，可長可短； (7)會場也可準備些飲料、茶點，邊吃邊談，可使氣氛輕松。 24.某中外合資公司總部德方總經(jīng)理來訪，恰逢生

25、日，上司要求文員小陳購買禮物贈送，小陳應如何辦？要考慮哪些因素？ 答：(1)清楚德方總經(jīng)理的愛好、文化背景、性格習慣等； (2)征求上司意見或同意，在允許的錢款額度范圍內選購禮物； (3)比較合適的生日禮物是有中國特色的、總經(jīng)理又比較喜歡的物品； (4)贈送的禮物應去掉包裝上的標價，并應請商店用精美包裝紙重新包裝一下； (5)附上賀卡寫上中國公司的名稱，讓上司親自送給德方總經(jīng)理。 2010年7月試題及答案 1.安徽某企業(yè)欲與上海某企業(yè)合作，上海以品牌、技術人股，利用安徽比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國內緊缺的產(chǎn)品。上海代表團一行10人將于8月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請小李作

26、好準備。假如你是小李，你怎樣設計這個接待方案？ 答：(1)接受任務；(2)了解來賓；(3)制訂計劃；(4)預訂食宿；(5)迎接來賓；(6)商議日程；(7)安排會談；(8)陪同參觀；(9)送別客人；(10)接待小結。 2.文秘人員在單獨或隨同上司旅行結束后，要做好哪些工作？ 答：(1)整理好旅行過程中所有的單據(jù)、憑證，送上司審閱、簽字后向財務部門報銷，或者結算預支的出差費用。 (2)回到公司上班后，應將出差過程以及有關事務寫出工作匯報。如果是與上司同行的，可根據(jù)上司的原始記錄整理出報告，送上司過目或批準，然后存檔備案。 (3)盡快恢復正常工作和生活狀態(tài)，繼續(xù)旅行前未完的工作。 (4)把在

27、出差時結識的有關人士、單位等情況做好記錄，以便將來有用。 (5)對在旅行過程中給予幫助和照顧的有關部門和人員，分別去函或去電表示感謝。 2010年1月試題及答案 1.某公司為了推銷自己的產(chǎn)品，做好宣傳和營銷前的準備工作，以良好的社會形象及合適的價格打人市場，決定組織召開專家座談會，對其推銷產(chǎn)品進行評估。如果你是辦公室人員，領導責成你承辦這個座談會，你該如何做？ 答：(1)座談會邀請對象必須是新產(chǎn)品所在領域的專家和學者，能獨立思考、有主見又敢于發(fā)表意見者； (2)座談會以小型為主，人數(shù)以七、八人為宜； (3)座談會上，文秘人員應與主持人密切配合； (4)主持人負責引導、組織，可不做記錄； (

28、5)詳細的記錄應由文秘人員在不引人注目的座位上去做； (6)座談會的時間不必嚴格規(guī)定，可長可短； (7)會場應準備些飲料、茶點，邊吃邊談，可使氣氛輕松。 2.文秘人員在單獨或隨同上司旅行結束后，要做好哪些工作？ 答：(1)整理好旅行過程中所有的單據(jù)、憑證，送上司審閱、簽字后向財務部門報銷，或者結算預支的出差費用。 (2)回到公司上班后，應將出差過程以及有關事務寫出工作匯報。如果是與上司同行的，可根據(jù)上司的原始記錄整理出報告，送上司過目或批準，然后存檔備案。 (3)盡快恢復正常工作和生活狀態(tài)，繼續(xù)旅行前未完的工作。 (4)把在出差時結識的有關人士、單位等情況做好記錄，以便將來有用。 (

29、5)對在旅行過程中給予幫助和照顧的有關部門和人員，分別去函或去電表示感謝。 補充： 1.辦公室的清理和清掃方法。 答：文員應該參照以下標準做好辦公室的清理和清掃工作。 (1)辦公桌椅。只要用抹布擦拭即可，但木制家則應打蠟，而金屬用品要用清潔劑擦拭。 (2)辦公用品。電腦、打印機等不用時要用罩子蓋好，定期用干凈的抹布擦拭。電話機聽筒兩端要用消毒液定期消毒。其他物品養(yǎng)成隨時清理，歸置整齊的習慣。 (3)書架上的書籍、文件夾里的資料應該擺放整齊，沒有灰塵。 (4)地毯。每天打掃辦公室和會客室，用吸塵器吸去地毯、墻角的灰塵。 (5)整套沙發(fā)裝飾。要用毛刷子刷，椅套、桌巾一周要換一次，并拿

30、去清洗。 (6)抽煙工具。來訪者離去后立即檢查香煙是否用完？打火機還能點燃嗎？煙火缸是否清洗干凈？檢查清楚并收拾妥當。 (7)掛畫、擺設。用撣子或毛刷子把灰塵拂掉，抹布容易使纖維污漬附在上面，最好不用。 (8)廢物筒。每天清倒廢物筒。文員在清理上司字紙簍時要特別細心，因為可能有上司隨手丟棄的機密文件或底稿，需要揀出來用碎紙機打碎，不可粗心大意地一倒了之。 2.辦公室人員應該如何準備和開好座談會。 答：(1)座談會邀請對象必須是對部門工作熟悉，能獨立思考、有主見又敢于發(fā)表意見者； (2)座談會以小型為主，人數(shù)以七、八人為宜； (3)座談會上，文秘人員應與主持人密切配合； (4)主持人負

31、責引導、組織，可不做記錄； (5)詳細的記錄應由文秘人員在不引入注目的座位上去做； (6)座談會的時間不必嚴格規(guī)定，可長可短； (7)會場也可準備些飲料、茶點，邊吃邊談，可使氣氛輕松。 3.當來訪者自稱事先已和上司約好會面時，文員如何接待與應對？ 答：(1)先向來訪者說：“是嗎？請稍等一下?！?(2)然后請來訪者稍坐，再聯(lián)系上司。 (3)向上司匯報：“您約好的某某單位某先生(女士)，現(xiàn)在已經(jīng)來了”。 (4)如果上司確認已事先約好，文員就回來向來訪者說：“某先生(女士)，真抱歉，不知您已約好，讓您久等了，請往這邊走”。然后引導客人去會見上司。 4.給下面的情境設計禮貌用語。 (1)問人

32、姓氏說(貴姓) (2)仰慕已久說(久仰) (3)長期未見說(久違) (4)請人解答說(請教) (5)求人辦事說(拜托) (6)請改文章說(斧正) (7)求人指點說(賜教) (8)身體不適說(欠安) (9)看望別人說(拜訪) (10)請人接受說(笑納) (11)希望照顧說(關照) (12)贊人見解說(高見) (13)歸還物品說(奉還) (14)請人赴約說(賞光) (15)需要考慮說(斟酌) 5.面對兩位領導幾乎同時布置的工作，請你為李助理設計一個合理的應對之策。 答：(1)辦公室的一項基本職能是為領導(政務)服務，李助理對于徐市長和楊副市長交辦的事情都不可回絕，而是應當承擔下來。 (2)李助

33、理接受任務后回到辦公室，向辦公室主任匯報，與其他助理協(xié)商，由他人完成楊副市長交辦的事項。 (3)李助理自己全神貫注認認真真起草徐市長交代的緊急材料寫作任務。 (4)他人查找完楊副市長所要的材料后，李助理親自將材料送至楊副市長處，如果可能，可以順帶把實際參與查找人員的名字講一下。 6.某中外合資公司總部德方總經(jīng)理來訪，恰逢生日，上司要求文員小陳購買禮物贈送，小陳應如何辦？要考慮哪些因素？ 答：(1)清楚德方總經(jīng)理的愛好、文化背景、性格習慣等； (2)征求上司意見或同意，在允許的錢款額度范圍內選購禮物； (3)比較合適的生日禮物是有中國特色的、總經(jīng)理又比較喜歡的物品； (4)贈送的禮物應去掉

34、包裝上的標價，并應請商店用精美包裝紙重新包裝一下； (5)附上賀卡寫上中國公司的名稱，讓上司親自送給德方總經(jīng)理。 7.如何接受對方的名片？ 答：(1)在接對方名片時，務必表現(xiàn)出尊重的態(tài)度。 (2)當對方遞出名片時，應點頭致意，雙手在平行胸部的位置接過名片，最好不要捏到名片上的字，以示尊重。 (3)雙手接過名片，再收回雙肘，扔輕捧名片，抬起頭，注視著對方，鄭重地讀出名片上的名稱，以確認無誤。 (4)遇到名片上有不認識的字，不可輕率錯讀，可誠懇地請教對方：“很冒昧，可否請問一下，這個字怎么念？”對方回答后，可按對方發(fā)音，重復一遍：“您是某某單位某某，很抱歉！”并行禮致歉。 8.上司在與客

35、人談話，這時有某公司張總經(jīng)理來找上司解決緊急事情，文員如何向上司傳話？ 答：(1)用便條把所要傳達的內容逐項書寫：“某公司張總，為急事來訪，請他等幾分鐘，還是請何人代為會見，要問他哪些事情？”然后將寫好的便條對折折好。 (2)走入會客室，在上司背后說一聲：“對不起，打攪一下”。 (3)上司回頭時，遞上便條與鉛筆。 (4)退一步，等候指示。 9.設計一份A4白文件紙庫存記錄卡 庫存記錄卡 庫存參考號 B4 項目 A4白文件紙 最大庫存量 100令 最小庫存量 15令 單位數(shù)量(1令=500頁) 再訂貨量 25令 接受 發(fā)放 接受數(shù)量 發(fā)票號 供應商 發(fā)放數(shù)量 申請?zhí)?個人/部門 余額 1

36、0.設計一份電話記錄表 答： 來電人 姓名：_______________單位部門：_______________________________ 職務：_______________電話號碼：_______________________________ 來電時間 _______年______月________日_______時________分 通話地點 來電人地點：___________________________ 受話人地點：___________________________ 通話要點 1.__________________________________________ 2

37、.__________________________________________ 3.__________________________________________ 結束時間 _______年______月________日_______時________分 處理要點 1.交由_______________進行處理 2.請_________________盡快回電 3.約定_______________再來電話 記錄人 11.設計一份歸檔文件目錄 答： 件號 責任者 文號 題名 日期 頁數(shù) 備注 12.設計一份開業(yè)典禮的籌備工作流程 答：開業(yè)典禮籌備工作的流程： 開業(yè)典禮的輿論宣傳

38、工作(可運用傳播媒介在報紙、電臺、電視臺廣泛發(fā)布廣告或在告示欄中張貼開業(yè)告示)→要做好來賓邀請工作→發(fā)放請柬→現(xiàn)場的布置→準備開幕詞、致答詞→要做好接待服務工作→要做好禮品饋贈工作→擬定典禮程序→做好各種物質的準備工作。 13.設計一個新聞發(fā)布會的籌備流程 答：主題的確定→時間的選擇→地點的確定→人員的安排→材料的準備→發(fā)送請柬→準備胸卡和名簽→準備好視聽設備→制定預算計劃。 14.設計接待方案 答：(1)接受任務；(2)了解來賓；(3)制訂計劃；(4)預訂食宿；(5)迎接來賓；(6)商議日程；(7)安排會談；(8)陪同參觀；(9)送別客人；(10)接待小結。 15.所謂“有問題”的來訪

39、者一般是怎樣的？文員應如何應對？ 答：(1)固執(zhí)任性的來訪者。死攪蠻纏、出言不遜，文員應毫不妥協(xié)，但要注意禮貌地反復進行解釋并提出建議。堅持說你沒有權利更改規(guī)章制度。可保證：如果對方寫信給上司，上司一定會看到這封信。 (2)進行威脅的來訪者。悄悄地告訴老板，打電話保安部門，不要與蠻橫無理、可能帶來危險的來訪者直接沖突。 (3)情緒激動的來訪者。如果來訪者是男性，女文員應該找男的幫忙；如果是女性；女文員可能會使她平靜下來；如不行，找一個成熟的女同事來幫忙。 (4)騙人的老手。他們：①介紹的產(chǎn)品或服務價格低得離譜；②公司經(jīng)營時間不長；③個人或公司沒有通訊地址，或電話號碼有疑問。必須保護公司和

40、上司的利益。 16.文秘人員在單獨或隨同上司旅行結束后，要做好哪些工作？ 答：(1)整理好旅行過程中所有的單據(jù)、憑證，送上司審閱、簽字后向財務部門報銷，或者結算預支的出差費用； (2)回到公司上班后，應將出差過程以及有關事務寫出工作匯報，如果是與上司同行的，可根據(jù)上司的原始記錄整理出報告，送上司過目或批準，然后存檔備案； (3)盡快恢復正常工作和生活狀態(tài)，繼續(xù)旅行前未完的工作； (4)把在出差時結識的有關人士、單位等情況做好記錄，以便將來有用； (5)對在旅行過程中給予幫助和照顧的有關部門和人員，分別去函或去電表示感謝。 18.文員所作的口頭報告的基本方法是怎樣的，有什么要求？ 答：(1)

41、整理好旅行過程中所有的單據(jù)、憑證，送上司審閱、簽字后向財務部門報銷，或者結算預支的出差費用。 (2)回到公司上班后，應將出差過程以及有關事務寫出工作匯報。如果是與上司同行的，可根據(jù)上司的原始記錄整理出報告，送上司過目或批準，然后存檔備案。 (3)盡快恢復正常工作和生活狀態(tài)，繼續(xù)旅行前未完的工作。 (4)把在出差時結識的有關人士、單位等情況做好記錄，以便將來有用。 (5)對在旅行過程中給予幫助和照顧的有關部門和人員，分別去函或去電表示感謝。 19.作為辦公室文員，在上司辦公室或接待室的整理方面應注意哪些具體事務？ 答：(1)要建立器具和備用品的臺賬，簡要記載購入時間、修理經(jīng)過。 (2)器具和用品臟了、壞了時，應立即找有關部門安排更換或修理。 (3)注意保持室內的清潔，經(jīng)常打掃。 (4)注意預防火災，要了解滅火器和緊急電話的使用方法，以及災害發(fā)生時的避難途徑，對遇有緊急情況需要拿走的文件也要放好。 (5)對櫥柜、房門等鑰匙，要認真管理，防止丟失，注意保密。