集團公司檔案管理制度與工作職責

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1、目 錄一、 集團公司檔案管理網(wǎng)絡圖 1二、 檔案管理制度 21. 集團公司檔案管理辦法 22. 檔案分類與檔號編制規(guī)定 133. 二級公司檔案管理的補充規(guī)定 234. 投資管理檔案管理規(guī)定 295. 營銷貿(mào)易類檔案管理規(guī)定 316. 財務檔案管理規(guī)定 357. 圖書、報刊、音像資料、軟件管理規(guī)定 40三、檔案管理工作職責與整理規(guī)范 421. 集團公司檔案管理員工作職責 422. 二級公司檔案管理崗位工作職責 433. 集團公司職能部門兼職檔案管理崗位工作職責 444. 檔案整理工作規(guī)范 45四、 附錄 571. 中華人民共和國檔案法 572. 上海市檔案條例 601兼職檔案員各分、子公司 集團

2、公司檔案管理網(wǎng)絡圖黨群組織負責人兼職檔案員監(jiān)事會負責人董事會辦公室董事會監(jiān)事會黨群組織各職能部門總經(jīng)理辦公室分管副總裁檔 案 室中國高科集團股份有限公司檔案管理辦法為加強集團公司檔案管理工作，嚴格工作制度、規(guī)范工作秩序、嚴肅工作紀律，提高檔案管理水平，特制定本管理辦法。第一章 總 則 第一條 為了加強集團公司檔案管理，有效地保護和利用檔案，為集團公司的經(jīng)營和發(fā)展服務，進而帶動集團公司檔案管理水平上個臺階，根據(jù)中華人民共和國檔案法及其實施辦法，結(jié)合本集團公司實際情況，制定本管理辦法。 第二條 集團公司的檔案管理分為集團公司和二級公司兩部分。集團公司的檔案是指公司在基本建設、經(jīng)營發(fā)展、黨政管理、會

3、計工作等各項活動中形成的具有利用、保存價值的各種文字、圖表、圖紙、聲像以及其他不同載體，不同形式的歷史記錄。二級公司的檔案是指公司在進行主營業(yè)務以及基本建設、黨政管理、經(jīng)濟活動、會計工作中形成的具有利用、保存價值的各種文字、圖表、圖紙、聲像以及其他不同載體，不同形式的歷史記錄。根據(jù)集團公司的實際情況和檔案目標管理的要求，將檔案統(tǒng)一劃分為十六大類作為檔案管理的范疇。它們分別是：黨群工作類、決策類、監(jiān)督類、行政管理類、經(jīng)營管理類、營銷貿(mào)易類、生產(chǎn)管理類、產(chǎn)品類、科學技術(shù)類、設備儀器類、基本建設類、會計檔案類、員工檔案類、實物檔案類、聲像檔案類及電子檔案類。各二級公司參照執(zhí)行。第三條 集團公司及二級

4、公司檔案工作的基本任務是貫徹國家關(guān)于檔案工作的方針、政策和指示精神，遵循檔案工作統(tǒng)一領導，分級管理的原則，維護集團公司及二級公司檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全，為發(fā)展集團公司的事業(yè)服務。第四條 集團公司和二級公司的檔案工作是集團公司及二級公司各項管理工作的重要組成部分，納入集團公司工作的發(fā)展規(guī)劃和年度工作計劃中，保證檔案管理職能、人員編制和經(jīng)費適應整個集團公司檔案工作發(fā)展的需求。第二章 管理體制與職責第五條 集團公司應設置專人專崗負責檔案管理工作，二級公司可參考總部，根據(jù)公司自身的情況設立專崗對檔案進行管理。集團公司的檔案工作在主管副總裁的領導下，實行檔案工作集中統(tǒng)一管理?？偛棉k是集團公司檔案工

5、作的行政管理部門，對檔案工作實行統(tǒng)一管理，統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、統(tǒng)一制度；同時又是收集、保管集團公司檔案和提供利用服務的職能部門，并對各部門立卷歸檔工作進行指導和監(jiān)督。二級公司的檔案工作在主管總經(jīng)理的領導下，實行檔案工作集中統(tǒng)一管理。其方法可參考集團公司執(zhí)行。第六條 集團公司及二級公司均應明確一名公司領導分管本公司檔案工作，在各部門應明確一名部門領導負責本部門檔案工作，并負責本辦法在該部門業(yè)務范圍內(nèi)的貫徹實施；各部門應設立一名兼職檔案員，負責做好本部門檔案工作，并定期將整理好的檔案移交檔案室。第七條 本辦法第二條所列檔案大類，根據(jù)各部門業(yè)務范圍，其具體負責的各類檔案為：（一）總裁辦負責行政管理類

6、、經(jīng)營管理類中經(jīng)營決策檔案、設備檔案、實物檔案、聲像檔案及電子檔案的收集、積累、整理和歸類。（二）人力資源部負責人事檔案、勞動人事方面檔案的收集、整理和歸類，人事檔案由人力資源部負責該檔案的保管和利用。（三）財務部負責監(jiān)督類中審計管理、經(jīng)營管理類中財務管理及會計檔案的收集、積累、整理和歸類。（四）資金部負責經(jīng)營管理類財務管理中有關(guān)資金借款、擔保等合同、協(xié)議的收集、積累、整理和歸類。（五）投資管理部負責決策類、經(jīng)營管理類中投資管理檔案的收集、積累、整理和歸類。（六）法務部負責監(jiān)督類中法律事務檔案的收集、積累、整理和歸類。（七）貿(mào)易部負責營銷貿(mào)易類中經(jīng)營貿(mào)易檔案的收集、積累、整理和歸類。注：監(jiān)事會

7、、黨群工作檔案由監(jiān)事會、黨群組織負責人收集、積累、整理和歸類。二級公司可參照總部的責任辦法，制定公司內(nèi)部各部門檔案管理職責。 第八條 歸檔時間（一）管理類、營銷貿(mào)易類：一般每年三月各部門將上年度工作形成的文件材料收集、整理、立卷歸檔五月底前交檔案室，由檔案專管干部統(tǒng)一編目。（二）科研或產(chǎn)品項目：對于形成周期不長的課題研究或產(chǎn)品研制，可按項目結(jié)束時間歸檔；也可按工作階段歸檔，是指當一項科技、生產(chǎn)活動按其工作程序完成一個階段后，即將該階段形成的科技文件歸檔。（三）設備檔案：應抓住設備開箱驗收和安裝、調(diào)試完畢兩個環(huán)節(jié)，將隨機文件材料和安裝、調(diào)試過程中形成的文件材料由專人收集，交檔案員歸檔。設備檔案應

8、保證該設備資料齊全，使用完畢后及時立卷歸檔，設備維修記錄按年歸檔。（四）基建項目：要分階段收集、整理，并在竣工驗收時完成全部檔案立卷歸檔工作。工程項目驗收結(jié)束后6個月內(nèi)移交檔案室。（五）會計檔案：由公司財會負責收集歸檔，在財會處保存一年后于次年五月底前送公司檔案室統(tǒng)一保管，此外并重視收集相關(guān)法律、法規(guī)、享受優(yōu)惠的政策等。（六）實物檔案：當證書、獎狀、獎杯等實物檔案形成時即進行收集、存檔，或?qū)⑵鋸陀〖鏅n，實物辦理借出手續(xù)后進行張貼或懸掛。（七）聲像檔案：平時將反映公司主要職能活動的照片、錄音帶、錄像帶及時收集、整理、歸類，于每年六月將上一年度的聲像檔案進行歸檔。（八）電子檔案：每年三月將上年度

9、形成的反映本公司主要職能活動、存有重要數(shù)據(jù)信息的磁盤、光盤進行收集、整理、歸類，五月底前交檔案室歸檔。（九）二級公司當年的文件資料于次年由二級公司自行歸檔并留本公司提供利用，在后年的第一季度內(nèi)上繳集團公司。 第九條 為完善集團公司檔案管理工作，根據(jù)各自的特點，應制定一系列相關(guān)檔案管理制度，做到公司的檔案管理有法可依、有制度可依。本辦法所規(guī)定的工作制度有：各類檔案的歸檔制度、管理制度、檔案管理人員的崗位責任制、考核獎懲辦法及檔案的分類及編號辦法。各部門、各二級公司必須認真貫徹執(zhí)行，不得違反。第三章 檔案管理隊伍建設及培訓 第十條 根據(jù)集團公司經(jīng)營業(yè)務的發(fā)展和檔案目標管理的要求，集團公司應配備具備

10、檔案專業(yè)大專以上學歷的專職檔案人員，各部門及各公司檔案管理人員在上崗前須經(jīng)過檔案崗位培訓。培訓的內(nèi)容包括宣傳貫徹中華人民共和國檔案法和中華人民共和國檔案法實施辦法、企業(yè)檔案管理辦法等國家、上級頒發(fā)的檔案工作法規(guī)性文件，以及檔案管理及保管等專業(yè)知識的培訓。以上各部門及各公司檔案管理人員在培訓結(jié)束時均須參加檔案管理業(yè)務知識考核，并通過考核，方具備上崗資格。 第十一條 集團公司及二級公司檔案管理人員在職稱及福利待遇上享受與其他管理人員同等的待遇。第四章 文件材料的形成與歸檔 第十二條 文件材料的形成、運轉(zhuǎn)、積累、整理和歸檔工作納入集團公司經(jīng)營管理、基本建設的計劃和工作程序，實行“四同步”管理：在布置

11、、檢查、總結(jié)、驗收各項工作時，要同時布置、檢查、總結(jié)、驗收檔案工作，并納入部門領導和有關(guān)人員的崗位職責，作為各部門季度或年度考核的依據(jù)之一。 第十三條 為了加強對公司設備管理，將固定資產(chǎn)中設備建檔范圍定為單位價值在2萬元以上（含2萬元）的設備要立卷歸檔。 第十四條 凡集團公司的員工在經(jīng)營管理、外事、以及黨政管理等各項工作中形成的具有保存價值的文件材料，在下一年度內(nèi)均應向檔案管理部門移交入庫歸檔，上一年度的檔案資料任何人不得私自占有。 第十五條 集團公司員工在工作變動和離退休時，必須將屬于歸檔范圍（上述第十四條）的文件資料全部移交歸檔，不得據(jù)為己有或私自帶到其他單位。第十六條 文件材料一般歸檔一

12、份，重要的或經(jīng)常使用的可歸檔數(shù)份。第十七條 歸檔要求（一） 歸檔文件材料，應完整、準確、系統(tǒng)，簽署齊全，確定密級，保管期限（保管期限分永久、長期2550年、短期1015年三種），填寫移交清單，履行交接手續(xù)； （二）歸檔的文件資料須制成材料優(yōu)良、符合規(guī)定、字跡線條和圖像清晰，手稿須用碳素或藍黑墨水書寫，粘貼、裝訂應符合檔案保護的要求； （三）歸檔的文件資料應是原件（文件里頁允許打印，但封面必須手工簽署完整）。 （四）檔案的裝具采用國家標準的科技檔案卷皮、卷夾、卷盒和表式。會計檔案按照會計檔案的憑證、帳冊、報表分類組卷,采用會計憑證、帳冊盒。第五章 檔案的保管及庫房管理 第十八條 集團公司各類檔案

13、由總部檔案室?guī)旆考薪y(tǒng)一保管。二級公司按規(guī)定未到移交期的各類檔案由二級公司集中統(tǒng)一保管。保持歸檔文件的完整、系統(tǒng)、準確的反映集團公司及二級公司各項經(jīng)營管理活動的面貌，符合統(tǒng)一規(guī)范。 第十九條 集團公司及二級公司檔案管理部門應加強檔案資料的收集工作，并對接收到的檔案分門別類系統(tǒng)整理、登記和安全保管。 第二十條 對案卷保存情況應定期檢查，定期更換防蟲藥物,發(fā)現(xiàn)霉變、破損等情況，應立即報告領導并及時采取搶救措施。 第二十一條 檔案管理人員調(diào)動工作時，嚴格做好移交手續(xù)。 第二十二條 為確保檔案的安全和有效提供利用，集團公司實行檔案庫房與辦公室、閱覽室三分開；檔案庫房須保持適宜的溫、濕度，同時必須具備防

14、火、防盜、防光、防蟲等應急安全措施。二級公司應參照總部的標準，配備相應的檔案管理硬件設施，確保檔案管理工作順利開展。 第二十三條 嚴禁在檔案庫房內(nèi)吸煙及存放易燃易爆物品。 第二十四條 檔案庫房是機要重地，未經(jīng)管理人員許可，不得擅自進入庫房。檔案庫房應隨手關(guān)門，妥善保管好庫房鑰匙，下班前要檢查門窗，切斷電源。第六章 檔案的密級設定與保密第二十五條 集團公司的檔案分為內(nèi)部級和保密級二大類；保密級檔案的密級由低到高依次分為：秘密級、機密級、絕密級。按國家有關(guān)規(guī)定，保密期限原則上為15年以內(nèi)。具有一定密級的檔案在超過保密時效后，自動解密密級下調(diào)一個等級。第二十六條 檔案密級的設定由各歸檔部門經(jīng)理與檔案

15、管理員協(xié)商決定，并報主管副總裁審核。 第二十七條 密級檔案的查閱、借閱需經(jīng)指定負責人批準后方可辦理查閱、借閱手續(xù)。與利用目的無關(guān)的密級檔案資料不得查閱、借閱。 第二十八條 銷毀檔案文件,必須嚴格履行批準手續(xù)。銷毀時要嚴格檢查、嚴格控制銷毀現(xiàn)場，防止失密、泄密。 第二十九條 未經(jīng)公司領導批準，不得多制和摘抄密級檔案。 第三十條 確定秘密級以上的檔案，必須嚴格保管。 第三十一條 密級檔案要經(jīng)常查對，發(fā)現(xiàn)丟失要及時報告有關(guān)部門處理。 第三十二條 對故意遺失檔案或故意泄密者，必須依法追究責任。第七章 檔案的借閱與利用 第三十三條 集團公司內(nèi)部級檔案資料向所有員工開放，提供檔案信息的利用，為公司經(jīng)營發(fā)展

16、服務。需要查閱時應向總裁辦檔案管理人員辦理查閱手續(xù)，查閱本部門內(nèi)部級檔案填寫檔案借閱登記表；查閱相關(guān)部門內(nèi)部級檔案，還需填寫借閱申請單，詳見檔案借閱審批流程。 第三十四條 檔案查閱完畢，須及時歸還，檔案的借閱期限一般為一周，若有特殊原因需延長借閱期限者，應向檔案管理人員辦理需借手續(xù)。檔案管理人員應及時催繳，以免檔案材料遺失。 第三十五條 不得將檔案材料拿給無關(guān)人員閱讀或憑私人關(guān)系隨意借閱。非檔案管理人員不得隨意進入檔案庫房，檔案管理人員不得將檔案帶到室外，不得和外人談論庫內(nèi)情況。二級公司內(nèi)部級檔案向所有該公司員工開放，手續(xù)可參照上述辦法執(zhí)行。 第三十六條 保密檔案的借閱規(guī)定 （一）凡借閱行為應

17、在檔案閱覽室進行，任何人未經(jīng)允許不得將保密檔案帶出檔案室外。如有特殊情況需借出檔案庫房，必須在借閱手續(xù)中注明。 （二）集團公司各部門只能查閱本部門業(yè)務范圍內(nèi)的保密檔案。具體程序為：填寫借閱申請單，經(jīng)本部門經(jīng)理簽字并報分管領導批準后，向檔案管理人員辦理查閱手續(xù)并查閱。 （三）查閱與本部門業(yè)務有關(guān)的其他類別的保密檔案除辦理第三十六條第二點的手續(xù)外，還需經(jīng)相關(guān)部門經(jīng)理簽字并報相關(guān)部門的分管領導批準后方可查閱。查閱財務、投資類的保密檔案以及其他絕密級的檔案必須統(tǒng)一經(jīng)總裁批準。 （四）摘錄批準查閱的保密檔案或?qū)n案內(nèi)容進行復制，應在查閱申請單中復制欄內(nèi)加以說明（批準程序同上），并由檔案管理人員負責操作，

18、在復制件上加蓋“集團公司檔案室”的標識章后，方為有效。 （五）二級公司保密檔案的查閱、復制辦法可參照集團公司的規(guī)定執(zhí)行。第三十七條 外單位來集團公司調(diào)閱檔案，必須持組織介紹信，寫明查閱內(nèi)容，由相關(guān)部門經(jīng)理簽字并經(jīng)集團公司行政副總批準后，方可查閱。 第三十八條 黨委檔案只限黨委領導查閱，其他部門不得調(diào)閱。外單位需調(diào)閱須經(jīng)黨委書記批準。 第三十九條 借閱人員必須愛護好檔案。 （一）查閱檔案的人員，必須愛護檔案材料，維護檔案的完整、清潔并注意摘錄或復制材料的安全和保密。 （二）檔案管理人員對調(diào)閱的檔案材料，必須做到手續(xù)清楚，歸還時詳細檢查，如有損壞、拆散、失竊等情況，應及時向總裁辦領導匯報追查處理。

19、第四十條 檔案管理人員應嚴格遵守本制度以及其他檔案相關(guān)制度。如有違反，將在本人績效考核中視情節(jié)輕重予以扣分處罰；情節(jié)嚴重的，將賠償經(jīng)濟損失，辭退直至追究法律責任。第四十一條 凡單位或個人贈給總部的檔案，集團公司按有關(guān)規(guī)定給予表彰和獎勵外，該單位或個人還享有該檔案的無償優(yōu)先利用權(quán)。第八章 檔案的統(tǒng)計 第四十二條 檔案的統(tǒng)計數(shù)據(jù)以原始記錄為依據(jù)，做到準確、可靠、內(nèi)容齊全。 第四十三條 檔案數(shù)量統(tǒng)計： （一）對本公司案卷按檔案的門類分別進行數(shù)量統(tǒng)計； （二）對檔案破損情況進行統(tǒng)計； （三）按類別、保管期限做好銷毀檔案數(shù)量統(tǒng)計。 第四十四條 檔案利用效果統(tǒng)計： （一）檔案借閱人次、卷次統(tǒng)計； （二）檔

20、案利用社會效果、經(jīng)濟效果統(tǒng)計。第九章 檔案的鑒定與銷毀 第四十五條 檔案庫房的檔案鑒定、銷毀工作由集團公司主管副總裁組織檔案管理部門和有關(guān)業(yè)務部門組成工作小組實施，鑒定檔案要按照“保存從寬”、“銷毀從嚴”的原則。 第四十六條 檔案庫房銷毀的檔案，指己過保管期限案卷，經(jīng)過鑒定確認無保存價值的檔案材料。 第四十七條 檔案需銷毀時，應由檔案管理人員提出初步書面意見，經(jīng)工作小組提出鑒定銷毀意見，由檔案管理人員負責編制銷毀清單，經(jīng)主管領導審批后執(zhí)行。 第四十八條 對批準銷毀的檔案，只能化為紙漿或焚毀，不能出賣或作其他用途。 第四十九條 銷毀檔案時，應派兩人監(jiān)銷。銷毀后，監(jiān)銷人員應在銷毀清單上注明“已銷”

21、字樣和銷毀日期及銷毀方式，并簽名以示負責。 第五十條 銷毀清單應一式兩份，一份交檔案室歸檔，一份交上級主管領導。 第十章 獎 懲 第五十一條 對于在檔案的收集、保管、提供利用和檔案編研、管理等方面做出顯著成績的部門或個人，每年年底組織專項評比工作，由檔案管理部門匯總材料報請集團公司領導給予表彰和獎勵。 第五十二條 各部門、各二級公司的檔案工作列入對部門、公司負責人、兼職檔案管理員的績效考核內(nèi)容。 第五十三條 有下列行為之一者，由集團公司檔案管理部門、相關(guān)主管部門責令限期整改，并視不同情節(jié)，對直接負責的主管人員或其他直接責任人員報請集團公司領導給予行政處分；構(gòu)成犯罪的，提請司法機關(guān)追究其刑事責任

22、。（一） 損毀、丟失屬于國家所有的檔案的；（二） 涂改、偽造檔案的；（三） 擅自出賣或轉(zhuǎn)讓檔案的；（四） 倒賣檔案牟利或者將檔案賣給、贈送外國的；（五） 將職務活動中形成的應歸檔的文件、資料占為己有，拒不歸檔或不按規(guī)定期限向檔案管理部門移交檔案的； （六）將具有一定密級的公司內(nèi)部檔案文件內(nèi)容對外泄密，甚至造成集團公司損失的。第十一章 經(jīng) 費 第五十四條 集團公司及各公司檔案工作的經(jīng)費，納入集團公司財務管理的年度計劃中，保證檔案工作的正常開展。第五十五條 各門類檔案的歸檔所需經(jīng)費從各相關(guān)業(yè)務的經(jīng)費中支出。第五十六條 檔案人員培訓經(jīng)費由人力資源部教育經(jīng)費中支出。第十二章 驗 收 第五十七條 集團公

23、司在每年年底對總部及各二級公司當年的檔案管理工作進行驗收。驗收主要從以下幾個方面進行： （一）檔案管理工作的領導負責制以及專人專崗的推行落實情況； （二）根據(jù)制定的檔案管理崗位職責，對集團公司和各公司的檔案管理情況進行評定； （三）檢查集團公司及各公司檔案管理制度的制定情況，是否達到制度配套、齊全； （四）檔案歸檔的落實情況： 1完整、齊全度： 主要按照相關(guān)檔案及其二、三級類目的歸檔范圍進行檢查，看歸檔文件是否按照歸檔范圍進行歸檔，以及是否有所缺損，并如何解決。2歸檔檔案的質(zhì)量： （1）文件、案卷的裝訂的質(zhì)量： 每份文件是否已去除所有金屬裝訂物，紙張是否折疊整齊，頁面是否清楚、無污等。 （2）

24、卷內(nèi)文件目錄的質(zhì)量： 每一卷檔案是否均備有卷內(nèi)文件目錄，目錄編寫是否清楚，有無遺漏卷內(nèi)文件，目錄中檔號是否與文件上的檔號相一致等。 （3）卷內(nèi)頁碼的質(zhì)量：每卷檔案是否均編有流水頁碼，每頁的頁碼是否清晰無誤等。 （4）檔號的質(zhì)量：每份文件是否均編有相對應的獨立且唯一的檔號。檔號的編制是否符合檔號編制規(guī)范的要求，以及檔號的書寫是否清晰可辨等。 一般完整的驗收程序如下： 首先，由集團公司及各二級公司主要檔案管理人員向集團公司提交檔案管理年度總結(jié)報告，請求對集團公司及各二級公司的檔案工作進行評審驗收。集團公司接受報告后，組成一個驗收組，由主管檔案工作的領導和在集團公司中形成各項檔案的現(xiàn)行工作負責人員組

25、成。隨后，即召開驗收工作會。其驗收過程為：首先驗收組聽主要檔案管理人員對于當年檔案工作的情況小結(jié)，然后，驗收組根據(jù)上述驗收準則進行認真、細致的檢查（檢查可采用抽樣形式）。檔案人員對于在檢查中發(fā)現(xiàn)的問題應及時進行記錄，并于驗收工作結(jié)束后立即實行整改。在驗收組對集團公司或各二級公司的檔案工作進行了較為全面的審查后，由驗收組對該項工作作出最后的評審驗收結(jié)論，并在集團公司內(nèi)部以簡報形式向各部門及各二級公司通報該次檔案工作的驗收情況。至此。歸檔檔案驗收工作告一段落。第十三章 附 則 第五十八條 本實施辦法適用于中國高科集團股份有限公司總部及各二級公司的檔案工作。第五十九條 各二級公司可根據(jù)本辦法，結(jié)合公

26、司實際情況，制定相應檔案工作制度報該公司總經(jīng)理辦公室備案。第六十條 本實施辦法由集團公司總裁辦負責解釋。附件： 1檔案借閱審批流程2檔案查閱申請單3檔案借閱登記表 附件1檔案借閱審批流程1內(nèi)部級綜合檔案借閱（復制）流程 本部門檔案 檔案管理員 復制 部門經(jīng)理簽字 申請人 相關(guān)部門 相關(guān)部門經(jīng)理簽字 檔案 加蓋標識章確認 2密級檔案借閱（復制）流程 部門經(jīng)理簽字 分管副總裁 本部門 財務、投資及 檔案 絕密檔案 申請人 總裁 檔案管理員 復制 相關(guān)部門 財務、投資及 檔案 部門經(jīng)理簽字 分管副總裁 絕密檔案 相關(guān)部門經(jīng)理簽字 分管副總裁 加蓋標識章確認附件2中國高科集團股份有限公司檔案借閱申請單

27、借閱部門時間借閱人借閱目的文件名稱文件密級是否出借復制分數(shù)部門意見：分管領導意見：相關(guān)部門意見：相關(guān)部門分管領導意見：總裁意見：檔案管理員簽字：備注：注：1借閱本部門密級檔案，需分管領導簽字； 2借閱相關(guān)部門密級檔案，另需經(jīng)相關(guān)部門經(jīng)理及相關(guān)部門的分管領導簽字； 3借閱財務、投資類密級檔案以及其他類絕密級檔案需總裁簽字。 檔 案 借 閱 登 記 表 附件3序號檔 號文 件 名 稱密級借閱日期到期日期歸還日期借閱者復制份數(shù)檔案分類與檔號編制規(guī)定一、 總則1. 為了更好地規(guī)范公司的檔案業(yè)務。提高管理水平，促進公司檔案工作的整體建設，以便為公司的經(jīng)營、管理、決策和各項工作更好地服務，特制定本規(guī)定。2

28、. 本規(guī)定制定了集團公司統(tǒng)一的檔案分類原則、方法、類目設置及其所含基本范圍，適用于集團公司以及各二級公司檔案的分類整理、組織案卷、排架管理。3. 集團公司檔案分類的原則是以集團公司的全部檔案為對象，依據(jù)集團公司的特點和主要職能,保持文件之間的有機聯(lián)系，便于科學的管理和提供利用。4. 根據(jù)集團公司的特點和主要職能，共設置了十六個一級類目，即黨群工作類、決策類、監(jiān)督類、行政管理類、經(jīng)營管理類、營銷貿(mào)易類、生產(chǎn)管理類、產(chǎn)品類、科學技術(shù)類、設備儀器類、基本建設類、會計檔案類、員工檔案類、實物檔案類、聲像檔案類及電子檔案類。5. 檔案的二級類目，按照集團公司的特點和主要職能進行設置。附表中設置的二級類目

29、是檔案分類的基本二級類目，各部門、各公司可結(jié)合實際需要增設或減少二級類目。二、 集團公司檔案分類類目標識、歸檔范圍及保管期限1. 檔案類目分類號一律采用阿拉伯數(shù)字統(tǒng)一編號標識。其表示為：一級類目二級類目三級類目歸 檔 范 圍保管期限代號名 稱代號名 稱代號名 稱0黨群工作類1黨務工作1. 上級黨組織頒發(fā)的屬本公司主管業(yè)務并要貫徹執(zhí)行的決議、決定、條例、規(guī)定、指示、通知、通報長期短期2. 上級黨組織頒發(fā)的非本公司主管業(yè)務的文件短期3. 上級黨組織召開的要貫徹執(zhí)行的重要會議文件長期短期4. 上級黨組織對本公司領導任免的通知等文件永久5. 本公司黨委會議記錄 本公司黨委會議紀要永久長期6. 本公司黨

30、委制度的文件：有關(guān)方針政策、法規(guī)性的 一般事務性的長期短期7. 本公司黨委向上級報送的請示、報告、匯報等和上級批復文件材料長期8. 本公司黨組織對二級公司進行工作檢查形成的主要文件材料長期短期9. 本公司黨委主要領導在大會上的重要講話長期10. 本公司召開的黨代表會議的批準文件、通知、報告、決議、總結(jié)、紀要、開幕閉幕詞、會議代表名單 講話、提案、討論文件、小組記錄、參考資料長期短期11. 本公司黨員、黨組織情況年度統(tǒng)計報表永久12. 基層關(guān)于改選、增補黨支部成員的請示、報告和集團公司黨組織的批復長期13. 本公司黨組織工作總結(jié)、調(diào)查研究、大事記永久長期14. 本公司黨員組織關(guān)系介紹信及存根長期

31、15. 本公司黨員黨費收據(jù)等材料短期16. 上級有關(guān)紀檢和違紀案件審理工作指示、規(guī)定、辦法、通知、通報等長期一級類目二級類目三級類目歸 檔 范 圍保管期限代號名 稱代號名 稱代號名 稱0黨群工作類1黨務工作17. 本公司紀委會會議記錄長期18. 本公司關(guān)于紀檢和案件復查工作意見、規(guī)定、通知、計劃、總結(jié)、報告等長期19. 本公司關(guān)于違紀案件調(diào)查報告、會議記錄、處理意見和上級處分決定等永久長期20. 上級有關(guān)監(jiān)察工作的指示、規(guī)定、通知、通報長期21. 本公司關(guān)于監(jiān)察舉報及有關(guān)調(diào)查、處理材料長期短期2工會工作1. 上級有關(guān)工會工作的指示、決議、規(guī)定、條例、制度、辦法等長期短期2. 本公司工會會議記錄

32、永久3. 本公司工會年度工作計劃、總結(jié)、報告等材料長期4. 本公司關(guān)于工會改選請示、報告及上級批復永久5. 本公司工會關(guān)于經(jīng)費開支、提取各項基金等規(guī)定、辦法、通知長期短期6. 本公司工會關(guān)于職工療、休養(yǎng)辦法、生活困難補助規(guī)定等通知長期短期3共青團工作1. 團工作計劃、總結(jié)、評優(yōu)申報材料及批復長期2. 組織建設，團員大會，團組織活動，團員、團費管理等長期短期1決策類1董事會1. 董事會會議文件長期2. 董事會的往來文件、信函長期短期3. 執(zhí)董會會議文件長期2股東大會1. 股東大會會議文件永久2監(jiān)督類1監(jiān)事會1. 監(jiān)事會會議文件長期2. 監(jiān)事會往來文件、信函短期2法律事務1. 判決書、調(diào)解書、裁定

33、書、仲裁決定書等長期2. 訴狀、答辯狀、代理詞等長期3. 證據(jù)材料長期4. 授權(quán)委托書長期5. 重大法律事務的請示、報告長期6. 審核公司重大合同、經(jīng)營行為出具的法律意見長期7. 工作計劃、總結(jié)等長期短期8. 合同、協(xié)議等長期短期3審計管理1. 政府相關(guān)部門關(guān)于審計工作的指示、規(guī)定、辦法、條例、通知等長期2. 本公司關(guān)于審計工作的制度、意見、辦法、通知長期短期3. 本公司年度財務情況審計報告永久4. 本公司關(guān)于財經(jīng)違紀的專題報告長期短期5. 本公司領導任期主要經(jīng)濟指標審計材料長期6. 本公司領導離任經(jīng)濟責任審計報告長期7. 二級公司年度經(jīng)營審計材料長期一級類目二級類目三級類目歸 檔 范 圍保管

34、期限代號名 稱代號名 稱代號名 稱3行政管理類1行政事務1. 外來文件中屬本公司主管業(yè)務并要貫徹執(zhí)行的決議、決定、條例、規(guī)定、指示、通知、通報、函長期短期2. 外來文件中的非本公司主管業(yè)務的文件短期3. 本公司、二級公司關(guān)于機構(gòu)成立、合并、撤消、更改名稱、啟用印信、辦公遷址等文件永久4. 公司發(fā)文（本公司頒發(fā)的規(guī)章、制度、決定、條例、規(guī)定、辦法、任免等）永久長期5. 行政各項日常工作的計劃、報告、總結(jié)、通知等短期6. 公司內(nèi)部刊物長期短期2勞動人事1. 政府相關(guān)部門關(guān)于人事政策、法規(guī)性文件、規(guī)定、辦法、條例、通知等長期2. 本公司領導干部任免文件永久3. 每年的員工名冊永久4. 本公司薪酬制度

35、、福利制度、績效考核辦法、員工手冊等長期5. 本公司組織機構(gòu)設置、部門職能、崗位描述等材料長期6. 本公司、二級公司關(guān)于員工處分、撤消處分請示報告及批復長期7. 本公司關(guān)于員工培訓材料、員工信息、員工考核材料長期短期8. 本公司關(guān)于員工醫(yī)療費補貼、勞保待遇、工傷護理療養(yǎng)費等規(guī)定、辦法、通知長期3資產(chǎn)管理1. 關(guān)于固定資產(chǎn)申請調(diào)撥、報廢、封存的請示、報告及批復：重要的(設備除外 ) 一般的永久長期短期2. 固定資產(chǎn)登記表、清單等短期3. 千元以上除設備以外固定資產(chǎn)的說明書、使用手冊等配套材料至設備報廢4后勤管理1. 本公司有關(guān)辦公用品的登記、申請、批示、情況統(tǒng)計等短期2. 本公司用印單及重要文件

36、的復印件長期短期3. 有關(guān)行政管理方面的合同、協(xié)議短期5信息管理1. 本公司信息中心軟件開發(fā)標準短期2. 本公司開發(fā)或委托開發(fā)的計算機系統(tǒng)的全套資料（用戶需求、系統(tǒng)說明、用戶手冊等）長期3. 各類信息數(shù)據(jù)(若以磁盤、光盤形式保存則歸入14類電子檔案)永久長期6上市管理1上市文件1. 股票發(fā)行的申報材料及相關(guān)內(nèi)部文件長期2證券業(yè)務1. 內(nèi)部職工股股利長期2. 股利分配長期3. 籌資再融資長期3信息披露1. 公司歷年來發(fā)布的季報、中報、年報、公告長期4其它1. 管理部門行文、審計署審計等長期4經(jīng)營管理類1經(jīng)營決策1. 企業(yè)改革，重大經(jīng)營戰(zhàn)略性決策，企業(yè)發(fā)展規(guī)劃，方針目標管理等長期2. 總裁辦公會議

37、紀要長期3. 其它重要會議紀要長期4. 各部門工作計劃短期一級類目二級類目三級類目歸 檔 范 圍保管期限代號名 稱代號名 稱代號名 稱4經(jīng)營管理類2財務管理1資金管理1. 政府相關(guān)主管部門關(guān)于財務管理、財政紀律檢查、外匯管理、稅收工作規(guī)定、制度、辦法、指示、通知等長期短期2. 本公司關(guān)于財務管理、財政紀律檢查的規(guī)定、制度、辦法、通知等長期短期3. 本公司財務工作計劃、預算、編制說明、總結(jié)長期短期4. 本公司關(guān)于提取各類基金、控制社會集團購買力的規(guī)定、辦法及通知長期短期5. 本公司有關(guān)外匯管理、收入支出辦法等有關(guān)問題的意見、規(guī)定及申請使用外匯的來往文書長期短期6. 本公司有關(guān)財務工作會議報告、總

38、結(jié)、匯報材料等長期短期7. 本公司有關(guān)稅收、稅收工作的意見、通知長期短期8. 經(jīng)濟合同及協(xié)議書長期短期9. 資金借款合同、協(xié)議等長期10. 資金擔保合同、協(xié)議等長期11. 銀行承兌匯票、商業(yè)承兌匯票、支票、本票等有關(guān)票據(jù)的復印件長期12. 互保單位基本資料短期2成本管理1. 成本定額管理文件短期2. 成本分析文件材料短期3. 其它短期3經(jīng)濟核算1. 經(jīng)濟核算及其依據(jù)材料短期2. 經(jīng)濟活動分析文件材料短期3. 有關(guān)經(jīng)濟核算的組織機構(gòu)與規(guī)章制度等長期3投資管理1投資管理1. 公司有關(guān)投資協(xié)議、章程長期2. 股權(quán)變更、轉(zhuǎn)讓協(xié)議、中介機構(gòu)的審計評估報告長期3. 集團公司資產(chǎn)管理相關(guān)文件長期4. 二級公

39、司經(jīng)營責任書等長期5. 二級公司經(jīng)營情況有關(guān)資料長期2項目管理1. 項目可行性研究報告、合同、協(xié)議等長期2. 項目資料、介紹等短期3清欠帳款管理1. 疑難應收款的管理制度、辦法、操作程序等長期2. 疑難應收款各類統(tǒng)計表短期4清企管理 (按企業(yè)設置)1. 企業(yè)注銷方面的申請與批復文件長期2. 有關(guān)企業(yè)清算的決議、清算報告及相關(guān)的審計報告、財務報表等長期3. 清企各類資料（如：企業(yè)證照、公司及財務公章、會計憑證、帳簿等）長期4物資管理1物資供應1. 物資政策及貨源狀況的調(diào)查材料短期2. 物資供應計劃。物資申請或采購計劃。短期一級類目二級類目三級類目歸 檔 范 圍保管期限代號名 稱代號名 稱代號名

40、稱4經(jīng)營管理類4物資管理1物資供應3. 物資合同（訂貨、采購）、物資運輸及到貨臺帳等。長期短期2倉庫保管1. 存貨管理文件材料。長期2. 驗收入庫文件。短期3. 物資發(fā)放憑證。短期3廢舊物資管理1. 廢舊物資回收、修理、利用方面形成的記錄。短期5其它短期5營銷貿(mào)易類1產(chǎn)品銷售 1市場-銷售 (按產(chǎn)品設置)1. 市場調(diào)查報告及調(diào)查所得材料等。長期2. 市場預測方面的報告、計劃、分析等長期3. 產(chǎn)品銷售計劃及其編制依據(jù)材料長期4. 有關(guān)銷售策略以及考核等文件材料長期5. 產(chǎn)品銷售合同、協(xié)議的履約管理臺帳、統(tǒng)計表長期6. 產(chǎn)品廣告、樣本、展銷等宣傳材料短期7. 產(chǎn)品銷售及發(fā)運記錄、臺帳、統(tǒng)計表。短期

41、8. 產(chǎn)品銷售服務文件材料。短期2用戶檔案 (按用戶設置)1. 用戶資料(包括用戶聯(lián)系方式、資信、履約情況及往來重要信函等)長期2. 產(chǎn)品購銷合同、協(xié)議長期3. 售后服務文件材料長期4. 其它長期短期2經(jīng)營貿(mào)易 按項目設置 1. 售貨確認書或有關(guān)銷售的合同、協(xié)議長期2. 貨物發(fā)票、運單、裝箱單、提單、保險單長期3. 進出口貿(mào)易的各類單證長期4. 客戶資料(包括客戶聯(lián)系方式、資信、履約情況及往來重要信函等)長期5. 其它短期3商標管理1. 商標設計文件永久2. 商標報批和注冊文件永久3. 商標管理和應用文件永久長期6生產(chǎn)管理類1安全與能源1. 安全生產(chǎn)的法規(guī)、計劃和條例及教育材料。長期短期2.

42、工傷事故處理文件材料。長期3. 能源管理制度與標準、計劃、執(zhí)行及培訓等文件長期短期2質(zhì)量管理1. 質(zhì)量計劃、質(zhì)量管理制度長期2. 質(zhì)量管理教育材料及質(zhì)量管理活動文件短期3. 各類質(zhì)量達標、認證文件(如：ISO、GMP文件等)長期4. 標準化管理工作，各種標準化檔案。(如：國家、行業(yè)、企業(yè)內(nèi)部標準等)長期一級類目二級類目三級類目歸 檔 范 圍保管期限代號名 稱代號名 稱代號名 稱6生產(chǎn)管理類3科技管理1. 技術(shù)發(fā)展的計劃文件。長期2. 技術(shù)引進項目管理文件。長期3. 技術(shù)協(xié)作項目計劃、協(xié)議等長期4. 技術(shù)改造文件。長期5. 科技成果管理(包含技術(shù)服務或轉(zhuǎn)讓或推廣生產(chǎn))。長期4其它1. 科研年度總

43、結(jié)、技術(shù)會議記錄、報上級領導試驗報告等。長期短期2. 各種計量檢測工作。短期3. 環(huán)境保護檢測與控制，污染治理等。短期7產(chǎn)品類1產(chǎn)品 (按產(chǎn)品種類設)1前期準備階段1. 調(diào)查研究、計劃決策文件及產(chǎn)品設計和工藝準備方面文件。長期2試制、試驗 階段1. 產(chǎn)品試制文件。長期2. 產(chǎn)品試驗文件。長期3. 產(chǎn)品鑒定文件。長期3正式生產(chǎn)階段1. 產(chǎn)品批生產(chǎn)記錄長期短期2. 產(chǎn)品批檢驗記錄長期短期3. 生產(chǎn)(QA)控制記錄長期短期4評優(yōu)1. 產(chǎn)品評優(yōu)從申報直至批準的全過程文件長期短期2原輔包材 按材料種類 設置1. 包括批檢驗記錄、物料供應廠商資質(zhì)證明短期8科學技術(shù)類按研究課題 設置1科研準備階段1. 課題

44、選擇、開題論證、課題評審等文件長期短期2試驗研究階段1. 科研項目試驗大綱與規(guī)程、各項試驗原始、記錄報告、技術(shù)經(jīng)濟性能測算材料、階段小結(jié)、報告等。長期短期3總結(jié)鑒定階段1. 科研報告、鑒定會議記錄、經(jīng)專家簽證的科研成果鑒定書等文件長期短期4成果和獎勵 申報階段1. 成果專利和獎勵申報與審批材料，專利證書，獲取經(jīng)濟效益和社會效益的證明文件等。長期短期5推廣應用階段1. 課題推廣應用計劃，應用效果調(diào)查，反饋信息及改進意見等。長期短期9設備儀器類(按設備性質(zhì)設置)1辦公設備按設備種類設1. 購置、驗收、調(diào)試文件長期2. 使用維修文件長期3. 舊設備處理文件長期2生產(chǎn)設備按設備種類設1. 購置、驗收、

45、調(diào)試階段相關(guān)文件長期2. 使用維修階段產(chǎn)生文件長期3. 更新改造階段文件長期4. 舊設備處理文件長期3科研設備按設備種類設歸檔范圍同生產(chǎn)設備 長期4其它按設備種類設如：本公司有關(guān)車輛管理的材料（采購過程、產(chǎn)權(quán)證、保險單、維修記錄等）長期一級類目二級類目三級類目歸 檔 范 圍保管期限代號名 稱代號名 稱代號名 稱10基本建設類按項目設置1立項階段1. 立項階段文件（項目申報、地質(zhì)勘探、使用土地、動拆遷、工程申照、招投標及項目監(jiān)理方面的合同、協(xié)議、報告等文件）。永久長期2設計階段2. 設計階段文件（擴初設計、施工設計圖紙、說明和設計合同、設計計算書及說明書、工程概算等）永久短期3施工階段3. 施工

46、階段文件（土建工程和水電安裝工程的施工合同、協(xié)議、預決算、竣工圖、施工技術(shù)資料、技術(shù)管理資料、施工管理資料；工藝設備安裝工程等）永久短期4竣工階段4. 竣工階段文件（初驗文件材料、試生產(chǎn)文件材料、竣工驗收文件、審計文件、聲像材料等）永久長期5其它短期11會計檔案類1憑證1. 原始憑證、記帳憑證、匯總憑證等15年 其中：涉及外事和入股的會計憑證永久2帳簿1. 現(xiàn)金和銀行存款日記帳25年2. 明細帳15年3. 總帳15年4. 固定資產(chǎn)臺帳（卡片）固定資產(chǎn)報廢 清理后保存5年5. 輔助帳冊、備查薄15年6. 涉及外事和入股的帳冊永久3報表1. 月、季度會計報表（包括文字分析）3年2. 年度會計報表（包括文字分析）永久4其它1. 會計移交清單15年2. 會計檔案保管清冊永久3. 會計檔案銷毀清單25年4. 銀行余額調(diào)節(jié)表5年5. 銀行對帳單5年12員工檔案類1在職員工檔案參照國家有關(guān)干部檔案管理規(guī)定的有關(guān)條例執(zhí)行永久2退休員工檔案永久3其它永久13實物檔案類1證書反映本公司主要職能活動的證書、獎杯、獎狀、獎章、錦旗等國家級上海市、部級區(qū)、局級永久