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1、檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)一、檔案 （一）涵義 檔案是指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。 1、檔案的來(lái)源：過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人;檔案又來(lái)源于形成者自身的實(shí)踐活動(dòng) 2、檔案的形成條件：是由文件材料有條件轉(zhuǎn)化來(lái)的 3、檔案的形式是多樣的 4、檔案是原始的歷史記錄 （二）、檔案的種類(lèi) 1、按歷史時(shí)期分：中華人民共和國(guó)成立前 、 中華人民共和國(guó)成立后 2、按檔案的內(nèi)容、性質(zhì)分： 文書(shū)檔案：反映黨務(wù)、行政管理活動(dòng)的紙質(zhì)文件材料 科技檔案：企事業(yè)單位和國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)組
2、織及個(gè)人從事生產(chǎn)、科研、基建及管理活動(dòng)形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的科技文件材料 專(zhuān)門(mén)檔案：指各種專(zhuān)門(mén)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料 3、按檔案載體形式分： 甲骨檔案、金石檔案、簡(jiǎn)牘檔案、縑帛檔案、紙質(zhì)檔案、聲像檔案、電子檔案 4、按檔案所用文字分： 漢語(yǔ)言文字檔案、滿(mǎn)文檔案、藏文檔案、蒙文檔案、外文檔案 二、檔案工作 （一）內(nèi)容 管理檔案和檔案事業(yè)的活動(dòng)： 狹義：管理檔案 檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、利用、編研 廣義：管理檔案事業(yè) 檔案室工作、檔案館工作、檔案行政管理工作、檔案專(zhuān)業(yè)教育工作、檔案科學(xué)技術(shù)研究工作、檔案宣傳出版工作、檔案外事工作等。 三、機(jī)
3、關(guān)檔案工作 （一）涵義：機(jī)關(guān)檔案工作就是管理機(jī)關(guān)檔案和機(jī)關(guān)檔案事業(yè)的工作。 （二）機(jī)構(gòu)的設(shè)置和人員的配備 1、機(jī)關(guān)要設(shè)置綜合檔案室 機(jī)關(guān)檔案管理機(jī)構(gòu)就是對(duì)本單位不同門(mén)類(lèi)、不同載體的全部檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理的機(jī)構(gòu)，即我們平常所講的機(jī)關(guān)綜合檔案室。 2、檔案人員的配備 （三）、機(jī)關(guān)檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度的內(nèi)容 1、歸檔制度：包括歸檔范圍、歸檔時(shí)間和歸檔要求。 2、檔案利用制度：包括檔案利用的范圍、方式、要求、批準(zhǔn)手續(xù) 3、檔案人員崗位責(zé)任制：包括檔案人員的職責(zé)、權(quán)限、任務(wù)、考核和獎(jiǎng)懲措施。檔案人員崗位責(zé)任制要對(duì)崗不對(duì)人，即檔案人員在這個(gè)崗位上做到什么，人員多少不同，職責(zé)分工不同。 4、檔案保管制度：
4、包括檔案的安全保護(hù)和庫(kù)房、設(shè)備管理措施。 5、檔案保密制度：包括檔案保密措施和對(duì)檔案人員的保密要求。 6、檔案管理辦法：包括檔案工作的體制、機(jī)構(gòu)、人員配置及檔案收集、整理、保管、利用、統(tǒng)計(jì)、鑒定、移交等內(nèi)容。可以制定成一個(gè)各種門(mén)類(lèi)及載體檔案的管理辦法，也可以各種門(mén)類(lèi)及載體檔案的管理辦法分別制定。 （四）、檔案保管的基本物質(zhì)條件 兩個(gè)方面： 一是有適宜保存檔案的庫(kù)房；庫(kù)房的選擇： 1、承重負(fù)荷要符合要求，地面、墻壁要堅(jiān)固、平整、光滑 2、庫(kù)房的門(mén)窗要小、少，密封要好。 3、庫(kù)房應(yīng)遠(yuǎn)離火源。庫(kù)房中的電器、照明導(dǎo)線應(yīng)采用芯導(dǎo)線，并用鐵管保護(hù)暗敷。庫(kù)房不要靠近鍋爐房。 4、不能選擇在水房旁，也不能選在
5、無(wú)地下室或防潮結(jié)構(gòu)不好的底層，更不能選在地下室。隨著照片、錄音、錄像、磁盤(pán)、光盤(pán)等特殊載體檔案數(shù)量的增加，有條件的機(jī)關(guān)檔案室還應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)存放的庫(kù)房。無(wú)專(zhuān)門(mén)庫(kù)房也可在庫(kù)房?jī)?nèi)設(shè)置防磁柜，把磁性聲像檔案放入其中減少外界磁場(chǎng)對(duì)它的影響。 5、庫(kù)內(nèi)照明使用白熾燈，不用日光燈。 6、要做好庫(kù)房清潔衛(wèi)生工作。 7、放置防蟲(chóng)、鼠藥劑 8、要配備測(cè)量溫濕度的儀表，自動(dòng)記錄更好，人工記錄的要按時(shí)登記。 二是檔案保管所必須的設(shè)施設(shè)備： 檔案裝具（五節(jié)柜、密集架、卷皮、卷盒等）、防潮去濕、空氣調(diào)節(jié)和空氣處理設(shè)備、吸塵器、防火裝置（含防火報(bào)警器和滅火裝置）、檔案庫(kù)房門(mén)窗上要安裝防盜門(mén)和防護(hù)欄、計(jì)算機(jī)、錄音機(jī)、掃描儀、光
6、盤(pán)、刻錄機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)等設(shè)施設(shè)備。 庫(kù)房中的檔案柜、架應(yīng)排列一致，如有大小樣式不一的柜架，應(yīng)分開(kāi)排列，盡量做到整齊、美觀、一致。裝具的排放，既要充分利用空間，又不能太擁擠，主要通道寬度不應(yīng)少于1米；裝具與裝具之間的間距為80厘米左右；有窗的庫(kù)房，裝具應(yīng)與窗垂直排放，以便通風(fēng)和防止陽(yáng)光直射；柜架不應(yīng)緊靠墻壁，柜架與墻之間的距離在10厘米以上，以防潮濕。 所有裝具應(yīng)統(tǒng)一編號(hào)。在一間庫(kù)房?jī)?nèi)，檔案裝具的編號(hào)順序是：自門(mén)口起，從左向右，回行時(shí)從右至左編順序號(hào)，一套檔案箱的上下也要編號(hào)，其方法是從上而下逐個(gè)編號(hào)。 四、文件材料的歸檔 （一）涵義 文件材料的歸檔，就是將具有保存價(jià)值的文件材料移交檔案機(jī)構(gòu)
7、保存。 （二）文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限表（見(jiàn)文件） （三）歸檔的要求 1、歸檔份數(shù) 各類(lèi)文件材料一般歸檔一式一份，比較重要的可以適當(dāng)增加歸檔份數(shù)，如基建檔案，為滿(mǎn)足日常需要，向有關(guān)單位、專(zhuān)業(yè)檔案館報(bào)送的需要，歸檔可適當(dāng)多幾份。新型文件材料的歸檔份數(shù)按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，如磁性載體文件歸檔一式兩份，電子文件歸檔一式三份。 2、歸檔的質(zhì)量要求 （1）歸檔的文件材料的種類(lèi)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)必須齊全、完整、保證內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性、原始性、真實(shí)性，能正確反映本單位各項(xiàng)活動(dòng)的基本面貌和歷史過(guò)程。 （2）歸檔文件材料要遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件材料之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，經(jīng)過(guò)系統(tǒng)分類(lèi)，
8、整理編目，以件或立成案卷均可，質(zhì)量要符合規(guī)范要求。 （3）、歸檔的文件材料應(yīng)符合形成過(guò)程中的質(zhì)量要求，以利長(zhǎng)久保存。 A、公文格式必須符合規(guī)定格式 B、發(fā)文卡的格式要符合發(fā)文稿紙格式（GB80289）中的規(guī)定。 C、公文用紙主要技術(shù)指標(biāo) D、字跡材料要耐久 3、歸檔的時(shí)間 機(jī)關(guān)文書(shū)在形成的第二年六月底前歸檔，科技檔案在任務(wù)完成或告一段落后歸檔。會(huì)計(jì)檔案在會(huì)計(jì)年度終了后暫由會(huì)計(jì)部門(mén)保管一年，期滿(mǎn)后歸檔，照片檔案沖洗加工后及時(shí)歸檔或隨其他載體檔案一起歸檔，磁性載體文件待項(xiàng)目結(jié)束后轉(zhuǎn)換成標(biāo)準(zhǔn)格式及時(shí)歸檔。 4、歸檔（接收）手續(xù) 歸檔手續(xù)包括： 第一，編制歸檔文件材料案卷目錄或移交清單，一式兩份，移交
9、時(shí)按目錄或移交清單點(diǎn)交清楚，交接雙方簽字后各留一份，以便查考。 第二，歸檔材料中若遇有關(guān)問(wèn)題需要說(shuō)明時(shí)，可附說(shuō)明材料，以備日后查閱。 在檔案工作與文書(shū)處理工作由一人兼管的單位，雖不存在辦理歸檔手續(xù)的問(wèn)題，但在檔案工作人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，需參照上述辦法辦理交接手續(xù)。歸檔文件的整理 根據(jù)國(guó)家檔案局2000年12月發(fā)布的歸檔文件整理規(guī)則，山西省檔案局在2002年3月印發(fā)了山西省歸檔文件整理規(guī)則實(shí)施細(xì)則，歸檔文件的整理是文書(shū)檔案整理的又一方法，其實(shí)質(zhì)是以件為單位整理檔案，是對(duì)機(jī)關(guān)文書(shū)立卷的重大改革。 一、基本概念 (一)歸檔文件 歸檔文件是指立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢的應(yīng)作為文書(shū)檔案保存的各種
10、紙質(zhì)文件材料。這里的歸檔文件有特指，并不是所有的文件。首先是指辦理完畢，即完成了其文書(shū)處理程序或是一組具有邏輯聯(lián)系的文件完成了其邏輯關(guān)系之后。其次它是指紙質(zhì)文書(shū)材料，暫不涉及科技檔案、會(huì)計(jì)等專(zhuān)門(mén)檔案及聲像、電子等特殊體載體材料的整理。 (二)歸檔文件的整理 歸檔文件的整理指對(duì)歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類(lèi)、排列、編號(hào)、編制目錄、裝盒，使之有序化的過(guò)程。 （三）件 件是歸檔文件的整理單位。一般指一份文件，即每份文件的正本與定稿、正件與附件、原件與復(fù)印件、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，統(tǒng)計(jì)報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)（本）為一件。 二、歸檔文件整理的質(zhì)量要求 （一）歸檔文件的整理要符合其整理原則 歸檔文件的
11、整理原則是：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。這一原則與立卷的原則是一致的，操作時(shí)體現(xiàn)在分類(lèi)時(shí)將同一年度、機(jī)構(gòu)形成的文件保管期限相同的相對(duì)集中，不能取消分類(lèi)，排列時(shí)按事由排列，保管期限長(zhǎng)的還要重點(diǎn)整理。 （二）、歸檔文件應(yīng)齊全完整 第一、按照歸檔范圍應(yīng)歸檔的文件全部歸檔，不能少一份一件一頁(yè)。 第二、對(duì)破損的文件予以修整，字跡模糊或易褪變的文件附有復(fù)制件或作耐久處理后與原件保存在一起。第三、整理歸檔文件所使用的書(shū)寫(xiě)材料、紙張、裝訂材料等符合檔案長(zhǎng)久保管的要求。 三、歸檔文件的整理方法 （一）裝訂 1、歸檔文件裝訂以件為單位，因此首先要按照前述中件
12、的概念來(lái)確立整理單位件。需要注意的是閱文卡要與正文作一件，復(fù)制件與原件作一件。 2、文件修整 （1）修裱。對(duì)破損的永久、長(zhǎng)期保存的文件要使用粘合劑和特定的紙張（宣紙）進(jìn)行修補(bǔ)、托裱。 （2）復(fù)制。對(duì)于字跡褪變、模糊不清的文件要采用復(fù)印或字跡固定液等方法進(jìn)行加固。 （3）去除金屬物。文件制作時(shí)普遍使用的裝訂用品，如訂書(shū)釘、曲別針、大頭針等，其材質(zhì)以鐵、鋁等化學(xué)性質(zhì)活潑的金屬為主，容易被空氣中的二氧化碳、二氧化硫等物質(zhì)氧化和腐蝕，使文件紙張受到損害。因此，文件整理時(shí)需去除這些易銹蝕的金屬物，已裝訂成冊(cè)的刊物、書(shū)籍可保持原冊(cè)封。 （4）超大紙張折疊。公文用紙幅面規(guī)格包括A4型和16開(kāi)型兩種。實(shí)際工作
13、中，某些特殊形式的文件，如報(bào)表等紙張幅面大于上述兩種規(guī)格，整理時(shí)可統(tǒng)一折成A4幅面大小，折疊時(shí)注意盡量減少折疊的次數(shù)，折痕處盡量位于文件、圖表字跡之外。 3、件內(nèi)排序 件內(nèi)排序，即：正本在前，定稿在后；正件在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；中文本在前，外文本在后；閱文卡在前，文件在后。 4、編制頁(yè)號(hào) 歸檔文件按件逐頁(yè)編制頁(yè)號(hào)，以固定件內(nèi)材料的順序和位置。頁(yè)號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字在有文字正面的右下角，背面的左下角標(biāo)注；已有頁(yè)碼的報(bào)表、圖冊(cè)可不再重新編制頁(yè)碼。 5、裝訂 歸檔文件修整、排序、編制頁(yè)號(hào)完畢后，要采用三孔一線、縫紉、不銹鋼夾等符合檔案保護(hù)要求的裝訂材料、方法在左側(cè)
14、重新加以裝訂，裝訂時(shí)可加封面。已經(jīng)成冊(cè)的報(bào)表、圖冊(cè)保持原冊(cè)封。 （二）分類(lèi) 歸檔文件數(shù)量較少的單位可按年度保管期限進(jìn)行分類(lèi)。 1、按年度分類(lèi) 按年度分類(lèi)，就是將文件根據(jù)形成和處理的年度分類(lèi)。正確地判定文件的日期并歸入相應(yīng)年度，是決定年度分類(lèi)的關(guān)鍵。一般文件以簽發(fā)日期（落款日期）為準(zhǔn)，包括計(jì)劃、規(guī)劃、總結(jié)、預(yù)決算、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、法規(guī)性文件等。跨年度形成的文件統(tǒng)一歸入辦結(jié)年度，如會(huì)議、案件，請(qǐng)示、批復(fù)。幾份文件作一件時(shí)，以裝訂時(shí)排在前面的日期為準(zhǔn)。 2、按保管期限分類(lèi) 按保管期限分類(lèi)就是將文件按其劃定的不同保管期限進(jìn)行分類(lèi)。保管期限目前仍為永久、長(zhǎng)期、短期三種，如果國(guó)家修訂為永久、定期（可定30年、1
15、5年等）則分為永久、定期兩類(lèi)。 （三）排列 歸檔文件的排列是指在分類(lèi)方案的最低一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi)，按事由結(jié)合時(shí)間順序排列。會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、關(guān)于同一事由的來(lái)文與復(fù)文等成套性文件應(yīng)集中排列。 “事由”可指一件具體的事，或一個(gè)具體的問(wèn)題，或一段較緊密的工作過(guò)程等。通過(guò)強(qiáng)調(diào)事由、界定事由，使密切相關(guān)、參照性強(qiáng)的文件從實(shí)體上相對(duì)集中，可以進(jìn)一步體現(xiàn)出最低一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi)歸檔文件之間的有機(jī)聯(lián)系，方便檢索利用。 “最低一級(jí)類(lèi)目”指分類(lèi)時(shí)所確定的類(lèi)目體系中設(shè)在最低一級(jí)的類(lèi)目，例如按照“年度保管期限”分類(lèi)，“保管期限”即為最低一級(jí)類(lèi)目。 具體排列方法，在同一事由內(nèi)的歸檔文件，按文件時(shí)間順序排；不同事由的歸檔文件排列，即事
16、由排列，也可按事由的時(shí)間順序排列。會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表集中排列。如有機(jī)構(gòu)分類(lèi)，機(jī)構(gòu)按習(xí)慣順序排。保管期限按永久、長(zhǎng)期、短期排。 （四）編制檔號(hào) 歸檔文件編制檔號(hào)是指將歸檔文件在全宗中的位置標(biāo)識(shí)為符號(hào)，并以歸檔章的形式在歸檔文件上注明。歸檔章由全宗號(hào)、類(lèi)目號(hào)、件號(hào)、頁(yè)數(shù)、保管期限等項(xiàng)目組成。 1、全宗號(hào)：檔案館給立檔單位編制的代號(hào) 2、類(lèi)目號(hào)：分類(lèi)方案中類(lèi)目的標(biāo)識(shí)符號(hào) 3、件號(hào)：按年度保管期限分類(lèi)的，文件在同一年度同一期限內(nèi)依事由結(jié)合時(shí)間順序編號(hào)。整理歸檔文件只編室編件號(hào)。 4、頁(yè)數(shù)：指每一件歸檔文件的頁(yè)數(shù)。 5、保管期限：根據(jù)國(guó)家規(guī)定劃定的文件的保管期限。 歸檔章可直接印制在封面上，沒(méi)有封面的加
17、蓋在歸檔文件的首頁(yè)上端。 （五）編制目錄 1、歸檔文件目錄設(shè)件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)、備注等項(xiàng)目 件號(hào)：填寫(xiě)室編件號(hào)。 責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。 文號(hào)：文件的發(fā)文字號(hào)，要照實(shí)登錄。 題名：文件標(biāo)題，沒(méi)有標(biāo)題或者標(biāo)題含義不清，不能揭示或不能全面揭示文件內(nèi)容，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容重新擬寫(xiě)或補(bǔ)充標(biāo)題，外加“ ”號(hào)。 日期：文件的形成日期（落款日期），以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如2002年3月15日標(biāo)注為20020315。 頁(yè)數(shù)：每一件歸檔文件的頁(yè)數(shù)。 備注：注釋文件需說(shuō)明的情況。 2、歸檔文件目錄應(yīng)裝訂成冊(cè)（目錄本）并編封面。歸檔文件目錄與分類(lèi)方案可以一致也可
18、以不一致，可以按末級(jí)類(lèi)目編制，也可按上一級(jí)類(lèi)目編制。 如按照年度保管期限分類(lèi)的目錄編制可以有兩種方法：一是可以每個(gè)年度裝訂一本目錄，二是每個(gè)年度按永久、長(zhǎng)期、短期裝訂三本目錄。 （六）將歸檔文件按室編件號(hào)順序裝入檔案盒，并填寫(xiě)檔案盒脊及備考表。 1、檔案盒 檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱(chēng)。檔案盒的外形尺寸為310220mm（長(zhǎng)寬），盒脊厚度可以根據(jù)需要設(shè)置20mm,30mm、40 mm等幾種規(guī)格。 檔案盒脊設(shè)全宗號(hào)、類(lèi)目號(hào)、室編件號(hào)、館編件號(hào)等項(xiàng)目。件號(hào)填寫(xiě)盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號(hào)，中間用“”號(hào)連接，不按組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)的單位，組織機(jī)構(gòu)項(xiàng)空置不填。 2、裝盒方法 注：以下所述方法不適用于事業(yè)單
19、位登記管理機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)檔案，專(zhuān)指業(yè)務(wù)檔案以外的其它文書(shū)檔案的裝盒方法；事業(yè)單位登記管理機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)檔案仍按一單位一盒的方法裝盒。 （1）嚴(yán)格按件號(hào)順序裝盒。 （2）不同年度的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒。 （3）不同保管期限的文件不應(yīng)放入同一檔案盒。 （4）分類(lèi)中設(shè)置機(jī)構(gòu)層次的，不同機(jī)構(gòu)的不應(yīng)放入同一檔案盒。 （5）同一事由的文件不一定必須裝入同一檔案盒。 3、備考表 備考表置于盒內(nèi)文件之后，項(xiàng)目包括：盒內(nèi)文件情況說(shuō)明、整理人、檢查人和日期。 （1）盒內(nèi)情況說(shuō)明：填寫(xiě)盒內(nèi)文件的檔案及文件的缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷(xiāo)毀等情況。 （2）整理人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。 （3）檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。 （4）日期：歸檔文件整理完畢的日期。
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