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1、精品文檔(可編輯)歡迎下載圖書企業(yè)倉庫管理業(yè)務操作說明加強倉庫管理,規(guī)定倉庫管理業(yè)務操作,特制定本規(guī)定,倉庫管理人員必須嚴格按此規(guī)定進行業(yè)務操作=全文目錄=一、收貨管理二、發(fā)貨管理三、單據(jù)管理四、退貨管理五、現(xiàn)場管理六、庫存盤點=正文如下=一、收貨管理。收貨就是圖書購進部門接收發(fā)貨單位所發(fā)圖書并清點入庫的整個過程。圖書收貨包括以下步驟:1、倉位安排。此項工作后由倉庫主管具體負責。 倉庫主管應根據(jù)春、秋兩季不同品種、不同數(shù)量和業(yè)務采購部門的進貨計劃,提前安排好圖書擺放倉位,設計好倉庫圖書擺放的示意圖,做好收貨前的準備工作。倉庫安排應做到有計劃,有安排。避免臨時亂擺亂放的現(xiàn)象發(fā)生。2、收貨登記。該
2、工作由倉庫主管確定專人負責實施,主管對其工作要進行監(jiān)管、檢查。(1)圖書商品到庫后,首先要認清包件上所注明的收貨單位是否明確,然后按貨運單逐一清點應收包件總件數(shù)。(2)檢查圖書包裝有無殘損,發(fā)現(xiàn)有破包、散包、破損、受潮等情況,應當時向運輸部門進行交涉,并按實際收貨情況進行簽收,發(fā)現(xiàn)有包件數(shù)量短缺和質量不符合要求的,應及時向采購業(yè)務部門反映,并做好差錯記錄,以備查處。(3) 認真填寫好收貨入庫記錄,對收貨時間、總件數(shù)、收貨人、發(fā)貨單位,貨運部門等均要按登記表進行詳細登記。3、開包驗貨。此項工作由主管負責實施,或由主管分派的人員實施。(1)總件數(shù)收清后,即可開包驗貨,驗貨時,要按發(fā)貨單逐個品種進行
3、驗收,要認真核對書名、版別、定價、冊數(shù)。驗收完畢后應由驗貨人在發(fā)貨單位上簽上姓名和收貨日期。(2)收貨中發(fā)現(xiàn)差錯,一是在原始發(fā)貨單上做好記錄,二是及時向采購部門反映,由采購部門及時向發(fā)貨單位或運輸部門查詢、傳真查詢、信件查詢等形式,查詢時間不能超過2天。差錯查詢要做到件件有交待,事事有結果。(3)開包驗貨時,按易清點、不損書的原則進行擺放,不得破壞圖書的封面、書腰、書簽、光盤、磁帶等,不許在圖書上做任何記錄,不許將圖書直接放在地面上,防止圖書污、損、殘等現(xiàn)象發(fā)生。(4)一般情況下,從收貨、驗貨到歸類擺放,大宗收貨在100件以上的,要在1個工作日內(nèi)完成,1000件以下的要在2個工作日內(nèi)完成。4、
4、電腦錄入。該項工作由倉庫文員或業(yè)務部的采購員完成。(1)電腦錄入要認真核對樣書,堵住差錯源頭。(2)錄入數(shù)據(jù)的實物,要與發(fā)貨清單上的實際書號、書名、數(shù)量、折扣、定價、版本等相一致。(3)沒有把握的數(shù)據(jù)和信息資料,必須向有關責任人或領導詢問清楚后方可錄入,不得擅自做主。(4)當日的收貨錄入工作,必須在當日內(nèi)完成。(5)錄入工作完成后,要認真核對、復查,以免出現(xiàn)差錯。5、分類管理存放。此項工作由倉庫主管組織、安排倉庫管理人員協(xié)同完成。(1)圖書要按照“合理、分版、美觀、易取”的原則進行擺放,整包整箱的書,成課擺放;數(shù)量較大,不帶包裝的書,要打包擺放;數(shù)量較少,零散書全部上架、柜擺放,不準混擺混放。
5、(2)分版擺放的要做到分版清楚、品種醒目,擺放整齊。(3)倉庫圖書存放要使配書人員能迅速、準確地找到存書位置。二、發(fā)貨管理。發(fā)貨是指倉庫根據(jù)營銷部門的發(fā)貨憑證,按發(fā)貨單所列的要求進行配書、復核、包裝、發(fā)運等一系列作業(yè)的總稱。發(fā)貨作業(yè)的一般程序是:1、制單。此項工作主要由業(yè)務部門的客服和門市部指定人員完成。1)倉庫發(fā)貨必須要有正式的發(fā)貨單為憑,沒有發(fā)貨憑單,任何人不得擅自進行發(fā)貨。倉庫人員在領取發(fā)貨單時,應具備簽字手續(xù)。2)倉管人員在拿到業(yè)務部門或門市部的發(fā)貨單后,要對所開單據(jù)進行認真的審核。對未經(jīng)審核的發(fā)貨單,一律不得出單。對所發(fā)圖書的書名、數(shù)量、定價、收貨單位、收貨人、貨運單位等是否清楚、正
6、確,如發(fā)現(xiàn)問題,應及時與有關部門聯(lián)系更正。2、配書。此項工作由主管指派業(yè)務熟悉,有經(jīng)驗的倉管人員完成 。一般情況下,當日的單應當日配書發(fā)運。1)倉庫拿到發(fā)貨單后,應進行登記備注,配書人員應先簽字后才能領取發(fā)貨單。2)配書人員在配書時,應做到準確、熟練、及時,對每一個品種,都要認真、仔細的逐一劃鉤確認。防止錯配、漏配、多配、少配。配書完成后,配書人應在發(fā)貨單上簽上配書的日期和姓名,待復核。3、復核。此項工作由主管安排責任心強,工作仔細的人員完成 。圖書配發(fā)完畢后,應實行嚴格的復核制度,以防止錯誤。復核人員要按照發(fā)貨單上的內(nèi)容逐個品種、逐項的進行復核,并做劃鉤確認。發(fā)現(xiàn)有錯配現(xiàn)象,要及時檢查校對糾
7、正。經(jīng)確認無誤后,復核人在配書單上簽字、以示負責。4、包裝。此項工作由復核人連續(xù)作業(yè)完成。1)復核完畢后,由復核人完成裝箱、打包工作,包裝時,按照“保護圖書、方便運輸”的原則;根據(jù)不同的圖書的特點,采用不同的包裝方式,以保證圖書的碼放,運輸、打包過程中不致?lián)p壞。2)長途發(fā)運的包件,必須用防水紙,包裝后圖書一律不得外露,短途和自提的包件,要捆扎牢固,便于客戶攜帶,需加編織帶的,在編織帶上要注明內(nèi)裝小件數(shù)。3)包裝完畢后,應在包件外表醒目處,寫上收貨單位名稱,總件數(shù)和包件序號,并注明清單件,黃色貨單應隨貨同行,兩件以上的必須注明發(fā)單件,整個包裝完成后,要在黃、紅兩單上注明發(fā)貨總件數(shù)。4.待運。待運
8、的圖書應分區(qū)碼放,對自提包件,送貨包件、發(fā)貨包件要區(qū)別碼放。1)待運的包件要做到重不壓輕,大不壓小,成捆的包件不許倒放、重壓。2)裝車運輸前,對待運圖書必須進行出倉登記,對總件數(shù)(包括編織帶件和小件件數(shù)收貨單位、地址、電話號碼、貨運單位等逐項進行登記,并由運輸司機、跟車發(fā)貨人員簽字驗收。最后由出倉管理員確認無誤后方可出庫。5 圖書運送。由專職司機和指派的跟車發(fā)貨員完成。1)送貨員不能發(fā)生遺忘、損壞、私拿、送錯等現(xiàn)象發(fā)生.要保證所發(fā)圖書貨物完好無損。2)貨運部門發(fā)貨時,要認真檢查貨運部門所填貨運單上的內(nèi)容是否與我方要求相符,對收貨人、收貨單位、電話號碼、總件數(shù)等逐項 進行核對,以免錯發(fā)、漏發(fā)、誤
9、發(fā)現(xiàn)象發(fā)生。3)送貨發(fā)運必須在經(jīng)銷商和客戶指定的貨運公司發(fā)貨,不得隨意亂發(fā)。4)送貨完畢后,要及時對發(fā)貨情況回饋給倉庫主管或倉庫文員,并交回貨運單據(jù),倉庫文員要及時和出倉登記表進行核對,確認無誤后,轉交財務人員做帳。5)要做到安全行車無事故。6、差錯處理。此項工作由發(fā)貨人員和倉庫主管完成。1)接到收貨單位的差錯查詢后,倉庫主管應立即組織人員進行查找。首先要及時和貨運部門取得聯(lián)系,查找運輸途中的原因,然后核對庫存,查找發(fā)貨環(huán)節(jié)是否出錯,根據(jù)簽字找出配書、復核、倉庫文員等經(jīng)辦人員進行檢查。2、出現(xiàn)的差錯要積極查找原因,認真處理,不許推諉,確屬倉庫責任的,必須及時采取補救措施,同時給予責任人相應的處
10、罰。三、單據(jù)管理。此項工作主要由倉庫文員、駕駛員、跟車發(fā)貨人進行實施。1、完善單據(jù)轉移簽字手續(xù),對業(yè)務部門或門市部轉交的發(fā)貨單,經(jīng)辦人要履行簽字手續(xù)。2、對駕駛員、發(fā)貨人員轉回的貨運單據(jù)、發(fā)貨清單、收貨清單由倉庫文員負責接收,并在次日內(nèi)交到財務部門,特殊情況最多不得超過三天時間。有發(fā)生費用的發(fā)貨、退貨、提貨的單據(jù)需經(jīng)采購人員簽字后方能轉到財務進行報銷。(整理:平臺管理員)3、對倉庫所有的資料、單據(jù),經(jīng)辦人要妥善保存,對未執(zhí)行的單據(jù)和已完成的單據(jù)要區(qū)分存放,嚴禁亂扔、散落、遺失或撕毀。四、退貨管理。退貨管理分為出退、收退兩種形式。出退是指由倉庫退回出版社的圖書;收退是指各片區(qū)經(jīng)銷商退回倉庫的圖書
11、。此項工作由主管安排相應的工作人員完成。1、出退管理的具體要求:A、在通常情況下,倉庫只能在得到業(yè)務部門或公司領導簽字后的退書通知才能退書,沒有通知的除殘書外,不能隨便退貨。B、對季節(jié)性圖書或庫存較大的圖書,倉庫主管應隨時和業(yè)務部門取得聯(lián)系,業(yè)務部門應及時和出版社或供應商聯(lián)系,得到通知后組織退貨。C、對出退圖書的清理要做到認真、仔細、徹底,該退的圖書,要一次性退完,對通知退貨的圖書要及時辦理,不得拖延,以免造成不必要的損失。D、清退時,一定要按原包裝數(shù)量進行打包,拼包品種不能太多、太大,要認真書寫好包件上的“書名、年級、版本、單價、數(shù)量”,是必修、選修、上、下冊的一定要注明。清退時,最少要兩人
12、一組,一個清點,一個復核2、出退管理工作的操作程序:A、清點、登記B、復核C、編號 一倉編號為A+序列號,二倉編號為B+序列號,清單件為一號包,并注明“單”字,要注明總件數(shù)。D、制單 退貨制單上一定要注明包件號,原始清單、退貨單上要簽名,并注明此單的總件數(shù)。E、發(fā)運 退貨清單和發(fā)運單一定要隨行,并在發(fā)運單上注明所退書的單號、件數(shù)。發(fā)運后,由收貨單位簽字回傳確認,經(jīng)采購人員簽字、總經(jīng)理簽字后方能付款報賬。3、收退圖書的具體要求:對收退圖書要隨時和業(yè)務部門保持聯(lián)系,確定各個品種的退貨時間界限。對超過退書時間而退回的圖書,要經(jīng)過區(qū)域業(yè)務經(jīng)理和營銷部主管和簽字確認后才能收退,缺一不可。4、收退管理工作
13、的操作程序是:A、清點總件數(shù), 做好收退登記,貼好標簽。B、營銷部門或公司領導簽字,確認收退標準和數(shù)量。C、開包驗收,逐項清理。區(qū)分本店書和非本店書、正版書和盜版書,多收書和少收書都要如實進行記錄,客戶單上沒有注明版本的、沒有區(qū)分年級的一定加以區(qū)分,并注明倉號,履行簽名手續(xù)。D、開制退貨單。應注明應返退客戶的圖書:非本店書、超退圖書、 過期退貨、無批銷史的圖書。E、清理歸類,上架。F、對非本店和超退圖書,應進行清理剔除,并應在6天之內(nèi)返回經(jīng)銷商,不得在倉庫積壓。對開出的退貨黃單,要想辦法通過多種形式及時送到經(jīng)銷商處,以免影響財務對帳和催款工作。G、如不能及時清點,一定要標注清楚退貨單位,總件數(shù)
14、,并整齊擺放在一起,以便以后清點核對。五、現(xiàn)場管理?,F(xiàn)場管理是指對倉庫設施、安全保衛(wèi)、清潔衛(wèi)生等的管理。此項工作由主管具體負責,其他人員共同完成。1、維護庫房設施。對庫存的所有財產(chǎn)和設備,要合理使用,妥善保管,注意維修保護。2、加強圖書養(yǎng)護。倉庫要做到防潮、通風、勤整理、勤打掃,隨時保持作業(yè)現(xiàn)場干凈、整潔和整齊。要做好圖書商品的養(yǎng)護工作,防止受潮,風黃污損,蟲蛀鼠咬和差書短少等。發(fā)現(xiàn)問題應用時采取措施進行處理。3、加強治安保衛(wèi)工作。治安保衛(wèi)的主要任務是防火、防盜、防火。要配備足夠的消防設施,加強對水患的防范;建健全圖書商品進出管理制度,防止被盜。4、勤儉節(jié)約,做好廢物利用。對大包裝紙、盒、繩、袋要回收再利用,對廢棄的應及時清理。六、庫存盤點。圖書商品的盤點目的是查核家底,分析庫存結構,了解圖書周轉狀況,促進圖書進銷業(yè)務。根據(jù)公司的業(yè)務情況,一般分春秋兩季盤點。1、電腦統(tǒng)計數(shù),盤出應存數(shù)和實際庫存數(shù)。2、根據(jù)應存數(shù)、定價和實際庫存數(shù)盤出應存碼洋和實存碼洋3、結算出盤虧率,經(jīng)有關負責人簽字認可后交財務部門作帳務處理,出現(xiàn)較大盈虧問題,應及時向公司報告,請示后處理。4、對庫存書的盤點,必須分類、分版和分出版時間進行盤存。