公文寫作基礎(chǔ)知識 (2)

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1、 公文寫作基礎(chǔ)知識 國務(wù)院頒布的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》 第二章“公文種類”共確定了“命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要”共 13 類、 14 個文種。 公文文種的選擇根據(jù)：一是行文目的，二是發(fā)文機(jī)關(guān)的職權(quán)，三是與主送機(jī)關(guān)的行文關(guān)系。 經(jīng)常出現(xiàn)的錯誤有：文種選擇不當(dāng)，混用文種，生造文種等。 幾種常用文種的區(qū)別： （一）請示與報告 “請示”和“報告”都是上行文， 是行政機(jī)關(guān)公文使用頻率較高且容易混淆的文種。 常見的問題主要有： 將“請示”文種用“報告”文種呈

2、送上級機(jī)關(guān)，請求上級機(jī)關(guān)批復(fù)（答復(fù)），這樣就容易貽誤工作。 因此，在撰寫“請示”和“報告”時， 要特別注意二者之間八個方面的區(qū)別。 一是作用不同?！罢埵尽笔窍蛏霞墮C(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)；“報告”是向上級機(jī)關(guān)匯報工作，反映情況，提出意見和建議，答復(fù)上級訊問，報送文件、物品等。 二是內(nèi)容不同。 “請示”是本單位無力無權(quán)解決或按規(guī)定須上級批準(zhǔn)之后才能實施的事項； “報告”是本單位職責(zé)范圍內(nèi)比較重大的工作或向上級機(jī)關(guān)建議，須上級機(jī)關(guān)知道的事項。 三是容量不同?！罢埵尽睉?yīng)一文一事；“報告”可多事一報，但不得夾帶請示的事項。 四是時間不同?！罢?/p>

3、示”應(yīng)事前行文；“報告”可在事前、事中、事后行文。 五是范圍不同。 “請示”一般只主送一個上級機(jī)關(guān)， 不得多頭主送或越級主送； “報告”可以主送幾個相關(guān)的上級機(jī)關(guān)， 其他上級機(jī)關(guān)也可以抄送。 六是處理不同。上級機(jī)關(guān)收到下級的請示后，應(yīng)及時批準(zhǔn)、批復(fù)（答復(fù)），是辦理件，下級應(yīng)在收到上級批復(fù)（答復(fù)）后才能實施；上級機(jī)關(guān)收到下級的報告后，主要是了解情況，可以不答復(fù)，下級不用等待上級答復(fù)。 七是篇幅不同。“請示”的篇幅比較短，一般不超過 1500 字；“報告”的篇幅相對較長，但一般不超過 3000 字。 八是結(jié)束語不同?！罢埵尽痹诮Y(jié)束時用“特此請示”、“特此請示

4、， 請批示”、“請審示”等； “報告”用“專此報告”、 “特此報告”。（二）請示與函 “函”是不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作， 詢問和答復(fù)問題， 請求批準(zhǔn)和 答復(fù)審批事項的公文?！昂笨煞譃樯毯?、詢答函、請批函（請求批 準(zhǔn)函、審批函）。“函”在公文往來中使用比較廣泛，其主要作用有 兩個方面：一是不相隸屬的同系統(tǒng)部門之間詢問和答復(fù)工作； 二是請 求平行或不相隸屬的職能部門批準(zhǔn)有關(guān)事項， 不能用“請示”或“報 告”，應(yīng)使用“請求批準(zhǔn)函”。 在公文撰寫中，容易出現(xiàn)“請求批準(zhǔn)函”誤認(rèn)為就是“請示”或“報告”文種，在與平行或不相隸

5、屬的機(jī)關(guān)行文時使用“請示”或“報 告”，是欠妥的?！罢埵尽迸c“請求批準(zhǔn)函”有嚴(yán)格的區(qū)別， 主要有： 一是類型不同?！罢埵尽笔巧闲形模弧罢埱笈鷾?zhǔn)函”是平行文。 二是主送機(jī)關(guān)不同。 “請示”的主送機(jī)關(guān)是具有領(lǐng)導(dǎo)、 指導(dǎo)關(guān)系的上級；“請求批準(zhǔn)函”的主送機(jī)關(guān)是平行或不相隸屬的職能單位。 三是內(nèi)容范圍不同?！罢埵尽笔钦埱笈鷾?zhǔn)、指示；“請求批準(zhǔn)函”是請求批準(zhǔn)某項職能事項。 四是行文語氣不同。“請示”的用語應(yīng)尊敬上級機(jī)關(guān)；“請求批準(zhǔn)函”應(yīng)互相尊重。 五是辦復(fù)方式不同。 “請示”的事項由上級機(jī)關(guān)批復(fù)下級機(jī)關(guān)； “請求批準(zhǔn)函”的有關(guān)批準(zhǔn)

6、事項由受文單位復(fù)函（審批函）。 （三）報告與總結(jié) “報告”是上行文，其主要作用是向上級機(jī)關(guān)匯報工作，反映情況， 答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問等?！翱偨Y(jié)”不是公文文種，但在實際工作中， 部分?jǐn)M稿人將工作總結(jié)作為公文文種行文， 如在帶有工作總結(jié)性的公 文標(biāo)題中用“某某單位 2007 年 XX工作總結(jié)”等，這樣的標(biāo)題是不對 的。其實，工作總結(jié)就是向上級機(jī)關(guān)匯報工作，可直接使用“報告” 文種，主送上級機(jī)關(guān)（可多頭主送），抄送有關(guān)機(jī)關(guān)。如將上述公文 標(biāo)題改為“某某單位關(guān)于 2007 年 XX工作情況的報告”， 這樣就比較 規(guī)

7、范了。 （四）意見與建議 “意見”是對重要的問題提出見解和處理辦法的公文文種。 可用于上 行文、平行文和下行文。作為上行文，應(yīng)按請示性公文的程序和要求 辦理；作為平行文，提出的意見供受文單位參考；作為下行文，對貫 徹執(zhí)行有明確要求的，下級機(jī)關(guān)應(yīng)遵照執(zhí)行，無明確要求的，下級機(jī) 關(guān)可參照執(zhí)行。 這里著重談?wù)勛鳛橄滦形牡摹耙庖姟蔽姆N。 在實際工 作中，部分?jǐn)M稿人往往將“工作打算”、“工作安排”和“工作計 劃”作為公文文種行文，如：“某某單位 2008 年 XX工作打算”或“工作安排”、“工作計劃”等，都是

8、欠妥的。“工作打算”、“工作安排”和“工作計劃”不是公文文種。可直接使用下行文的意見文種，規(guī)范的標(biāo)題應(yīng)為“某某單位關(guān)于 2008 年 XX工作的意見”。 （五）通告與通知 “通告”是公布社會各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項的公文文種， 其主送對象是不確定的。如：“某某單位關(guān)于 XX的通告”。 “通知”是批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)、 轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文， 傳 達(dá)要求下級機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或執(zhí)行的事項， 任免人員等 的公文文種，是平行文、下行文，主送對象是確定的?！巴ㄖ痹谛? 政機(jī)關(guān)公文往來中使用較多，如會議通知、轉(zhuǎn)發(fā)性通

9、知等。轉(zhuǎn)發(fā)性通 知應(yīng)注意標(biāo)題臃腫的問題。 二、公文格式 （一）發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識 由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱后加“文件”組成。 比如：“綿陽市財政局文件”。 主要應(yīng)注意的問題是： 在沒有文頭紙的情況下， 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識的位置 問題，平行文、下行文發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識上邊緣至版心上邊緣為 25mm， 上行文發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識上邊緣至版心上邊緣為 80mm。如需標(biāo)識公文份 數(shù)序號、秘密等級和保密期限以及緊急程度， 可在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識上空 2 行向下依次標(biāo)識。 聯(lián)合行文時應(yīng)使主辦機(jī)關(guān)名稱在前， “文件”二字置

10、于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排布；如聯(lián)合行文機(jī)關(guān)過多，必須保證公文首頁顯示正文。 （二）發(fā)文字號 發(fā)文字號由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、 年份和序號組成。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識下空 2 行， 用 3 號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角“〔〕”括入，經(jīng)常出現(xiàn)使用“（）”或“【】”或 “[] ”。文件序號不編虛位（即 1 不編為 001），不加“第”字。（三）簽發(fā)人 上報的公文需標(biāo)識簽發(fā)人姓名， 平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。 發(fā)文字號居左空 1 字，簽發(fā)人姓名居右空 1 字；簽發(fā)人用 3 號仿宋體字，簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號， 冒號后用 3 號楷

11、體字標(biāo)識簽發(fā)人姓名。 經(jīng)常出現(xiàn)的錯誤是，左右空格不對，使用字體不對。 如有多個簽發(fā)人， 主辦單位簽發(fā)人姓名置于第 1 行，其他簽發(fā)人姓名從第 2 行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機(jī)關(guān)順序依次順排。 （四）公文標(biāo)題 紅色反線下空 2 行，用 2 號小標(biāo)宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當(dāng)。經(jīng)常出現(xiàn)分行沒有注意詞意完整，比如“關(guān)于加強(qiáng)抗震救災(zāi)專項資金監(jiān)督檢查工作的通 知”在“專項”處分行， 正確的分行應(yīng)在“資金”后； 使用字體字號錯誤，有的沒有用 2 號字，有的沒有用小標(biāo)宋字；行距不對，有的距離過大，有

12、的過小。 （五）主送機(jī)關(guān) 標(biāo)題下空 1 行，左側(cè)頂格用 3 號仿宋體字標(biāo)識，回行時仍頂格；最后一個主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號。 如主送機(jī)關(guān)名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時， 應(yīng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記中的主題詞之下、 抄送之上，標(biāo)識方法同抄送。 （六）公文正文 主送機(jī)關(guān)名稱下 l 行，每自然段左空 2 字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。經(jīng)常出現(xiàn)自然段開始少空或多空。 結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“ ( 一) ”，第三層為 “1. ”，第四層為“ (1) ”。經(jīng)常出現(xiàn)的錯誤有亂用次序數(shù)，比如“一、”以后就是“ 1. ”，亂加標(biāo)

13、點符號，比如“ ( 一) ” “(1) ”后面加“、”或“ 1. ”園點標(biāo)為“、”。 公文中的計量單位應(yīng)當(dāng)使用國家法定計量單位。 常見問題是長度單位 KM用成“公里”，重量單位 KG用成“公斤”。 公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用 語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外， 應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。 1．定型的詞、詞組、成語、慣用語、縮略語或具有倏色彩的詞語中 作為語素的數(shù)字，必須使用漢字。如：二萬五千里長征、三心二意、 四平八穩(wěn)、五星紅旗、六神無主、七上

14、八下、八國聯(lián)軍、九死一生、 十萬火急、零點方案、星期五、第三季度、不管三七二十一、十六屆 四中全會等。 2．中國歷史紀(jì)年、干支紀(jì)年、各民族非公歷紀(jì)年等，均使用漢字。 如：萬歷十五年、丙寅年十月十八日、 八月十五中秋節(jié)、 正月初五等。 有時為了表達(dá)得更加明白，可以在它們的后邊用阿拉伯?dāng)?shù)字括注公 歷。如：藏歷陽森龍年八月二十六日（ 1964 年 10 月 1 日）。 3．含有月日簡稱表示事件、節(jié)日或其它特定意義的詞組，應(yīng)用漢字 數(shù)字。如果涉及一月、十一月、十二月，為避免歧義，要將表示月和 日的數(shù)字用間隔號“﹒

15、”隔開，并處加引號。如：“一 ?二八”事跡 （ 1 月 28 曰）、“一二 ?九運(yùn)動” （12 月 9 曰）等。涉及其他月份時，不用間隔號，是否使用引號，視事件的知名度而定。如五四運(yùn)動、五一國際勞動節(jié)、十一國慶節(jié)、“九一三”事件等。 4．相鄰的兩個數(shù)字并列連用表示概數(shù)的，須使用漢字?jǐn)?shù)字。連用的兩個數(shù)字之間不能用頓號隔開，如：三四天、五六米、七八個、十五六歲、五六萬套、三四百里、四十五六歲等。 5．用“幾”“多”“余”“左右”“上下”“約”等表示約數(shù)時， 使用漢字?jǐn)?shù)字。 如：幾千年、百多次、十余年、八萬左右、三十上下、約五十人等。如果文中出現(xiàn)一組最有統(tǒng)計意

16、義和比較意義的數(shù)字， 用“多”“約”等表示約數(shù)時， 為保持局部體例上的一致， 其約數(shù)也可以使用阿拉伯?dāng)?shù)字。如：該省從機(jī)動財政中拿出近 2000 萬元，調(diào)撥鋼材 3000 多噸、水泥 30000 多噸、柴油 1400 多噸，用于農(nóng)田水利基 本建設(shè)。 6．公歷世紀(jì)、年代、年、月、日、分、秒，要求使用阿拉伯?dāng)?shù)字。 如，公元前 9 世紀(jì)、公元前 221 年、 20 世紀(jì) 80 年代、公元 1949 年 10 月 1 曰、 15 時 20 分 45 秒等。年份一般不用簡寫，如： 2005 年，不應(yīng)寫成 05 年。 7．統(tǒng)計表中的數(shù)值，如正負(fù)數(shù)、小數(shù)

17、、百分比、分?jǐn)?shù)、比例等，必 須使用阿拉伯?dāng)?shù)字。例如， 34568、-23.5 、1:500 、56%、1/8 等。 8．物理量量值必須使用阿拉伯?dāng)?shù)字。如 300kg、15cm、350C等。非 物理量，一般情況下應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字， 如 235 元，11 個月、100 名。 9．部隊番號、文件編號、證件號碼和其他序號，須用阿拉伯?dāng)?shù)字。 例如： 38915 部隊、總 3211 號、國辦發(fā)〔 2005〕8 號文件、 T37/T38 次快車、 HP—3000 型電子計算機(jī)、 90 號汽油、維生素 B1 等。 10．引文標(biāo)注中的版次、卷次、頁碼，

18、除古籍應(yīng)與所擾版本一致外， 一般要使用阿拉伯?dāng)?shù)字。例如：列寧：《新生的中國》，見《列寧全 集》中文 2 版，第 22 卷， 208 頁，北京，人民出版社， 1990。 11．表示數(shù)字的范圍也有寫法的講究。例如：“3 萬～ 8 萬”，不能 寫成“ 3～8 萬”； 5%～15%，不能寫成“ 5～15%”。 （七）附件 公文如有附件，在正文下空 l 行左空 2 字用 3 號仿字體字標(biāo)識“附件”，后標(biāo)全角冒號和名稱。 附件如有序號使用阿拉伯?dāng)?shù)碼 ( 如“附件：1．×××××” ) ；附件名稱后不加標(biāo)點符號。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左

19、上角第 l 行頂格標(biāo)識“附件”， 有序號時標(biāo) 識序號；附件的序號和名稱前后標(biāo)識應(yīng)一致。 如附件與公文正文不能一起裝訂，應(yīng)在附件左上角第 l 行頂格標(biāo)識公文的發(fā)文字號并在其后標(biāo)識附件 ( 或帶序號 ) 。 （八）成文日期 用漢字將年、月、日標(biāo)全；“零”寫為“ O”，不能寫為“ 0”。 （九）公文生效標(biāo)識 公文生效標(biāo)識是證明公文效力的表現(xiàn)形式。 它包括發(fā)文機(jī)關(guān)印章或簽署人姓名。公文生效標(biāo)識有以下兩種情況， 一種是單一發(fā)文機(jī)關(guān)如何標(biāo)識公文生效標(biāo)識，另一種是聯(lián)合行文的機(jī)關(guān)如何標(biāo)識公文生效標(biāo)識。 單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文在落款處不

20、署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，只標(biāo)識成文日期。成文日期右空 4 字；加蓋印章應(yīng)上距正文 l 行之內(nèi)，端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。 當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時，應(yīng)將成文日期拉開，左右各空 7 字； 主辦機(jī)關(guān)印章在前；兩個印章均壓成文日期，印章用紅色。 當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋 3 個以上印章時， 為防止出現(xiàn)空白印章， 應(yīng)將各發(fā)文機(jī)關(guān)名稱 ( 可用簡稱 ) 按加蓋印章順序排列在相應(yīng)位置， 并使印章加 蓋或套印在其上。主辦機(jī)關(guān)印章在前，每排最多排 3 個印章，兩端不得超出版心。 （十）特殊情況說明 當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r， 應(yīng)采取調(diào)整行

21、距、 字距的措施加以解決， 務(wù)使印章與正文同處一面， 不得采取標(biāo)識“此頁 無正文”的方法解決。 （十一）主題詞 “主題詞”用 3 號黑體字，居左頂格標(biāo)識，后標(biāo)全角冒號；詞目用 3 號小標(biāo)宋體字；詞目之間空 1 字；主題詞不能超過 5 個。 （十二）抄送機(jī)關(guān) 公文如有抄送機(jī)關(guān)，在主題詞下 l 行；左右各空 1 字，用 3 號仿宋體字標(biāo)識“抄送”， 后標(biāo)全角冒號；抄送機(jī)關(guān)間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機(jī)關(guān)對齊； 在最后一個抄送機(jī)關(guān)后標(biāo)句號。 如主送機(jī)關(guān)移至主題詞之下，標(biāo)識方法同抄送機(jī)關(guān)。 （十三）印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期

22、 位于抄送機(jī)關(guān)之下 ( 無抄送機(jī)關(guān)在主題詞之下 ) 占 l 行位置；用 3 號仿宋體字。印發(fā)機(jī)關(guān)左空 l 字，印發(fā)日期右空 1 字。印發(fā)日期以公文付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識。 （十四）頁碼 用 4 號半角白體阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識。三、行文規(guī)則 （一）上行文規(guī)則 請示和報告等上行文一般不得越級行文。 “請示”應(yīng)當(dāng)一文一事， 一般只寫一個主送機(jī)關(guān)，需要同時送其他機(jī)關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送其下級機(jī)關(guān)。 “報告”不得夾帶請示事項。 除上級機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦的事項外，不得以機(jī)關(guān)名義向上級機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人報送“請 示”、“意見”和“報告”。

23、 （二）下行文規(guī)則 政府各部門依據(jù)部門職權(quán)可以相互行文和向下一級政府的相關(guān)業(yè)務(wù)部門行文；除以函的形式商洽工作、詢問和答復(fù)問題、審批事項外，一般不得向下一級政府正式行文。向下級機(jī)關(guān)或者本系統(tǒng)的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時抄送直接上級機(jī)關(guān)。 部門內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)除辦公廳 ( 室) 外不得對外正式行文。 比如說：市財政局辦公室可以以辦公室的名義對外行文， 蓋辦公室的印鑒， 但其它業(yè)務(wù)科室不可以以科室名義對外行文， 我們經(jīng)?？梢钥吹降氖且允姓k公室的名義的公文，但沒有看到過市政府政研室等對外的行文。 （三）聯(lián)合行文規(guī)則 同級政府、同級政府各部門、 上級政府部門與下一級政府可以聯(lián)合行文；政府與同級黨委和軍隊機(jī)關(guān)可以聯(lián)合行文； 政府部門與相應(yīng)的黨組織和軍隊機(jī)關(guān)可以聯(lián)合行文； 政府部門與同級人民團(tuán)體和具有行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文。政府部門不能與企業(yè)聯(lián)合行文。 聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。 須經(jīng)政府審批的事項， 經(jīng)政府同意也可以由部門行文， 文中應(yīng)當(dāng)注明經(jīng)政府同意。 但門之間對有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上級機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)責(zé)令糾正或撤銷。